ERP環(huán)境下全面預(yù)算管理改進(jìn)思考

文/陳淡云（深圳市藍(lán)盾防水工程有限公司）

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，基于ERP的信息技術(shù)得到高速發(fā)展，越來越多企業(yè)通過ERP實現(xiàn)對全面預(yù)算管理的優(yōu)化。預(yù)算管理體系作為幫助企業(yè)實現(xiàn)促進(jìn)資源優(yōu)化配置的有效方式，基于ERP的預(yù)算管理體系能夠有效提高企業(yè)的預(yù)算管理水平，但是當(dāng)前真正實現(xiàn)ERP與預(yù)算管理融合的企業(yè)還不多，因此有必要針對相關(guān)工作進(jìn)行研究，并推動企業(yè)的預(yù)算管理水平提高。

一、相關(guān)概念

全面預(yù)算管理是企業(yè)對經(jīng)營管理和財務(wù)活動進(jìn)行合理預(yù)測的機制，并通過一系列的控制措施與管理機制，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標(biāo)。ERP作為軟件應(yīng)用，當(dāng)前已成了企業(yè)重要的管理工具，通過ERP能夠加強企業(yè)的人力、物力、財力等各方面的資源配置效果，并實現(xiàn)對供產(chǎn)銷各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管控，是對企業(yè)內(nèi)部資源進(jìn)行有效計劃與控制的信息化系統(tǒng)。

二、ERP環(huán)境下全面預(yù)算管理的問題與成因

（一）ERP環(huán)境下全面預(yù)算管理的問題

第一，企業(yè)的經(jīng)營管理活動和預(yù)算管理相脫節(jié)。很多企業(yè)在預(yù)算管理的活動中，預(yù)算僅能實現(xiàn)事后管控，無法結(jié)合各項業(yè)務(wù)活動開展自動化分析。雖然部分企業(yè)建立了ERP系統(tǒng)，但是ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)還需要通過手動方式導(dǎo)入系統(tǒng)中，導(dǎo)致信息的分析具有嚴(yán)重滯后性，不利于實現(xiàn)對預(yù)算數(shù)據(jù)的動態(tài)管控。

第二，預(yù)算管理的效率較低。當(dāng)前還有很多企業(yè)通過電子表格的方式編制預(yù)算，在預(yù)算執(zhí)行過程中，企業(yè)通過電子表格的方式查詢相關(guān)額度，還沒有通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)對預(yù)算的在線編制以及自動化控制，導(dǎo)致預(yù)算管理的效率較低、控制力不足。

（二）ERP環(huán)境下全面預(yù)算管理問題的成因

第一，預(yù)算系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)融合度較低。雖然很多企業(yè)認(rèn)識到了基于ERP系統(tǒng)開展預(yù)算的重要性，但是很多企業(yè)在內(nèi)部ERP系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間的兼容性不足，ERP系統(tǒng)沒有全面覆蓋企業(yè)內(nèi)部的人力資源系統(tǒng)、稅控系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等方面，無法實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部各項數(shù)據(jù)的集成，不利于為預(yù)算管理工作的開展提供保障。

第二，缺乏專業(yè)性的綜合人才?；贓RP的全面預(yù)算管理工作要求財務(wù)人員不僅具有基本的核算知識，還需要具有計算機操作知識，并且各崗位也需要了解計算機操作方法。但是很多企業(yè)內(nèi)部的人員在工作過程中對計算機系統(tǒng)的了解不足，企業(yè)缺乏復(fù)合型的綜合人才，內(nèi)部的員工專業(yè)素養(yǎng)不足。同時，當(dāng)前大部分企業(yè)注重采購、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)工作，忽略了綜合性人才的培養(yǎng)，針對ERP的預(yù)算管理體系中的各項管理環(huán)節(jié)要求沒有開展培訓(xùn)。

三、ERP環(huán)境下全面預(yù)算管理的改進(jìn)

（一）ERP系統(tǒng)與預(yù)算管理系統(tǒng)的融合

企業(yè)通過應(yīng)用ERP系統(tǒng)，將ERP融入預(yù)算管理體系中，實現(xiàn)預(yù)算管理的信息化管控，能夠優(yōu)化企業(yè)的各項管理流程，使預(yù)算管理工作更加高效、快捷，能夠通過預(yù)算實現(xiàn)對企業(yè)各項工作的全面管控。

