事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升探究

王 欣

（山東省泰安肥城市潮泉鎮(zhèn)政府，山東 肥城 271614）

結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的具體情況加以分析，一直都有“重管理、輕利用”的問題，并且還存在部分事業(yè)單位檔案管理信息化水平較低，這樣也會對事業(yè)單位的發(fā)展與管理帶來一定的影響與阻礙。因此，現(xiàn)階段事業(yè)單位就需要明確檔案管理的有效措施，能夠致力于服務(wù)效率的全面提升，這樣才能夠創(chuàng)新檔案管理模式，讓檔案管理服務(wù)變得更加的多元化，以此來推動檔案管理工作的持續(xù)實(shí)施。

一、事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)原則及重要意義

基于事業(yè)單位檔案管理，結(jié)合服務(wù)原則，還需要落實(shí)檔案管理的重要意義，這樣才能夠讓事業(yè)單位對檔案管理有一個(gè)透徹的認(rèn)識與了解。

1.服務(wù)原則

事業(yè)單位在優(yōu)化內(nèi)部檔案管理的時(shí)候，不僅需要進(jìn)行檔案管理方式的調(diào)整，同時(shí)也需要將基本的服務(wù)原則加以明確。第一，要求能夠堅(jiān)持服務(wù)原則本身的完整性?；谑聵I(yè)單位大量信息相對復(fù)雜，再加上會牽涉到諸多的內(nèi)容，并且時(shí)間跨度較長，所以，在事業(yè)單位檔案管理的合理創(chuàng)新進(jìn)程中，就要求檔案資源信息本身能夠保證完整的狀態(tài)，沒有任何的缺失與遺漏問題的出現(xiàn)。第二，檔案服務(wù)還需要把握真實(shí)性的原則。真實(shí)性，其主要是指的檔案信息內(nèi)容本身是有效的、真實(shí)的，這才是提升服務(wù)質(zhì)量的有效措施之一。同時(shí)，檔案管理部門還要求能夠深入地挖掘檔案資料的價(jià)值與意義，能夠致力于社會的基本服務(wù)，真正將事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需求與服務(wù)工作相互地結(jié)合起來，確保能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)服務(wù)流程的貫通，這樣就可以推動事業(yè)單位檔案管理。第三，落實(shí)事業(yè)單位檔案管理，以人為本的原則不可缺。在檔案管理進(jìn)程中，在后期的服務(wù)中，都需要堅(jiān)持以人為本，這才是發(fā)展檔案管理的基礎(chǔ)。全面地提升事業(yè)單位檔案服務(wù)質(zhì)量，不僅僅是需要基于檔案信息的實(shí)際需求度加以分析與考慮，同時(shí)還需要實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)機(jī)制的合理優(yōu)化，然后與使用者的基本操作習(xí)慣相互結(jié)合起來，以此來實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)內(nèi)容的改善，這樣就能夠讓服務(wù)覆蓋整個(gè)檔案管理，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。

2.重要意義

事業(yè)單位作為服務(wù)型的社會單位組織，檔案管理就成為不可或缺的重要內(nèi)容，其不僅直接關(guān)聯(lián)到完善事業(yè)單位管理體系，同時(shí)也會對事業(yè)單位管理與服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生一定的影響。事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容相對完善，其不僅包含了歷史發(fā)展進(jìn)程之中出現(xiàn)的各種資料內(nèi)容，同時(shí)也囊括了相關(guān)的理論與文獻(xiàn)，這一部分資料就是制定決策的主要依據(jù)。伴隨著檔案管理部門的可持續(xù)發(fā)展，將目前的知識成果融入事業(yè)單位檔案管理之中，就可以保障其合理性與完善性，能夠讓其價(jià)值更高。通過對于檔案管理模式的合理優(yōu)化，還可以滿足檔案資料的深入研究與分析，能夠?qū)崿F(xiàn)各種發(fā)展促進(jìn)資料的收集與整理，進(jìn)而形成全新的方向，服務(wù)事業(yè)單位的改革與創(chuàng)新。結(jié)合事業(yè)單位現(xiàn)有的具體情況分析，檔案管理的重要性主要是表現(xiàn)在檔案資料和單位之間的相互關(guān)系上，同時(shí)也表現(xiàn)在其本身就是重要的檔案組成，所以就要求能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理體系的完善，能夠與檔案管理事業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求相互的匹配起來，從而保障事業(yè)單位檔案的完整性，并且還可以通過安全防護(hù)措施的有效制定，最終保障事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)效率提升中存在的問題

