企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究

趙惠芹

（河北省交通規(guī)劃設(shè)計研究院有限公司，河北 石家莊 050011）

當(dāng)前我國互聯(lián)網(wǎng)的普及與推廣程度越來越高，經(jīng)濟(jì)體制改革也在循序漸進(jìn)，所以企業(yè)檔案管理工作有必要跟隨社會時代發(fā)展的腳步，及時摒棄傳統(tǒng)的管理模式，積極進(jìn)行改革與創(chuàng)新，從而進(jìn)一步推動企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展?，F(xiàn)階段，在企業(yè)檔案管理中呈現(xiàn)出越來越多的問題，如缺乏有效的管理措施、建設(shè)總體戰(zhàn)略偏差、管理制度落實(shí)監(jiān)管不足等，而這些問題存在的主要原因便是管理理念、思想陳舊落后導(dǎo)致的?；诖?，企業(yè)必須要切實(shí)有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，借助信息化的手段完善檔案管理機(jī)制，這樣才能夠確保檔案管理工作真正服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的必要性

企業(yè)在多年來發(fā)展的過程中，積累了非常多的文書檔案，這些資料都具有很大的留存價值，并且與企業(yè)日常運(yùn)營生產(chǎn)活動息息相關(guān)，因此，可以說檔案管理工作與企業(yè)今后發(fā)展有著直接的聯(lián)系，只有提高檔案管理的水平，才能保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促使檔案管理更加便捷、高效，充分發(fā)揮部門自身的價值。促使企業(yè)檔案管理工作向著現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變，可以通過信息技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并加強(qiáng)管理，從根本上節(jié)約大量資源，讓檔案的收集與歸檔工作變得更加方便、快捷，避免檔案管理人員在獲取資料的過程中浪費(fèi)時間和精力，同時，當(dāng)企業(yè)各部門有檔案資料需求時，隨時隨地地利用相關(guān)平臺就行翻閱查找即可，切實(shí)有效地提升了檔案管理工作的效率[1]。除此之外，企業(yè)各部門有檔案資料使用需求時，也可以實(shí)現(xiàn)隨時隨地的翻閱與查找，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作效率的提高。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新具體來說，指的就是確保原有檔案工作能夠正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變檔案資料的保管方式、歸檔收集方式、使用方式等。電子檔案資料在管理的過程中能夠進(jìn)行自動的分類整理，檔案管理人員可以單獨(dú)為每一項檔案設(shè)置目錄標(biāo)簽，從而減輕自身的工作負(fù)擔(dān)，同時也有利于使用者查閱調(diào)取?？傊?，在網(wǎng)絡(luò)信息飛速發(fā)展的背景下，企業(yè)必須要對檔案管理創(chuàng)新工作予以足夠的重視，根據(jù)當(dāng)前自身發(fā)展實(shí)際情況選用科學(xué)有效的信息檢索與處理方法，以此來保證企業(yè)檔案管理工作在信息技術(shù)的支持下具有高效、便捷等特點(diǎn)。

二、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.信息技術(shù)利用程度較低

在現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理工作中，不只是要求對各類檔案進(jìn)行簡單的存儲，而是更需要利用好檔案中各種各樣的信息數(shù)據(jù)，來創(chuàng)造更多的價值，從而更好地服務(wù)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。企業(yè)檔案內(nèi)容記錄了很多的重要事件，所以其中往往有著十分復(fù)雜的信息量，傳統(tǒng)的管理方式為檔案人員增加了較大的管理難度[2]?，F(xiàn)階段，在企業(yè)檔案管理工作中，檔案人員僅僅只是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行簡單的儲存方式轉(zhuǎn)變，而沒有對其進(jìn)行高度利用與開發(fā)，這種情況最終導(dǎo)致企業(yè)檔案信息儲存空間越來越少，并造成浪費(fèi)大量空間留存的問題，檔案資源浪費(fèi)現(xiàn)象也十分嚴(yán)重。正確的檔案管理方式應(yīng)該是借助現(xiàn)代信息技術(shù)建立完整的大數(shù)據(jù)信息分析平臺，著重分析和總結(jié)企業(yè)檔案信息中的異同點(diǎn)和共同點(diǎn)，從而保證企業(yè)檔案管理工作更加科學(xué)，體現(xiàn)出企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的真正意義。