第一，財務(wù)人員的思想要由重視短期經(jīng)濟效益轉(zhuǎn)向重視戰(zhàn)略。企業(yè)內(nèi)部的全體成員需要適應(yīng)ERP環(huán)境下的預(yù)算思維，在管理理念方面需要實現(xiàn)轉(zhuǎn)變，全面了解ERP系統(tǒng)工作的優(yōu)勢，熟悉ERP系統(tǒng)的模塊，掌握ERP系統(tǒng)的流程，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，應(yīng)用信息技術(shù)與財務(wù)管理思維提高自身的綜合能力與專業(yè)素養(yǎng)，幫助企業(yè)達(dá)成總體的戰(zhàn)略目標(biāo)，并根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營決策方向與戰(zhàn)略導(dǎo)向，不斷優(yōu)化預(yù)算流程[1]。在預(yù)算開始之前，需要將各類數(shù)據(jù)通過ERP系統(tǒng)導(dǎo)入，通過ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成與接口優(yōu)化，讓財務(wù)人員的思維方式有所轉(zhuǎn)變，了解信息系統(tǒng)的要求，并將ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與企業(yè)經(jīng)營管理數(shù)據(jù)相融合，形成整合的管理機制。在ERP系統(tǒng)的環(huán)境下，企業(yè)將分散的信息系統(tǒng)實現(xiàn)有效整合，財務(wù)人員能夠通過信息系統(tǒng)將各模塊的信息及時獲取，實現(xiàn)對財務(wù)管理動態(tài)的控制，確保數(shù)據(jù)具有合理性、準(zhǔn)確性。其次，在ERP系統(tǒng)的財務(wù)模塊下，以數(shù)據(jù)為中心實現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)的自動化匯總與分類，并且制定符合企業(yè)實際的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)多維度的數(shù)據(jù)分析，通過可視化報表獲取各項工作的情況，并將工作的重點轉(zhuǎn)向為管理層的經(jīng)營決策提供依據(jù)，實現(xiàn)核算會計向管理會計的轉(zhuǎn)型，為企業(yè)價值增值的目標(biāo)提供幫助。財務(wù)人員還需要提高自身的管理意識，發(fā)揮導(dǎo)向性作用，在企業(yè)內(nèi)部向全體員工宣傳預(yù)算管理工作的重要性，全體員工也需要配合預(yù)算管理工作。企業(yè)內(nèi)部的人員需要共同努力，形成愛崗敬業(yè)的精神，切實改進(jìn)預(yù)算管理的有效性。最后，財務(wù)工作是專業(yè)性要求較高的工作，財務(wù)人員在開展ERP的管理機制下，通過ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對各項數(shù)據(jù)的有機整合，因此財務(wù)部門需要加強與其他部門的溝通。例如在企業(yè)內(nèi)部，新入職員工培訓(xùn)時，由財務(wù)部門的人員宣傳ERP下預(yù)算管理工作要求，從而形成全體員工共同參與預(yù)算的管理機制。

第二，優(yōu)化預(yù)算分析系統(tǒng)。企業(yè)要通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)對預(yù)算的控制與分析。首先，優(yōu)化分析機制。企業(yè)需要定期檢查預(yù)算分析的公式和取值規(guī)則是否符合企業(yè)實際，并在ERP下開展預(yù)算分析模塊中，對關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行動態(tài)管理，持續(xù)優(yōu)化關(guān)鍵指標(biāo)數(shù)據(jù)，通過信息系統(tǒng)能夠自動出具分析報表，節(jié)約了人工分析時間，并且能夠確保預(yù)算分析工作更具有及時性，通過分析報告提出預(yù)算工作改進(jìn)方案，制定預(yù)算管理優(yōu)化措施，并針對預(yù)算建立跟蹤機制，通過ERP系統(tǒng)自動實現(xiàn)跟蹤，實現(xiàn)對預(yù)算工作重大差錯的動態(tài)糾偏，并幫助各部門分析預(yù)算是否執(zhí)行到位，判斷預(yù)算的各類要求是否完成[2]。其次，實現(xiàn)對預(yù)算數(shù)據(jù)的全面預(yù)測，分析各類數(shù)據(jù)對企業(yè)整體目標(biāo)的影響，幫助企業(yè)實現(xiàn)未雨綢繆，通過ERP系統(tǒng)幫助企業(yè)把握市場發(fā)展中的機遇，并針對預(yù)算系統(tǒng)建立審批機制，定期分析預(yù)算系統(tǒng)數(shù)據(jù)的合理性，通過自動化分析為企業(yè)經(jīng)營決策提供有效依據(jù)。再次，搭建預(yù)算模型，關(guān)注預(yù)算計劃，形成科學(xué)的預(yù)算模板，動態(tài)監(jiān)控企業(yè)的各項支出。通過系統(tǒng)分析各類影響因素，對預(yù)算進(jìn)行全面管控。在編制收入、利潤的預(yù)算時，需要結(jié)合各類影響預(yù)算的因素分析預(yù)算編制方法的合理性，并通過財務(wù)數(shù)據(jù)自動實現(xiàn)對預(yù)算的預(yù)測，通過預(yù)算的立項、申請、審批等各環(huán)節(jié)的全面優(yōu)化，從預(yù)算系統(tǒng)自動調(diào)取各項目的信息，并通過ERP系統(tǒng)將預(yù)算情況自動上傳到企業(yè)預(yù)算系統(tǒng)中，使預(yù)算管理更加具有高效性。在ERP系統(tǒng)中通過系統(tǒng)自動對比月度、年度數(shù)據(jù)的完成情況，分析企業(yè)預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度，并分析營運能力指標(biāo)、盈利能力指標(biāo)等指標(biāo)的情況，從而幫助企業(yè)優(yōu)化自身的決策。

