PDCA循環(huán)對(duì)醫(yī)院考勤管理的影響和應(yīng)用研究

文/吳月華（廣東省珠海市香洲區(qū)人民醫(yī)院）

一、相關(guān)概念概述

（一）考勤管理

醫(yī)院考勤管理是醫(yī)院對(duì)員工出勤情況進(jìn)行檢查和管理，重點(diǎn)檢查醫(yī)院?jiǎn)T工的遲到、早退、曠工、請(qǐng)假等情況，同時(shí)也包括各科室員工排班管理、請(qǐng)假管理、年假管理、加班管理等。醫(yī)院考勤管理的難度和復(fù)雜度相對(duì)較高，人性化的考核管理能夠合理地約束員工行為，督促其按照醫(yī)院規(guī)章制度完成工作，進(jìn)而夯實(shí)醫(yī)院內(nèi)部管理基礎(chǔ)，建設(shè)更科學(xué)的醫(yī)院文化。

（二）PDCA循環(huán)法

PDCA循環(huán)法是指將質(zhì)量管理劃分為四個(gè)階段：計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、調(diào)整（Action）。在質(zhì)量管理過程中，要求針對(duì)各項(xiàng)工作制定計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃、檢查實(shí)施效果，將成功的計(jì)劃內(nèi)容納入標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)，不成功的則進(jìn)入下一循環(huán)。PDCA循環(huán)法是進(jìn)行質(zhì)量管理的重要基礎(chǔ)，應(yīng)用PDCA循環(huán)法進(jìn)行考勤管理可實(shí)現(xiàn)事前規(guī)劃、事中監(jiān)督、事后總結(jié)整改[1]。

（三）PDCA與考勤的融合

將PDCA循環(huán)管理思維應(yīng)用到考勤管理過程中，需要經(jīng)歷四個(gè)階段，即計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理，形成環(huán)環(huán)相扣的管理體系。在計(jì)劃階段，制定考勤管理計(jì)劃，流程為：考勤存在問題分析—確定考勤問題影響因素—篩選考勤管理主要問題—制定考勤項(xiàng)目計(jì)劃；在執(zhí)行階段，也就是考勤項(xiàng)目實(shí)施階段，具體流程為：提高考勤信息化建設(shè)—推行線上請(qǐng)假—優(yōu)化病假管理—加強(qiáng)考勤隊(duì)伍建設(shè)；在檢查環(huán)節(jié)，主要是對(duì)考勤項(xiàng)目開展效果評(píng)價(jià)，具體流程為—考勤項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施—考勤質(zhì)量效率考核—項(xiàng)目效果評(píng)價(jià)反饋—完善評(píng)價(jià)方法機(jī)制；在處理階段，具體操作流程為：總結(jié)考勤成功經(jīng)驗(yàn)—推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)流程建設(shè)—匯總最新需求與尚存問題—借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)。此外，計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理等階段形成循環(huán)機(jī)制，逐步優(yōu)化考勤管理體系。

二、醫(yī)院考勤管理中存在的問題

（一）需要人工手動(dòng)錄入數(shù)據(jù)

醫(yī)院在考勤管理過程中，仍需要人工手動(dòng)錄入數(shù)據(jù)，考勤人員工作量大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且上報(bào)過程中存在數(shù)據(jù)遺漏問題，加之醫(yī)院內(nèi)部多個(gè)科室，稍具規(guī)模的醫(yī)院?jiǎn)T工人數(shù)少則幾百人，多則幾千人，各個(gè)科室、病區(qū)上報(bào)考勤數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)人員統(tǒng)計(jì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，統(tǒng)計(jì)周期長，導(dǎo)致考勤管理效率降低。此外，個(gè)別科室因醫(yī)療工作繁忙存在上報(bào)考勤數(shù)據(jù)遲緩問題，考勤人員需要反復(fù)多次催促，耗時(shí)較長。

（二）不同考勤類別交錯(cuò)，錯(cuò)誤率高

醫(yī)院內(nèi)考勤類別較多，不同考勤類別交錯(cuò)的情況導(dǎo)致考勤錯(cuò)誤率不斷提升。

醫(yī)院內(nèi)部存在外出進(jìn)修、培訓(xùn)、借調(diào)等情況，院外考勤與院內(nèi)考勤存在差別，特殊情況的考勤失誤難以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)和解決，基本在績效核算時(shí)才會(huì)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，然后進(jìn)行調(diào)整修改，嚴(yán)重影響管理效率。

