我國(guó)當(dāng)前干部人事檔案管理現(xiàn)狀分析

文/楊春梅（中國(guó)航空器材集團(tuán)有限公司）

干部人事檔案工作是組織人事工作的重要憑證，它是個(gè)人一生的完整記錄，也是組織合理選人用人的重要依據(jù)和基礎(chǔ)，為此，干部人事檔案的可靠性、真實(shí)性、完善性對(duì)組織人事工作十分重要。隨著時(shí)代的發(fā)展和科技進(jìn)步，傳統(tǒng)的干部人事檔案在改革的深化與推動(dòng)中，逐漸產(chǎn)生了一些不適應(yīng)和弊端，如檔案管理的不重視、不規(guī)范甚至缺失，“棄檔”事件的頻頻發(fā)生，特別是隨著信息化技術(shù)的推進(jìn)，傳統(tǒng)的人事檔案管理依然停留在人工核對(duì)、人工收集、人工管理的地步，耗費(fèi)了大量人力和時(shí)間，且實(shí)際效果欠佳，難以滿足新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下干部人事管理的新要求和新挑戰(zhàn)。為此，我國(guó)當(dāng)前干部人事檔案如何有效推進(jìn)其實(shí)現(xiàn)規(guī)范、系統(tǒng)、科學(xué)的現(xiàn)代化體系和進(jìn)程，是一項(xiàng)值得研究也應(yīng)該研究的課題。

一、干部人事檔案的相關(guān)概念特征

（一）干部人事檔案的定義

干部人事檔案，即干部個(gè)人人事檔案的歷史記錄材料，它區(qū)別于其他檔案，主要是針對(duì)個(gè)人特別是在各級(jí)黨委、組織部門(mén)管理下的個(gè)人系列成長(zhǎng)記錄相關(guān)文案或材料。然而在我國(guó)經(jīng)濟(jì)環(huán)境不斷發(fā)展的過(guò)程中，結(jié)合我國(guó)國(guó)情的變化，人事檔案的定義也在逐步變化和延展，從過(guò)去將人事檔案分為干部、工人、軍隊(duì)乃至學(xué)生檔案，最終由于人才市場(chǎng)的發(fā)展完善，人才隊(duì)伍的多樣和豐富，對(duì)干部人事檔案的定義不再只是領(lǐng)導(dǎo)干部的簡(jiǎn)單定義，而是更為豐富完善?！陡刹咳耸聶n案工作條例》中明確規(guī)定，“干部人事檔案是組織人事等有關(guān)部門(mén)，按照黨的干部政策，在教育培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是黨的重要執(zhí)政資源，是國(guó)家檔案的重要組成部分?！?/p>

（二）干部人事檔案的特征

人事檔案的重要主體是干部人事檔案，其特征具有人事檔案的共性，同時(shí)也因其特殊性而有其顯著特點(diǎn)，具體來(lái)說(shuō)，干部人事檔案的典型特征表現(xiàn)在：

