建筑施工企業(yè)財務共享中心內部控制研究

文/肖霄（武漢科技大學）

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，企業(yè)管理理念持續(xù)創(chuàng)新。財務共享服務理念已廣泛應用于服務業(yè)及交通運輸、制造業(yè)等多個行業(yè)。建筑施工企業(yè)常因傳統(tǒng)的管理理念更重視施工進度和工程質量而忽視了對項目的財務管理，從而出現(xiàn)難以實現(xiàn)全面預算管理、成本控制薄弱、周轉資金不足等現(xiàn)象，這些也局限了建筑施工企業(yè)日常經(jīng)營活動的開展。在此背景下引入財務共享服務模式，可以推動建筑行業(yè)企業(yè)的管理轉型，提升整體財務管理水平。

一、財務共享相關理論基礎

（一）規(guī)模經(jīng)濟理論

規(guī)模經(jīng)濟旨在通過擴大生產規(guī)模來提高企業(yè)的效率，隨著產量的擴大，可變成本逐漸增加，固定單位成本減少，總單位成本減少。另一方面，規(guī)模越大，分工越明確，可以提高生產和運營效率。財務共享服務模式是規(guī)模經(jīng)濟發(fā)展的產物，主要體現(xiàn)在利用信息技術精簡部門組織，實現(xiàn)規(guī)?；庸?，通過標準化、流程化運作降低生產成本。

（二）流程再造理論

流程重組是利用先進的信息技術，重塑企業(yè)的人力、物力和財力，減少對低價值企業(yè)的投資，增加對高價值企業(yè)的投資，最終達到降低成本，提升企業(yè)的目的。財務共享流程的重組旨在通過減少業(yè)務運營中的冗余步驟和整合類似業(yè)務來提高財務運營效率。

（三）組織結構扁平化理論

扁平組織結構是精密的水平結構，它減少了管理、決策和庫存管理之間的層次關系，讓決策者更好地了解市場趨勢。通過消除現(xiàn)有組織結構的障礙，暢通溝通渠道，實現(xiàn)更好的內外部溝通。在扁平化概念中共享資源和服務，減少了層級關系，并增加了公司的靈活性。

二、財務共享中心對企業(yè)內部控制的影響

第一，降低集團企業(yè)成本，提高整體運營效率。由于傳統(tǒng)管理觀念和行業(yè)特點的影響，建筑施工企業(yè)采用的分散性財務管理模式普遍存在著人員編制不合理和機構設置重復等現(xiàn)象，整體財務工作效率得不到提升。通過建立財務共享中心，將原本分散到各個部門的業(yè)務集成規(guī)范進行管理，統(tǒng)一各部門執(zhí)行的政策、工作流程和標準，經(jīng)辦人員通過系統(tǒng)簡單提交業(yè)務數(shù)據(jù)，系統(tǒng)生成會計憑證，記錄會計信息，從而達到減少人工成本，提高工作效率的目的。

第二，提升集團總部的管控能力。把集團總部的監(jiān)督管理職能向事中、事前延伸，減少內控制度在執(zhí)行過程中的人為干擾因素。財務共享中心通過信息化技術，將集團公司管理流程化、系統(tǒng)化，有效減少了基層管理人員和財務人員主觀避開規(guī)章制度進行違規(guī)操作的可能性，讓集團監(jiān)督管理覆蓋范圍更廣，同時也具有更強的監(jiān)督時效性。有效避免了分散式管理模式下集團財務部對基層項目部財務監(jiān)督的滯后性。

第三，對內部控制質量和信息安全提出了更高要求。傳統(tǒng)的財務管理模式，財務信息在向上傳遞的過程中，就進行了逐級審核。但在財務共享模式下，一個節(jié)點的錯誤可能導致整個信息鏈出錯，造成影響嚴重的財務風險，因此需要強化內部控制質量，降低工作失誤率。實現(xiàn)財務共享模式主要依托于信息技術。先進的信息技術在處理財務信息時處理效率高，但信息網(wǎng)絡安全不可避免地存在安全隱患，外部的網(wǎng)絡技術攻擊，可以嚴重危害企業(yè)財務信息質量和保密性，使企業(yè)蒙受損失。

