檔案管理工作的創(chuàng)新及對(duì)策研究

余雯雯

（紹興市越城區(qū)體育中心，浙江 紹興 312000）

引言

檔案工作是事業(yè)單位重要組成部分，是提升各個(gè)行業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的關(guān)鍵。在新時(shí)代背景下，需要做好檔案管理工作的創(chuàng)新，融入時(shí)代性的內(nèi)容，提升檔案管理工作效果的同時(shí)，發(fā)揮其作用，為各個(gè)行業(yè)發(fā)展助力。

一、檔案管理工作創(chuàng)新的意義

檔案管理工作，就是檔案部門對(duì)檔案實(shí)體或者信息進(jìn)行管理，并為相關(guān)人員提供檔案方面的服務(wù)。檔案管理作為國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，對(duì)事業(yè)單位、機(jī)關(guān)單位、企業(yè)發(fā)展有著非常重要的作用，記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)信息與人事信息，是各個(gè)行業(yè)建設(shè)發(fā)展的依據(jù)。該工作的創(chuàng)新意義，主要體現(xiàn)在以下方面。

1.推動(dòng)檔案管理改革

創(chuàng)新是發(fā)展的動(dòng)力，也是提升檔案管理環(huán)境適應(yīng)能力的關(guān)鍵。通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的創(chuàng)新，可以解決檔案管理工作中存在的不足，如管理手段落后、管理效果不佳等，能夠?yàn)槁毮懿块T提供更多的數(shù)據(jù)支持，更好地發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值[1]。檔案管理工作作為國(guó)家檔案事業(yè)的一部分，通過(guò)檔案管理工作的改革，可以使我國(guó)檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展，能夠適應(yīng)當(dāng)前環(huán)境的變化，為國(guó)家發(fā)展提供更多的支持。

2.促使檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展

檔案管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。檔案事業(yè)是一項(xiàng)與時(shí)代發(fā)展有著密切關(guān)系的工作，通過(guò)對(duì)管理工作的創(chuàng)新，可以引進(jìn)更多先進(jìn)的技術(shù)手段與管理理念，能夠真正地做到與社會(huì)經(jīng)濟(jì)同步發(fā)展。若是檔案管理工作中，仍采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，那么會(huì)對(duì)國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展造成不利影響，同時(shí)無(wú)法為時(shí)代發(fā)展與經(jīng)濟(jì)進(jìn)步提供支持。因此，需要提升對(duì)檔案管理創(chuàng)新，借此推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，促使檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

二、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.缺乏創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理工作中，對(duì)管理人員的專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)有著較高的要求。通過(guò)對(duì)檔案管理情況的綜合分析，發(fā)現(xiàn)部分檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，忽略對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新改革，造成檔案管理滯后的問(wèn)題。檔案管理創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展必然趨勢(shì)，也是當(dāng)前工作的重點(diǎn)。受傳統(tǒng)工作理念的影響，部分管理人員認(rèn)為檔案管理工作重點(diǎn)就是收集文獻(xiàn)資料，做好重要材料信息的保存工作即可[2]。實(shí)際上并非如此，檔案管理工作主要包含檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用方面的工作?？茖W(xué)的管理方式，可以提升檔案信息資源的管理與利用效果，更能體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。若仍采用以往的工作理念進(jìn)行檔案管理工作，將會(huì)對(duì)檔案事業(yè)的改革發(fā)展產(chǎn)生阻礙，無(wú)法體現(xiàn)出檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值。

2.檔案管理設(shè)備有待更新

受傳統(tǒng)工作理念的影響，檔案管理工作并沒(méi)有得到管理人員的重視，忽略對(duì)檔案管理的投入，造成資金不足，設(shè)備更新不及時(shí)的問(wèn)題。檔案管理工作的實(shí)施，需要一套完善的基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)支持，如計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案室等，以此保證檔案管理工作的有效性，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源高效管理。但是通過(guò)對(duì)我國(guó)部分檔案管理部門工作情況的分析，發(fā)現(xiàn)辦公條件差、基礎(chǔ)設(shè)施不全面是普遍性問(wèn)題。部分檔案管理部門出現(xiàn)了檔案保護(hù)設(shè)備與現(xiàn)代化建設(shè)不到位的情況，無(wú)法為檔案管理工作開(kāi)展提供支持。若這一問(wèn)題得不到解決，將會(huì)對(duì)檔案管理創(chuàng)新造成阻礙，無(wú)法體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值。