第三，建立預(yù)算考核與人力資源系統(tǒng)相結(jié)合的管理機制。企業(yè)需要加強預(yù)算管理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)的融合，在此基礎(chǔ)上需要通過ERP系統(tǒng)接口實現(xiàn)各部門信息的融合，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需求。首先，企業(yè)需要優(yōu)化預(yù)算的考評機制，在ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)的共享，在此基礎(chǔ)上健全考評體系。在系統(tǒng)的模塊中，通過對ERP調(diào)整、控制、反饋等各環(huán)節(jié)的全面銜接，使各部門、各崗位能夠根據(jù)自身的權(quán)限優(yōu)化預(yù)算活動，并根據(jù)信息系統(tǒng)實現(xiàn)對預(yù)算的考核，對于預(yù)算管理工作中執(zhí)行效果較好的人員予以獎勵，對違反操作規(guī)則的人員予以處罰，以保障企業(yè)的預(yù)算管理系統(tǒng)實現(xiàn)健康發(fā)展。企業(yè)需要通過ERP系統(tǒng)和其他辦公系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)的動態(tài)生成，能夠簡化考核過程中取數(shù)的問題，使績效考評工作更加準(zhǔn)確、高效。其次，實現(xiàn)預(yù)算考核系統(tǒng)與人力資源系統(tǒng)的結(jié)合。企業(yè)需要在ERP系統(tǒng)與人力資源系統(tǒng)中建立接口，幫助企業(yè)的人力資源部門及時了解預(yù)算指標(biāo)完成情況，并根據(jù)預(yù)算動態(tài)分析考核情況，幫助企業(yè)查詢預(yù)算中關(guān)鍵指標(biāo)的達(dá)成情況，并以考核的結(jié)果作為員工調(diào)薪、晉升、發(fā)放獎金等方面的依據(jù)，使考核指標(biāo)和員工績效更加匹配，使考核更具有可操作性，從而動態(tài)完善企業(yè)的全面預(yù)算管理機制[3]。

（二）優(yōu)化人力資源體系

預(yù)算管理的有效性受到各部門員工的影響，全體員工都需要配合預(yù)算管理，人力資源體系的建設(shè)也是ERP體系下預(yù)算管理工作能夠有效執(zhí)行的關(guān)鍵。

第一，提高ERP的信息化水平。企業(yè)在建立ERP系統(tǒng)下優(yōu)化預(yù)算管理體系，要針對預(yù)算編制、執(zhí)行、分析、考評等各環(huán)節(jié)實現(xiàn)自動化管控，要求預(yù)算項目數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)要通過ERP系統(tǒng)，再經(jīng)過授權(quán)審批之后方可執(zhí)行預(yù)算工作。例如，預(yù)算的調(diào)整需要經(jīng)過ERP系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)，經(jīng)過相關(guān)人員的審批后方可調(diào)整，對于未經(jīng)過系統(tǒng)中人員審批的不允許調(diào)整。通過ERP系統(tǒng)涵蓋企業(yè)的各項管理環(huán)節(jié)與管理模塊，優(yōu)化企業(yè)的預(yù)算管理各模板，明確各崗位在預(yù)算系統(tǒng)中的管理權(quán)限。企業(yè)需要對預(yù)算管理機制進(jìn)行優(yōu)化，通過系統(tǒng)設(shè)置各崗位在預(yù)算工作中的職能。在ERP管理體系下，企業(yè)需要實現(xiàn)對企業(yè)稅控系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)等各系統(tǒng)的全面銜接，促使企業(yè)的各類數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)部得到高效流轉(zhuǎn)，從而體現(xiàn)信息化控制優(yōu)勢。