就目前事業(yè)單位的檔案管理實(shí)際情況分析來看，事業(yè)單位還存在檔案管理認(rèn)識度偏低、檔案管理模式缺乏創(chuàng)新、檔案管理信息化水平較低、檔案管理人員配置不當(dāng)方面的問題，這就要求能夠結(jié)合問題的實(shí)際加以分析。只有正確地看待事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)效率提升之中可能存在的各種問題，才是當(dāng)前至關(guān)重要的。

1.檔案管理認(rèn)識度偏低

伴隨著檔案法規(guī)與檔案法有效實(shí)施辦法的推廣與深化，各級部門領(lǐng)導(dǎo)雖然對于檔案管理工作的重視度也在逐漸的提升，但是就一些事業(yè)單位而言，因?yàn)檫€存在根深蒂固的老思想，從而對于檔案管理的真正認(rèn)識不夠全面，沒有從思想上提升認(rèn)識，在工作中存在較大的隨意性，進(jìn)而忽視檔案管理工作的有序開展，使得檔案資料欠缺合理的收集程序，影響收集的全面性，出現(xiàn)原始檔案丟失的問題。部分事業(yè)單位雖然也成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，但是沒有從制度方面加以約束，實(shí)施合理的獎懲，這樣很難提升檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)而導(dǎo)致部分檔案管理人員還存在等、靠、要等落后的思想[2]。

2.檔案管理模式缺乏創(chuàng)新

在新時(shí)代下，事業(yè)單位就需要創(chuàng)新檔案管理，但是依舊會有部分事業(yè)單位管理模式過于的傳統(tǒng)，這樣會影響檔案管理的落實(shí)，進(jìn)而影響檔案管理的效率，從而無法讓檔案管理匹配到時(shí)代的發(fā)展。第一，事業(yè)單位的檔案管理方法無法做到與時(shí)俱進(jìn)，并且大部分檔案管理人員依舊習(xí)慣利用這一些方式，不愿意隨便改動。再加上檔案管理的重視度不足，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理依舊處于弱勢狀態(tài)下，使得軟硬件的配置、資金的投入方面都難以滿足要求，最終無法真正地應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理方法，使得檔案管理環(huán)境有待進(jìn)一步的改善。在檔案管理進(jìn)程中，部分檔案管理依舊是選擇手動式，主要是選擇卡片的方式開展檔案資料的檢索，這樣會對檔案的查詢與使用效率產(chǎn)生影響。第二，檔案管理欠缺創(chuàng)新。在事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展之中，檔案管理需要針對諸多的檔案資料信息進(jìn)行對應(yīng)的處理，同時(shí)也要求落實(shí)檔案服務(wù)的優(yōu)化，這樣才有利于檔案信息價(jià)值的挖掘，從而為后續(xù)的決策提供參考依據(jù)。但是因?yàn)闄n案管理方面的創(chuàng)新意識不足，這樣就難以真正地應(yīng)用先進(jìn)設(shè)備，最終影響檔案管理水平，無法具備現(xiàn)代化的檔案管理特征。

3.檔案管理信息化水平較低

在信息化的時(shí)代下，社會各個(gè)領(lǐng)域的信息化都得到積極的發(fā)展。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作會面臨極大的影響，導(dǎo)致信息化轉(zhuǎn)型無法實(shí)現(xiàn)。但是，現(xiàn)階段部分事業(yè)單位檔案管理信息化水平相對滯后，管理模式過于單一。雖然這一部分單位也在積極地引入大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，對于檔案管理信息化發(fā)展能夠起到推動作用，但是因?yàn)闄n案管理領(lǐng)域之中的信息化發(fā)展時(shí)間相對較短，再加上欠缺經(jīng)驗(yàn)，就需要從很多環(huán)節(jié)加以完善。一些檔案管理人員沒有意識到信息化發(fā)展轉(zhuǎn)型的意義與作用，再加上信息化專業(yè)技術(shù)水平的缺失，使得檔案管理方式過于落后，最終無法彰顯出最大的價(jià)值[3]。

