云南省職業(yè)院校人事檔案管理改革的措施探討
——以云南能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

□吳麗娟 杜運(yùn)夯 景 童

在全國干部人事檔案專項審核的背景之下，云南省職業(yè)院校也積極推進(jìn)干部人事檔案專項審核工作。通過干部人事檔案專項審核工作，進(jìn)一步完善了人事檔案管理工作，取得了一定的成績，但也存在一些問題，制約人事檔案管理工作的發(fā)展，導(dǎo)致人事檔案服務(wù)社會、學(xué)校和個人的作用與價值難以充分發(fā)揮。本文主要從云南省職業(yè)院校人事檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，根據(jù)存在的問題分析原因，最后提出解決問題的措施，以推進(jìn)云南省職業(yè)院校人事檔案管理改革，促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展，從而發(fā)揮好人事檔案服務(wù)社會、學(xué)校和個人的作用與價值。

一、干部人事檔案專項審核的背景

2014 年10 月中央組織部在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作，制訂了人事檔案專項審核實施方案，明確9 個工作步驟，確保專項審核工作質(zhì)量。會同中央紀(jì)委機(jī)關(guān)、教育部、公安部、人力資源和社會保障部等7 家單位，就涉及干部出生日期、學(xué)歷學(xué)位等政策問題深入研究，印發(fā)《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》，編印《干部人事檔案工作文件選編》，為專項審核工作提供了依據(jù)和遵循。并全面推行干部人事檔案任前審核制度，堅持“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進(jìn)必審”，使檔案審核深度嵌入干部工作鏈條，切實防止干部因檔案問題“帶病提拔”“帶病上崗”。

各級組織人事部門按照“嚴(yán)、細(xì)、準(zhǔn)”的要求，對每卷檔案都進(jìn)行初審和復(fù)審，對發(fā)現(xiàn)的問題，一個一個地核實、一項一項地糾正；針對干部重要信息記載不準(zhǔn)確不一致的問題，組建調(diào)查組，通過調(diào)取原始戶籍材料、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、物證鑒定等方式查核相關(guān)信息；針對檔案材料不齊全不完整的問題，補(bǔ)充完善缺失的材料。在中央組織部的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)之下，云南省也逐步推進(jìn)干部人事檔案專項審核工作。云南省職業(yè)院校根據(jù)中央組織部和省委組織部的相關(guān)要求，認(rèn)真貫徹落實，嚴(yán)格開展干部人事檔案專項審核工作。

二、云南省職業(yè)院校人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）云南省職業(yè)院校人事檔案管理取得的成績

1.明確了人事檔案管理機(jī)構(gòu)。人事檔案管理機(jī)構(gòu)是管理人事檔案最基本的單位，是人事檔案工作的基本保障。2019 年中共云南省委高校工委下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)新歸口管理高校干部人事檔案工作規(guī)范化建設(shè)的通知》文件，要求要統(tǒng)一規(guī)范管理體制，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，各高校干部人事檔案由組織部或人事處集中統(tǒng)一管理，確保干部人事檔案材料形成、日常管理和使用相對集中。根據(jù)相關(guān)規(guī)定及要求，學(xué)校進(jìn)一步明確了人事檔案管理機(jī)構(gòu)，理順了管理關(guān)系，為人事檔案工作提供了組織保障。

2.配備了專職人事檔案管理員。中共云南省委高校工委下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)新歸口管理高校干部人事檔案工作規(guī)范化建設(shè)的通知》文件要求要配齊配強(qiáng)人事檔案工作人員。按照《干部人事檔案工作條例》和省委組織部的有關(guān)要求，各高校要配備至少1 名專職干部，檔案2000 卷以上的，配備至少2 名專職干部。根據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求，學(xué)校專門設(shè)置了人事檔案管理崗位，招聘了一名在職在編的研究生中共黨員從事干部人事檔案工作，為干部人事檔案工作提供了人才保障，確保了干部人事檔案工作的有序開展。

