科學(xué)管理婚姻檔案，提升婚姻檔案價值

姜東艷

（朝陽市雙塔區(qū)民政局婚姻登記處，遼寧 朝陽 122000）

近些年來，伴隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)不斷發(fā)展，我國的社會主義檔案事業(yè)也呈現(xiàn)出繁榮發(fā)展的良好局面，各種形式、各類載體的檔案相繼誕生，這樣百花齊放、光彩奪目的檔案大花園被有效的構(gòu)成。相對于我國的婚姻檔案來說，其是檔案結(jié)構(gòu)當(dāng)中，一朵明艷的小花?；橐鰴n案是國家民政部門，對于婚姻管理工作的良好記錄，而且婚姻檔案也是我國檔案管理工作當(dāng)中，至關(guān)重要的核心組成部分，針對婚姻檔案進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，能夠讓婚姻檔案在社會繁榮發(fā)展，以及社會主義事業(yè)建設(shè)當(dāng)中充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用?；橐鰴n案不僅僅是檔案管理部門應(yīng)負(fù)起的重要職責(zé)，也是全社會人民大眾廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)所在。因此，婚姻檔案管理的有效實(shí)施，在婚姻檔案價值提升方面發(fā)揮著十分重要的作用，有利于做好婚姻工作。對于我國來講，婚姻檔案管理由于出現(xiàn)時間相對較晚，因此展開檔案管理時仍然存在部分問題，這就需要采取相應(yīng)辦法、規(guī)定進(jìn)行規(guī)范[1]。

一、婚姻檔案的基本特點(diǎn)

1.對象為一對

婚姻檔案構(gòu)建的對象為曾經(jīng)存在或者是存在婚姻關(guān)系的人，離婚、補(bǔ)辦、結(jié)婚、撤銷結(jié)婚，構(gòu)建對象都為一對，單獨(dú)個體對象難以實(shí)現(xiàn)，也與人事檔案以及其他檔案不同，個人不能單獨(dú)建檔。還有必須說明的是，婚姻檔案的建立更多反映的是婚姻當(dāng)事人雙方有關(guān)婚姻狀況的原始憑證和相關(guān)記錄，婚姻檔案是通過資料整理并集中保存，以便日后的利用和考察，因此可以說，婚姻檔案是一種專項(xiàng)的材料。

2.存在專指性

對于婚姻登記檔案來講，屬于專門檔案的一種，形成于婚姻活動主體離婚、補(bǔ)辦、結(jié)婚、撤銷過程中，檔案中的內(nèi)容主要涉及當(dāng)事人實(shí)際婚姻狀態(tài)[2]?；诨橐鰻顟B(tài)整理、搜集的各類資料、各類信息，資料可能來源于當(dāng)事人出示，也可能由婚姻登記部門、法院副本材料積累而成，無論資料來源如何，材料內(nèi)容均是關(guān)于當(dāng)事人婚姻狀況，專指性比較明顯。

3.具有動態(tài)性

婚姻檔案和當(dāng)事人婚姻狀況相關(guān)，一旦婚姻發(fā)生變動，婚姻檔案內(nèi)容也會出現(xiàn)相應(yīng)變動，因此婚姻檔案在內(nèi)容上具有動態(tài)性。

4.體現(xiàn)私密性

婚姻檔案內(nèi)容中，涉及較多當(dāng)事人相關(guān)個人信息，信息內(nèi)容屬于當(dāng)事人隱私，因此需做好信息保密工作，遇到特殊需利用檔案的情況時，需嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，避免當(dāng)事人隱私被侵犯，保證婚姻檔案在利用時的合法性。并且婚姻檔案不存分段年限或者是時長，保管期限具有統(tǒng)一性。

二、婚姻檔案類型

首先，婚姻檔案種類具有多樣性，結(jié)合形成部門進(jìn)行分析，可以將婚姻檔案劃分成婚姻訴訟檔案、婚姻登記檔案[3]。就登記檔案來講，屬于登記機(jī)關(guān)辦理撤銷婚姻、結(jié)婚登記、離婚登記等的憑證記錄，對于訴訟檔案來講，主要指人民法院運(yùn)用調(diào)解或者是判決方式，將當(dāng)事人婚姻關(guān)系解除中形成[4]。結(jié)合婚姻登記雙方國籍進(jìn)行分析，可以將婚姻檔案劃分為國內(nèi)婚姻、涉外婚姻，就涉外婚姻來講，主要是在市級民政部門中受理外國公民和國內(nèi)公民根據(jù)中國制定的《婚姻法》規(guī)定的登記婚姻關(guān)系所形成的檔案，就國內(nèi)婚姻檔案來講，屬于國內(nèi)公民彼此之間解除婚姻、確立婚姻形成的婚姻檔案。

