加強人事檔案管理促進醫(yī)院人力資源可持續(xù)性發(fā)展

李云燕

（山東省菏澤市定陶區(qū)濱河街道辦事處衛(wèi)生院，山東 菏澤 274100）

引言

人事檔案是指個體身份、資歷、學(xué)歷等方面資料，與個體的社會勞動保障、勞動報酬、福利待遇、組織關(guān)系等緊密掛鉤，是對個體人生軌跡的記載，是具有中國特色的人事管理制度。醫(yī)院人事檔案真實地記錄和反映了醫(yī)務(wù)工作人員個體經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和實績，是重要的人事資源信息，是考察人才和合理應(yīng)用人才資源的重要依據(jù)，可以為優(yōu)化人力資源配置提供較客觀的參考[1]。人才資源是醫(yī)院核心競爭力，其作為落實醫(yī)院發(fā)展活動的主要行為主體，具有不可替代性，同時對醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)開展水平及發(fā)展質(zhì)量產(chǎn)生決定性影響[2]。隨著醫(yī)療政策改革和社會主義市場經(jīng)濟體制改革的深化，更多的民營醫(yī)療機構(gòu)涌入市場，與公立醫(yī)院共同競爭發(fā)展資源，在此背景下，深入開發(fā)醫(yī)院人力資源的潛能，為醫(yī)院發(fā)展提供更先進的思想理念、創(chuàng)新發(fā)展思路，對于實現(xiàn)醫(yī)院的長足發(fā)展具有重要意義[3]。人事檔案管理作為人事工作的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院人力資源管理者應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新管理方法，賦予人力資源管理工作新活力，充分利用人力資源管理優(yōu)勢，發(fā)揮其價值，為實現(xiàn)醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

一、人事檔案管理工作的重要性

1.檔案為人力資源管理提供客觀可靠的信息依據(jù)

通過對人事檔案的分析，能對醫(yī)院在職人員有更加深入和全面的了解，如醫(yī)院職工的個人經(jīng)歷、履歷及工作成績等，從而對職工的工作能力、創(chuàng)造潛能等有一個大致判斷，并預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?，為醫(yī)院及時發(fā)現(xiàn)和選用人才提供信息依據(jù)，進而有針對性地通過管理手段開發(fā)人才資源[4]。此外，根據(jù)檔案信息分析和整理，能夠更有針對性地安排工作崗位，使醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)更具合理性，確保職工工作能力能夠匹配崗位要求，并在崗位上發(fā)揮更大的創(chuàng)造力，實現(xiàn)人力資源合理應(yīng)用，達(dá)到因人設(shè)崗、因崗擇人、人盡其才的目標(biāo)，最大限度地發(fā)揮個體潛力[5]。同時，能夠充分發(fā)揮人才特征，促進人才有序流動，優(yōu)化人力資源配置。

2.檔案管理為加強醫(yī)院隊伍建設(shè)提供堅實的基礎(chǔ)

通過人事檔案相關(guān)信息，管理者可以判斷本院人力資源的現(xiàn)狀是否滿足醫(yī)療體制改革的要求以及是否適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展藍(lán)圖。真實全面地掌握醫(yī)院人才隊伍結(jié)構(gòu)和現(xiàn)狀，從而科學(xué)地制定人才引進、培養(yǎng)、儲備以及使用計劃，為醫(yī)院人才隊伍的建設(shè)添磚加瓦。

二、醫(yī)院人事管理中存在的問題

本院歷史較長，檔案存在時間跨度長和涉及范圍廣的特點，人事檔案管理工作受到諸多因素制約，主要存在的問題包括以下方面。

1.材料收集難度大

醫(yī)院人事檔案具有形成部門分散、資料繁雜的特點。如年度考核表格、聘約、職稱、履歷、學(xué)歷、培訓(xùn)進修以及工人等級申報等材料主要由人事部出具；干部考察、任免材料等由黨辦提供；獎懲材料由團委、黨辦以及工會等部門出具；故文件的收集難度較大，涉及多個部門或辦事處。

2.人事檔案材料不及時、不齊全

在醫(yī)院人事改革制度深入的背景下，醫(yī)院具有自主用工權(quán)，畢業(yè)生也進行自由擇業(yè)，醫(yī)院人才流動加快，人事變動頻率增加，人事檔案的搜集速度和人才流動速度不匹配，則發(fā)生資料漏收情況。資料收集不全主要表現(xiàn)為以下方面。一是缺乏職工人事檔案材料，很難動態(tài)地管理檔案，部分職工人事檔案中資料不全，只有一些登記表或者工資的審批表，檔案價值大打折扣。二是部分醫(yī)護人員離崗培訓(xùn)、進修或公費留學(xué)等，在這一過程中形成的入學(xué)、結(jié)業(yè)或畢業(yè)等登記材料未及時納入個人檔案中[6]。三是在進行人事檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)，普遍缺乏反映個體道德品質(zhì)方面的材料，這一現(xiàn)象的主要原因是缺乏這方面的考核及登記。第四是醫(yī)護人員平時忙于臨床、教學(xué)、科研或其他工作，鮮少有時間認(rèn)真撰寫個人年終總結(jié)，使其流于形式，人事管理工作者很難通過這些材料全面了解到其工作能力以及工作實績[7-9]。