第二，加強對人員的培養(yǎng)。企業(yè)只有確保人才滿足企業(yè)的需求，才能切實發(fā)揮預(yù)算管理機制應(yīng)有的作用，因此人力資源管理也是基于ERP開展預(yù)算工作的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)需要加強對專業(yè)人才的培養(yǎng)，提高企業(yè)人才的專業(yè)素養(yǎng)與管理水平，通過合理設(shè)置企業(yè)內(nèi)部各層級人員的權(quán)限，確保企業(yè)內(nèi)部的所有人員能夠按照工作要求開展工作，并結(jié)合企業(yè)的發(fā)展優(yōu)化人力資源管理體系，從而幫助企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)[4]。首先，預(yù)算管理強調(diào)全員參與，因此各崗位都需要全面參與到預(yù)算管理中，企業(yè)需要明確各崗位在預(yù)算工作中的要求，建立激勵約束機制，結(jié)合各崗位的工作特點開展獎懲。其次，加強對ERP下預(yù)算管理要求的培訓(xùn)力度。基于ERP的預(yù)算管理要求企業(yè)全體人員了解管理要求，企業(yè)應(yīng)該針對預(yù)算管理的相關(guān)人員開展定期培訓(xùn)，要求相關(guān)人員了解預(yù)算管理工作的知識與自身的職責(zé)，以更好地參與到預(yù)算管理工作中，并促使ERP系統(tǒng)和預(yù)算管理系統(tǒng)銜接。再次，建立合理的獎懲機制。企業(yè)需要針對各人員在預(yù)算管理中發(fā)揮的作用開展考評，并針對員工的考評落實獎懲機制，提高員工工作積極性，促使各層級人員主動按照預(yù)算管理工作要求開展自身的工作。最后，企業(yè)在獎懲中要注重短期激勵與長期激勵的要點，短期激勵是以短期內(nèi)的績效工資、獎金為基礎(chǔ)，實現(xiàn)對各類工作的有效獎懲，并將預(yù)算管理的責(zé)任主體和預(yù)算工作效果銜接。長期激勵是通過股權(quán)激勵、期權(quán)激勵等方面的方式激勵優(yōu)秀人才。例如企業(yè)通過對企業(yè)內(nèi)部的優(yōu)秀人員及管理層發(fā)放一定的限制性股票，實現(xiàn)員工利益與企業(yè)利益的捆綁。

（三）優(yōu)化預(yù)算指標(biāo)體系

企業(yè)設(shè)置預(yù)算的指標(biāo)體系，需要結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)特點進(jìn)行全面設(shè)置。

第一，設(shè)置基于平衡計分卡的指標(biāo)體系。企業(yè)在基于ERP角度設(shè)置預(yù)算指標(biāo)時，指標(biāo)要對戰(zhàn)略的達(dá)成具有促進(jìn)性作用。首先，企業(yè)可以通過平衡計分卡的方式，從財務(wù)、客戶、內(nèi)部流程、學(xué)習(xí)與成長角度設(shè)置相應(yīng)的指標(biāo)，并從ERP系統(tǒng)中直接獲取各類指標(biāo)。例如客戶類指標(biāo)包括市場份額、客戶滿意度等；學(xué)習(xí)與成長指標(biāo)包括員工培訓(xùn)時長、員工專業(yè)職稱等。通過這一方式，能夠避免過于注重財務(wù)指標(biāo)而忽視非財務(wù)指標(biāo)的問題。其次，需要在ERP系統(tǒng)下設(shè)置細(xì)化的指標(biāo)，結(jié)合各類指標(biāo)對企業(yè)的影響，在ERP系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)權(quán)重，結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)分析企業(yè)管理達(dá)成情況，通過各項指標(biāo)全面考評并予以獎懲，實現(xiàn)對員工的有效激勵。