3.進(jìn)一步規(guī)范了人事檔案管理秩序。為加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，制定并下發(fā)了《人事檔案管理辦法》，完善了人事檔案管理制度。在《干部人事檔案工作條例》和《人事檔案管理辦法》的指導(dǎo)和規(guī)范之下，進(jìn)一步規(guī)范了人事檔案管理秩序。原先人事檔案在管理過程中，人事檔案的整理體系混亂，沒有嚴(yán)格按照人事檔案的分類體系來進(jìn)行整理。并且，在保管人事檔案的過程中，存放方式也缺乏科學(xué)性，導(dǎo)致查找困難。通過進(jìn)一步規(guī)范，嚴(yán)格按照人事檔案的分類體系對人事檔案進(jìn)行整理，保證人事檔案內(nèi)容的科學(xué)有序。同時，根據(jù)人事檔案的姓氏拼音字母的順序?qū)θ耸聶n案進(jìn)行排列編號，保證人事檔案保管的有序化。

4.逐步推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。按照中組部、省委組織部的部署安排，各高校黨委要認(rèn)真貫徹實施《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，大力推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)。學(xué)校組織專門力量，重點(diǎn)開展人事檔案的數(shù)字化工作，人事檔案信息化程度較高。

（二）云南省職業(yè)院校人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案質(zhì)量有待提高。一是人事檔案材料不齊全不完整。人事檔案的齊全完整性是保障人事檔案質(zhì)量最基本的要求。在對人事檔案進(jìn)行審核的過程中，發(fā)現(xiàn)存在人事檔案材料不齊全不完整的問題，人事檔案中缺少了部分材料，特別是一些涉及“三齡兩歷一身份”的重要材料。二是人事檔案中“三齡兩歷”信息不準(zhǔn)確?！叭g兩歷”信息是人事檔案中的關(guān)鍵信息，必須真實準(zhǔn)確。在對人事檔案進(jìn)行審核的過程中，發(fā)現(xiàn)在人事檔案材料中存在很多材料填寫的“三齡兩歷”信息不準(zhǔn)確。三是人事檔案材料形成的規(guī)范性不夠。在審核人事檔案的過程中，發(fā)現(xiàn)一些情況說明和證明沒有規(guī)范的格式和內(nèi)容安排、一些以文件形式存在的材料沒有規(guī)范的文體和結(jié)構(gòu)程式、人事檔案材料紙張大小不一、部分材料中出現(xiàn)勾畫涂抹的痕跡、使用不耐久的書寫材料書寫人事檔案內(nèi)容、人事檔案中的復(fù)印件沒有注明復(fù)制時間等。

2.人事檔案管理制度貫徹落實不到位。學(xué)校在制定《人事檔案管理辦法》之前，人事檔案管理工作缺乏規(guī)范的制度，人事檔案管理工作的開展主要依據(jù)《干部人事檔案工作條例》來執(zhí)行，但是在執(zhí)行的過程中由于缺乏針對性，與學(xué)校實際聯(lián)系不緊密，人事檔案管理人員和其他人員對《條例》的理解不夠、認(rèn)識不足，所以貫徹落實的力度不強(qiáng)。管理制度制定之后，極大地規(guī)范了人事檔案的管理工作。但是，由于其他人員對管理的制度的學(xué)習(xí)不夠、認(rèn)識不足，加之之前長期的習(xí)慣，特別是人事檔案材料形成部門沒有主動收集移交歸檔人事檔案材料的意識、個人對人事檔案的不了解和利用人事檔案的隨意性等，不僅阻礙著人事檔案管理制度的貫徹落實，還給人事檔案的管理工作帶來了較大困難。