一是干部人事檔案的形成材料是分散性與全面性的矛盾體。目前，我國(guó)已對(duì)干部人事檔案的形成材料進(jìn)行十項(xiàng)分類，每一類均有明確的說(shuō)明和需放入的內(nèi)容?？偟亩?，一本完整的人事檔案一般由兩部分組成，學(xué)校期間形成的檔案和工作后形成的檔案，收存有個(gè)人履歷、自傳和思想、考核鑒定、學(xué)歷學(xué)位專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、黨團(tuán)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、違規(guī)違紀(jì)違法處理處分、工資、任免出國(guó)和會(huì)議及其他可供組織參考等方面的有關(guān)文件材料，因而具有全面性。然而這些材料不是一次性收錄整理完畢，而是隨著其個(gè)人的成長(zhǎng)不斷增加，是完整反映一個(gè)人的職業(yè)生涯軌跡的過(guò)程，資料提供的單位可能跨度較大，因而存在一個(gè)分散性特征。二是干部檔案保管單位相對(duì)穩(wěn)定可靠。公務(wù)員制度作為黨政機(jī)關(guān)公職人員的重要制度，自實(shí)施以來(lái)，促使政府機(jī)構(gòu)及比照?qǐng)?zhí)行的事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)和社會(huì)組織的檔案保管單位得以明確。與機(jī)構(gòu)分開(kāi)備案，有自己獨(dú)立的管理制度。 通常，當(dāng)干部調(diào)動(dòng)異地或職級(jí)變動(dòng)時(shí)，人事檔案保管單位會(huì)發(fā)生變化，采取接收、移交、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的行為。 也就是說(shuō)，干部人事檔案是由同一地區(qū)統(tǒng)一保管的，不應(yīng)出現(xiàn)同一干部人事檔案在不同地區(qū)同時(shí)保管的情況（未及時(shí)歸檔除外）。三是干部人事檔案建立具有獨(dú)特的方式且內(nèi)容存在連續(xù)性。個(gè)人是干部人事檔案的基本單位，通俗來(lái)講每個(gè)人都有一本屬于自己獨(dú)一無(wú)二的檔案，當(dāng)其學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)等變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充完善檔案資料，確保檔案內(nèi)容更新，保證每個(gè)階段的檔案是連續(xù)且存在邏輯關(guān)聯(lián)的，不能隨意遺漏任何檔案，才能完整反映干部的個(gè)人經(jīng)歷和工作經(jīng)歷。四是干部人事檔案的增長(zhǎng)性與動(dòng)態(tài)性。干部人事檔案的最大增長(zhǎng)點(diǎn)就是第九類中薪酬和任免情況的變化，這是由于人事檔案規(guī)定中對(duì)其干部履職情況的檔案收集要求，因而，干部人事檔案是一個(gè)不斷增加和變化的過(guò)程，只是增長(zhǎng)和變化的軌跡和頻率不同，甚至由于人員的變動(dòng)，出現(xiàn)橫向、縱向調(diào)動(dòng)或離職等，都將對(duì)其人事檔案的資料收集產(chǎn)生影響。

二、我國(guó)干部人事檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀

（一）管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)形成

目前，我國(guó)干部人事檔案已形成較為規(guī)范的管理和制度。 例如，目前全國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)、組織人事部門(mén)大多設(shè)有人事檔案管理機(jī)構(gòu)，中共中央組織部和國(guó)家人事部門(mén)已成為全國(guó)人事檔案管理的指揮中心， 地方各級(jí)機(jī)關(guān)和人事部門(mén)是各級(jí)人事檔案集中管理的主要機(jī)構(gòu)，配備專職或兼職檔案管理人員。

（二）制度體系初見(jiàn)規(guī)模

中組部和相關(guān)的人事部門(mén)曾先后職等頒布了多項(xiàng)人事檔案相關(guān)的工作條例，包括《干部人事檔案工作條例》《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》《干部檔案整理工作細(xì)則》《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》等，以至于促使檔案更好地適應(yīng)了我國(guó)現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和用人制度規(guī)范。同時(shí)，各級(jí)各類人事相關(guān)部門(mén)更是在遵循國(guó)家制度規(guī)定的同時(shí)，結(jié)合自身單位的實(shí)際情況，對(duì)制度進(jìn)行明細(xì)和完善，確保了我國(guó)檔案管理制度的規(guī)模形成。

（三）管理人員明顯增多

由于機(jī)構(gòu)、體系和制度的逐漸規(guī)范，對(duì)應(yīng)的干部檔案管理人員也在不斷增加。檔案管理專職人員的出現(xiàn)，改變了過(guò)去檔案兼職或無(wú)明確管理責(zé)任人的情況，對(duì)檔案的管理也更為信息化，保存、收集、整理相關(guān)資料的質(zhì)量明顯提升。其中最具有歷史意義的是干部人事檔案有統(tǒng)一詳細(xì)的分類標(biāo)準(zhǔn)，全國(guó)所有干部人事檔案基本按照標(biāo)準(zhǔn)的十類分類。由此可見(jiàn)，我國(guó)干部人事檔案在實(shí)施規(guī)范化管理方面取得了一定的成績(jī)。與過(guò)去相比，人事檔案的質(zhì)量、考核和保管都有了很大的提高。