三、婚姻檔案管理工作中存在的主要問題

1.管理意識相對淡薄

婚姻檔案可以將婚姻登記中雙方原始情況真實(shí)反映出來，是民政工作得以開展的可靠依據(jù)，也能提供給其他領(lǐng)域工作資料。同時，婚姻檔案包含的正反兩個方面的典型事例，可以為新風(fēng)尚、新思想展開宣傳工作提供生動材料，使人們通過宣傳內(nèi)容受到一定啟發(fā)。但是在開展檔案管理工作時，對管理工作存在一定的認(rèn)識誤區(qū)，單純認(rèn)為檔案管理在實(shí)施時，主要是針對歷史文件展開整理、收集以及保管，不出現(xiàn)泄密或者是丟失問題，可以實(shí)際展開查檔工作以及外調(diào)工作便可，部分管理人員對管理工作并不是十分重視[5]。同時，管理人員多數(shù)并未接受系統(tǒng)性培訓(xùn)，責(zé)任感以及職業(yè)技能欠缺，難以在實(shí)際工作中展開對檔案的整理、收集、歸檔等。

2.檔案監(jiān)管存在不足

對于婚姻檔案信息來講，關(guān)系當(dāng)事人隱私，如果信息發(fā)生泄漏，很有可能對當(dāng)事人形成不利影響。這就需要重視婚姻檔案整體監(jiān)管力度，強(qiáng)化婚姻檔案管理工作，防止當(dāng)事人隱私出現(xiàn)泄漏問題[6]。但是就當(dāng)前婚姻檔案實(shí)際管理現(xiàn)狀來講，仍存在一定漏洞，監(jiān)管工作存在不足，這方面工作受重視程度不高。

3.管理制度缺少規(guī)范性

婚姻檔案進(jìn)行管理時，雖獲得了相關(guān)制度上的支持。但是受不同地區(qū)存在的條件限制，制度仍然存在部分漏洞，地區(qū)之間在婚姻管理制度方面存在不一致，以至于檔案管理對應(yīng)責(zé)任難以充分落實(shí)到位。

4.信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

婚姻檔案進(jìn)行管理時，信息化建設(shè)為主要發(fā)展方向，受到了各部門的廣泛重視，但是在各個單位建設(shè)體系具有差距作用下，以及實(shí)際運(yùn)作準(zhǔn)則具有差異性影響下，單位文件均會在自身內(nèi)部進(jìn)行存儲，于次年在檔案盒中歸檔。但是當(dāng)前婚姻檔案管理方面資金投入相對不足，未能及時購進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，這造成檔案信息難以進(jìn)行及時共享，檔案信息化整體發(fā)展受到了比較嚴(yán)重的阻礙。

5.地區(qū)之間存在差異性

我國由于地理面積范圍比較廣闊，不同地區(qū)之間實(shí)際情況上往往會存在一定差異性，因此婚姻檔案實(shí)施管理工作時也會具有一定差異。對于經(jīng)濟(jì)并不是十分發(fā)達(dá)的地區(qū)，展開婚姻檔案管理工作時，存在資金相對不足的問題；部分地區(qū)比較偏遠(yuǎn)的情況下，受出行困難影響，不能及時進(jìn)行婚姻登記，也不能將其記入到婚姻檔案中，導(dǎo)致年齡、姓名和實(shí)質(zhì)存在不符的問題，這對于婚姻檔案進(jìn)行管理時的科學(xué)性會產(chǎn)生較大不良影響。

四、科學(xué)管理婚姻檔案的有效實(shí)施對策

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理意識

檔案管理相關(guān)部門在進(jìn)行檔案管理工作時，需加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)識到婚姻檔案管理屬于各部門的責(zé)任，并且積極宣傳婚姻檔案管理的重要性[9]。宣傳工作在實(shí)施時，可以運(yùn)用官方網(wǎng)站、宣傳欄等方式，向人員融入檔案管理的重要性和管理具體辦法，構(gòu)建良好的工作氛圍。同時，領(lǐng)導(dǎo)需以身作則，運(yùn)用定期方式聽取婚姻檔案管理方面的工作匯報，積極對檔案展開分析、研究，并對其進(jìn)行有效利用，運(yùn)用行動增強(qiáng)工作人員在工作中的熱情，進(jìn)而使婚姻管理部門均能提升對于婚姻檔案管理方面的認(rèn)識。