3.檔案管理不規(guī)范

檔案管理工作中，規(guī)范的管理手段，可以使檔案管理流程變得更加的清晰，同時(shí)能夠提升檔案管理工作效果，對(duì)后續(xù)工作的創(chuàng)新改革具有一定的作用。部分檔案管理部門雖然制定檔案管理制度，但是并沒(méi)有真正地被應(yīng)用，出現(xiàn)檔案管理制度實(shí)施形式化、表面化的問(wèn)題。此外，有部分檔案管理部門出現(xiàn)檔案管理不規(guī)范，與檔案管理要求不符的情況。在檔案管理工作中，需要制定完善的管理制度，根據(jù)國(guó)家要求做好檔案資料的管理，保證檔案信息的完整性，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)的情況。

如某些基層事業(yè)單位中，忽視檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善不足。長(zhǎng)期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作與實(shí)際工作產(chǎn)生了錯(cuò)位和脫節(jié)，檔案的留存與機(jī)構(gòu)運(yùn)行之間沒(méi)有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了單位的整體發(fā)展。

4.信息化建設(shè)不到位

在檔案管理工作中，信息技術(shù)的運(yùn)用能夠打破檔案收集、管理工作不到位的情況，同時(shí)可以為檔案管理創(chuàng)新提供技術(shù)支持。但是在實(shí)際工作中，出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)不到位的情況。部分人員認(rèn)為信息化檔案工作實(shí)施需要投入較多的資金，且無(wú)法保證檔案管理工作效果，因此忽略檔案信息化建設(shè)。信息技術(shù)檔案管理工作的實(shí)施，提升檔案管理工作效率，解決以往人工紙質(zhì)檔案管理中存在信息丟失、收集不全面的問(wèn)題，是當(dāng)前檔案管理工作的有效方法。在檔案部門管理工作中，要轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用，提升檔案管理工作水平。

5.檔案管理人員素質(zhì)問(wèn)題

在檔案管理工作中，要求檔案管理人員具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)與能力，能夠結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，對(duì)原有的檔案管理模式創(chuàng)新，以滿足檔案管理的發(fā)展需求[3]。當(dāng)前檔案管理工作人員雖然具備良好的檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，但是創(chuàng)新意識(shí)與實(shí)踐能力較弱，無(wú)法為檔案管理創(chuàng)新提供人才支持。此外，有部分檔案管理人員缺乏信息技術(shù)操作能力，無(wú)法利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，影響信息化檔案管理工作實(shí)施，造成檔案管理工作落后的情況。

三、檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展對(duì)策

1.樹(shù)立檔案管理創(chuàng)新意識(shí)

在檔案管理工作中，管理理念是檔案管理工作效果的保障，也是提升檔案管理工作質(zhì)量的前提。為了提升檔案管理工作有效性，需要轉(zhuǎn)變管理人員的思想觀念，使其認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新工作的必要性，并在原有管理工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善，引入更多先進(jìn)的工作理念與手段，解決檔案管理方面存在的不足。針對(duì)以往檔案管理創(chuàng)新中存在的不足，可以從以下方面入手。

第一，提升檔案部門主要負(fù)責(zé)人的創(chuàng)新意識(shí)。檔案部門管理者是檔案管理工作的領(lǐng)頭人，也是檔案管理工作效果的基礎(chǔ)保證。若是管理者不具備創(chuàng)新意識(shí)，仍采用以往工作理念開(kāi)展工作，會(huì)對(duì)檔案管理工作的實(shí)施產(chǎn)生一些消極的影響[4]。因此，需要做好檔案管理者創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，提升管理人員的創(chuàng)新改革意識(shí)，引導(dǎo)其做好帶頭作用，為接下來(lái)檔案管理創(chuàng)新改革做好鋪墊。實(shí)際工作中，可以將現(xiàn)代化檔案管理手段，如信息化檔案管理、以人為本的檔案管理理念等呈現(xiàn)給領(lǐng)導(dǎo)人員，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作創(chuàng)新的必要性，為后續(xù)工作開(kāi)展提供支持。

