基于支付業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的財務(wù)資金管理系統(tǒng)的實踐與思考

禹賓賓

（珠海大橫琴集團有限公司 廣東珠海 519000）

一、引言

財務(wù)資金管理信息化是企業(yè)實現(xiàn)數(shù)智化管理的重要內(nèi)容和必要環(huán)節(jié)，并且因為財務(wù)核算、管理等標(biāo)準(zhǔn)相對統(tǒng)一，常被用作企業(yè)實現(xiàn)數(shù)智化轉(zhuǎn)型的突破點?，F(xiàn)代大型集團公司從事的業(yè)務(wù)往往涉及多個行業(yè)，各業(yè)務(wù)上下游產(chǎn)業(yè)鏈縱橫交錯，集團公司內(nèi)、外部經(jīng)常進行大量的資金運作，給集團經(jīng)營管理帶來更多挑戰(zhàn)。

D公司是一家大型地方國有獨資企業(yè)集團，資產(chǎn)規(guī)模超過1 000億元，每年營業(yè)收入超過80億元，業(yè)務(wù)涉及一級土地開發(fā)、房地產(chǎn)開發(fā)、產(chǎn)業(yè)投資、城市運營、工程建設(shè)管理、旅游文化、園林綠化、信息技術(shù)管理服務(wù)等多個行業(yè)。集團公司內(nèi)各類支付審批流程繁雜且不同，線下紙質(zhì)審批時效慢，且審批流程存在不規(guī)范的現(xiàn)象。同時，集團有超過五十家控股合并子公司，大量頻繁、復(fù)雜的內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易，給合并報表編制工作帶來更多困難。為解決支付審批效率和流程規(guī)范問題，提升財務(wù)報表編制的準(zhǔn)確性和及時性，D公司自2020年開始建設(shè)基于支付業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和財務(wù)報表生成的資金支付審批系統(tǒng)，并以此為契機，優(yōu)化財務(wù)資金管理系統(tǒng)，提高全集團的財務(wù)資金管理和集團管控水平。

D公司業(yè)務(wù)板塊較多，管理層兼任不同公司崗位的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，但各公司經(jīng)營業(yè)態(tài)和審批流程差異較大，個性化審批流程較多，因此在建設(shè)財務(wù)資金管理信息化系統(tǒng)時，明確了提高全集團各類業(yè)務(wù)審批效率、規(guī)范和固化審批流程，并在預(yù)算控制下完成資金支付審批，同時使得資金支付單據(jù)流轉(zhuǎn)到總賬憑證，繼而生成各類財務(wù)報表的總體目標(biāo)。為實現(xiàn)上述目標(biāo)，D公司重點做了以下工作：一是全面梳理集團各項業(yè)務(wù)場景、支付審批權(quán)限等；二是集團統(tǒng)籌考慮實現(xiàn)支付業(yè)務(wù)與預(yù)算相結(jié)合、發(fā)票管理及稅務(wù)工作的同步處理問題；三是重新梳理集團財務(wù)管理制度涉及的各類支付、報銷標(biāo)準(zhǔn)；四是充分考慮數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)協(xié)同、資料上傳、報表生成以及后期審計等可能面臨的管理問題；五是預(yù)留開放式接口，為兼容其他非財務(wù)的系統(tǒng)做準(zhǔn)備。

二、基于支付業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的財務(wù)資金管理系統(tǒng)構(gòu)建的整體思路和具體方法