3.人事檔案管理隊伍薄弱。目前，學(xué)校雖配備了一名負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的專職人員，但是，由于師資緊缺，人事檔案管理員不僅要負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，還承擔(dān)著所在部門的其他工作和一定的教學(xué)工作，工作壓力很大。人事檔案管理工作是一項經(jīng)常性、長期性的工作，而人事檔案工作人員的工作精力有限，要同時兼顧人事檔案管理工作和其他工作，這給人事檔案管理工作的發(fā)展帶來了較大困難。同時，人事檔案管理工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要專業(yè)的人才，而人事檔案工作人員并非檔案專業(yè)人員，不管是對人事檔案的認(rèn)識，還是對人事檔案管理的業(yè)務(wù)技能都有所欠缺，專業(yè)性不足，這一問題也將制約著人事檔案管理工作的發(fā)展。

4.人事檔案材料收集歸檔不及時。人事檔案的整理、保管和利用都是在收集的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。收集工作質(zhì)量的好壞直接影響人事檔案工作的其他環(huán)節(jié)。人事檔案材料的收集歸檔要求主動及時，但是在實際工作中,由于人事檔案材料形成的分散性、工作人員人事檔案材料移交歸檔意識不夠、人事檔案工作人員主動收集工作落實不到位等原因，人事檔案材料形成部門未能及時地送交應(yīng)歸檔材料，導(dǎo)致人事檔案材料收集歸檔不及時。

5.人事檔案信息化持續(xù)性推進(jìn)緩慢。人事檔案的信息化建設(shè)是適應(yīng)時代發(fā)展的要求，也是推動人事檔案發(fā)展的重要途徑。因為人事檔案信息化是一項持續(xù)性的工作，需要對新產(chǎn)生的材料和新入職在編教職工的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化，數(shù)字化之前還需要對人事檔案材料進(jìn)行審核，根據(jù)審核的情況還需要對存在問題的材料進(jìn)行調(diào)查認(rèn)定、對缺少的材料進(jìn)行補(bǔ)充，過程復(fù)雜、時間跨度大、工作量大。而人事檔案工作人員因為人員緊缺、工作精力有限，要堅持做好人事檔案信息化的持續(xù)性存在較大的困難，導(dǎo)致人事檔案信息化持續(xù)性推進(jìn)緩慢。

6.人事檔案工作人員主動提供人事檔案利用服務(wù)的意識薄弱。人事檔案利用是人事檔案工作發(fā)展的動力，是衡量人事檔案管理工作質(zhì)量優(yōu)劣的重要標(biāo)尺，是人力資源合理開發(fā)和使用的必要條件。目前，人事檔案主要是被動地提供利用，主要服務(wù)于組織人事工作和提供給個人解決個人問題。在組織人事工作中，組織對人員進(jìn)行考察了解，辦理人員職務(wù)職稱呈報與審批事宜，審批人員的工資、福利、待遇及辦理離休、退休手續(xù)，呈報或?qū)徟藛T的入黨、入團(tuán)、參軍、提干、出國等事宜時會利用人事檔案。當(dāng)個人需要解決個人問題時也會提出利用人事檔案的需求,但是由于人們對人事檔案的了解不夠，利用人事檔案解決個人問題的需求不足，人事檔案的利用率不高。

7.人事檔案保管條件不符合規(guī)范。人事檔案保管工作為整個人事檔案工作提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，創(chuàng)造了開展各項業(yè)務(wù)工作最起碼、最基礎(chǔ)的條件。如果人事檔案得不到安全有序的保管，遭到了損毀，人事檔案工作也就失去了存在的基礎(chǔ)，還會給人事檔案工作、組織人事工作造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。目前，雖然已經(jīng)設(shè)置了專門的人事檔案室，安裝了防盜門窗，配備了監(jiān)控系統(tǒng)，實現(xiàn)了庫房與工作場所分開，但是保管條件仍然存在不規(guī)范的地方。比如庫房缺少溫濕度監(jiān)測和調(diào)控的設(shè)施設(shè)備，人事檔案裝具陳舊，缺少專用的打印復(fù)印設(shè)備等。這些保管條件不規(guī)范的地方將給人事檔案的安全保管帶來一定的安全隱患，不利于保障人事檔案的安全。