三、財務共享模式下建筑企業(yè)內部控制中存在的問題

（一）控制環(huán)境方面

一方面是存在業(yè)務與財務相分離的風險。在財務共享模式下，專業(yè)化人員開展專項工作，其工作范圍僅局限于簡單的錄入相關資料或核對信息是否真實，與外界部門溝通和交流較少，財務人員無法僅憑借單據(jù)掌握精準的財務信息，企業(yè)的財務控制力度逐漸薄弱，導致會計核算信息出現(xiàn)失真，加大了建筑企業(yè)的經(jīng)營風險，甚至影響整個企業(yè)的會計核算工作。另一方面，財務共享中心單調枯燥的工作模式和業(yè)務內容會使得在平臺相關崗位工作的員工持續(xù)地進行重復性的工作，可能導致財務人員的懈怠情緒，工作缺乏動力，流程效率降低，更容易產生離職傾向。同時，其工作內容也意味著不能獲得較好的薪資水平，職業(yè)前景較窄，難以充分發(fā)揮企業(yè)人力資源的優(yōu)勢。

（二）風險評估方面

建筑施工企業(yè)由于其建設周期長、投資數(shù)額大、易受宏觀調控政策影響的特殊性，在實際運營過程中面臨較多的內外風險，更需要精準識別風險關鍵點，積極做好風險的分析評估，提出合理的解決措施。在共享中心，整合后的經(jīng)濟業(yè)務分類在不同的平臺系統(tǒng)完成核算處理，處理流程不同，風險點也不一樣，同時，財務人員在平臺上的操作權限固定，只負責自身權限內的工作，無法通過數(shù)據(jù)察覺生產經(jīng)營過程中可能存在的問題。另外，財務共享模式相比傳統(tǒng)的財務管理模式，更依賴于信息技術，數(shù)據(jù)安全風險因此更為突出。總體而言，財務共享模式在一定程度上增加了企業(yè)風險識別和評估的難度。

（三）控制活動方面

控制活動是企業(yè)實施內部控制的重要環(huán)節(jié)，在財務共享模式下，共享中心處理海量財務數(shù)據(jù)，風險點比傳統(tǒng)財務管理模式數(shù)量更多、更復雜。如果業(yè)務流程、財務流程設計不合理，在部分環(huán)節(jié)就可能出現(xiàn)問題。例如在費用報銷環(huán)節(jié)，可能費用報銷頻率較高、金額較大、權限受限致、審核流程冗長，而財務共享中心作為集中服務的平臺，業(yè)務量較大，如果人員配備不夠合理，可能會導致單據(jù)擠壓、業(yè)務拖延等現(xiàn)象的產生。另外，伴隨著財務共享模式全面應用，處理各類業(yè)務時均需應用信息系統(tǒng)，若其難以實現(xiàn)及時更新升級，補充相關流程，將影響多元化功能的實現(xiàn)，系統(tǒng)功能跟不上業(yè)務發(fā)展需要，將在一定程度上干擾財務人員的工作效率及質量。

（四）內部監(jiān)督方面

在日常的財務控制工作中，建筑施工企業(yè)普遍忽略了事前控制的重要性，或是事前控制難度高，主要依靠過程控制和事后控制，但財務管理工作常常是在出現(xiàn)問題之后才會發(fā)揮作用，缺乏有效的預防和管控，導致管理工作不能順利推進。實施財務共享后，雖然企業(yè)出臺了相應制度，并傳達到各子公司，但如果缺乏對制度實際貫徹和落實狀況的全生命周期的監(jiān)督，沒有提供相應的人員指導落實相關政策，尤其在偏遠項目未配備財務人員的情況下，項目部管理人員并不能完全領會政策精神，反而增加了執(zhí)行難度，導致問題長期存在，因此需進一步強化內部監(jiān)督的力度。