（一）整體思路。支付業(yè)務(wù)是企業(yè)財務(wù)管理中的重要一環(huán)，也是財務(wù)報表數(shù)據(jù)反映真實業(yè)務(wù)的起點和重要紐帶。D公司擬通過在財務(wù)資金系統(tǒng)中構(gòu)建總賬、資金、稅務(wù)、預(yù)算、報表、人力等六大模塊，及時為經(jīng)營管理提供分析數(shù)據(jù)，同時將所有憑證電子化，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)全鏈條可追溯。為此，首先，系統(tǒng)需要建立方便快捷、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的支付業(yè)務(wù)發(fā)起流程模塊，包括在電腦端填報和在手機端填報支付信息。常規(guī)支付業(yè)務(wù)在發(fā)起時，應(yīng)在預(yù)算控制和各項報銷標(biāo)準(zhǔn)下進行，如有特殊情況，需激發(fā)特別審批流程（比如超出預(yù)算的支付，需提請相關(guān)級別的管理審批等）。其次，所有的支付審核都可以在手機端實現(xiàn)，方便所有人員按權(quán)限隨時隨地進行審批，徹底解決紙質(zhì)審批“找領(lǐng)導(dǎo)”難的問題。再次，出納人員根據(jù)審核后的單據(jù)付款、簽字，完成支付環(huán)節(jié)。支付完畢（或掛賬）的單據(jù)流轉(zhuǎn)到總賬系統(tǒng)，從而生成會計憑證、財務(wù)報表和各類分析報表。同時，基于支付審批業(yè)務(wù)流程中獲得的增值稅發(fā)票，建立完善的稅務(wù)管理模塊。對支付業(yè)務(wù)發(fā)起端進行控制，從源頭上實現(xiàn)增值稅發(fā)票驗真、查重；在實現(xiàn)進項稅管理的同時，搭建開票管理功能模塊，實時掌握發(fā)票開具的真實情況，進行嚴(yán)格的增值稅銷項管理。在統(tǒng)一的發(fā)票管理池管理增值稅進項和銷項。結(jié)合總賬系統(tǒng)和報表系統(tǒng)，實現(xiàn)自動生成增值稅申報表和所得稅申報表等。

D公司建設(shè)財務(wù)資金管理系統(tǒng)的整體思路是：建立資金支付審批流程和報表生成（包含稅務(wù)管理流程）兩條線并舉的財務(wù)資金信息化流程，實現(xiàn)財務(wù)資金鏈條全流程可追溯的系統(tǒng)，促成集團財務(wù)資金管理水平的全面提升。整體設(shè)計思路如圖1所示。

圖1 財務(wù)資金管理信息化設(shè)計思路

（二）具體實施方法。

1.支付業(yè)務(wù)單據(jù)類型優(yōu)化的方法。D公司的業(yè)務(wù)發(fā)展很快，下屬各板塊公司的審批支付單據(jù)類型多樣，如工程支付單、計量支付審批表、材料支付單、差旅費報銷單、業(yè)務(wù)招待費報銷單、借款單、費用預(yù)提單等，每種單據(jù)的審批流程各不相同，業(yè)務(wù)人員在申請支付費用時，疲于多種單據(jù)填報。同時，對于公司經(jīng)營管理來講，紙質(zhì)審批規(guī)范程度較弱，在一定程度上存在支付審批風(fēng)險漏洞。

優(yōu)化方法：精簡審批類型，實現(xiàn)線上審批。以工程單為例，原公司支付工程款時，工程人員需同時簽報兩種紙質(zhì)審批表：一是計量支付審批表（房產(chǎn)公司較為通用的模板），由外部單位性質(zhì)的監(jiān)理單位、造價單位、公司內(nèi)部工程人員、成本合同人員、項目財務(wù)人員、總經(jīng)理審批；二是工程款付款審批單，依次由公司內(nèi)部成本合同人員、財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長審批，支付工作效率低下且存在重復(fù)審批，不利于財務(wù)管理效率的提升。為減少付款單據(jù)填報的種類，D公司在全面梳理各個業(yè)務(wù)審批流程的情況下，根據(jù)權(quán)責(zé)對等且不重復(fù)原則，將現(xiàn)行十幾種付款單據(jù)優(yōu)化整合為工程支付單（兼計量支付審批表）、付款通知單、費用報銷單三種類型。同時，設(shè)置項目類型，區(qū)分差旅費、招待費、辦公費、借貸款等，并將公司制度規(guī)定的差旅費、業(yè)務(wù)接待費標(biāo)準(zhǔn)嵌入到發(fā)起流程，提前審核合規(guī)性，實現(xiàn)一定的智能化審批。在網(wǎng)頁端、手機端設(shè)置好所有審批流程、審批權(quán)限，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員實現(xiàn)線上填單，上傳相關(guān)資料作為附件，所有支付審批均實現(xiàn)線上審批，固化和規(guī)范了審批流程，提高了審批效率。

