淺談物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用

張 鈺

（白銀有色集團股份有限公司，甘肅 白銀 730900）

引言

信息技術(shù)的發(fā)展極其快速，在不到兩百年的時間里就從建立電磁理論發(fā)展到了提出“智慧地球”概念，信息化已經(jīng)充斥了人們生活的方方面面?！盁o紙化辦公”的快速推行使得舊有的檔案工作方式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的辦公模式，人們對于檔案中信息資源的渴求也使得舊有的檔案服務(wù)模式難以滿足所需。企業(yè)對于工作“簡潔增效”的要求、科技發(fā)展導(dǎo)致的大量電子版檔案的產(chǎn)生及人們對于檔案信息資源的需求促使檔案工作進(jìn)入信息化時代，數(shù)字化檔案館（室）的建設(shè)已是勢在必行。

一、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)必要性

在前些年，國家是以經(jīng)濟建設(shè)為中心，在這樣的形勢下，二線工作的人手不足、身兼多職等現(xiàn)象并不罕見。檔案部門的日常事務(wù)性工作瑣碎繁雜，難見效益，往往會被歸類到二線部門。人員缺少尤其是高素質(zhì)的專業(yè)人才的缺失對檔案工作來說影響巨大，檔案缺乏開發(fā)利用，其價值難以體現(xiàn)。也因此，檔案中潛藏的信息資源往往不能很好地提取從而創(chuàng)造新的價值，檔案工作不受重視只能說是必然之果。但在近些年，檔案工作對于生活，對于工作，對于社會乃至于對于人類的重要性凸顯得越來越明顯。檔案工作愈來愈受人重視，檔案服務(wù)的受眾愈來愈廣。僅憑有限的檔案工作人員已經(jīng)難以兼顧檔案的歸檔整理、開發(fā)利用及社會服務(wù)等各項工作。唯有使用數(shù)字化手段簡便各項流程方能解決此項問題，檔案信息化管理已經(jīng)成了必然。

二、使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）

1.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)簡介

物聯(lián)網(wǎng)指的是將無處不在的末端設(shè)備和設(shè)施，包括具備“內(nèi)在智能”的傳感器、移動終端、工業(yè)系統(tǒng)、數(shù)控系統(tǒng)、家庭智能設(shè)施、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等和“外在使能”的，如貼上RFID的各種資產(chǎn)、攜帶無線終端的個人與車輛等“智能化物件或動物”或“智能塵?！?，通過各種無線或有線的長距離或短距離通信網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)互聯(lián)互通（M2M）、應(yīng)用大集成以及基于云計算的SaaS營運等模式，在內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，采用適當(dāng)?shù)男畔踩Ｕ蠙C制，提供安全可控乃至個性化的實時在線監(jiān)測、定位追溯、報警聯(lián)動、調(diào)度指揮、預(yù)案管理、遠(yuǎn)程控制、安全防范、遠(yuǎn)程維保、在線升級、統(tǒng)計報表、決策支持、領(lǐng)導(dǎo)桌面（集中展示的Cockpit Dashboard）等管理和服務(wù)功能，實現(xiàn)對“萬物”的“高效、節(jié)能、安全、環(huán)?！钡摹肮堋⒖?、營”一體化[1]。

2.使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）的原因

使用計算機進(jìn)行檔案管理只能稱之為檔案信息化，而不能稱之為建立了數(shù)字化檔案館（室）。數(shù)字化檔案館（室）是一個集檔案管理、檔案庫房管理、通過數(shù)字化手段進(jìn)行檔案開發(fā)利用為一體的綜合型概念。現(xiàn)在不少企業(yè)已經(jīng)使用計算機搭建檔案管理軟件來進(jìn)行檔案管理工作。但檔案工作中的檔案庫房管理不少仍舊是采用定時檢查的老辦法，檔案管理軟件中針對庫房的部分往往比較簡略，并沒有實現(xiàn)真正意義上的智能管理。檔案的開發(fā)利用更是常常僅限于編寫組織沿革及大事記和提供日常借查閱工作。編研耗時、耗力，多數(shù)的檔案館往往難以在短時間內(nèi)做出編研成果。

唯有使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方可以做到對檔案進(jìn)行信息化管理的同時對檔案存放環(huán)境實行智能化管理確保檔案安全，并為檔案開發(fā)利用方式提供更多可能。

3.使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)

3.1 使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的原因。檔案管理系統(tǒng)其實就是將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為與電子文件一樣的電子數(shù)據(jù)后進(jìn)行共同的存儲管理。對于檔案管理系統(tǒng)而言，最重要的屬性無疑是簡便易用、安全可靠。簡便易用可以只依靠軟件，但安全可靠就必須依靠軟件和硬件共同實現(xiàn)了。

