機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)狀分析及優(yōu)化措施

宋相鳳

（華東革命烈士陵園管理服務(wù)中心（沂蒙革命紀(jì)念館），山東 臨沂 276001）

關(guān)于事業(yè)單位的檔案管理工作，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出，必須加快檔案的信息化建設(shè)工作，引領(lǐng)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，這樣一來才能夠使檔案管理工作與社會發(fā)展步伐一致，在開展機關(guān)事業(yè)單位各項管理工作的過程中，將檔案的作用充分發(fā)揮出來，在檔案資料的引領(lǐng)下，加快機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展步伐。檔案信息化主要體現(xiàn)在將檔案信息化主動融入數(shù)字社會、數(shù)字經(jīng)濟以及數(shù)字政府的建設(shè)中，在國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略中全面納入檔案管理工作內(nèi)容，并且持續(xù)做好“存量數(shù)字化”“增量電子化”，中央和國家機關(guān)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達(dá)到80%，各類電子文件應(yīng)歸盡歸、電子檔案應(yīng)收盡收。陸國強同志在“深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記重要批示精神專題研討班”的講話中也提到了要加大力度推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，突顯了檔案數(shù)字化工作的重要意義。

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢

1.提高辦公自動化水平

隨著機關(guān)事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理工作的進(jìn)行、檔案內(nèi)容的增加，需要采取定期增設(shè)檔案人員的方法，通過更新檔案管理工作中的軟硬件設(shè)備來滿足檔案管理工作的實際需要。如果長時間使用這種方式，不僅會增加檔案管理工作難度，同時還會提高管理成本。而數(shù)字化管理方法的應(yīng)用，可將大量繁雜的檔案信息以數(shù)字化的方式存儲在電腦中，為相關(guān)人員及時調(diào)用提供便利，由此可見，數(shù)字化的檔案管理方式，不僅減少了成本耗費，同時還節(jié)約了空間，在提高檔案管理工作效率方面發(fā)揮了非常關(guān)鍵的作用[1]。

2.提升檔案管理水平

機關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作作為一項新型檔案管理方式，為了能夠取得良好的管理效果，就對檔案管理人員的綜合技能提出了更高的要求，要求其必須在掌握專業(yè)技術(shù)水平的基礎(chǔ)之上，還必須擁有良好的信息素養(yǎng)，以便能夠熟練操作網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，正確分析網(wǎng)絡(luò)信息。隨著科學(xué)技術(shù)水平的日趨完善，管理人員必須積極保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，在做好本職工作的同時，不斷進(jìn)行自我提升。數(shù)字化的檔案建設(shè)方式，能夠確保檔案管理工作取得良好的成效。

3.確保檔案得到充分利用

在先進(jìn)信息技術(shù)的輔助下，數(shù)字化檔案管理工作可以及時做到歸檔、存儲。機關(guān)事業(yè)單位很多部門業(yè)務(wù)工作的開展，都需要以檔案資料為依據(jù)進(jìn)行，需要通過查詢、調(diào)用相關(guān)信息來為工作的開展提供指引。由于檔案中的信息化資源內(nèi)容繁多，因此，如果使用傳統(tǒng)的管理模式，將無法使檔案信息得到充分利用，而數(shù)字化的檔案管理，能夠為工作人員提供可靠的信息，以便為相關(guān)工作人員決策提供支撐。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)狀分析

1.檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)制度規(guī)范不健全

縱觀當(dāng)前我國機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，仍然停留在數(shù)字化建設(shè)發(fā)展初期階段，很多標(biāo)準(zhǔn)還需要進(jìn)一步完善，甚至一些單位數(shù)字化檔案管理工作的開展沒有參考規(guī)范，使得該項工作普遍存在著處理標(biāo)準(zhǔn)不一致的問題，對此，只有制定了規(guī)范化的制度，才能夠為檔案管理工作的有序開展提供可靠的支撐。