2.基于各項費用預(yù)算管控和報銷標(biāo)準(zhǔn)控制的優(yōu)化思路。預(yù)算管理是大型集團企業(yè)經(jīng)營管理的重要部分，D公司原來的預(yù)算管理較為落后，需要支付審核人員實時手工跟進臺賬登記和校對，存在一定的管控滯后性和大量的重復(fù)勞動。

優(yōu)化方法：首先，通過在系統(tǒng)中的預(yù)算模塊提前嵌入預(yù)算數(shù)據(jù)，嚴(yán)格控制各項費用的支付。如某公司某部門的差旅費本年預(yù)算額度是2萬元，通過在系統(tǒng)中設(shè)置某半年的差旅費為全年的40%等來直接約束，業(yè)務(wù)人員在發(fā)起差旅費報銷流程時，如果超過此金額申請支付，需要通過在系統(tǒng)中觸發(fā)特別審批流程。其次，通過梳理各項支付標(biāo)準(zhǔn)，如差旅費、業(yè)務(wù)接待費等，將管理制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)嵌入資金支付系統(tǒng)。如根據(jù)差旅費規(guī)定“出差外地的市內(nèi)交通費，報銷標(biāo)準(zhǔn)為每人每天不超過80元，按出差日歷天數(shù)計算，據(jù)實報銷?！比缬袌箐N單超過80元/每人/每天的標(biāo)準(zhǔn)，將無法提請報銷流程，或是觸發(fā)特別審批流程進行審批。

3.基于支付業(yè)務(wù)的稅務(wù)管理工作優(yōu)化思路。在國家積極推廣電子發(fā)票的背景下，稅票管理愈發(fā)成為企業(yè)財務(wù)管理的重要內(nèi)容之一。D公司原稅票管理工作是基于紙質(zhì)發(fā)票進行的，發(fā)票查重、驗偽等都是手工處理；納稅申報和收票、開票以及和總賬核對工作較為繁瑣，費時費力，協(xié)同性較低。而且在處理電子發(fā)票方面較為落后，不能滿足相關(guān)要求。

優(yōu)化方法：從報銷支付業(yè)務(wù)源頭控制發(fā)票，稅票管理工作隨資金審批支付和賬務(wù)處理同步進行。業(yè)務(wù)人員在填制報銷單據(jù)時，將發(fā)票上傳（或直接通過OCR技術(shù)識別發(fā)票信息），以及讀取第三方開具的電子發(fā)票，在查重、驗偽之后，隨報銷審批流程而結(jié)轉(zhuǎn)，最后對接稅務(wù)平臺，生成總賬的銷項和進項，結(jié)合財務(wù)報表數(shù)據(jù)生成相關(guān)稅務(wù)申報表，直接推送至稅務(wù)平臺。

在支付業(yè)務(wù)發(fā)起端，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型，區(qū)分識別增值稅專用發(fā)票、海關(guān)進口增值稅專用繳款書、農(nóng)產(chǎn)品收購發(fā)票、農(nóng)產(chǎn)品銷售發(fā)票和完稅憑證等可以抵扣的增值稅扣稅憑證，對于不能抵扣的發(fā)票或需要轉(zhuǎn)出的進項稅，需要在識別真?zhèn)魏万炛刂?，流轉(zhuǎn)到總賬系統(tǒng)時，根據(jù)預(yù)先設(shè)置的規(guī)則，按相關(guān)稅務(wù)規(guī)定和會計準(zhǔn)則進行相應(yīng)處理，避免多抵或漏抵。對于稅控管理，相關(guān)財務(wù)人員應(yīng)及時根據(jù)國家相關(guān)稅收法律規(guī)定進行不同的設(shè)置，如可抵扣的事項和比例變動等。