3.2 使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建檔案管理系統(tǒng)的可行性及如何搭建或選購檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)主要需要的是數(shù)據(jù)庫及管理數(shù)據(jù)庫的頁面。但為了便于進(jìn)行大量數(shù)據(jù)的錄入，編程必不可少，因此對于開發(fā)人員的技術(shù)水平有一定要求。對于小型企業(yè)來說，在產(chǎn)生的文件不多，但希望使用數(shù)字化手段將其歸檔管理時，可以使用市面上通用的數(shù)據(jù)庫mysql、SQL Server或ACCESS等搭建自身的檔案管理系統(tǒng)，可以省略頁面及其他附加功能的制作。記熟數(shù)據(jù)錄入及查詢的幾個簡單的sql語句就可以實現(xiàn)用數(shù)字化手段管理檔案。但大中型企業(yè)面臨著過于龐大的數(shù)據(jù)，就必須要使用制作完整的檔案管理系統(tǒng)才可以便捷工作，否則反而會產(chǎn)生許多的麻煩。現(xiàn)在市面上已經(jīng)有一些商家制作了功能完備的檔案管理系統(tǒng)，可以直接選購。在企業(yè)中有相關(guān)技術(shù)人員時也可以自行開發(fā)。

無論是自行開發(fā)還是進(jìn)行選購，檔案管理系統(tǒng)都應(yīng)注意以下幾點。

第一，能夠做到安全可靠，如錄入檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須存放在本公司能夠確保安全的服務(wù)器或計算機中。

第二，具備可擴容功能。

第三，具備與“無紙化辦公系統(tǒng)”進(jìn)行對接的接口。

第四，具備關(guān)鍵字查詢和能夠進(jìn)行重點檢索的高級查詢兩種查詢方式，并具備日常查詢所需的同義詞庫，簡單說來就是需要查詢辦公用品采購情況時，在檢索框中輸入“辦公用品”，結(jié)果應(yīng)該能出現(xiàn)計算機、電腦、辦公耗材等多個關(guān)鍵詞的查詢結(jié)果總和。

第五，有多個角色可對訪問檔案管理系統(tǒng)的人員進(jìn)行權(quán)限分級。

第六，可自動提交對已超保管期限的檔案進(jìn)行移庫或銷毀的請求。

第七，具備多單位、多全宗的不同門類的檔號自動生成功能。

第八，具備組件（卷）、拆件（卷）功能。

第九，具備根據(jù)字段自動生成報表、統(tǒng)計結(jié)果的功能。

4.使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)檔案庫房管理系統(tǒng)

4.1 使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)檔案庫房管理系統(tǒng)的原因。檔案的庫房管理的實質(zhì)就是對于檔案保管環(huán)境的維護。只要是具備實體性質(zhì)的檔案均存在其最佳保管條件。我們可以通過使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案保管環(huán)境的監(jiān)控與維護。這一點也只有物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方能做到。

4.2 使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建檔案庫房管理系統(tǒng)的可行性及如何搭建檔案庫房管理系統(tǒng)。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展讓檔案的保護有了新的方式?？墒菣n案庫房往往占地較廣，檔案中的一些短期文件即便是繼續(xù)沿用現(xiàn)有的檔案保管方式也不會因時間更替損毀檔案對其開發(fā)利用造成影響。鑒于檔案庫房管理所需的智能設(shè)備目前價格較為高昂，個人認(rèn)為可以對保存短期檔案的庫房暫緩建設(shè)。但對于一些難以復(fù)制的重要珍貴檔案而言，對其保管環(huán)境的方方面面嚴(yán)格要求就很有必要性。

對于一個完整的智能化檔案庫房來說，至少應(yīng)該具備視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、入侵報警系統(tǒng)、智能檔案柜（架）系統(tǒng)、防火報警系統(tǒng)、防水報警系統(tǒng)、智能借查閱系統(tǒng)、智能化集成系統(tǒng)這八個系統(tǒng)。除智能化集成系統(tǒng)外的每個系統(tǒng)均應(yīng)包括系統(tǒng)所需的各類軟硬件設(shè)施設(shè)備。

4.2.1 智能化集成系統(tǒng)。智能化集成系統(tǒng)的主要用途在于對各子系統(tǒng)進(jìn)行集中的管理、控制、監(jiān)測。簡而言之，就是管理系統(tǒng)的系統(tǒng)。它應(yīng)該具有以下功能。