三、現(xiàn)階段我國(guó)干部人事檔案管理管理存在問(wèn)題

（一）人力資本流動(dòng)加劇導(dǎo)致“棄檔”“死檔”現(xiàn)象

流動(dòng)人員的“棄檔”行為指的是部分離開(kāi)本單位的人員因?yàn)楦鞣N各樣的原因放棄自己的人事檔案，既不調(diào)入新單位或所在人才市場(chǎng)，也不對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步追蹤。究其原因，筆者認(rèn)為，與個(gè)人對(duì)檔案的不重視和整體環(huán)境下對(duì)檔案重要性的宣傳程度不足有關(guān)。根據(jù)一項(xiàng)全國(guó)人才流動(dòng)中心以及各省市人才交流服務(wù)中心所做的統(tǒng)計(jì)得知，早在2002年，全國(guó)已存在至少60萬(wàn)份被遺棄的檔案，且隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人員流動(dòng)的密集，這一趨勢(shì)不消反漲，特別是改革開(kāi)放后，個(gè)體、私人企業(yè)、外資企業(yè)等的出現(xiàn)，人事檔案對(duì)此類員工更是可有可無(wú)的存在，若不是退休需要對(duì)個(gè)人檔案審核，“棄檔”“死檔”可能永遠(yuǎn)都無(wú)法被人們想起。然而由于時(shí)間跨度太長(zhǎng)，很多檔案最終已無(wú)法查找，給組織和個(gè)人帶來(lái)了諸多煩惱。

（二）檔案管制功能的弱化導(dǎo)致檔案與身份分離

自從改革開(kāi)放后，存在著大量人員從原有的公務(wù)員、事業(yè)單位和國(guó)有企業(yè)向其他非國(guó)有組織流動(dòng)的情況。這部分人流量大，流動(dòng)性強(qiáng)。 在這樣的情況下，人事檔案系統(tǒng)的生存環(huán)境發(fā)生了很大變化。特別是現(xiàn)階段個(gè)體工商業(yè)、創(chuàng)業(yè)人群的不斷興起，包括私人企業(yè)在內(nèi)的上述組織對(duì)個(gè)人人事檔案較為忽視，特別是由于幾乎不涉及人事提拔流程，因而很多人在退休前，很容易忽略自身干部人事檔案的存在。

（三）歷史遺留問(wèn)題導(dǎo)致檔案資料大量缺失

由于傳統(tǒng)的干部人事檔案均為紙質(zhì)資料流程模式，且在過(guò)去沒(méi)有較為規(guī)范的人事干部檔案管理相關(guān)制度規(guī)范，導(dǎo)致很多單位人事檔案管理人員流動(dòng)性大，或沒(méi)有專職管理人員。加之過(guò)去干部人事檔案基本上只用于干部提拔等特殊時(shí)期，不像現(xiàn)在為教育、住房公積金制度、退休制度和社會(huì)保障制度的實(shí)施提供史料考察依據(jù)，從而影響個(gè)人利益的分配。因?yàn)檫^(guò)去的檔案管理較為混亂，且對(duì)檔案保存、整理等的重視程度不高，特別是沒(méi)有走上管理崗位的普通員工，其檔案中缺失的相關(guān)資料較多，很多資料由于具有歷史性和特殊性，無(wú)法再進(jìn)行補(bǔ)制，為后續(xù)檔案完整性和資料查找提供了較大困難。