4.基于財務(wù)總賬憑證來源視角的制單規(guī)范思路。大部分公司財務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀是：會計人員直接在總賬中根據(jù)紙質(zhì)單據(jù)編制各種記賬憑證。這不利于審核人員以及后期審計追溯查賬憑證相關(guān)工作的進行，即總賬憑證來源于線下紙質(zhì)憑證，不方便隨時調(diào)取，而且存在記賬憑證金額與紙質(zhì)憑證金額不一致的風(fēng)險。

優(yōu)化方法：所有總賬憑證編制都應(yīng)來源于支付業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，減少人為干預(yù)，提高財務(wù)報表數(shù)據(jù)的真實性。以付款通知單為例，業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)中填制供應(yīng)商名稱、銀行賬戶、付款金額等，待所有相關(guān)人員審批后，該付款單位和金額數(shù)據(jù)自動流轉(zhuǎn)到總賬系統(tǒng)中，出納根據(jù)已審批的結(jié)果支付相關(guān)款項，會計根據(jù)出納結(jié)算的付款單據(jù)制單，環(huán)環(huán)相扣，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到總賬數(shù)據(jù)及財務(wù)報表的流轉(zhuǎn)，為后期公司實現(xiàn)會計檔案電子化打下良好的軟件和硬件基礎(chǔ)。

5.基于財務(wù)報表生成視角的報表優(yōu)化思路。財務(wù)報表編制有嚴(yán)格的編制規(guī)范，而且報表編制工作量較大，尤其是對于大型集團企業(yè)，其內(nèi)部又存在各種關(guān)聯(lián)交易抵消、各種報表項目重分類，財務(wù)人員手動加工編制報表費時費力，企業(yè)內(nèi)部對賬混亂，且編制效率和準(zhǔn)確率不足。

優(yōu)化方法：（1）對于內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易，各內(nèi)部關(guān)聯(lián)單位需要在業(yè)務(wù)系統(tǒng)端發(fā)起系統(tǒng)審批，經(jīng)雙方審核人員審核之后方可流轉(zhuǎn)到財務(wù)系統(tǒng)生成總賬憑證，進而生成各自報表數(shù)據(jù)，并在合并層面生成抵消或調(diào)整分錄。子公司之間的往來必須通過發(fā)送協(xié)同憑證給對方，等待對方確認之后方可繼續(xù)流轉(zhuǎn)和進行賬務(wù)處理，否則不能進行最后的結(jié)賬工作。（2）對于不同公司的報表項目存在不同重分類的情況，設(shè)置個性化報表重分類公式，將相關(guān)總賬的科目余額結(jié)轉(zhuǎn)到不同的報表項目中。同時，在系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)置各種重分類和結(jié)轉(zhuǎn)公式，減少人為調(diào)賬現(xiàn)象的發(fā)生。經(jīng)支付審批端發(fā)起的數(shù)據(jù)，層層流轉(zhuǎn)之后生成財務(wù)報表、各類經(jīng)營報表。不同層級的管理人員，可以根據(jù)不同標(biāo)簽實現(xiàn)憑證聯(lián)查，即追查到最開始的業(yè)務(wù)人員填制的付款單據(jù)，實現(xiàn)報表的每個數(shù)字都有據(jù)、即時可查。