（三）考勤隊(duì)伍建設(shè)缺乏常態(tài)化

醫(yī)院的考勤隊(duì)伍建設(shè)缺乏常態(tài)化，且存在權(quán)責(zé)不清晰問題。傳統(tǒng)考勤管理模式下，醫(yī)院并未設(shè)置固定的考勤管理人員，通常是醫(yī)院各科室負(fù)責(zé)考勤的人員匯總填報(bào)科室考勤數(shù)據(jù)，而且科室考勤負(fù)責(zé)人員定期更換，但是考勤管理缺少復(fù)核審查，考勤數(shù)據(jù)真實(shí)性有待討論。醫(yī)院考勤隊(duì)伍缺少長效培訓(xùn)機(jī)制的約束和指導(dǎo)，問責(zé)機(jī)制落實(shí)不到位，考勤管理整體效率有較大的提升空間。

（四）考勤管理不規(guī)范，請(qǐng)假流程不嚴(yán)謹(jǐn)

考勤管理規(guī)范性低且請(qǐng)假流程不嚴(yán)謹(jǐn)，是醫(yī)院考勤管理的主要問題，在實(shí)際操作執(zhí)行中，醫(yī)院對(duì)各個(gè)科室的考勤數(shù)據(jù)匯總不及時(shí)[2]。而且醫(yī)院職工存在口頭請(qǐng)假、請(qǐng)假登記滯后等問題，考勤人員難以及時(shí)登記存檔請(qǐng)假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致漏登，影響員工考勤準(zhǔn)確性。

三、應(yīng)用PDCA循環(huán)法進(jìn)行考勤管理的意義

應(yīng)用PDCA循環(huán)法對(duì)醫(yī)院考勤管理意義突出，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，考勤管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深度融合，精準(zhǔn)定位考勤管理問題以及考勤工作難點(diǎn)，由考勤系統(tǒng)深入分析問題原因并制定問題解決措施；第二，持續(xù)培訓(xùn)考勤人員，落實(shí)考勤管理措施，提高考勤管理效率；第三，實(shí)時(shí)檢查各項(xiàng)考勤管理措施落實(shí)情況，根據(jù)考勤出錯(cuò)率改良考勤措施。以某醫(yī)院為例，在改革和推進(jìn)考勤機(jī)制的這三年當(dāng)中，全院的考勤管理更加規(guī)范，也為職工逐步打造了更人性化的工作環(huán)境。

具體來說，首先，考勤效率得到了提升。原本醫(yī)院的考勤上報(bào)時(shí)間需要耗時(shí)10個(gè)工作日，現(xiàn)在5個(gè)工作日內(nèi)就可以完成考勤信息上報(bào)，大幅度提高了考勤效率，也縮短了考勤管理成本；其次，考勤質(zhì)量得到了提高。經(jīng)過對(duì)該醫(yī)院的調(diào)查、訪談發(fā)現(xiàn)，該醫(yī)院有96%以上的職工都對(duì)現(xiàn)行的考勤方式非常滿意，有效改變了以往信息漏報(bào)或錯(cuò)報(bào)的問題；最后，持續(xù)提高了醫(yī)院內(nèi)部管理質(zhì)量。

在對(duì)新一輪考勤計(jì)劃實(shí)施成果進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析的過程中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)行的考勤管理辦法滿足了醫(yī)院人力資源管理的基本要求，也實(shí)現(xiàn)了人力資源精細(xì)化管理。