2.檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)新不足

目前，一些企業(yè)單位依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理工作方式，工作效率遲遲無法提升，檔案管理工作理念較為落后，因此，應(yīng)該將檔案管理工作現(xiàn)代化革新作為重中之重。企業(yè)應(yīng)通過多種途徑調(diào)整檔案管理工作，在不斷的探究和實(shí)踐中選用最能夠符合自身發(fā)展實(shí)際情況的檔案管理措施，從而為自身長遠(yuǎn)發(fā)展奠定踏實(shí)的基礎(chǔ)。但從現(xiàn)在多數(shù)企業(yè)檔案管理整體現(xiàn)狀來看，雖然已經(jīng)正確認(rèn)知傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問題，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與完善，但是卻沒有實(shí)現(xiàn)真正的檔案管理創(chuàng)新改革，而這種因素的存在直接影響了企業(yè)檔案管理工作的有效性。若是企業(yè)在今后的發(fā)展過程中對檔案管理工作的創(chuàng)新重視程度依然不足，存在檔案管理理念與方法滯后的問題，那么就會直接影響企業(yè)今后的良好發(fā)展[3]。

3.檔案檢索效率低下

在企業(yè)檔案管理的過程中，不可避免地會遇到檔案調(diào)取工作，但是當(dāng)前多數(shù)企業(yè)檔案管理工作中存在著檔案檢索效率嚴(yán)重低下的問題，與現(xiàn)代檔案創(chuàng)新管理的理念背道而馳。在社會飛速發(fā)展的背景下，企業(yè)檔案管理工作有必要實(shí)現(xiàn)各類信息資源的數(shù)字化儲存，利用計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)各項基本管理工作的操作，但由于受人才、經(jīng)費(fèi)以及技術(shù)等多種因素的影響，導(dǎo)致部分企業(yè)并沒有建立完善的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。除此之外，有些企業(yè)雖然已經(jīng)建立特有的檔案管理系統(tǒng)，但是由于人才專業(yè)技術(shù)能力不足、電腦系統(tǒng)老舊等原因，導(dǎo)致開展的檔案管理工作出現(xiàn)問題，檔案檢索與歸檔的效率不高，這就會在一定程度上阻礙企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)新的腳步[4]。

三、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的有效措施

1.加大信息化建設(shè)投入力度

企業(yè)檔案管理向著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展是未來的必然趨勢，這也是提高企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量的有效手段之一。隨著我國信息技術(shù)水平不斷提高，企業(yè)應(yīng)結(jié)合當(dāng)前自身發(fā)展的實(shí)際情況，適當(dāng)加大信息化建設(shè)投入力度，擴(kuò)寬信息收集的渠道，革新檔案管理理念，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺，并設(shè)置調(diào)取、查詢以及歸檔等多種信息共享功能，確保檔案管理的綜合效率能夠得到有效提高。在檔案管理向著信息化方向轉(zhuǎn)變的過程中，相關(guān)檔案管理人員也需要結(jié)合檔案管理體系，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作一體化的良好目標(biāo)。除此之外，對于增量檔案電子化也需要不斷提高要求，保證企業(yè)檔案信息具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的格式，并帶有元數(shù)據(jù)，通過電子簽章、時間長、數(shù)據(jù)封裝等技術(shù)，確保電子檔案的“四性”。同時，應(yīng)綜合設(shè)計檔案文件自動著錄、編目、加蓋檔號章、跨庫、分類、全文信息檢索等多種電子文件整合，多媒體和綜合信息處理等功能，確保歸檔電子文件、電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力[5]。企業(yè)只有不斷加大信息化建設(shè)投入力度，才可以讓檔案歸檔管理工作變得更加便捷，充分發(fā)揮檔案管理創(chuàng)新的價值，切實(shí)有效地提高企業(yè)檔案管理整體水平。企業(yè)檔案中的內(nèi)容都具有重要的價值，所以需要長時間的留存保管，而傳統(tǒng)的管理模式不僅需要浪費(fèi)大量存儲空間，在調(diào)用和查取時也極為不便，但是通過現(xiàn)代化創(chuàng)新就能夠有效解決這一問題，如當(dāng)檔案信息數(shù)據(jù)存放在網(wǎng)絡(luò)空間中形成電子檔案，由于網(wǎng)絡(luò)空間有著較大的儲存空間，所以能夠在根本上避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要浪費(fèi)大量空間留存的問題，相關(guān)人員在調(diào)用和選取時也十分方便，還能夠保證各項信息數(shù)據(jù)的安全性，防止企業(yè)重要信息和內(nèi)部機(jī)密的流失。