三、基于集團管控和審計需要的財務(wù)資金管理系統(tǒng)優(yōu)化方法

（一）集團管控角度的財務(wù)資金管理系統(tǒng)建設(shè)。D公司擁有眾多業(yè)務(wù)板塊和子公司，在管控方面存在著諸多難點，包括子公司資金借貸、大額資金支付的監(jiān)控、財務(wù)報表數(shù)據(jù)生成的準(zhǔn)確性和及時性、納稅合規(guī)合法性等，這些管理難點隨著公司規(guī)模的擴大和業(yè)務(wù)的快速發(fā)展愈發(fā)明顯。

優(yōu)化方法：通過系統(tǒng)設(shè)置的各項資金支付審批權(quán)限，結(jié)合集團下達的預(yù)算指標(biāo)，分級分類管控子公司的各項支出，如設(shè)置子公司支付超過500萬元以上（或超過預(yù)算）工程類支出需經(jīng)過集團公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；同時，設(shè)置子公司支付預(yù)警線，實時監(jiān)控各子公司資金支付情況，如對比分析子公司同比、環(huán)比支付情況變化太大時（可以根據(jù)不同公司情況設(shè)置不同比率），將提示預(yù)警給相關(guān)人員，便于相關(guān)人員跟進。同時，在集團層面，賦予相關(guān)人員一定權(quán)限，查閱各公司報表生成路徑，判斷報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實性，達到監(jiān)控目的。

（二）審計角度的財務(wù)資金管理系統(tǒng)建設(shè)。對于國有企業(yè)而言，企業(yè)的經(jīng)營管理在一定程度上受到不同利益相關(guān)者的監(jiān)督。財務(wù)人員在提供各項審計取證函時，要頻繁、重復(fù)提供各項資料，如何高效配合審計工作成為財務(wù)管理工作的一項重要內(nèi)容。

優(yōu)化方法：借助支付業(yè)務(wù)到財務(wù)報表一體化的信息化路徑，為審計提供更加便捷、直接的會計原始憑證資料。通過嚴(yán)格約束支付審批單的發(fā)起流程，確保各項支付單據(jù)所需原始附件清晰、齊全上傳至系統(tǒng)，為后期各類審計人員直接追溯原始資料提供便捷性。在實際工作中，對審計相關(guān)人員開放一定權(quán)限，讓其直接查詢系統(tǒng)，在一定程度上減輕財務(wù)人員提供與各種審計相關(guān)的財務(wù)資料的工作量。

四、財務(wù)資金管理信息化系統(tǒng)的實施效果

（一）大大提高了集團各項資金支付審批效率。所有付款審批流程轉(zhuǎn)移到線上之后，據(jù)統(tǒng)計，全集團平均審批效率提升超過兩倍，原需要約三天的審批時間縮減為一天。同時，線上審批規(guī)范、固化了付款審批流程，杜絕了資金支付審批流程的隨意性，強化了財務(wù)資金內(nèi)部控制，防范了任意支付風(fēng)險的發(fā)生。

（二）加強了對全集團的預(yù)算和子公司的經(jīng)營管控。通過對全集團的預(yù)算控制和資金支付審批的控制，大大加強了集團對子公司的管控，有效防范了子公司重大風(fēng)險的發(fā)生。在全集團共用統(tǒng)一財務(wù)平臺的情況下，有利于集團實時掌握各公司資金狀況、大額資金支付狀況，有利于集團及時對子公司的各種財務(wù)狀況做出反應(yīng)。

（三）為管理層提供準(zhǔn)確及時的經(jīng)營數(shù)據(jù)分析。以資金支付審批為切入點，優(yōu)化了財務(wù)總賬處理、報表生成工作，提高了財務(wù)報表編制的及時性和準(zhǔn)確性。并且，通過系統(tǒng)提供實時經(jīng)營財務(wù)數(shù)據(jù)，幫助管理層及時掌握企業(yè)信息，做出管理決策。