3.人事檔案轉(zhuǎn)遞流程欠規(guī)范

崗位調(diào)動、辭職等是院內(nèi)常見的人事關(guān)系變動情況，人事關(guān)系發(fā)生變動則面臨著檔案在各個部門之間的轉(zhuǎn)遞。然而現(xiàn)階段對于人事檔案的轉(zhuǎn)遞流程尚未形成全面的流程規(guī)范，在一定程度上制約著人事檔案管理工作的開展。主要體現(xiàn)于兩個方面，一是醫(yī)院各個部門之間進行檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不按規(guī)定轉(zhuǎn)遞的情況普遍存在，常常導(dǎo)致人事檔案未及時登記或忘記登記的情況，為后續(xù)檔案調(diào)取和查閱造成麻煩[10]。二是各個部門之間進行人事檔案轉(zhuǎn)遞工作時，為了減少任務(wù)量和節(jié)省轉(zhuǎn)遞時間，會有將人事檔案交由員工個人保管和轉(zhuǎn)遞的情況，增加了檔案丟失以及信息篡改等安全隱患[11]。

4.人事檔案整理不符合規(guī)范

首先是存在對人事檔案資料審核不嚴(yán)格的現(xiàn)象，在職工的人事檔案材料中經(jīng)常有填寫不完全、不正確等現(xiàn)象，主要包括姓名用字隨意，亂用簡化字、拼音縮寫甚至使用錯字；同時，還可能存在由于種種原因?qū)е碌墓ぷ髂晗?、黨齡不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。其次是歸檔材料不規(guī)范，例如紙張大小不規(guī)范、表格打印超過裝訂線、材料中未取出訂書釘，在潮濕環(huán)境中保存容易生銹并損毀材料。最后是材料的分類不規(guī)范，缺乏明確的界定，如考察材料和鑒定材料的認(rèn)定不明晰，導(dǎo)致歸類混淆。

5.檔案管理及開發(fā)意識薄弱

受傳統(tǒng)檔案管理思想、檔案保密性以及利用的滯后性等因素影響，部分院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)及員工對于檔案管理工作的重要性和必要性缺乏正確認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理是專職人員從事的工作，就是簡單地整理、存儲文件即可，對檔案管理的重視程度不足，這也就在一定程度上導(dǎo)致了有關(guān)檔案管理方面的人力、物力投入不到位，更談不上樹立檔案開發(fā)利用的意識，也沒有對檔案管理進行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的約束，因此難以為醫(yī)院人才戰(zhàn)略服務(wù)。

6.人事檔案管理技術(shù)相對滯后

目前，國內(nèi)還有相當(dāng)一部分醫(yī)院管理人事檔案時主要依靠人工，以紙質(zhì)資料為主要工作對象，電子化、網(wǎng)絡(luò)化和無紙化程度不高，在一定程度上影響案卷收集效率和質(zhì)量。此外，手工操作的檔案不易檢索以及利用，并容易產(chǎn)生人為破壞，檔案形成缺乏嚴(yán)肅性和多樣性。很多醫(yī)院雖然采用了電腦錄入的方式，但也僅局限在姓名、檔案號的輸入、輸出和檢索等基礎(chǔ)管理方法，智能化程度較低。另外，相較于手工操作，計算機檢索雖然效率提高，但錄入數(shù)據(jù)多數(shù)是職工自己提供的資料，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和客觀性仍然難以保證。

三、優(yōu)化人事檔案管理工作的措施

1.把關(guān)源頭，確定材料收集范圍和及時性

一是結(jié)合醫(yī)院實際，將每個檔案分設(shè)具體數(shù)項內(nèi)容，一一核對相關(guān)信息，如發(fā)現(xiàn)缺失項及時登記并同時當(dāng)事人及相關(guān)部門及時補充資料，完成收集、歸檔的檔案必須符合完整性要求。二是要保證材料收集的時效性，對于上一年形成的干部材料，在年初由人事部收集后全體移交到檔案科。對于工資審核表、年度考核等大批量材料，由人事部確定一個集中收集時間，盡可能在規(guī)定時間內(nèi)完成收集，避免中途擱置，從而降低差錯率，確保將材料收集時間、收集未完成的后果告知到個體。三是要明確鑒別收集材料，對于歸檔材料要逐一鑒別，遵循“不真實不歸檔、不審查不歸檔、手續(xù)不完備不歸檔”的“三不歸檔”原則。對于填寫誤差的資料，直接發(fā)回相關(guān)部門或人員進行糾正，并蓋章歸檔。對于信息存疑的資料，分類匯總并制成表格，通知到個人由其通過電話、信函以及網(wǎng)上查詢等方式向原單位索要證明材料[12]。四是要有效甄別人事檔案中有價值的材料，收集材料的過程中，不能單看職稱和學(xué)歷，醫(yī)療工作中要看重醫(yī)護人員綜合實力，因此工作實績鑒定、年度考核等資料也是醫(yī)護人員高價值材料。