同時，需提升檔案管理工作人員素質(zhì)。就我國當(dāng)前婚姻檔案管理現(xiàn)狀來講，管理人員在構(gòu)成上較為復(fù)雜，較多管理人員并未接受過專業(yè)性管理學(xué)習(xí)。近幾年雖然運(yùn)用招考方式吸收了年輕畢業(yè)生加入檔案管理工作人員隊(duì)伍當(dāng)中，但在總量上相對較少，基于檔案管理層面進(jìn)行分析，新生力量仍存在不足，為提升婚姻檔案管理科學(xué)性，促進(jìn)檔案管理價值提升，需注重管理人員綜合素質(zhì)的提升，具體實(shí)施時，可以從這兩方面進(jìn)行。一方面，積極吸收優(yōu)秀專業(yè)人才，重視檔案管理工作人員專業(yè)能力以及學(xué)歷水平的提高[10]。另一方面，需強(qiáng)化對原本管理工作人員的培訓(xùn)工作，使工作人員掌握較強(qiáng)專業(yè)技能和極豐富的專業(yè)知識，進(jìn)而促進(jìn)婚姻檔案管理這方面人員隊(duì)伍整體層次和素質(zhì)的提升，推動婚姻檔案管理工作獲得不斷發(fā)展與完善，為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

除此之外，需重視檔案收集與檔案整理。檔案收集屬于婚姻檔案展開管理工作時涉及的基礎(chǔ)性工作，疏于管理重點(diǎn)，在婚姻檔案管理科學(xué)性的體現(xiàn)中發(fā)揮著十分重要的作用。就婚姻檔案收集來講，主要指管理人員結(jié)合國家規(guī)定，運(yùn)用征集方式、接受方式將個人、婚姻登記部門、社會中的檔案收集到綜合檔案的整個過程，展開工作時，工作人員需對工作性質(zhì)、工作權(quán)限、工作任務(wù)形成清晰明確的認(rèn)識，確保檔案在收集時的準(zhǔn)確性以及完整性。就整理工作來講，屬于管理工作在實(shí)施時的核心內(nèi)容，關(guān)系到婚姻檔案在管理時的科學(xué)性，主要工作為整理檔案內(nèi)容，辨別檔案文件，同時考證檔案資料，針對檔案實(shí)體展開整理，促進(jìn)婚姻檔案系統(tǒng)性、條理性地展開組合、分類、排列以及編目，體現(xiàn)出檔案整理整體有序性。實(shí)際工作在開展時，需針對收集資料展開分類整理，根據(jù)結(jié)婚登記、涉外登記、離婚登記等展開嚴(yán)格分類，并且將檔案類別詳細(xì)標(biāo)注出來，寫明時間和年限，進(jìn)而基于時間年限展開上架工作與排列工作。

2.強(qiáng)化檔案管理監(jiān)管

就民政局領(lǐng)導(dǎo)來講，需充分重視檔案管理工作，在婚姻登記檔案管理、檔案法基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案資料相關(guān)保密制、保管制度、歸檔制度、查閱制度基本內(nèi)容，配置兩名檔案管理工作人員強(qiáng)化對于婚姻檔案的整體監(jiān)管，每份檔案均需獲得管理人員、登記人員簽名，進(jìn)行歸檔、立卷過程中，需和網(wǎng)上信息之間進(jìn)行核對，在核對無誤之后方能裝入到檔案袋當(dāng)中，并且針對婚姻當(dāng)事人、婚姻登記機(jī)關(guān)、司法部門、委托人、訴訟代理人、律師以及其他單位組織進(jìn)行程序性要求以及實(shí)體性要求，使用婚姻登記檔案的組織、單位、個人進(jìn)行檔案信息公開或者是外借須被禁止，需要復(fù)印時需蓋上檔案保管部門的相關(guān)印章，保證監(jiān)督管理在實(shí)施時的整體效果。

3.重視規(guī)章制度的完善

婚姻檔案進(jìn)行管理時，要想實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)性，就需婚姻檔案管理相關(guān)部門有效配合下，制定科學(xué)性、系統(tǒng)性質(zhì)婚姻檔案管理方面的規(guī)章制度，針對婚姻檔案中涉及的人員標(biāo)準(zhǔn)、管理體制、定崗標(biāo)準(zhǔn)、定位標(biāo)準(zhǔn)、檔案收集整理方式、檔案統(tǒng)計方法、檔案開發(fā)方法等作出比較明確的規(guī)定，確保檔案管理工作在實(shí)施時做到有法可循、有法可依?；橐鰴n案管理在實(shí)際展開工作過程中，相關(guān)文件、檔案資料相對較多，并且內(nèi)容也十分繁瑣。規(guī)章制度在制定時要想體現(xiàn)出可行性，就需保證責(zé)任充分落實(shí)到位，使管理人員在展開工作時可以和規(guī)章制度結(jié)合在一起，將婚姻檔案管理價值與作用充分發(fā)揮出來。