三、推進(jìn)云南省職業(yè)院校人事檔案管理改革的措施

（一）將人事檔案專項審核工作納入長效工作機(jī)制

要提高人事檔案的質(zhì)量，需要將人事檔案專項審核工作納入長效工作機(jī)制，堅持“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進(jìn)必審”，使人事檔案審核深度嵌入干部工作鏈條。在人事檔案管理工作中，通過人事檔案的專項審核，從源頭把好人事檔案材料質(zhì)量關(guān)，準(zhǔn)確認(rèn)定“三齡兩歷一身份”信息，整治檔案材料涂改造假，補(bǔ)充收集缺失的材料，規(guī)范檔案材料的格式、內(nèi)容和存在形式。從管理的過程中維護(hù)好人事檔案，做好人事檔案材料的收集歸檔、新收集材料的鑒別和新歸檔材料的整理工作，確保人事檔案的齊全完整、真實準(zhǔn)確、規(guī)范有序。

（二）健全人事檔案管理工作的監(jiān)督考核機(jī)制

要健全人事檔案管理工作的監(jiān)督考核機(jī)制，將人事檔案管理制度的貫徹落實情況和人事檔案工作人員的工作情況納入監(jiān)督考核體系，保證人事檔案管理制度發(fā)揮實效，提高人事檔案工作質(zhì)量。比如人事檔案材料形成部門形成人事檔案材料的質(zhì)量，移交人事檔案部門歸檔的內(nèi)容、時間和數(shù)量，保管人事檔案材料的條件；人事檔案管理人員接收檔案材料程序的規(guī)范性，鑒別、整理、保管、提供利用、登記與統(tǒng)計、數(shù)字化等工作開展的情況；人事檔案管理部門對人事檔案開展宣傳教育、提供利用服務(wù)、信息資源的開發(fā)情況等。全面設(shè)置考核指標(biāo)，明確指標(biāo)權(quán)重，嚴(yán)格按照指標(biāo)體系進(jìn)行監(jiān)督考核，并將考核結(jié)果與部門考核和個人考核掛鉤，給予超額完成工作的部門和個人一定的獎勵。通過健全人事檔案管理工作的監(jiān)督考核機(jī)制，促進(jìn)人事檔案管理制度的貫徹落實和人事檔案工作質(zhì)量的提高。

（三）完善人事檔案管理隊伍配備政策

要解決云南省高職院校人事檔案管理隊伍薄弱的問題，可以探索從完善人事檔案管理隊伍配備政策和確保政策落實到位兩方面著手。一方面，各高校要按照《干部人事檔案工作條例》和省委組織部的有關(guān)要求，配備至少1 名專職干部，檔案2000 卷以上的，配備至少2 名專職干部。而教育部門隨之應(yīng)該完善相關(guān)的配備政策。比如增加編制、提高待遇、打通職務(wù)晉升和職稱評審?fù)ǖ赖取Ｈ耸聶n案專職專業(yè)人員有了保障，其崗位的吸引力也隨之增強(qiáng)。另一方面，高職院校也要提高對人事檔案的認(rèn)識和重視程度，從學(xué)校發(fā)展整體出發(fā)，設(shè)置專門崗位，配備專職人員，保障人員待遇和職稱評審，重視人事檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)和技能的提升。通過“內(nèi)培外引”的方式吸引人才，把內(nèi)部培養(yǎng)和對外招聘相結(jié)合，切實為配備人事檔案專職專業(yè)人員創(chuàng)造條件。通過完善人事檔案管理隊伍配備政策，為人事檔案工作提供人力保障，增強(qiáng)管理隊伍，從而提高人事檔案工作質(zhì)量。