四、PDCA循環(huán)在醫(yī)院考勤管理中的應(yīng)用

（一）制定并完善考勤管理計(jì)劃

針對(duì)考勤管理中暴露出的實(shí)際問題，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行總結(jié)分析，掌握問題成因，結(jié)合問題制定考勤管理計(jì)劃，解決考勤管理問題。建議醫(yī)院從整體層面、科室層面、制度層面、請(qǐng)假流程層面、考勤系統(tǒng)層面提出具體的管理計(jì)劃，而且醫(yī)院也需要參考科室考勤負(fù)責(zé)人和總體考勤人員對(duì)考勤管理的意見，細(xì)化考勤管理方案。首先，在考勤管理計(jì)劃中明確相關(guān)人員承擔(dān)的責(zé)任，說明考勤工作分工情況，指導(dǎo)各科室以及考勤管理人員有序推進(jìn)考勤工作。其次，細(xì)化考勤管理制度，強(qiáng)調(diào)考勤規(guī)范和流程，總結(jié)之前考勤管理經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)優(yōu)化考勤計(jì)劃。例如，某醫(yī)院專門成立了考勤小組，明確小組成員分工，確定工作進(jìn)度，定期組織考勤人員討論分析醫(yī)院內(nèi)部考勤管理情況。該醫(yī)院考勤管理小組通過頭腦風(fēng)暴、問卷調(diào)查等多種方式對(duì)考勤管理問題進(jìn)行總結(jié)分析，同時(shí)借鑒其他組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)對(duì)考勤管理計(jì)劃進(jìn)行補(bǔ)充修正。

（二）健全考勤管理措施

1．優(yōu)化線上考勤系統(tǒng)

在信息技術(shù)支持下，醫(yī)院可引進(jìn)信息技術(shù)實(shí)施考勤管理，提高考勤管理信息化水平，醫(yī)院具體可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，變更考勤數(shù)據(jù)匯報(bào)方式，要求各個(gè)科室通過考勤管理系統(tǒng)直接錄入數(shù)據(jù)反饋至考勤管理人員處，摒棄傳統(tǒng)的手工錄入數(shù)據(jù)形式，最大限度地提高考勤數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，降低考勤失誤率。考勤人員可在HRP系統(tǒng)中直接上報(bào)考勤數(shù)據(jù)，人力資源部門可在核對(duì)過程中直接駁回異常考勤數(shù)據(jù)，通知考勤人員重新上報(bào)正確數(shù)據(jù)[3]。第二，醫(yī)院行政部門可推行指紋打卡考勤方式，由打卡機(jī)器自動(dòng)生成和錄入員工考勤信息，但是需要注意各科室的工作狀態(tài)和時(shí)間有所不同，如臨床科室排班情況復(fù)雜，且加班是常態(tài)，指紋打卡考勤適用性不高，對(duì)于行政部門、后勤科室等上下班時(shí)間固定的科室可實(shí)行指紋打卡。

2．配置專職考勤人員，完善審核機(jī)制

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在每個(gè)科室選出一名責(zé)任心強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)考勤工作，根據(jù)各科室的工作安排做好排班和考勤，及時(shí)將考勤問題反饋至科室主管。針對(duì)考勤管理工作，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立復(fù)審機(jī)制，各科室通過考勤系統(tǒng)上報(bào)考勤數(shù)據(jù)后，科室主管負(fù)責(zé)第一次審核檢查，人力資源部門負(fù)責(zé)審查考勤管理的人員需要再次審核考勤數(shù)據(jù)，核對(duì)異常數(shù)據(jù)，減少出現(xiàn)以錯(cuò)誤考勤數(shù)據(jù)為依據(jù)進(jìn)行人力資源管理的情況。

3．做好考勤培訓(xùn)

組建考勤管理團(tuán)隊(duì)、建立常態(tài)化考勤人員培訓(xùn)機(jī)制是醫(yī)院的重要任務(wù)，建議醫(yī)院優(yōu)化考勤培訓(xùn)工作，制定系統(tǒng)化培訓(xùn)方案，以半年為周期組織醫(yī)院內(nèi)部考勤管理人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，在培訓(xùn)中可指導(dǎo)考勤人員熟悉掌握最新的考勤管理系統(tǒng)功能、考勤管理制度、請(qǐng)假銷假流程手續(xù)等內(nèi)容。

4．規(guī)范請(qǐng)假制度

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步規(guī)范請(qǐng)假制度和方式，一改傳統(tǒng)的請(qǐng)假流程，采用網(wǎng)上請(qǐng)假方式?？陬^請(qǐng)假、請(qǐng)假條、電話請(qǐng)假等方式存在格式不規(guī)范問題，而且在請(qǐng)假數(shù)據(jù)登記存檔方面難度較大，根據(jù)以上問題，建議醫(yī)院使用網(wǎng)上請(qǐng)假方式，統(tǒng)一請(qǐng)假格式、流程。