第二，提升基層員工對(duì)檔案管理創(chuàng)新的重視?；鶎訂T工是檔案管理創(chuàng)新的實(shí)施者，其思想觀念會(huì)影響檔案管理工作效果。實(shí)際工作中，可以組織相關(guān)的宣傳活動(dòng)，將現(xiàn)代化檔案管理手段與方法呈現(xiàn)出來(lái)，使檔案管理人員在潛移默化中形成創(chuàng)新意識(shí)，主動(dòng)對(duì)檔案管理手段進(jìn)行改革，優(yōu)化檔案管理工作效果，提升檔案管理工作水平。

第三，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案管理創(chuàng)新提供基礎(chǔ)保障。實(shí)際工作中，需要做好電子設(shè)備的更新與維護(hù)、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，保證檔案管理工作順利實(shí)施。

2.建立健全的檔案管理制度

檔案管理工作中，管理制度的建設(shè)，約束檔案管理工作行為，完善檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范管理。俗話說(shuō)：沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。管理制度的完善，可以提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，同時(shí)能夠解決以往不規(guī)范管理的問(wèn)題，為檔案管理工作創(chuàng)新提供基礎(chǔ)保證。

首先，建立責(zé)任機(jī)制。在檔案管理工作中，責(zé)任機(jī)制的建設(shè)，明確這一工作的主要負(fù)責(zé)人，使各個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理人員對(duì)自身承擔(dān)的責(zé)任與工作內(nèi)容產(chǎn)生清晰的認(rèn)識(shí)，為管理工作開(kāi)展提供制度保證[5]。以往檔案管理工作中，由于制度的不完善，造成權(quán)責(zé)模糊的問(wèn)題，影響檔案管理工作順利實(shí)施。責(zé)任機(jī)制的建設(shè)，可以有效地避免這一問(wèn)題，同時(shí)能夠增加工作人員的責(zé)任意識(shí)，規(guī)范檔案管理過(guò)程與流程。

其次，建立檔案管理制度，圍繞檔案歸檔范圍、立卷歸檔要求、檔案保管期限、檔案的鑒定與銷毀、檔案借閱五個(gè)方面入手，制定清晰具體的規(guī)章制度，要求從業(yè)人員根據(jù)自身的工作內(nèi)容，做好檔案的歸檔、保管與銷毀工作。在檔案管理工作中檔案資料的收集、保管工作非常重要，是高效率工作的保證。明確的管理制度，使檔案管理人員對(duì)工作流程與要求產(chǎn)生清晰的認(rèn)識(shí)，并圍繞此開(kāi)展一系列的工作，提升檔案管理工作效果的同時(shí)，完善檔案管理工作效果。

再次，檔案管理人員績(jī)效考核評(píng)價(jià)制度。對(duì)檔案管理人員工作完成情況、工作態(tài)度、工作能力等進(jìn)行全方位的考核與評(píng)價(jià)，并將此與員工的績(jī)效聯(lián)系在一起，將此作為提升員工積極工作的動(dòng)力，使員工在崗位工作中獲得更多積極的體驗(yàn)，以此提升檔案管理工作有效性。在這一制度的約束下，工作人員會(huì)更加積極地參與崗位工作，從中積累經(jīng)驗(yàn)與檔案管理方法，為檔案管理創(chuàng)新提供經(jīng)驗(yàn)支持。

最后，建立獎(jiǎng)勵(lì)制度。對(duì)表現(xiàn)良好的工作人員給予經(jīng)濟(jì)與非經(jīng)濟(jì)方面的獎(jiǎng)勵(lì)，使工作人員從中獲得更多的成就感，真正地感受到這一工作對(duì)自身的意義，并全身心投入其中。需要注意的是，對(duì)于表現(xiàn)不好的人員，如沒(méi)有按照要求完成工作任務(wù)、不規(guī)范工作等，應(yīng)給予批評(píng)或者一定的懲罰，端正工作人員的態(tài)度，使其以積極的態(tài)度面對(duì)檔案管理，避免因?yàn)楣ぷ魅藛T態(tài)度問(wèn)題造成檔案管理工作效果不理想的情況發(fā)生。

3.構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)