（四）實施人事檔案收集工作的“清單式”管理

要確保人事檔案收集工作的質(zhì)量，及時、完整地將人事檔案材料收集起來，可以探索實施人事檔案收集工作的“清單式”管理，將需要收集歸檔的人事檔案材料詳細(xì)地列出清單，明確材料形成的主體和移交歸檔的時間。材料形成部門在人事檔案材料形成之后，對照移交歸檔清單，按照規(guī)定的時間期限及時移交歸檔。同時，人事檔案工作人員要積極主動地參與到人事檔案材料的收集工作中去，指導(dǎo)人事檔案材料形成部門開展材料的收集；加強(qiáng)宣傳教育，將開展個人形成材料的收集與引導(dǎo)個人主動移交材料相結(jié)合。人事檔案收集工作的“清單式”管理不僅可以督促人事檔案材料形成部門及時、主動地收集移交檔案材料，促使人事檔案工作人員主動地開展收集工作，還可以增強(qiáng)人們的檔案意識，積極主動地向人事檔案部門移交個人形成或保管的人事檔案材料，確保人事檔案材料的齊全完整。

（五）優(yōu)化人事檔案管理流程，有效推進(jìn)信息化建設(shè)

人事檔案的信息化是在人事檔案專審?fù)瓿傻幕A(chǔ)上進(jìn)行的一項長期性工作，人事檔案專審工作過程復(fù)雜、時間跨度大、工作量大，加之人事檔案工作人員精力有限，使得人事檔案信息化進(jìn)程緩慢。對此，可以優(yōu)化人事檔案管理流程，從而有效推進(jìn)信息化建設(shè)。組織和人事部門在對人員和干部進(jìn)行管理的過程中，需要對新招聘的教職員工進(jìn)行審查，那么人事檔案的審核、認(rèn)定和材料的補(bǔ)充等工作就可以放在組織或人事部門對新招聘的教職員工的審查階段同時進(jìn)行，這樣可以極大地提高工作效率。在人事檔案工作人員有限的精力之下可以高效地開展人事檔案的數(shù)字化，從而加快人事檔案信息化建設(shè)的步伐。

（六）探索建立人事檔案開發(fā)利用激勵機(jī)制

要改變工作思路，變被動為主動，探索建立人事檔案開發(fā)利用激勵機(jī)制，在保證人事檔案安全的前提下，積極主動地提供利用、開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮人事檔案的作用和價值。比如，通過對所保管的人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為高職院校的發(fā)展規(guī)劃建言獻(xiàn)策，主動參與學(xué)校的管理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)；積極參與或主導(dǎo)編史修志；整合可公開的人事檔案信息資源，編制人事檔案宣傳教育手冊，增強(qiáng)大家對人事檔案的了解，提高對人事檔案的認(rèn)識，從而提高個人的利用率。激勵機(jī)制還需實行量化管理，量化指標(biāo)為檔案信息資源開發(fā)利用行為、產(chǎn)生的效益、產(chǎn)生的影響等，不同的量化結(jié)果對應(yīng)不同的獎勵，獎勵的形式包括榮譽(yù)獎勵和物質(zhì)獎勵。檔案信息資源開發(fā)利用行為產(chǎn)生的效益越高、產(chǎn)生的影響越好，量化結(jié)果就越高，對應(yīng)的獎勵就越高。對于人事檔案工作人員積極主動開發(fā)利用人事檔案信息資源的行為，根據(jù)所產(chǎn)生的影響和效益將收獲相對應(yīng)的獎勵。通過這樣的激勵方式，增強(qiáng)人事檔案工作人員開發(fā)利用人事檔案信息資源的動力，促進(jìn)人事檔案信息資源的開發(fā)，最大限度地發(fā)揮人事檔案的作用和價值。

（七）推進(jìn)人事檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)化驗收

要加強(qiáng)人事檔案庫房的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建設(shè)符合規(guī)范要求的人事檔案庫房，需要學(xué)校提供充足的物質(zhì)保障，包括資金、場所等，但是云南省高職院校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)緊張，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，加之對人事檔案的重視程度不夠，難以為人事檔案庫房建設(shè)提供保障。針對目前人事檔案保管條件不符合規(guī)范的問題，要加強(qiáng)重視，可以通過教育行政部門推進(jìn)人事檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)化驗收的方式來提高學(xué)校的重視程度，督促各學(xué)校開展人事檔案庫房的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，切實改善人事檔案保管條件，為人事檔案提供一個安全的保管環(huán)境，確保人事檔案的安全。