2.加強人事檔案審核認(rèn)定監(jiān)督

檔案的真實性是人事檔案審核工作的重中之重，因此人事檔案專項審核工作的關(guān)鍵在于找準(zhǔn)各類信息鑒定依據(jù)和認(rèn)定政策。但凡檔案中發(fā)現(xiàn)年齡、學(xué)歷、經(jīng)歷、黨齡、工齡等資料造假或前后不一致、涂改等存疑情況，均依據(jù)要求開展全面檢查清理與登記。對于個人檔案信息記載不一致的情況，遵循尊重事實、尊重歷史原則，對原始資料進行查閱，反復(fù)核對，本著“誰審核、誰簽字、誰負(fù)責(zé)”的原則，嚴(yán)格審核檔案信息。

3.實現(xiàn)檔案精細(xì)化整理

為了提高醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量，進一步提高人事檔案質(zhì)量，規(guī)范、全面地整理一次所有人事檔案，重新編排、打印干部人事檔案的目錄。卷皮改成專用的檔案盒，整理過程中對于文件、紙張、內(nèi)容的規(guī)范性進行審核，發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重破損、不符合標(biāo)準(zhǔn)的材料，重新打印、符合標(biāo)準(zhǔn)后再裱糊在原位。發(fā)現(xiàn)未預(yù)留裝訂線的材料，加大頁邊距處理；過寬、過長的材料進行折疊，發(fā)現(xiàn)訂書釘?shù)炔牧系眉皶r去除。已經(jīng)裝訂成冊的檔案，再次檢查封面，確保姓名和對應(yīng)材料保持一致，不得張冠李戴。目錄置于卷首，材料根據(jù)目錄順序排列，對于材料不完整及漏簽章等手續(xù)不完備的情況，給予退還形成部門修改后歸檔處理。

4.建立健全檔案轉(zhuǎn)遞制度

建立起檔案材料接收、保管、調(diào)閱和轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的管理臺賬，詳細(xì)記錄。健全人事檔案收集、整理、鑒定、儲存、利用等管理制度，做到人事檔案管理有章可循。嚴(yán)格調(diào)閱記錄，不得擅自轉(zhuǎn)借，調(diào)閱歸還后的檔案必須逐頁審核，防止信息篡改的違規(guī)行為。

5.推進人事檔案現(xiàn)代化和科學(xué)化進程

用工模式的改變，賦予了單位人事身份多元化和管理多元化特點，也給檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。建立起人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是當(dāng)務(wù)之急。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是基于職工個人人事信息的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，主要通過微機、系統(tǒng)之間的互聯(lián)，實現(xiàn)檢索和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，能夠及時對檔案信息進行更新，最大限度地為培養(yǎng)人才、使用人才、激勵人才和留住人才提供服務(wù)，為醫(yī)院各項業(yè)務(wù)的開展做出貢獻(xiàn)。這要求醫(yī)院加大對人事檔案管理工作的人力和材料投入，購置必要的現(xiàn)代化設(shè)施，建立本院檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并投入適用的管理軟件、相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及資料，從而不斷增強檔案管理能力，達(dá)到檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。在此基礎(chǔ)上，還要采取有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護措施，充分利用加密簽署、漏洞掃描、防火墻控制、訪問控制與入侵檢測等技術(shù)，保護信息安全。在信息化管理時代，必須加強對人事檔案管理硬件設(shè)施及技術(shù)的投入，才能深入推進人才資源配置和人事檔案信息化。

6.重視檔案資源開發(fā)和利用

檔案資源的利用是檔案管理的終極目的，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分樹立其服務(wù)意識，讓人事檔案管理為醫(yī)院科學(xué)布局人才、培養(yǎng)人才、使用人才服務(wù)，為臨床醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。并積極開發(fā)各類編研活動，開發(fā)人才信息，編寫專題匯編，為信息利用者提供更加全面、多元和有實效的信息。人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極主動地開發(fā)人力資源信息，突破傳統(tǒng)封閉式管理的桎梏，轉(zhuǎn)化為開放式管理，收集到的人才信息進行部門、科室共享，為臨床及科研工作服務(wù)。同時，強化對檔案利用反饋信息的管理，滿足單位用人需求，并提高檔案利用率，充分發(fā)揮社會效益。

結(jié)語

人才資源是醫(yī)院生存與發(fā)展的重要支撐，人事檔案管理工作是醫(yī)院實施人才發(fā)展戰(zhàn)略的有力支持。通過科學(xué)高效的人事檔案管理，能夠為醫(yī)院控制引進人才數(shù)量和質(zhì)量提供依據(jù)，對人才進行定向精準(zhǔn)化培養(yǎng)與使用，提高人才資源質(zhì)量和使用合理性。同時，可通過績效管理的方式激勵人才，為醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展提供強有力支持。因此，在醫(yī)院管理工作中，必須充分意識到人事檔案的重要性，樹立起檔案管理、開發(fā)和利用意識，發(fā)揮醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益，進而實現(xiàn)醫(yī)院長足發(fā)展。