（四）加強了稅務(wù)管理工作?！盃I改增”后，增值稅管理成為企業(yè)稅務(wù)管理的重中之重，通過在支付端嚴(yán)格控制進項稅的管理，減輕了財務(wù)人員管理發(fā)票的工作壓力，化解了涉稅風(fēng)險。如發(fā)票驗真、驗重等重復(fù)性、低價值工作被系統(tǒng)代替，同時，通過對比報稅系統(tǒng)的增值稅進銷項等和財務(wù)系統(tǒng)的總賬涉稅數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系，校驗公司納稅和賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性和合理性，在很大程度上降低了少交或多交稅的風(fēng)險。

五、實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)資金管理信息化的建議

隨著信息技術(shù)的加速發(fā)展和5G的應(yīng)用，企業(yè)實現(xiàn)數(shù)智化轉(zhuǎn)型是大勢所趨，但許多企業(yè)在財務(wù)資金管理系統(tǒng)建設(shè)過程中還存在一定的局限性，如財務(wù)資金系統(tǒng)相對獨立，容易形成信息孤島，與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)兼容成本代價較高；絕大多數(shù)的系統(tǒng)都是第三方開發(fā)的，數(shù)據(jù)泄密之后，責(zé)任難以劃分；信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性需要不斷加大，數(shù)據(jù)庫、軟件及網(wǎng)絡(luò)等任何一方面崩潰會導(dǎo)致整個系統(tǒng)癱瘓；另外，傳統(tǒng)財務(wù)人員還面臨需要同時掌握財務(wù)專業(yè)知識和一定信息技術(shù)的壓力等。因此，企業(yè)在數(shù)智化轉(zhuǎn)型過程中，還應(yīng)關(guān)注以下方面：

（一）充分考慮前端業(yè)務(wù)信息化程度以及對各個信息化系統(tǒng)的兼容程度和代價。企業(yè)數(shù)智化轉(zhuǎn)型絕不僅僅是財務(wù)資金信息化，更應(yīng)該是企業(yè)全流程的數(shù)智化，企業(yè)在實施數(shù)智化時，應(yīng)該站在集團角度全盤考慮、統(tǒng)一規(guī)劃，只有這樣，才能減少資源浪費、避免重復(fù)工作，避免各個模塊信息化的割裂，切實通過數(shù)智化賦能企業(yè)的創(chuàng)新力和競爭力。

（二）加強財務(wù)人員和企業(yè)IT人員的綜合技能培訓(xùn)。企業(yè)應(yīng)該在數(shù)智化方面加強培訓(xùn)，制定良好的獎懲激勵，激發(fā)員工的積極性?？梢圆欢ㄆ趯ω攧?wù)人員進行IT培訓(xùn)，包括學(xué)習(xí)簡單的計算機編程語言、系統(tǒng)應(yīng)用邏輯等，亦可以向公司IT人員傳授一些基本財務(wù)知識。

（三）加強信息安全建設(shè)和系統(tǒng)穩(wěn)定性建設(shè)。信息系統(tǒng)給現(xiàn)代人帶來很大便捷性的同時，也有其特定的風(fēng)險，如果信息系統(tǒng)癱瘓將會極大影響企業(yè)的經(jīng)營管理。因此，任何信息系統(tǒng)都應(yīng)該有充分的應(yīng)急預(yù)案，包括病毒入侵、數(shù)據(jù)泄密、系統(tǒng)崩潰之后的應(yīng)對措施，企業(yè)應(yīng)該持續(xù)加強信息安全建設(shè)，常抓常緊。如企業(yè)可以制定信息安全制度，定期檢查數(shù)據(jù)庫是否被病毒入侵，定期殺毒等。同時，設(shè)置系統(tǒng)自動備份功能，可以在系統(tǒng)崩潰時挽回一定損失。

（四）獲得高層管理人員的大力支持。在企業(yè)財務(wù)資金信息化推進過程中，應(yīng)設(shè)置專班專組解決信息化過程中遇到的問題，由公司董事長或總經(jīng)理直接主導(dǎo)和參與，這是信息化能夠順利推進的強有力保證。