第一，能夠控制各子系統(tǒng)進(jìn)行多子系統(tǒng)聯(lián)動。

第二，有預(yù)加載的通用應(yīng)急預(yù)案（提供修改功能），有相應(yīng)子系統(tǒng)后自動監(jiān)測啟動。

第三，能夠加載自主的應(yīng)急預(yù)案，自動檢測應(yīng)急預(yù)案開始條件，并做出相應(yīng)反應(yīng)。

第四，有相應(yīng)接口，能夠在安全的情況下進(jìn)行信息資源導(dǎo)出。

第五，具有良好的安全機制。

第六，有詳細(xì)的統(tǒng)計、報表功能。

第七，能夠加載定制模塊。

4.2.2 視頻監(jiān)控系統(tǒng)。視頻監(jiān)控系統(tǒng)的主要用途在于對館（室）內(nèi)部及周圍的人員活動情況進(jìn)行實時監(jiān)測。它應(yīng)該具有以下特點。

第一，視頻監(jiān)控?zé)o死角。

第二，能夠分屏實時顯示監(jiān)控情況并能對歷史錄像進(jìn)行調(diào)閱。

“舅翁”一詞最早出現(xiàn)于宋代，自此在文獻(xiàn)中層出迭見，但詞語工具書未見收錄，如清人《稱謂錄》、當(dāng)下《漢語大詞典》和《漢語稱謂大詞典》等皆不載此詞。我們認(rèn)真梳理古代文獻(xiàn)，從相關(guān)資料中搜集些許確證，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)“舅翁”從古至今主要有四種意思:一是舅爺爺或外祖父;二是舅舅;三是內(nèi)兄(弟)，即妻子的兄弟;四是女性的公公。惟獨沒有“岳父”這一義項。

第三，在規(guī)劃時須根據(jù)建筑結(jié)構(gòu)進(jìn)行整體規(guī)劃布置。

4.2.3 門禁系統(tǒng)。在已經(jīng)具有視頻監(jiān)控系統(tǒng)的情況下，門禁系統(tǒng)的主要用途僅在于確定進(jìn)入檔案庫房的人有相應(yīng)權(quán)限，且重要檔案或具有重大經(jīng)濟價值的檔案不被私帶出庫，以確保檔案的安全。它應(yīng)該具有以下功能。

第一，進(jìn)出時須刷臉驗證身份，未通過驗證或通過驗證者不足兩人（人數(shù)可設(shè)置）時庫房大門無法打開。

第二，能檢測到檔案離庫且能及時發(fā)出警報。

第三，能夠加載定制功能。

4.2.4 入侵報警系統(tǒng)。入侵報警系統(tǒng)的主要用途在于監(jiān)控檔案館（室）非法入侵情況。它應(yīng)該具有以下特點。

第一，布控于相應(yīng)地點后可以實時監(jiān)測到非法入侵。

第二，當(dāng)發(fā)現(xiàn)非法入侵后，可向智能化集成系統(tǒng)及相應(yīng)工作人員發(fā)出警報。

第四，能夠加載定制功能。

4.2.5 智能檔案柜（架）系統(tǒng)。智能檔案柜（架）系統(tǒng)的主要用途在于維護檔案保管所需的環(huán)境條件。它應(yīng)該具有以下功能。

第一，實時監(jiān)控檔案柜（架）溫濕度情況，并進(jìn)行智能調(diào)控，如濕度不夠時可自動加濕，溫度過低可進(jìn)行升溫等。

第二，定時進(jìn)行通風(fēng)換氣，并依據(jù)天氣進(jìn)行智能調(diào)控，如檢測到大風(fēng)、大雨等天氣時及時閉窗，并于天氣好轉(zhuǎn)后繼續(xù)完成計劃時長等。

第三，定時進(jìn)行清掃除塵、空氣凈化工作，并依據(jù)空氣情況進(jìn)行智能調(diào)控，如當(dāng)空氣中灰塵過多時加長清掃時長等。

第四，能夠加載其他有關(guān)檔案保管環(huán)境維護的定制功能模塊，如預(yù)防長時間光照等。

第五，所有傳感器能做到功能自檢，并在檢出問題后自動上報系統(tǒng)管理員。

第六，對于上述所有功能模塊都能夠生成詳細(xì)的相應(yīng)報表，并可導(dǎo)出歷史記錄。

第七，當(dāng)接到智能化集成系統(tǒng)有險情發(fā)生的通知時，可第一時間關(guān)閉柜門，向遠(yuǎn)離險情的方向盡可能移動柜架。

4.2.6 防火報警系統(tǒng)。防火報警系統(tǒng)的主要用途在于監(jiān)測檔案館（室）內(nèi)的火警情況，并在發(fā)生警情時，發(fā)出警報，保護檔案。它應(yīng)該具有以下功能。