（五）信息和溝通方面

財務共享模式下，高效化信息溝通和傳輸至關重要，但目前看來，財務共享中心的信息傳遞，在溝通的時效性和便利性方面狀況不佳。有些財務共享中心工作人員仍然習慣將文件通過郵箱或個人聊天軟件的方式傳遞給子公司，且之后沒有持續(xù)跟進信息的接收情況，導致信息傳遞時效性不強，同時也無法保證信息的保密性。其次，還有與共享中心對接的子公司負責人不懂財務知識，共享中心的財務人員又只對數(shù)據(jù)不對業(yè)務，且僅對權限內數(shù)據(jù)負責，財務信息由子公司單向傳遞到共享中心，造成財務信息的完整性和可靠性難以保證，這也在一定程度上影響了財務系統(tǒng)的正常運行。

四、財務共享模式下建筑企業(yè)內控體系的優(yōu)化措施

（一）重視人力資源管理，完善績效考核機制

企業(yè)可以通過組織相關人員參加各類培訓，強化員工對業(yè)務進一步的掌握和解讀，營造良好的內部控制管理的企業(yè)文化氛圍。注重人才培養(yǎng)，評選優(yōu)秀員工可對基層傾斜，發(fā)揮先鋒帶頭作用，從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略考慮，科學布局，結合員工自身表現(xiàn)和個人意愿為員工配置更適合的崗位，給予員工職業(yè)能力提升和崗位職位上升的通道。同時完善績效獎勵考核的機制，激發(fā)財務共享工作人員爭先創(chuàng)優(yōu)的干勁和責任意識，在公司內部和共享中心內實施輪崗制，使員工全面了解各部門的業(yè)務內容和工作要求，避免業(yè)財分離的現(xiàn)象，同時最大限度地發(fā)揮出人員的能力。

（二）加強風險控制機構建設，完善風險應對體系

針對建筑施工企業(yè)容易忽略事前控制的現(xiàn)象，在財務共享中心內設置風險管理機構，對董事會下轄的風險管理委員會負責，掌握內外部各類別的風險特征，定期或不定期地開展評估分析，確保內外部環(huán)境發(fā)生變化時，能及時識別，制訂相吻合的風險評價體系，并有針對性地設置應對策略，進一步實現(xiàn)風險定量和定性分析。加強審核、稽核等專業(yè)管理手段，將企業(yè)的運營情況與財務部門的信息相互結合，準確掌握企業(yè)的各項運營情況，并根據(jù)運轉情況推測出可能會出現(xiàn)的經(jīng)營風險，動態(tài)化地對財務預警機制、反饋信息做好整合匯總，不斷調整優(yōu)化風險預警指標，保障企業(yè)的有序運營，提高內部控制的工作效率。

（三）持續(xù)優(yōu)化業(yè)務流程，完善系統(tǒng)控制建設

以財務共享模式的核心作用為導向，不斷優(yōu)化業(yè)務流程，提高業(yè)務流程的規(guī)范化、標準化，進一步提高工作效率及質量。首先，合理配備共享中心的人員設置是系統(tǒng)正常運行的基礎。在單據(jù)稽核環(huán)節(jié)，可以規(guī)定每月完成最低單據(jù)數(shù)量作為考核指標；系統(tǒng)隨機派發(fā)單據(jù)給稽核人員，減少操作人員規(guī)避政策要求的可能性，在完成每月考核指標后，稽核人員還可以主動申請?zhí)幚硐到y(tǒng)上待分配的單據(jù)，超出的數(shù)量納入績效考核范圍，增加個人績效，充分發(fā)揮共享財務人員工作的主觀能動性。在財務共享系統(tǒng)運行中，不斷優(yōu)化審批流程，取消重復性、不必要的環(huán)節(jié)。還可以通過技術手段，例如提供手機處理端來提升效率，讓使用者隨時隨地申請、審批報銷單據(jù)，打破時間和地域的限制。持續(xù)優(yōu)化財務共享系統(tǒng)和業(yè)務模塊，可以根據(jù)業(yè)務發(fā)展需求，在財務共享系統(tǒng)集成更多子系統(tǒng)，例如財務人員會用到的資金系統(tǒng)、普通員工需要的商旅系統(tǒng)等。