2.檔案數(shù)字化工作重視程度不高

機關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理工作是一項附屬工作內(nèi)容，在本職工作業(yè)務(wù)繁忙的時候，選擇性忽略檔案管理工作，并沒有嚴(yán)格按照國家檔案局的要求實施檔案數(shù)字化建設(shè)，對于檔案數(shù)字化工作未能制定明確的目標(biāo)，進(jìn)而阻礙了檔案數(shù)字化工作的有序開展，這種現(xiàn)象對于檔案管理工作的長期發(fā)展是極為不利的。

3.檔案數(shù)字化資金傾斜不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人才建設(shè)薄弱

由于沒有從意識上重視檔案工作的重要性，因此，使得用于開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作的軟硬件不夠完善，最終增加了紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化工作的難度。盡管一些單位為存儲檔案配備了計算機硬件設(shè)備，但是，因缺少軟件技術(shù)，同樣也無法實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。再加上檔案數(shù)字化人員的技能水平與業(yè)務(wù)要求不符，這些都是影響檔案數(shù)字化管理工作實施效果的主要原因。

4.檔案數(shù)字化管理安全隱患較高

第一，外包人員往往都來自于公司，盡管和外包人員簽訂了保密協(xié)議，但是，由于公司中人員的離職流動性大、再加上人員混雜，所以，很難做到讓所有人員都遵守保密協(xié)議。第二，磁盤、計算機以及光盤作為開展檔案數(shù)字化管理工作的載體，如果這些電子元件受到有毒氣體以及劃痕等損傷，就會影響數(shù)據(jù)內(nèi)容的讀出，甚至有可能造成數(shù)據(jù)丟失。第三，為保障檔案數(shù)字化軟硬件產(chǎn)品的安全性，需要建立專業(yè)的安全保密防護體系，由于數(shù)字化載體很容易被篡改或者復(fù)制，一旦受到黑客攻擊，就會加劇檔案資料的安全隱患。

三、新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案工作管理原則及要求

為確保機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開展，就需要深入分析經(jīng)濟適用導(dǎo)向，嚴(yán)格遵循堅持檔案原貌的原則，充分利用成熟的信息技術(shù)開展檔案管理工作。

1.維護檔案原貌

檔案管理工作的開展，必須在遵循檔案基本特征的前提下進(jìn)行，也就是必須確保檔案工作的原始性以及完整性，不得改動原檔案中的內(nèi)容。比如，在《電子公文歸檔管理暫行辦法》中表明，機關(guān)事業(yè)單位需要在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置滿足安全要求的操作日志，以便能夠確保電子公文的真實性。

2.經(jīng)濟適用導(dǎo)向

經(jīng)各級檔案管理部門鑒定之后，對于納入歸檔的檔案資料，需要對其采取永久性保存或者長期保存措施。隨著機關(guān)事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)工作的不斷開展，保存的檔案資料將會逐漸增多，因此，對于歸檔范圍的制定，必須在結(jié)合檔案領(lǐng)域?qū)嶋H情況的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格遵循長期保存的原則，以此來制定合理可行的檔案管理規(guī)范。

3.應(yīng)用成熟技術(shù)

在檔案管理工作中，應(yīng)用LTO磁帶、縮微膠片數(shù)字化技術(shù)、檔案修裱技術(shù)等比較成熟的先進(jìn)技術(shù)，能夠有效避免由于技術(shù)不穩(wěn)定或者技術(shù)被市場淘汰可能出現(xiàn)的一系列問題，對于提高檔案管理工作質(zhì)量，減少后期管理支出具有非常重要的意義。

四、機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字管理工作實施策略

1.制定具體制度細(xì)則，保證有章可循

統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)是開展各項工作的依據(jù)，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作也是如此，因此，需要結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位的實際情況，出臺相應(yīng)的制度以及方案，在此基礎(chǔ)之上，圍繞制度規(guī)定明確各環(huán)節(jié)的管理細(xì)則。要求檔案管理人員圍繞自身的工作職責(zé)，嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)開展各項工作，以便能夠最大限度保障機關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理成效。