四、關(guān)于干部人事檔案管理的相關(guān)改進(jìn)建議

（一）對(duì)我國(guó)現(xiàn)行干部人事檔案管理體制進(jìn)行完善

現(xiàn)階段，我國(guó)的干部人事檔案管理制度規(guī)范可以說(shuō)已經(jīng)相對(duì)完善，然而其具體管理特別是對(duì)高層領(lǐng)導(dǎo)人員的管理體系規(guī)范還有一定真空地帶。完善干部人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制，既是對(duì)人事檔案本身的管理和利用的有效保障，更是指導(dǎo)和管理人事檔案乃至干部提拔的重要壁壘?，F(xiàn)階段，我國(guó)干部人事檔案的基本模式是集中和分級(jí)管理相結(jié)合的方式，及國(guó)家、組織和各單位一級(jí)單位進(jìn)行集中規(guī)范，其人員人事關(guān)系所在地的二級(jí)單位進(jìn)行分級(jí)管理。這種制度較為適合我國(guó)的用人制度，特別是我國(guó)公務(wù)員和事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)等單位的等級(jí)制度。然而隨著人員流動(dòng)不斷增加，為適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，現(xiàn)行管理制度必須增加新內(nèi)容，進(jìn)一步豐富和完善。我們可以從兩個(gè)方面入手。一方面，我們需要更快適應(yīng)對(duì)干部隊(duì)伍的整理和分類，并找尋更為適合且合理的干部人事檔案分類方式方法。根據(jù)不同類別干部和不同管理特點(diǎn)的干部人事檔案制作、保管和使用的差異，突破傳統(tǒng)常規(guī)的管理模式，引入更為先進(jìn)的方法和理念進(jìn)行分類管理。另一方面來(lái)說(shuō)，我們應(yīng)該加快對(duì)流動(dòng)人員的管理機(jī)制，包括制定明確的管理方法，確保檔案隨人走的流程，明確檔案對(duì)人員的的重要性，并明確檔案的管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)職責(zé)，只有這樣，才能減少“棄檔”“死檔”現(xiàn)象的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)我國(guó)的人事檔案管理制度的完整和規(guī)范性。

（二）做好干部人事檔案工作經(jīng)費(fèi)投入的保障

干部人事檔案工作本身決定了它具有長(zhǎng)期性和基礎(chǔ)性，也即是說(shuō)，在短時(shí)間內(nèi)可能無(wú)法展現(xiàn)其效果，需要漫長(zhǎng)的維護(hù)，這就導(dǎo)致了很多領(lǐng)導(dǎo)人員的不重視，促使其管理缺乏應(yīng)有的經(jīng)費(fèi)保障，甚至出現(xiàn)檔案人員缺失或兼職的局面。為此作為檔案管理人員，要如何快速提高管理水平，其重要因素是上級(jí)的重視和提供相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)保障。包括一是領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員應(yīng)正確提高認(rèn)識(shí)，將人事檔案作為重要基礎(chǔ)保障而非邊緣工作。二是加強(qiáng)人員培養(yǎng)投入，包括理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)干部檔案管理人員職業(yè)道德教育。三是建立一支高素質(zhì)、穩(wěn)定的干部人事檔案管理隊(duì)伍，包括具有良好的政治素質(zhì)人群，具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和熱情，加強(qiáng)數(shù)字化的投入工作，確保相關(guān)人員的知識(shí)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)掌握現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)，精通計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備。以上內(nèi)容所有這些都需要大量資金才能跟上，需確保辦公經(jīng)費(fèi)投入到位。