第一，能夠?qū)崟r監(jiān)控火警情況，在警情發(fā)生時能迅速確定具體地點及火警情況，并實時上報。

第二，能夠在檢測到有火警發(fā)生的第一時間向值班人員發(fā)出警示，并上報智能化集成系統(tǒng)以便及時根據(jù)應(yīng)急預(yù)案發(fā)起多系統(tǒng)聯(lián)控。

第三，能夠加載其他定制功能。

4.2.7 防水報警系統(tǒng)。防火報警系統(tǒng)的主要用途在于監(jiān)測檔案館（室）內(nèi)情況，并在檔案有水淹風(fēng)險時，發(fā)出警報，保護檔案。它應(yīng)該具有以下功能。

第一，能夠?qū)崟r監(jiān)控檔案庫內(nèi)情況，在檢測到跑水發(fā)生時能迅速確定具體地點及情況，并實時上報。

第二，能夠在檢測到檔案有水淹風(fēng)險的第一時間向值班人員發(fā)出警示并上報智能化集成系統(tǒng)，以便及時根據(jù)應(yīng)急預(yù)案發(fā)起多系統(tǒng)聯(lián)控。

第三，能夠加載其他定制功能。

4.2.8 智能借查閱系統(tǒng)。智能借查閱系統(tǒng)的主要用途在于當(dāng)收到系統(tǒng)管理員發(fā)來的調(diào)閱、歸還請求時，可自動進(jìn)行檔案的取、放工作。它應(yīng)該具有以下功能。

第一，可遠(yuǎn)程接收管理員的調(diào)閱檔案要求。

第二，可進(jìn)行檔案的取放工作，且不傷害到其余檔案。

第三，可將檔案按要求傳遞至于指定地點。

第四，能夠加載其他定制功能。

5.使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建檔案開發(fā)利用系統(tǒng)

5.1 使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建檔案開發(fā)利用系統(tǒng)的原因。信息化時代，線上線下的交互變得尤為重要。面對已經(jīng)到來的AR、VR應(yīng)用和即將來臨的5G時代，物聯(lián)網(wǎng)相比傳統(tǒng)的互聯(lián)網(wǎng)無疑更具有優(yōu)勢。檔案價值的體現(xiàn)就在于檔案中信息資源的開發(fā)利用。所以檔案的開發(fā)利用必須要解放思想，跟上時代，借用高科技手段，方能在確保安全的情況下更好地進(jìn)行檔案開發(fā)利用。

5.2 使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建檔案開發(fā)利用系統(tǒng)的可行性及如何搭建檔案開發(fā)利用系統(tǒng)。檔案的開發(fā)利用需要在原有開發(fā)利用方式的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新更多的方式方法，所以初步的檔案開發(fā)利用系統(tǒng)起碼應(yīng)具備下列功能。

第一，足夠堅固的安全保密體系。

第二，線上借查閱功能（必先進(jìn)行權(quán)限確認(rèn)）。

第三，自動編研，即輸入年代、關(guān)鍵詞等要素，可自動整合相關(guān)案卷并提取要素。

第四，可根據(jù)所存檔案類型及瀏覽次數(shù)高的檔案進(jìn)行編研主題推薦。

第五，瀏覽記錄可調(diào)閱，異常瀏覽記錄可提供警示。

第六，可統(tǒng)計總體檔案利用率，分類檔案利用率等數(shù)據(jù)。

6.將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建檔案管理系統(tǒng)、檔案庫房管理系統(tǒng)、檔案開發(fā)利用系統(tǒng)整合為檔案綜合性管理系統(tǒng)的必要性

檔案管理系統(tǒng)、檔案庫房管理系統(tǒng)、檔案開發(fā)利用系統(tǒng)是數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)的基石。它們彼此獨立又相互依存。就像圓鼎缺少任何一個腳都無法立穩(wěn)，只有將之整合為檔案綜合性管理系統(tǒng)才可以真正地使檔案工作做到全面的信息化、數(shù)字化，才可以將檔案館（室）變?yōu)閿?shù)字化檔案館（室）。只有通過整合，我們才能切實實現(xiàn)多系統(tǒng)聯(lián)動聯(lián)控，才能更好地管理保護并利用檔案，才能讓辦公變得更簡潔高效，才能真正地發(fā)揮檔案的價值。