首先，采用網(wǎng)上請(qǐng)假方式先需要確定相應(yīng)的審批程序和人員，比如人力資源部門人員請(qǐng)假，人力資源部門員工在系統(tǒng)中填寫請(qǐng)假申請(qǐng)，先由人力資源部負(fù)責(zé)人審批，然后再由分管院長審批，如果超過規(guī)定天數(shù)的則由院長審批。所有員工的請(qǐng)假手續(xù)都會(huì)被系統(tǒng)留存記錄，院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院中層管理人員的請(qǐng)假信息充分掌握。其次，考勤系統(tǒng)內(nèi)的請(qǐng)假管理模塊可細(xì)分為因公外出和個(gè)人休假，員工申請(qǐng)休假時(shí)系統(tǒng)可以自動(dòng)計(jì)算請(qǐng)假時(shí)長，請(qǐng)假數(shù)據(jù)需自動(dòng)歸入相關(guān)員工的考勤數(shù)據(jù)中。

5．加強(qiáng)考勤隊(duì)伍建設(shè)

考勤數(shù)據(jù)關(guān)系到員工的薪資，因此，考勤隊(duì)伍建設(shè)情況也會(huì)直接影響到公立醫(yī)院的人工成本以及員工的個(gè)人利益。公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在改進(jìn)考勤機(jī)制的同時(shí)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。具體來說，建設(shè)方案如下：其一，制定考勤工作會(huì)議制度。依據(jù)公立醫(yī)院考勤制度和休假制度，要求考勤管理人員每上半年和下半年都要召開考勤員工大會(huì)，基于制度內(nèi)容在現(xiàn)場(chǎng)對(duì)員工解答考勤疑惑，并將會(huì)議記錄傳輸?shù)絆A系統(tǒng)上，方面了解和查看。其二，采取多元化的培訓(xùn)方式?？记谥贫扰c政策的更新必然會(huì)影響員工對(duì)現(xiàn)行政策的了解度，建議醫(yī)院采取短信、郵件、電話、OA、當(dāng)面培訓(xùn)等多元化的形式，定期對(duì)職工人員開展培訓(xùn)工作，保證基層員工充分認(rèn)識(shí)到考勤管理政策的主要更新內(nèi)容。同時(shí)，為了調(diào)動(dòng)人事部門的工作積極性，采取激勵(lì)政策提高考勤人員學(xué)習(xí)自主性，也有利于考勤工作順利開展。其三，做好科室考勤工作銜接。如果部分科室存在考勤人員變更，則需要做好考勤交接工作，主動(dòng)聯(lián)系新考勤人員，順利交接工作，避免信息數(shù)據(jù)遺漏問題。

（三）完善監(jiān)督評(píng)價(jià)機(jī)制，檢查并評(píng)價(jià)考勤管理工作效果

隨著考勤管理計(jì)劃的落實(shí)執(zhí)行，醫(yī)院考勤周期明顯縮短，考勤管理效率大幅度提升，醫(yī)院的時(shí)間成本得以控制。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)繼續(xù)完善監(jiān)督評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)考勤管理計(jì)劃的實(shí)施效果進(jìn)行全方位的監(jiān)督和評(píng)價(jià)，確?？记诠芾韺?shí)現(xiàn)預(yù)期效果，建議醫(yī)院采用信息系統(tǒng)監(jiān)督、定性訪談、問卷調(diào)查等形式，從多個(gè)維度檢查監(jiān)督考勤管理計(jì)劃落實(shí)情況，匯總各個(gè)科室對(duì)考勤管理的意見[4]。如果經(jīng)過監(jiān)督評(píng)價(jià)發(fā)現(xiàn)考勤管理效果不理想，分析實(shí)際的影響因素，在剔除影響效果的不利因素基礎(chǔ)上更新考勤管理辦法，并且重新評(píng)價(jià)實(shí)施效果。

