建筑施工企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制研究

文/肖霄（武漢科技大學(xué)）

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，企業(yè)管理理念持續(xù)創(chuàng)新。財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念已廣泛應(yīng)用于服務(wù)業(yè)及交通運(yùn)輸、制造業(yè)等多個(gè)行業(yè)。建筑施工企業(yè)常因傳統(tǒng)的管理理念更重視施工進(jìn)度和工程質(zhì)量而忽視了對(duì)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理，從而出現(xiàn)難以實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理、成本控制薄弱、周轉(zhuǎn)資金不足等現(xiàn)象，這些也局限了建筑施工企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開展。在此背景下引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，可以推動(dòng)建筑行業(yè)企業(yè)的管理轉(zhuǎn)型，提升整體財(cái)務(wù)管理水平。

一、財(cái)務(wù)共享相關(guān)理論基礎(chǔ)

（一）規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論

規(guī)模經(jīng)濟(jì)旨在通過擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模來提高企業(yè)的效率，隨著產(chǎn)量的擴(kuò)大，可變成本逐漸增加，固定單位成本減少，總單位成本減少。另一方面，規(guī)模越大，分工越明確，可以提高生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)效率。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是規(guī)模經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，主要體現(xiàn)在利用信息技術(shù)精簡(jiǎn)部門組織，實(shí)現(xiàn)規(guī)?；庸?，通過標(biāo)準(zhǔn)化、流程化運(yùn)作降低生產(chǎn)成本。

（二）流程再造理論

流程重組是利用先進(jìn)的信息技術(shù)，重塑企業(yè)的人力、物力和財(cái)力，減少對(duì)低價(jià)值企業(yè)的投資，增加對(duì)高價(jià)值企業(yè)的投資，最終達(dá)到降低成本，提升企業(yè)的目的。財(cái)務(wù)共享流程的重組旨在通過減少業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)中的冗余步驟和整合類似業(yè)務(wù)來提高財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率。

（三）組織結(jié)構(gòu)扁平化理論

扁平組織結(jié)構(gòu)是精密的水平結(jié)構(gòu)，它減少了管理、決策和庫(kù)存管理之間的層次關(guān)系，讓決策者更好地了解市場(chǎng)趨勢(shì)。通過消除現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)的障礙，暢通溝通渠道，實(shí)現(xiàn)更好的內(nèi)外部溝通。在扁平化概念中共享資源和服務(wù)，減少了層級(jí)關(guān)系，并增加了公司的靈活性。

二、財(cái)務(wù)共享中心對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

第一，降低集團(tuán)企業(yè)成本，提高整體運(yùn)營(yíng)效率。由于傳統(tǒng)管理觀念和行業(yè)特點(diǎn)的影響，建筑施工企業(yè)采用的分散性財(cái)務(wù)管理模式普遍存在著人員編制不合理和機(jī)構(gòu)設(shè)置重復(fù)等現(xiàn)象，整體財(cái)務(wù)工作效率得不到提升。通過建立財(cái)務(wù)共享中心，將原本分散到各個(gè)部門的業(yè)務(wù)集成規(guī)范進(jìn)行管理，統(tǒng)一各部門執(zhí)行的政策、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)辦人員通過系統(tǒng)簡(jiǎn)單提交業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證，記錄會(huì)計(jì)信息，從而達(dá)到減少人工成本，提高工作效率的目的。

第二，提升集團(tuán)總部的管控能力。把集團(tuán)總部的監(jiān)督管理職能向事中、事前延伸，減少內(nèi)控制度在執(zhí)行過程中的人為干擾因素。財(cái)務(wù)共享中心通過信息化技術(shù)，將集團(tuán)公司管理流程化、系統(tǒng)化，有效減少了基層管理人員和財(cái)務(wù)人員主觀避開規(guī)章制度進(jìn)行違規(guī)操作的可能性，讓集團(tuán)監(jiān)督管理覆蓋范圍更廣，同時(shí)也具有更強(qiáng)的監(jiān)督時(shí)效性。有效避免了分散式管理模式下集團(tuán)財(cái)務(wù)部對(duì)基層項(xiàng)目部財(cái)務(wù)監(jiān)督的滯后性。

第三，對(duì)內(nèi)部控制質(zhì)量和信息安全提出了更高要求。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式，財(cái)務(wù)信息在向上傳遞的過程中，就進(jìn)行了逐級(jí)審核。但在財(cái)務(wù)共享模式下，一個(gè)節(jié)點(diǎn)的錯(cuò)誤可能導(dǎo)致整個(gè)信息鏈出錯(cuò)，造成影響嚴(yán)重的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，因此需要強(qiáng)化內(nèi)部控制質(zhì)量，降低工作失誤率。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享模式主要依托于信息技術(shù)。先進(jìn)的信息技術(shù)在處理財(cái)務(wù)信息時(shí)處理效率高，但信息網(wǎng)絡(luò)安全不可避免地存在安全隱患，外部的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻擊，可以嚴(yán)重危害企業(yè)財(cái)務(wù)信息質(zhì)量和保密性，使企業(yè)蒙受損失。