（三）進(jìn)一步規(guī)范干部人事檔案材料鑒別方法

檔案的真實(shí)性是人事檔案的重要關(guān)卡，特別是近年來(lái)國(guó)家對(duì)“檔案?jìng)卧臁薄爸貜?fù)得利”的打擊力度不斷增加，在檔案審核和管理過(guò)程中，相關(guān)人員要首先完成對(duì)檔案真?zhèn)蔚膶徍撕捅鎰e工作。缺少材料將影響對(duì)檔案特別是“三齡二歷一身份”的判斷，而偽造檔案將直接上升到欺騙組織對(duì)黨不忠的高度。因而，為全面檢查材料，防止缺料。在干部檔案材料審核中，按照相關(guān)規(guī)定針對(duì)十類干部人事檔案，對(duì)審核制度的把控更加嚴(yán)格。例如，對(duì)新入職人員，從檔案轉(zhuǎn)入時(shí)開(kāi)始就加強(qiáng)對(duì)其審核，包括學(xué)籍檔案的完整性和連續(xù)性，出生日期等是否一致或存在涂改等。同時(shí)，在過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)工作資料的完善，專業(yè)技術(shù)職稱從初級(jí)到高級(jí)、年度考核材料的連續(xù)性等。對(duì)這些項(xiàng)目和內(nèi)容一一核對(duì)，分別制作缺料清單，比對(duì)缺料清單，集中精力補(bǔ)缺。按照“缺則補(bǔ)缺”的原則，補(bǔ)充相關(guān)資料，確保規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

（四）加快干部人事檔案工作的網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程

過(guò)去傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案保存模式，既對(duì)保管的環(huán)境和相關(guān)工作人員提出一定要求，也促使相關(guān)工作量變大，為此，作為檔案管理單位和檔案管理人員，更應(yīng)該積極推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息化的工作，將網(wǎng)絡(luò)的便利與檔案充分融合。包括一方面不斷豐富檔案紙質(zhì)材料，在認(rèn)真審核的基礎(chǔ)上，不斷完善相關(guān)資料，促使檔案從多方面充分展現(xiàn)干部個(gè)人的成長(zhǎng)歷程，同時(shí)保障干部提拔和管理過(guò)程中對(duì)檔案的分析研判。二是盡快建立完善標(biāo)準(zhǔn)化干部人事檔案庫(kù)，通過(guò)對(duì)十類檔案材料的整合優(yōu)化，并進(jìn)行電子化掃描，實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)化檔案管理向電子化檔案管理的初步變化進(jìn)程。三是逐步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，將簡(jiǎn)單的檔案電子化影像逐步向電子一體化管理推進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)電子化檔案，減少紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生，最終向無(wú)紙化辦公前進(jìn)。在此過(guò)程中，需要根據(jù)誰(shuí)管報(bào)誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，明確管理人員的職責(zé)劃分，分層級(jí)分階段對(duì)人事檔案進(jìn)行充分電子化維護(hù)，以推進(jìn)人事檔案管理改革，促進(jìn)構(gòu)建和諧社會(huì)的全面發(fā)展

五、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)干部人事檔案的變革是隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變革與發(fā)展在不斷變化和完善的，伴隨而來(lái)的是一些過(guò)去沒(méi)有的問(wèn)題不斷出現(xiàn)，已經(jīng)很難滿足我國(guó)新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下對(duì)人才的需求管理和對(duì)人事有關(guān)部門(mén)的要求。為此，我們更應(yīng)加強(qiáng)干部人事檔案的管理，優(yōu)選檔案管理人員，加強(qiáng)培訓(xùn)工作，提供配備支持，建立相關(guān)制度，從而有效提升干部人事檔案的水平，為干部隊(duì)伍的建設(shè)提供最基礎(chǔ)的考核依據(jù)和管理保障。通過(guò)對(duì)干部人事檔案的制度規(guī)范進(jìn)行深入、系統(tǒng)學(xué)習(xí)，嚴(yán)格按照相關(guān)制度規(guī)定整理、收集、審核每一本干部人事檔案。對(duì)干部人事檔案開(kāi)展全面的審核，實(shí)際上而言是對(duì)我們檔案管理進(jìn)步的一個(gè)重要反映。我們應(yīng)及時(shí)提升對(duì)干部人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)和思想站位，提高個(gè)人工作能力和綜合素質(zhì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)我國(guó)現(xiàn)階段干部人事檔案存在的問(wèn)題，并從管理體制、經(jīng)費(fèi)投入、鑒定方法和推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程的角度出發(fā)，提出相關(guān)建議和意見(jiàn)，這對(duì)充分發(fā)揮干部人事檔案作為新時(shí)期信息資源的作用具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。