例如：在護(hù)理考勤過程中，在調(diào)整護(hù)理排班以及做好考勤統(tǒng)計(jì)之后，檢查發(fā)現(xiàn)存在出勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、跨月調(diào)休缺少假單申請(qǐng)等問題，考勤管理小組將問題反饋給護(hù)理部，醫(yī)院護(hù)理部根據(jù)具體的問題繼續(xù)優(yōu)化排班工作，加強(qiáng)對(duì)排班人員的培訓(xùn)，將考勤統(tǒng)計(jì)時(shí)間從15小時(shí)/月降低為7小時(shí)/月，整改后每月的考勤統(tǒng)計(jì)結(jié)果與人員的實(shí)際情況基本吻合。

（四）加強(qiáng)對(duì)考勤管理考評(píng)結(jié)果的應(yīng)用

醫(yī)院考勤管理隊(duì)伍使用PDCA循環(huán)法推動(dòng)考勤管理工作，考勤管理人員根據(jù)具體的檢查結(jié)果總結(jié)分析經(jīng)驗(yàn)，匯總遺留考勤問題，將本次循環(huán)未解決的考勤問題轉(zhuǎn)入下一循環(huán)中解決。同時(shí)，醫(yī)院及時(shí)匯總整理本次循環(huán)下得出的考勤管理結(jié)果，針對(duì)結(jié)果中出現(xiàn)的考勤管理問題，有針對(duì)性的調(diào)整相關(guān)科室考勤工作，比如進(jìn)一步規(guī)范請(qǐng)假流程；在考勤管理計(jì)劃檢查評(píng)價(jià)結(jié)果基礎(chǔ)上，繼續(xù)細(xì)化改革醫(yī)院的考勤管理制度，并且根據(jù)最新的政策條例優(yōu)化制度內(nèi)容，強(qiáng)化考勤管理制度的約束力；加強(qiáng)考勤管理信息化建設(shè)，引進(jìn)新的信息技術(shù)手段提升考勤系統(tǒng)功能，加快實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化考勤管理，比如在考勤系統(tǒng)中輸入員工工號(hào)，獲取員工一年內(nèi)正常上班出勤、休假以及公休假時(shí)長數(shù)據(jù)，極大程度地縮短考勤查詢時(shí)間。

五、結(jié)語

綜上所述，考勤管理是醫(yī)院管理的主要內(nèi)容，是醫(yī)院優(yōu)化人力資源配置的基礎(chǔ)依據(jù)，同時(shí)也是科室、人員績效考核的重要基礎(chǔ)，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展意義深遠(yuǎn)。

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視考勤管理工作，引入PDCA循環(huán)法加強(qiáng)考勤質(zhì)量管理，制定科學(xué)合理的考勤管理計(jì)劃，健全考勤管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化流程，提升考勤管理人員的綜合素質(zhì)。

隨著PDCA循環(huán)機(jī)制不斷改進(jìn)和優(yōu)化，醫(yī)院考勤管理的未解決的問題將會(huì)自動(dòng)進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)，醫(yī)院需要對(duì)PDCA循環(huán)法進(jìn)行深入研究，將其與考勤管理深度融合，在考勤管理團(tuán)隊(duì)的全力合作以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)支持下，持續(xù)強(qiáng)化考勤管理質(zhì)量和效率，促進(jìn)考勤管理模式創(chuàng)新，以人性化考核模式約束醫(yī)院?jiǎn)T工工作行為，保障員工利益的同時(shí)提高醫(yī)院工作效率，進(jìn)一步夯實(shí)醫(yī)院的發(fā)展管理基礎(chǔ)。

相關(guān)鏈接

PDCA循環(huán)是美國質(zhì)量管理專家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A.Shewhart）首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明環(huán)。全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)就是PDCA循環(huán)。PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為四個(gè)階段，即Plan(計(jì)劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查) 和Act(處理)。在質(zhì)量管理活動(dòng)中，要求把各項(xiàng)工作按照作出計(jì)劃、計(jì)劃實(shí)施、檢查實(shí)施效果，然后將成功的納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功的留待下一循環(huán)去解決。這一工作方法是質(zhì)量管理的基本方法，也是企業(yè)管理各項(xiàng)工作的一般規(guī)律。

PDCA是英語單詞Plan(計(jì)劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Act(處理)的第一個(gè)字母，PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行質(zhì)量管理，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的科學(xué)程序。