三、財(cái)務(wù)共享模式下建筑企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題

（一）控制環(huán)境方面

一方面是存在業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)相分離的風(fēng)險(xiǎn)。在財(cái)務(wù)共享模式下，專業(yè)化人員開展專項(xiàng)工作，其工作范圍僅局限于簡(jiǎn)單的錄入相關(guān)資料或核對(duì)信息是否真實(shí)，與外界部門溝通和交流較少，財(cái)務(wù)人員無法僅憑借單據(jù)掌握精準(zhǔn)的財(cái)務(wù)信息，企業(yè)的財(cái)務(wù)控制力度逐漸薄弱，導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算信息出現(xiàn)失真，加大了建筑企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，甚至影響整個(gè)企業(yè)的會(huì)計(jì)核算工作。另一方面，財(cái)務(wù)共享中心單調(diào)枯燥的工作模式和業(yè)務(wù)內(nèi)容會(huì)使得在平臺(tái)相關(guān)崗位工作的員工持續(xù)地進(jìn)行重復(fù)性的工作，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員的懈怠情緒，工作缺乏動(dòng)力，流程效率降低，更容易產(chǎn)生離職傾向。同時(shí)，其工作內(nèi)容也意味著不能獲得較好的薪資水平，職業(yè)前景較窄，難以充分發(fā)揮企業(yè)人力資源的優(yōu)勢(shì)。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面

建筑施工企業(yè)由于其建設(shè)周期長(zhǎng)、投資數(shù)額大、易受宏觀調(diào)控政策影響的特殊性，在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過程中面臨較多的內(nèi)外風(fēng)險(xiǎn)，更需要精準(zhǔn)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)關(guān)鍵點(diǎn)，積極做好風(fēng)險(xiǎn)的分析評(píng)估，提出合理的解決措施。在共享中心，整合后的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分類在不同的平臺(tái)系統(tǒng)完成核算處理，處理流程不同，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)也不一樣，同時(shí)，財(cái)務(wù)人員在平臺(tái)上的操作權(quán)限固定，只負(fù)責(zé)自身權(quán)限內(nèi)的工作，無法通過數(shù)據(jù)察覺生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中可能存在的問題。另外，財(cái)務(wù)共享模式相比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式，更依賴于信息技術(shù)，數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)因此更為突出?？傮w而言，財(cái)務(wù)共享模式在一定程度上增加了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估的難度。

（三）控制活動(dòng)方面

控制活動(dòng)是企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，在財(cái)務(wù)共享模式下，共享中心處理海量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)比傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式數(shù)量更多、更復(fù)雜。如果業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程設(shè)計(jì)不合理，在部分環(huán)節(jié)就可能出現(xiàn)問題。例如在費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)，可能費(fèi)用報(bào)銷頻率較高、金額較大、權(quán)限受限致、審核流程冗長(zhǎng)，而財(cái)務(wù)共享中心作為集中服務(wù)的平臺(tái)，業(yè)務(wù)量較大，如果人員配備不夠合理，可能會(huì)導(dǎo)致單據(jù)擠壓、業(yè)務(wù)拖延等現(xiàn)象的產(chǎn)生。另外，伴隨著財(cái)務(wù)共享模式全面應(yīng)用，處理各類業(yè)務(wù)時(shí)均需應(yīng)用信息系統(tǒng)，若其難以實(shí)現(xiàn)及時(shí)更新升級(jí)，補(bǔ)充相關(guān)流程，將影響多元化功能的實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)功能跟不上業(yè)務(wù)發(fā)展需要，將在一定程度上干擾財(cái)務(wù)人員的工作效率及質(zhì)量。

（四）內(nèi)部監(jiān)督方面

在日常的財(cái)務(wù)控制工作中，建筑施工企業(yè)普遍忽略了事前控制的重要性，或是事前控制難度高，主要依靠過程控制和事后控制，但財(cái)務(wù)管理工作常常是在出現(xiàn)問題之后才會(huì)發(fā)揮作用，缺乏有效的預(yù)防和管控，導(dǎo)致管理工作不能順利推進(jìn)。實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，雖然企業(yè)出臺(tái)了相應(yīng)制度，并傳達(dá)到各子公司，但如果缺乏對(duì)制度實(shí)際貫徹和落實(shí)狀況的全生命周期的監(jiān)督，沒有提供相應(yīng)的人員指導(dǎo)落實(shí)相關(guān)政策，尤其在偏遠(yuǎn)項(xiàng)目未配備財(cái)務(wù)人員的情況下，項(xiàng)目部管理人員并不能完全領(lǐng)會(huì)政策精神，反而增加了執(zhí)行難度，導(dǎo)致問題長(zhǎng)期存在，因此需進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督的力度。