2.切實加大對檔案數(shù)字化工作的重視程度

為保障機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效果，就要求檔案管理工作的開展必須明確管理目標(biāo)，將檔案管理工作責(zé)任制全面落實到位，并且將檔案數(shù)字化管理和機關(guān)事業(yè)單位的信息化發(fā)展結(jié)合起來，對檔案數(shù)字化管理工作的考核機制予以優(yōu)化。同時，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加大對檔案數(shù)字化管理工作的支撐力度，為該項工作的高效開展創(chuàng)建良好的環(huán)境。

3.加大檔案數(shù)字化工作資金投入、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及人才建設(shè)力度

要想全面實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化，就需要確保該項工作的各個層面都必須朝著數(shù)字化的方向靠近，就基礎(chǔ)設(shè)施層面而言，可以采取引進(jìn)文件格式轉(zhuǎn)化器以及電子高速掃描儀等數(shù)字化硬件設(shè)備，同時，還需要加大對軟件的研發(fā)力度，促進(jìn)檔案管理工作全面實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。從人才基礎(chǔ)層面而言，除了要定期組織檔案管理人員參與數(shù)字化培訓(xùn)之外，還可以采取引進(jìn)優(yōu)秀的數(shù)字化人才的措施，從多個方面入手來提高檔案管理團隊的信息化應(yīng)用水平。

4.保證檔案數(shù)字化工作管理的安全性

一是檔案作為一種具有特殊性質(zhì)的資料，其安全性備受人們關(guān)注，因此，檔案管理人員必須重點關(guān)注檔案信息資料的安全性，尤其是對于外包人員，除了要簽訂保密協(xié)議之外，還應(yīng)該建立監(jiān)督檢查制度，最大限度保障檔案信息的安全。二是檔案管理人員在剛開始使用數(shù)字化軟硬件的時候，為確保軟硬件環(huán)境安全，就需要對其安全性和適用性進(jìn)行全面檢查，查看其是否與國家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備要求一致，在此基礎(chǔ)之上，還需要建立安全保密防護系統(tǒng)。在使用數(shù)字化軟硬件設(shè)備的過程中，為以免安全隱患的出現(xiàn)，還需要及時進(jìn)行風(fēng)險評估工作，從整體上提升檔案信息的安全監(jiān)測水平，這樣一來，即便出現(xiàn)安全隱患，也能夠及時予以解決。此外，網(wǎng)絡(luò)病毒作為威脅網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全的常見問題，因此，檔案管理工作的實施，應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)病毒的檢測和殺滅作為一項重要內(nèi)容，通過裝設(shè)防病毒軟件來對安全保障不足的應(yīng)用程序進(jìn)行嚴(yán)格管控，以免病毒侵害檔案。對于插有U盤等外部設(shè)備的計算機，為避免外部設(shè)備攜帶有惡意程序，就需要嚴(yán)格落實其安全性控制工作。三是在數(shù)字化場地中，為保障數(shù)字化檔案的安全，就需要配備防水、防火以及防盜報警等設(shè)備設(shè)施，定期做好數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的安全狀態(tài)檢查工作，將由于設(shè)備設(shè)施受損而造成的數(shù)據(jù)丟失問題扼殺在萌芽狀態(tài)。備份檔案信息資料作為確保信息安全的一項重要途徑，必須完善備份機制，并且要加大對新備份方法的探究力度。

5.提高檔案數(shù)字化服務(wù)水平

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，可依照的規(guī)范有《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，以此來建設(shè)檔案資源共享平臺，在擴大檔案信息資源共享規(guī)模的同時，達(dá)到提高檔案服務(wù)水平的目的。儲存檔案的目的是給后期使用提供便利，是從檔案實體管理到利用檔案內(nèi)容的一個過程，檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵在于能夠在海量的數(shù)據(jù)信息中找出有價值的信息。在新技術(shù)快速發(fā)展的前提下，檔案工作效率也得到了明顯的提升，對此，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)行，應(yīng)該將為不同群體提供個性化的檔案服務(wù)以及在海量檔案信息中發(fā)掘出有價值的信息作為我們后期研究的新課題，以便能夠充分發(fā)揮出檔案資料更好地服務(wù)社會的價值屬性。