4.檔案管理人員配置不當(dāng)

針對事業(yè)單位而言，如何落實(shí)人員的配置，對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。對于事業(yè)單位而言，落實(shí)檔案管理還需要檔案管理人員的支持，但是因?yàn)檎w的重視度有所欠缺，導(dǎo)致檔案管理人員的配置還無法滿足日益復(fù)雜化、信息化檔案管理的需求。所以，在后續(xù)的事業(yè)單位檔案管理中，就需要落實(shí)具有先進(jìn)技術(shù)的檔案管理人員的配置。

三、事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略

對于事業(yè)單位而言，落實(shí)檔案管理，提升服務(wù)效率，就要求能夠提高檔案管理工作認(rèn)知水平、構(gòu)建完善的檔案管理與服務(wù)體系、強(qiáng)化檔案管理信息化服務(wù)水平、優(yōu)化檔案管理人員的配置，基于這一系列的措施，最終為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)條件。

1.提高檔案管理工作認(rèn)知水平

事業(yè)單位檔案管理工作作為系統(tǒng)化的一項(xiàng)工作，其牽涉諸多領(lǐng)域，還需要各個(gè)部門與檔案管理人員之間相互的配合，這樣才有利于檔案管理工作的高效實(shí)施。為了需要轉(zhuǎn)變基本認(rèn)知，能夠合理地強(qiáng)化引導(dǎo)，就要求在事業(yè)單位的重要議事日程之中納入檔案管理工作，并且通過完善的規(guī)章制度的建立健全，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與高效化。另外，還需要搭配相應(yīng)的考核制度，能夠定期地做好檔案管理的考核，能夠?qū)嵤┯行У莫剳?，只有如此，才能夠提高對于事業(yè)單位檔案管理的重視度，最終提升工作積極性，將檔案應(yīng)有的作用完全發(fā)揮出來[4]。所以，在事業(yè)單位的日常工作之中，就應(yīng)該找準(zhǔn)檔案管理工作認(rèn)知水平提升的有效方式、方法。無論是領(lǐng)導(dǎo)層，還是基層員工，都需要對于檔案管理保持一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的認(rèn)識與看法，最終讓檔案管理能夠更好地服務(wù)事業(yè)單位的發(fā)展需求。

2.構(gòu)建完善的檔案管理與服務(wù)體系

在事業(yè)單位檔案管理中，檔案服務(wù)作為重要內(nèi)容，其作為系統(tǒng)化、專業(yè)化的工作，就包含了查詢與檢索檔案信息，也包含了使用與推薦檔案等一系列的功能。雖然其能夠提升檔案的實(shí)際服務(wù)質(zhì)量，但是也會對應(yīng)地增加工作難度。為了改善這一問題，能夠?qū)崿F(xiàn)管理與服務(wù)質(zhì)量的全面提升，就要求構(gòu)建完善的檔案管理服務(wù)體系，這樣就可以確保各項(xiàng)管理服務(wù)工作的有序開展，同時(shí)也有利于提升檔案服務(wù)的綜合性?？己说浆F(xiàn)有的服務(wù)工作與檔案管理實(shí)際要求無法匹配，就需要通過獎懲制度與監(jiān)督管理手段的合理應(yīng)用，最終基于行為規(guī)范制度，實(shí)現(xiàn)管理行為的有效約束，這樣就可以滿足檔案管理人員道德素養(yǎng)的提升。另外，直接搭配上服務(wù)功能的完善，就能夠培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新服務(wù)意識，能夠讓檔案管理人員盡可能提出更多的建議。針對其中能夠采用的、優(yōu)秀的建議，可以滿足檔案管理以及對應(yīng)服務(wù)模式的合理創(chuàng)新，將制度之中可能存在的不足之處加以解決，最終將服務(wù)的人性化特性表現(xiàn)出來。這樣就可以通過檔案管理體系的完善，提升檔案服務(wù)工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)內(nèi)容的優(yōu)化，最終保障檔案服務(wù)體系的有效性與科學(xué)性。