（五）信息和溝通方面

財(cái)務(wù)共享模式下，高效化信息溝通和傳輸至關(guān)重要，但目前看來，財(cái)務(wù)共享中心的信息傳遞，在溝通的時(shí)效性和便利性方面狀況不佳。有些財(cái)務(wù)共享中心工作人員仍然習(xí)慣將文件通過郵箱或個(gè)人聊天軟件的方式傳遞給子公司，且之后沒有持續(xù)跟進(jìn)信息的接收情況，導(dǎo)致信息傳遞時(shí)效性不強(qiáng)，同時(shí)也無法保證信息的保密性。其次，還有與共享中心對(duì)接的子公司負(fù)責(zé)人不懂財(cái)務(wù)知識(shí)，共享中心的財(cái)務(wù)人員又只對(duì)數(shù)據(jù)不對(duì)業(yè)務(wù)，且僅對(duì)權(quán)限內(nèi)數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)信息由子公司單向傳遞到共享中心，造成財(cái)務(wù)信息的完整性和可靠性難以保證，這也在一定程度上影響了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

四、財(cái)務(wù)共享模式下建筑企業(yè)內(nèi)控體系的優(yōu)化措施

（一）重視人力資源管理，完善績(jī)效考核機(jī)制

企業(yè)可以通過組織相關(guān)人員參加各類培訓(xùn)，強(qiáng)化員工對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)一步的掌握和解讀，營(yíng)造良好的內(nèi)部控制管理的企業(yè)文化氛圍。注重人才培養(yǎng)，評(píng)選優(yōu)秀員工可對(duì)基層傾斜，發(fā)揮先鋒帶頭作用，從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略考慮，科學(xué)布局，結(jié)合員工自身表現(xiàn)和個(gè)人意愿為員工配置更適合的崗位，給予員工職業(yè)能力提升和崗位職位上升的通道。同時(shí)完善績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)考核的機(jī)制，激發(fā)財(cái)務(wù)共享工作人員爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)的干勁和責(zé)任意識(shí)，在公司內(nèi)部和共享中心內(nèi)實(shí)施輪崗制，使員工全面了解各部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容和工作要求，避免業(yè)財(cái)分離的現(xiàn)象，同時(shí)最大限度地發(fā)揮出人員的能力。

（二）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)構(gòu)建設(shè)，完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)體系

針對(duì)建筑施工企業(yè)容易忽略事前控制的現(xiàn)象，在財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)，對(duì)董事會(huì)下轄的風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)負(fù)責(zé)，掌握內(nèi)外部各類別的風(fēng)險(xiǎn)特征，定期或不定期地開展評(píng)估分析，確保內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，能及時(shí)識(shí)別，制訂相吻合的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)體系，并有針對(duì)性地設(shè)置應(yīng)對(duì)策略，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)定量和定性分析。加強(qiáng)審核、稽核等專業(yè)管理手段，將企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況與財(cái)務(wù)部門的信息相互結(jié)合，準(zhǔn)確掌握企業(yè)的各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)情況，并根據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)情況推測(cè)出可能會(huì)出現(xiàn)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，動(dòng)態(tài)化地對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)警機(jī)制、反饋信息做好整合匯總，不斷調(diào)整優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，保障企業(yè)的有序運(yùn)營(yíng)，提高內(nèi)部控制的工作效率。

（三）持續(xù)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善系統(tǒng)控制建設(shè)

以財(cái)務(wù)共享模式的核心作用為導(dǎo)向，不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步提高工作效率及質(zhì)量。首先，合理配備共享中心的人員設(shè)置是系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。在單據(jù)稽核環(huán)節(jié)，可以規(guī)定每月完成最低單據(jù)數(shù)量作為考核指標(biāo)；系統(tǒng)隨機(jī)派發(fā)單據(jù)給稽核人員，減少操作人員規(guī)避政策要求的可能性，在完成每月考核指標(biāo)后，稽核人員還可以主動(dòng)申請(qǐng)?zhí)幚硐到y(tǒng)上待分配的單據(jù)，超出的數(shù)量納入績(jī)效考核范圍，增加個(gè)人績(jī)效，充分發(fā)揮共享財(cái)務(wù)人員工作的主觀能動(dòng)性。在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)運(yùn)行中，不斷優(yōu)化審批流程，取消重復(fù)性、不必要的環(huán)節(jié)。還可以通過技術(shù)手段，例如提供手機(jī)處理端來提升效率，讓使用者隨時(shí)隨地申請(qǐng)、審批報(bào)銷單據(jù)，打破時(shí)間和地域的限制。持續(xù)優(yōu)化財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)和業(yè)務(wù)模塊，可以根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)集成更多子系統(tǒng)，例如財(cái)務(wù)人員會(huì)用到的資金系統(tǒng)、普通員工需要的商旅系統(tǒng)等。