4.積極開展信息化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)在各領(lǐng)域廣泛融入過程中，婚姻檔案管理在實(shí)施時，需緊跟時代發(fā)展腳步，適當(dāng)增加在資金方面的投入，推動檔案管理信息化有效實(shí)施?？梢曰诮y(tǒng)一性婚姻登記系統(tǒng)基礎(chǔ)上構(gòu)建婚姻檔案相關(guān)數(shù)據(jù)庫，結(jié)合婚姻登記材料的具體特性以及登記類型，利用數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行婚姻檔案相關(guān)信息上傳，構(gòu)建電子檔案，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式中公安、民政、社區(qū)等各自為政的情況，可以強(qiáng)化部門之間的合作，促進(jìn)共建共享這一工作充分納入年度考核中，實(shí)現(xiàn)責(zé)任層層壓實(shí)，也能對進(jìn)展情況展開定期通報，一同督促工作的有效推進(jìn)。這種方式不僅能為當(dāng)事人詳細(xì)了解婚姻狀況提供便利，還能使檔案管理工作人員自身具備的壓力獲得明顯緩解。同時，可以強(qiáng)化技術(shù)對接工作，婚姻系統(tǒng)中可以使用電子歸檔模塊，促進(jìn)電子檔案進(jìn)行實(shí)時共享，推動文件歸檔相關(guān)交換系統(tǒng)進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)電子檔案進(jìn)行共建共享。除此之外，可以進(jìn)行異地查檔，基于婚姻系統(tǒng)對應(yīng)提交申請以及上傳電子文檔，有效實(shí)施異地查檔，并且這種方式可以體現(xiàn)出明顯的即時性。

5.展開集中統(tǒng)一管理

在解決婚姻檔案在展開管理工作時當(dāng)前呈現(xiàn)出的各自為政狀態(tài)，轉(zhuǎn)變不同地區(qū)運(yùn)用不同管理方法時，需結(jié)合《婚姻檔案登記管理辦法》中的規(guī)定，依據(jù)婚姻檔案管理具體細(xì)則實(shí)施，保證婚姻檔案進(jìn)行管理時的規(guī)范性以及統(tǒng)一性。具體實(shí)施時，可以從這幾方面進(jìn)行。首先，結(jié)合要求針對婚姻檔案進(jìn)行管理，已經(jīng)登記并且入檔的檔案需結(jié)合要求將其轉(zhuǎn)移到檔案保管處，保證婚姻檔案整體的完整性。其次，進(jìn)行轉(zhuǎn)移移交工作過程中，需根據(jù)制度展開核驗(yàn)工作以及登記備檔工作，保證檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)交過程中的準(zhǔn)確性以及完整性。最后，檔案需進(jìn)入到檔案管理處中，并且定期展開核查工作，保證婚姻檔案進(jìn)行管理時的有效性，避免婚姻檔案發(fā)生遺失、破損等情況。

結(jié)語

總之，婚姻檔案管理工作屬于檔案管理重要內(nèi)容，在管理體制與社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展完善過程中，管理效率獲得了極大程度的提升，但是實(shí)際工作在實(shí)施時，仍存在一些不足，為促進(jìn)婚姻檔案價值提升，需注重婚姻檔案管理科學(xué)性的體現(xiàn)，正視當(dāng)前存在的問題，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理意識，強(qiáng)化檔案管理監(jiān)管，重視規(guī)章制度的完善，積極開展信息化建設(shè)，展開集中統(tǒng)一管理，促進(jìn)檔案管理水平以及服務(wù)水平的提升。本文針對婚姻檔案的基本特點(diǎn)、婚姻檔案的基本類型，以及檔案管理工作當(dāng)中所存在的主要問題進(jìn)行了分析和探究，同時針對相關(guān)問題提出了科學(xué)管理婚姻檔案的有效實(shí)施對策，希望本文的論述能夠?yàn)槲覈橐鰴n案管理取得更加優(yōu)質(zhì)的工作成效，提供一些幫助和借鑒。