2.積極創(chuàng)新檔案管理工作理念

企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新必須要做到與時俱進(jìn)，積極創(chuàng)新檔案管理理念。首先，企業(yè)檔案工作人員必須要正確認(rèn)知開設(shè)檔案管理部門的實(shí)質(zhì)意義，這樣才能夠明確接下來的工作方向，理清自身的工作職責(zé)，從而保證自身的專業(yè)能力可以得到有效提高，充分發(fā)揮自身的工作價值[6]。其次，檔案人員要加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)部各部門人員之間的溝通與交流，做好工作上的協(xié)調(diào)與配合，確保各部門合理的工作需求都能夠得到及時滿足，讓檔案部門特有的服務(wù)性質(zhì)可以充分發(fā)揮出來。最后，企業(yè)檔案人員必須要進(jìn)一步加強(qiáng)各項檔案與數(shù)據(jù)信息的研究力度，將一些具有利用價值的數(shù)據(jù)信息挖掘出來，并及時整理歸檔上報，從而為企業(yè)接下來的發(fā)展提供更加便利的條件。

3.創(chuàng)新檔案資源共享檢索

只有不斷提高企業(yè)運(yùn)營信息共享水平，才能夠確保各部門的工作順利開展，做到既掌握行業(yè)動態(tài)，又了解外部變化，這是檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)新不可或缺的重要內(nèi)容，以此來保證企業(yè)各部門的運(yùn)行效率，提高工作質(zhì)量。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的主要內(nèi)容之一就是檔案資源成果共享，可以有針對性地提出需求點(diǎn)，并以企業(yè)各部門的工作需求為基礎(chǔ)，全面建立聯(lián)合目錄，形成共享體系，讓各部門之間都能夠詳細(xì)了解檔案資源的情況，并通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)內(nèi)容互通，確保檔案內(nèi)容的管理服務(wù)能力可以得到完善。同時，通過企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)制作檔案部門網(wǎng)頁，強(qiáng)化網(wǎng)上信息檢索頁面，方便員工及時查閱利用，聘請專業(yè)的技術(shù)人員，利用當(dāng)前成型的數(shù)字化圖書館模式，形成符合企業(yè)實(shí)際需求的運(yùn)用方式，促使內(nèi)部檔案盤活，提高檔案服務(wù)水平[7]。

4.重視檔案管理人員培訓(xùn)工作

若想切實(shí)有效地提高企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促使檔案管理工作向著現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變，企業(yè)必須要對人才的引進(jìn)和培養(yǎng)提高重視程度，聘用計算機(jī)專業(yè)技術(shù)能力相對較高的管理人員，并定期對他們開展信息化技能培養(yǎng)活動，讓企業(yè)所有檔案人員都能夠及時掌握最新的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這也是提升檔案管理創(chuàng)新效率的基礎(chǔ)前提條件之一。對于一些企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的現(xiàn)象與檔案人員思維固化的現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對檔案人員的引導(dǎo)與指導(dǎo)，通過強(qiáng)化電子檔案管理的優(yōu)勢宣傳，為他們講述電子檔案管理的優(yōu)勢與方案，轉(zhuǎn)換檔案管理人員的工作思維，為企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新奠定牢固的基礎(chǔ)。同時，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段的引用，讓工作人員快速適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公模式，為他們提供更多接觸信息化知識的機(jī)會。重視對檔案管理人員培訓(xùn)是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑，能夠在一定程度上提升工作人員的綜合素養(yǎng)，掌握專業(yè)的管理以及計算機(jī)操作知識，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率[8]。