（四）發(fā)揮獨(dú)立董事評(píng)價(jià)作用，實(shí)時(shí)監(jiān)督完善財(cái)務(wù)考核

獨(dú)立董事由于其職位的特殊性，不在公司內(nèi)部任職，與公司股東沒有聯(lián)系，與公司經(jīng)營(yíng)管理層也沒有重要的業(yè)務(wù)聯(lián)系，因此可以結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)控制和自身管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，依托財(cái)務(wù)共享中心現(xiàn)有的內(nèi)控建設(shè)和落實(shí)狀況，選取多元化的方式匯總相關(guān)數(shù)據(jù)信息，以此客觀公正地評(píng)價(jià)企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的合理性及科學(xué)性，并指出相應(yīng)的控制風(fēng)險(xiǎn)和缺陷，提出改善措施和建議，這樣不僅起到了獨(dú)立監(jiān)督的作用，還可以進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督。在財(cái)務(wù)共享模式下，可以充分利用信息共享優(yōu)勢(shì)，引入獨(dú)立董事作為外部審計(jì)，由內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)開展實(shí)時(shí)監(jiān)督工作，保障系統(tǒng)運(yùn)行的健康有序。

（五）促進(jìn)業(yè)財(cái)一體融合，完善暢通溝通渠道

通過加強(qiáng)內(nèi)部信息的傳遞與共享，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享中心的價(jià)值，整合共享中心的相關(guān)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)性地分析業(yè)務(wù)，合理地梳理工作流程，確保內(nèi)部組織活動(dòng)順利進(jìn)行。在推進(jìn)業(yè)財(cái)融合的同時(shí)，堅(jiān)持以提高服務(wù)質(zhì)量為著力點(diǎn)，可設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)窗口，加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門的溝通合作，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化信息反饋；及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合中存在的問題，提出相應(yīng)的解決策略。持續(xù)拓展系統(tǒng)功能模塊，優(yōu)化集成各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能系統(tǒng)。完善人員管理制度，合理設(shè)置既懂得財(cái)務(wù)又熟悉業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)人員工作崗位，明晰財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)間的關(guān)聯(lián)性，發(fā)揮紐帶的作用構(gòu)建，完善財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同模式。

五、結(jié)束語

作為我國(guó)“大基建”戰(zhàn)略的重要參建成員，伴隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，建筑施工企業(yè)應(yīng)及時(shí)更新管理理念，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享模式優(yōu)勢(shì)，重視人力資源管理，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)構(gòu)建設(shè)，持續(xù)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，加大信息管理力度，完善暢通溝通渠道，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控和內(nèi)部控制力度。

相關(guān)鏈接

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是依托信息技術(shù)以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程處理為基礎(chǔ)，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運(yùn)營(yíng)成本或創(chuàng)造價(jià)值為目的，以市場(chǎng)視角為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化生產(chǎn)服務(wù)的分布式管理模式。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的概念在中國(guó)的跨國(guó)企業(yè)與大型本土企業(yè)間方興未艾，諸多中國(guó)財(cái)務(wù)人的職業(yè)發(fā)展也不可避免的卷入這一全球性趨勢(shì)中，面對(duì)這一新興事物，如何看待其中蘊(yùn)含的挑戰(zhàn)與機(jī)遇是放在每個(gè)有志于成為公司戰(zhàn)略伙伴的中國(guó)財(cái)務(wù)人必須面對(duì)的問題。財(cái)務(wù)共享服務(wù)是將公司（或集團(tuán)）范圍內(nèi)的共用的職能/功能集中起來，高質(zhì)量、低成本地向各個(gè)業(yè)務(wù)單元/部門提供標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)。鉑略咨詢Linked-F致力于研究跨國(guó)企業(yè)財(cái)物共享服務(wù)管理難點(diǎn)的研究。共享服務(wù)中心所集中的通常是諸如財(cái)務(wù)、信息系統(tǒng)、人力資源、法律、采購(gòu)、研發(fā)等職能，通過這種方式，既可以發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)、節(jié)約成本，同時(shí)也有助于保證這些職能的質(zhì)量和一致性。