五、機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作優(yōu)化路徑

1.完善管理制度

從上文中可以得知，完善的管理制度對于開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作意義重大，因此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身情況，在應(yīng)用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，制定合理可行的制度，并且細(xì)化檔案管理工作為多項內(nèi)容，通過明確崗位分工，為檔案管理工作的規(guī)范化開展創(chuàng)建良好的環(huán)境。在制度的約束和指引下實施檔案資料收集、歸檔以及錄入工作，能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作效率。特別是在檔案調(diào)閱方面，為避免出現(xiàn)檔案泄露以及遺失問題，就需要制定規(guī)范化的制度，同時，還需要結(jié)合檔案管理特點，進(jìn)一步提升檔案管理效率。

2.組建專業(yè)團隊

優(yōu)秀的檔案管理人才隊伍是確保檔案管理工作效率的關(guān)鍵，因此，為了能夠盡可能降低檔案管理人員對檔案管理工作效率的影響，就需要加強檔案管理人員的數(shù)字化建設(shè)工作。在對其進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)的過程中，可以通過制定合理的獎懲機制，對管理人員的培訓(xùn)效果進(jìn)行考核。在員工招聘環(huán)節(jié)，機關(guān)事業(yè)單位必須重點關(guān)注員工的從業(yè)經(jīng)驗以及業(yè)務(wù)水平，嚴(yán)格遵循擇優(yōu)錄用的原則。

3.建立專業(yè)平臺

機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的進(jìn)行，必須依托于數(shù)據(jù)中心平臺來實現(xiàn)，由此可見，要想最大限度保障檔案信息資料的安全性，提高檔案數(shù)字化管理效率就需要從數(shù)據(jù)中心平臺出入。平臺的搭建，除了要重視其保存檔案信息的功能之外，還需要關(guān)注查詢功能，以便能夠在海量的數(shù)據(jù)信息中檢索出重要信息，從而為人們利用這些信息資源提供便利。隨著數(shù)據(jù)中心平臺的使用，還應(yīng)該根據(jù)人員的實際需求對其進(jìn)行不斷更新。機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作，能夠突破時間和空間的限制，實現(xiàn)信息資源共享，能夠達(dá)到有效整合碎片化數(shù)據(jù)的目的。對此，相關(guān)管理人員必須準(zhǔn)確把握時機，結(jié)合實際情況建立數(shù)據(jù)平臺，以便能夠進(jìn)一步提升工作效率。

4.促進(jìn)檔案改革，優(yōu)化管理方式

檔案檢查工作的進(jìn)行，必須圍繞檔案的數(shù)字化特點，使用先進(jìn)的文件管理方法，通過查閱之前的資料來實現(xiàn)對環(huán)境的全面監(jiān)測。具體管理工作的實施，還要求機關(guān)事業(yè)單位重點關(guān)注檔案的維護工作，以便能夠及時發(fā)現(xiàn)管理系統(tǒng)中的病毒，為檔案資料的安全保存提供良好的環(huán)境，從而達(dá)到盡可能減少管理投入，提高管理效率的目的。

結(jié)語

總而言之，信息技術(shù)的發(fā)展在為檔案管理工作提供良好的發(fā)展機遇的同時，也為檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，主要體現(xiàn)在檔案信息會受到病毒等隱患的侵襲，對此，機關(guān)事業(yè)單位必須從加強檔案數(shù)字化建設(shè)入手，充分利用信息技術(shù)來實現(xiàn)對檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新，將信息技術(shù)和檔案管理工作整合起來，為檔案資料效用的充分發(fā)揮提供可靠的保障。