在檔案管理工作中，信息技術(shù)的運(yùn)用，是檔案事業(yè)發(fā)展的方向，也是促使檔案管理創(chuàng)新改革的關(guān)鍵因素。檔案管理工作中，重視信息技術(shù)的運(yùn)用，結(jié)合檔案管理特點(diǎn)，搭建檔案管理平臺(tái)，將此作為創(chuàng)新檔案管理的平臺(tái)，要求工作人員利用線上平臺(tái)進(jìn)行相關(guān)的工作，以此實(shí)現(xiàn)高效率工作。與傳統(tǒng)人工檔案管理模式相比，信息化檔案管理平臺(tái)的運(yùn)用，不但可以減輕工作人員的壓力，同時(shí)還可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，減少檔案信息丟失或者被破壞的問(wèn)題。檔案管理人員應(yīng)意識(shí)到該技術(shù)手段應(yīng)用價(jià)值，采用技術(shù)研發(fā)與信息化檔案管理平臺(tái)引進(jìn)的方式，構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，創(chuàng)新管理方式與手段。目前市面上有很多信息化檔案管理平臺(tái)，為檔案管理信息化建設(shè)提供資源。實(shí)際工作中，可以引進(jìn)市面上的管理平臺(tái)，將此作為信息化建設(shè)的載體，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的方式進(jìn)行保存與管理，為后續(xù)工作實(shí)施提供便利。這樣一來(lái)，有效地提升檔案管理工作效果，同時(shí)能夠提升檔案服務(wù)水平，可以為檔案的運(yùn)用提供更多的便利。

如按照云南省人社廳為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，圍繞“優(yōu)化人社服務(wù)、提升群眾體驗(yàn)”的工作目標(biāo)，依托“云南省公共人才服務(wù)管理信息系統(tǒng)”將現(xiàn)存檔案信息作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，堅(jiān)持以“入庫(kù)檔案不漏一卷、應(yīng)采信息不落一條”的工作標(biāo)準(zhǔn)，將11521卷入庫(kù)檔案以數(shù)字化的方式錄入人事檔案信息平臺(tái)中，為后續(xù)人事檔案信息管理工作開(kāi)展提供便利，避免因?yàn)闄n案查找、收集對(duì)檔案管理帶來(lái)的不便。檔案管理部門，可以參考事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)方法，結(jié)合國(guó)家的政策，做好檔案信息建設(shè)工作，采用多種檔案信息保存的方式，將檔案收集與儲(chǔ)存在一起，為相關(guān)工作的實(shí)施提供技術(shù)支持，促使我國(guó)檔案事業(yè)改革創(chuàng)新。

4.構(gòu)建檔案管理人員隊(duì)伍

檔案管理工作中，管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，能夠解決檔案管理工作中的不足，有利于管理工作高質(zhì)量進(jìn)行。首先，組織業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)活動(dòng)，將現(xiàn)代化管理理念、管理手段等內(nèi)容體現(xiàn)在培訓(xùn)活動(dòng)中，端正工作人員的態(tài)度，使其主動(dòng)參與學(xué)習(xí)，并在日常工作中運(yùn)用專業(yè)知識(shí)，提升檔案管理工作效果。在培訓(xùn)活動(dòng)中，可以邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)的專家進(jìn)行講解，提升培訓(xùn)的效果，豐富檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。其次，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想教育，提升管理人員的責(zé)任意識(shí)。思想教育工作的實(shí)施，可以提升管理人員創(chuàng)新意識(shí)與改革意識(shí)，使其更好地適應(yīng)檔案管理創(chuàng)新形式，并發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為檔案管理工作開(kāi)展提供人才保證。

如安康市，組織市人社局對(duì)安康職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作進(jìn)行了專題培訓(xùn)指導(dǎo)，其中學(xué)院13名相關(guān)人員參加了培訓(xùn)交流。培訓(xùn)會(huì)上，市人社局干部人事檔案管理同志對(duì)干部人事檔案如何分類、如何查缺補(bǔ)充資料、干部人事檔案專審表如何規(guī)范填寫等方面做了詳細(xì)深入的講解，同時(shí)針對(duì)檔案管理和審核認(rèn)定工作中遇到的疑點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行了一一解答。

結(jié)語(yǔ)：

總而言之，在檔案管理工作中，由于管理人員思想觀念、信息化建設(shè)、人員素質(zhì)等因素，影響檔案管理創(chuàng)新改革，阻礙我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。實(shí)際工作中，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，做好設(shè)備、人員的建設(shè)工作，完善管理制度，構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，利用專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍，進(jìn)行檔案管理工作模式的創(chuàng)新與改革，以此提升檔案管理工作有效性，為我國(guó)檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。