（四）發(fā)揮獨立董事評價作用，實時監(jiān)督完善財務考核

獨立董事由于其職位的特殊性，不在公司內部任職，與公司股東沒有聯(lián)系，與公司經(jīng)營管理層也沒有重要的業(yè)務聯(lián)系，因此可以結合企業(yè)財務控制和自身管理實踐經(jīng)驗，依托財務共享中心現(xiàn)有的內控建設和落實狀況，選取多元化的方式匯總相關數(shù)據(jù)信息，以此客觀公正地評價企業(yè)內部控制設計的合理性及科學性，并指出相應的控制風險和缺陷，提出改善措施和建議，這樣不僅起到了獨立監(jiān)督的作用，還可以進一步優(yōu)化企業(yè)內部監(jiān)督。在財務共享模式下，可以充分利用信息共享優(yōu)勢，引入獨立董事作為外部審計，由內部審計人員對企業(yè)業(yè)務開展實時監(jiān)督工作，保障系統(tǒng)運行的健康有序。

（五）促進業(yè)財一體融合，完善暢通溝通渠道

通過加強內部信息的傳遞與共享，充分發(fā)揮財務共享中心的價值，整合共享中心的相關數(shù)據(jù)，系統(tǒng)性地分析業(yè)務，合理地梳理工作流程，確保內部組織活動順利進行。在推進業(yè)財融合的同時，堅持以提高服務質量為著力點，可設置相應的服務窗口，加強財務部門與業(yè)務部門的溝通合作，實現(xiàn)動態(tài)化信息反饋；及時發(fā)現(xiàn)業(yè)財融合中存在的問題，提出相應的解決策略。持續(xù)拓展系統(tǒng)功能模塊，優(yōu)化集成各項業(yè)務功能系統(tǒng)。完善人員管理制度，合理設置既懂得財務又熟悉業(yè)務的財務人員工作崗位，明晰財務與業(yè)務間的關聯(lián)性，發(fā)揮紐帶的作用構建，完善財務與業(yè)務的協(xié)同模式。

五、結束語

作為我國“大基建”戰(zhàn)略的重要參建成員，伴隨著經(jīng)濟市場競爭的加劇，建筑施工企業(yè)應及時更新管理理念，充分發(fā)揮財務共享模式優(yōu)勢，重視人力資源管理，加強風險控制機構建設，持續(xù)優(yōu)化業(yè)務流程，加大信息管理力度，完善暢通溝通渠道，加強風險防控和內部控制力度。

相關鏈接

財務共享服務是依托信息技術以財務業(yè)務流程處理為基礎，以優(yōu)化組織結構、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運營成本或創(chuàng)造價值為目的，以市場視角為內外部客戶提供專業(yè)化生產服務的分布式管理模式。財務共享服務的概念在中國的跨國企業(yè)與大型本土企業(yè)間方興未艾，諸多中國財務人的職業(yè)發(fā)展也不可避免的卷入這一全球性趨勢中，面對這一新興事物，如何看待其中蘊含的挑戰(zhàn)與機遇是放在每個有志于成為公司戰(zhàn)略伙伴的中國財務人必須面對的問題。財務共享服務是將公司（或集團）范圍內的共用的職能/功能集中起來，高質量、低成本地向各個業(yè)務單元/部門提供標準化的服務。鉑略咨詢Linked-F致力于研究跨國企業(yè)財物共享服務管理難點的研究。共享服務中心所集中的通常是諸如財務、信息系統(tǒng)、人力資源、法律、采購、研發(fā)等職能，通過這種方式，既可以發(fā)揮規(guī)模效應、節(jié)約成本，同時也有助于保證這些職能的質量和一致性。