四、企業(yè)檔案服務(wù)模式創(chuàng)新的策略

1.創(chuàng)新檔案服務(wù)能力

在企業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)營過程中，檔案信息發(fā)揮著十分重要的作用，因此檔案人員必須要更深層次地挖掘檔案信息存在的價值，明確接下來的服務(wù)方向，創(chuàng)新檔案服務(wù)能力，同樣是企業(yè)發(fā)展過程中的重點(diǎn)工作。企業(yè)檔案人員要及時發(fā)現(xiàn)檔案信息服務(wù)開展過程中存在的問題，不斷探索和嘗試新型服務(wù)模式，在現(xiàn)有服務(wù)功能的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)補(bǔ)充，打破各部門之間的信息壁壘，確保各項信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)高效傳遞。企業(yè)要充分發(fā)揮檔案信息的服務(wù)優(yōu)勢，滿足企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的具體需求，這能夠保證今后的戰(zhàn)略決策和目標(biāo)的制定更加科學(xué)，以此來收獲更加可觀的經(jīng)濟(jì)效益。同時，企業(yè)也要重視檔案遠(yuǎn)程服務(wù)能力的創(chuàng)新，保證檔案人員可以實(shí)現(xiàn)隨時隨地開展工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效化、精細(xì)化管理，而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的主要手段就是融入現(xiàn)代信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案服務(wù)有著明顯的優(yōu)勢，提高工作效率也是必然。例如，利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，推行數(shù)字化管理機(jī)制。包含數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、掃描技術(shù)等。通過紙質(zhì)檔案，將其掃描處理為數(shù)字檔案，并保存在儲存介質(zhì)上，以便于對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更新。在檔案管理模式上，要想完成自動化管理，還需要結(jié)合檔案信息管理中的任務(wù)。例如，引進(jìn)自動化技術(shù)，提高檔案管理的水準(zhǔn)。包含電子標(biāo)簽、COR識別技術(shù)等，通過這些技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對于電子檔案的自動化檢測、篩選、刪除、查找等，極大地提高了檔案管理的自動化處理水準(zhǔn)以及審批效率。同時，全面了解檔案服務(wù)對象的需求，對檔案資源進(jìn)行合理地開發(fā)以及利用，發(fā)揮出應(yīng)有作用，保障檔案管理能夠達(dá)到最終目的。相關(guān)管理部門與檔案管理員都必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，重視對于檔案資源的利用，深刻認(rèn)識到開展此項工作的含義。拋去以往的固性思想，克服困難，制定針對性的管理制度，落實(shí)“以人為本”的服務(wù)理念。開展檔案管理服務(wù)工作，組織專題講座、服務(wù)咨詢等活動，保障檔案管理能夠走出庫房、走入單位、走進(jìn)群眾，使檔案管理能夠得到更加充分的應(yīng)用。

2.深化層次編研

檔案資料的編研是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中的重要組成部分，所以對于此項工作必須要予以足夠的重視。在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營過程中，檔案人員必須要多各類信息的產(chǎn)生進(jìn)行及時的采集與分類處理，這就需要借助檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，從而保證各項檔案信息的完整性與真實(shí)性。企業(yè)發(fā)展過程中的檔案信息原始價值也有著高低之分，所以檔案人員需要合理利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)深挖內(nèi)部潛藏的價值，以此來為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益[9]。檔案信息數(shù)據(jù)的編研要點(diǎn)有以下幾種。一是考慮到企業(yè)檔案信息有著十分多的類型，且數(shù)量也十分龐大，這就需要優(yōu)化劃分檔案的級別，等級最高的數(shù)據(jù)信息要先進(jìn)行處理，將等級較低的放在后面處理；二是在開展相關(guān)工作時可以聘用具有豐富經(jīng)驗(yàn)的專家協(xié)同進(jìn)行，從而保證資料編研的科學(xué)性、合理性可以得到提高；三是要定期編研匯總來自各管理企業(yè)部門和國家行業(yè)協(xié)會的指導(dǎo)性文件，對檔案資料庫進(jìn)行良好的補(bǔ)充與完善。

結(jié)語

總而言之，企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)新能夠有效改善傳統(tǒng)管理模式中存在的不足。但現(xiàn)階段，受多年來管理模式的影響，多數(shù)企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，消耗較高且工作效率遲遲無法提升。因此，企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢，通過加大信息化建設(shè)投入力度、積極創(chuàng)新檔案管理工作理念、創(chuàng)新檔案資源共享檢索、重視對檔案管理人員的培訓(xùn)等方式，切實(shí)提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案服務(wù)的價值，確保企業(yè)能夠穩(wěn)定、健康的發(fā)展。