3.強(qiáng)化檔案管理信息化服務(wù)水平

在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為了能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)效率的優(yōu)化，就要求進(jìn)一步落實(shí)檔案的信息化管理建設(shè)，直接將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理中去，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息的挖掘。積極地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的服務(wù)模式，通過信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，就可以實(shí)現(xiàn)對于檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的傳遞、查找以及復(fù)印等處理，進(jìn)而確保需要的部門能夠在第一時(shí)間獲取信息的支持。另外，基于大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的使用，引入分析與整合技術(shù)，就能夠分析歷史的發(fā)展數(shù)據(jù)，最終實(shí)現(xiàn)潛在檔案價(jià)值的有效挖掘，這樣就可以奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，服務(wù)單位的發(fā)展，協(xié)助各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)管理的創(chuàng)新。能夠真正全面地提升事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平，能夠優(yōu)化檔案管理服務(wù)，這樣才可以讓服務(wù)更加具有高效性與針對性[5]。同時(shí)，信息化的管理服務(wù)，可以讓事業(yè)單位的檔案管理能夠擁有一個(gè)前進(jìn)的方向。

4.優(yōu)化檔案管理人員的配置

為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案服務(wù)質(zhì)量的全面提升，還需要高素質(zhì)檔案管理人員的支持。新時(shí)期下優(yōu)化檔案管理，就需要充分地重視檔案管理人員的實(shí)際配置，能夠?qū)⒅饕墓ぷ鲾[放在人才的培養(yǎng)上，從而設(shè)置一些具有較高素質(zhì)的檔案管理人員，能夠落實(shí)其對應(yīng)的管理與培訓(xùn)，以此來實(shí)現(xiàn)綜合素質(zhì)的提升。在檔案管理人員配置中，需要進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)以及道德修養(yǎng)的考核，以此來保障檔案管理人員始終可以堅(jiān)持負(fù)責(zé)、認(rèn)真，能夠?qū)W習(xí)檔案管理方面的先進(jìn)知識點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理能力的提高。在檔案培訓(xùn)服務(wù)工作的具體開展進(jìn)程之中，要求針對檔案管理人員實(shí)現(xiàn)對于職業(yè)生涯的全覆蓋處理，這樣才能夠匹配到變化的實(shí)際管理需求，能夠保持先進(jìn)的檔案管理認(rèn)知。同時(shí)，也需要明確檔案管理人員信息化服務(wù)素質(zhì)的提升，一方面是通過外部人才的引入，從而為檔案管理部門引入新鮮血液，從而帶來全新的活力；另一方面是要加強(qiáng)綜合培訓(xùn)，能夠提高檔案管理人員的實(shí)際綜合能力。如結(jié)合信息化的基本發(fā)展需求，事業(yè)單位還需要落實(shí)定期的培訓(xùn)工作，能夠落實(shí)信息化服務(wù)知識的全面?zhèn)魇谂c更新。并且在日常的檔案管理活動之中，作為檔案管理人員，也要求能夠在實(shí)際的服務(wù)過程之中可以針對遇到的問題，統(tǒng)一地進(jìn)行分析與處理，最終實(shí)現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容的合理優(yōu)化，以此來滿足服務(wù)質(zhì)量的全面提升[6]。

結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位檔案管理作為各項(xiàng)管理工作的主要決策依據(jù)。作為事業(yè)單位的檔案管理工作，其本身還存在一些不足之處，通過上述不足之處的合理改善之后，就可以落實(shí)事業(yè)單位的檔案管理工作，也能夠隨之提高事業(yè)單位檔案的服務(wù)效率，最終推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。