第二，通過數(shù)據(jù)集成調(diào)取關(guān)鍵指標(biāo)。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，預(yù)算管理體系的重要性也在凸顯，企業(yè)需要通過構(gòu)建專業(yè)的數(shù)據(jù)集成平臺，避免數(shù)據(jù)之間孤立的問題，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)追蹤分析與實時傳遞，幫助企業(yè)實現(xiàn)預(yù)算工作的順利開展。首先，企業(yè)要優(yōu)化系統(tǒng)集成機制，企業(yè)基于ERP的管理系統(tǒng)需要與其他系統(tǒng)之間建立接口，通過建立數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互與實時傳遞，提高管理流程效率，并且通過數(shù)據(jù)系統(tǒng)的優(yōu)化，實現(xiàn)對各模塊的全面整合。其次，對預(yù)算的結(jié)果進(jìn)行動態(tài)分析。通過預(yù)算系統(tǒng)，能夠自動調(diào)取各類信息，并自動生成分析趨勢圖，第一時間將分析報告發(fā)送給使用者，實現(xiàn)對預(yù)算數(shù)據(jù)的高效集成與管控，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性[5]。

（四）完善預(yù)算管理制度

基于ERP的預(yù)算管理體系，需要通過完善管理制度，以制度約束企業(yè)的各項管理機制，為預(yù)算工作的開展保駕護航。

第一，健全預(yù)算管理制度。企業(yè)需要通過預(yù)算管理制度，明確企業(yè)內(nèi)部各層級人員管理職責(zé)，落實各崗位的工作要求，并對各崗位的工作進(jìn)行全面分析，提高預(yù)算管理工作的合理性，確保對預(yù)算管理各環(huán)節(jié)的全面監(jiān)督，并通過預(yù)算對各方面信息進(jìn)行全面溝通，通過優(yōu)化預(yù)算編制、執(zhí)行、控制等各流程，在預(yù)算編制時，由各部門根據(jù)自身實際情況完成預(yù)算編制初稿，并在制度中明確預(yù)算編制的說明以及取數(shù)規(guī)則。企業(yè)需要結(jié)合信息系統(tǒng)的要求，明確預(yù)算執(zhí)行過程中各項控制節(jié)點的審批人員，通過明確審批責(zé)任與審批要求，確保預(yù)算管理更加科學(xué)。在預(yù)算分析時，需要結(jié)合分析的要求，通過專項分析與日常分析開展預(yù)算執(zhí)行的分析。日常分析指的是在日常工作中，對預(yù)算管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行分析。專項分析是對嚴(yán)重違背預(yù)算工作的項目進(jìn)行分析，通過二者的結(jié)合能夠幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)預(yù)算管理過程中的問題。在預(yù)算考核時，需要嚴(yán)格按照考評制度的要求，從系統(tǒng)中取數(shù)，并明確各項指標(biāo)的權(quán)重，實現(xiàn)動態(tài)的管理。

第二，完善內(nèi)部控制制度?；贓RP的預(yù)算要求企業(yè)通過內(nèi)部控制制度，實現(xiàn)對各項管理環(huán)節(jié)的有效控制，通過內(nèi)部控制制度規(guī)范各崗位的管理職責(zé)與管理權(quán)限，使企業(yè)內(nèi)部各崗位成員的工作緊密結(jié)合，幫助企業(yè)了解預(yù)算工作中存在的問題，并提高自身的競爭力，規(guī)范各項管理機制。企業(yè)的內(nèi)部控制制度要貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理環(huán)節(jié)的各流程，通過明確管理制度的規(guī)范，形成剛性約束要求，并通過各項制度的全面完善，提高預(yù)算管理制度的合理性與時效性，實現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)的全面、動態(tài)分析，確?；贓RP的預(yù)算管理系統(tǒng)更加高效，避免存在違規(guī)的問題。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，ERP在企業(yè)的應(yīng)用中不斷優(yōu)化，越來越多的企業(yè)通過ERP開展全面預(yù)算管理，實現(xiàn)了全面預(yù)算管理工作的信息化管控，并實現(xiàn)對企業(yè)各環(huán)節(jié)的有效管控。本文基于ERP環(huán)境下的全面預(yù)算管理進(jìn)行分析，探討了ERP環(huán)境下全面預(yù)算管理的改進(jìn)機制，認(rèn)為企業(yè)在未來發(fā)展過程中，需要基于ERP開展預(yù)算管理體系的優(yōu)化，對ERP環(huán)境下的預(yù)算各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面思考，并制定一套科學(xué)的改進(jìn)機制。企業(yè)在未來發(fā)展中，除了本文所探討的理論之外，還需要結(jié)合自身實際進(jìn)一步優(yōu)化全面預(yù)算管理體系，幫助企業(yè)實現(xiàn)健康發(fā)展的目標(biāo)。