高校辦公室管理現(xiàn)狀及改善措施

李靖

（西安電子科技大學(xué)通信工程學(xué)院，陜西西安 710000）

近年來，隨著高校教育體制改革的不斷推進(jìn)，高等院校不斷大規(guī)模擴(kuò)招，高校辦學(xué)規(guī)模不斷增大，高等教育也從精英化教育轉(zhuǎn)向大眾化教育新局面，在此背景下高校教學(xué)和日常管理環(huán)節(jié)相較于傳統(tǒng)高等教育管理都發(fā)生了很大的變化。高校辦公室作為高校管理中的核心組成機(jī)構(gòu)，在保證高校改革創(chuàng)新和穩(wěn)定發(fā)展過程中扮演著至關(guān)重要的角色，高校辦公室管理作為管理學(xué)的重點(diǎn)實(shí)踐內(nèi)容，特別是在當(dāng)前教育體制改革背景下，完善和創(chuàng)新高校辦公室管理對于高校教學(xué)工作順利開展具有非常重要的實(shí)踐意義[1]。

一、高校辦公室管理在高校管理中的地位和作用

高校辦公室的管理是高校辦公室工作人員協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)班子處理教學(xué)、科研、日常事務(wù)，協(xié)調(diào)上、下級關(guān)系等事務(wù)的決策、執(zhí)行、控制、反饋的活動過程。與傳統(tǒng)辦公室管理相比，高校辦公室管理一方面具備傳統(tǒng)辦公室管理過程中存在的諸多共同點(diǎn)和問題點(diǎn)，另一方面，結(jié)合高校教育事務(wù)特點(diǎn)，高校辦公室管理還具備其本身的特性。

高校作為人才培養(yǎng)的重要基地，是國家改革發(fā)展過程中重點(diǎn)關(guān)注的對象，順應(yīng)國家改革發(fā)展的號召，培養(yǎng)符合社會和時代發(fā)展需要的高質(zhì)量高素質(zhì)人才，是高校教育和管理的核心目標(biāo)。高校管理事務(wù)繁雜，包含了高校教學(xué)、科研、教師學(xué)生日常事務(wù)、教師學(xué)生定期培訓(xùn)等方方面面，此外，高校管理還需要實(shí)時關(guān)注國家教育改革發(fā)展規(guī)劃和要求，及時完善和創(chuàng)新改革發(fā)展路線?？傮w來說，高校辦公室的工作任務(wù)較為復(fù)雜，具體來說有以下幾個方面：第一，高校辦公室作為高校各項(xiàng)事務(wù)的辦公窗口，是傳達(dá)上級教育工作管理精神、處理高校政策制度文件、管理高校教育教學(xué)事務(wù)的重要窗口，通過日常上情下達(dá)和下情上傳相關(guān)工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)聯(lián)系學(xué)校部門與高校師生的重要橋梁，因此，管理服務(wù)是辦公室工作的重要組成部分。第二，高校作為一個重要的教育教學(xué)機(jī)構(gòu)，其內(nèi)部部門組成復(fù)雜，當(dāng)前高校體制改革強(qiáng)化對高校各項(xiàng)事務(wù)的監(jiān)督和管理，實(shí)現(xiàn)高等院校教育教學(xué)的科學(xué)管理，在此過程中，高校辦公室要圍繞學(xué)校工作重心，通過對學(xué)校研政工作進(jìn)行督辦、督促和督察，進(jìn)而做到重點(diǎn)工作任務(wù)和決策的貫徹落實(shí)和保質(zhì)保量，實(shí)現(xiàn)高校管理過程的客觀全面和高效，因此，行政監(jiān)管職能是高校辦公室管理工作的重點(diǎn)之一。第三、高校辦公室作為聯(lián)系高校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校各個職能部門和廣大師生群體的橋梁與紐帶，需要全面思考、籌劃和處理高校改革發(fā)展大局和高校日常教育教學(xué)中存在諸多問題和矛盾，作為高校管理中的重要參謀，對高校發(fā)展中遇到的難點(diǎn)問題，能夠及時掌握和發(fā)現(xiàn)，緊跟時事，通過敏銳的政治觀察力和思想覺悟，對高校管理過程中遇到的各種問題提出對策性建議和方法，此外，具備預(yù)見性和超前性，通過深入分析高校管理中存在的現(xiàn)象，分析其內(nèi)部的漏洞，主動介入，防患于未然，解決高校管理中存在的傾向性問題，對實(shí)現(xiàn)高校教育教學(xué)事務(wù)協(xié)調(diào)穩(wěn)定起到至關(guān)重要的作用[2]。

二、高校辦公室管理現(xiàn)狀及問題

高校辦公室作為高校科研教學(xué)和高校管理的重要樞紐，其職能應(yīng)用非常復(fù)雜，特別是在當(dāng)前教育體制改革日漸深入的背景下，高校的改革發(fā)展和教育教學(xué)改革事業(yè)對高校辦公室管理的依賴越來越多，對高校辦公室管理水平的要求越來越高，進(jìn)而使得許多高校辦公室管理過程中出現(xiàn)的問題不斷浮出水面，成為高校發(fā)展的絆腳石。

（一）管理制度缺失，工作機(jī)制不夠細(xì)化

管理制度是行政管理關(guān)鍵組成部分，俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，規(guī)范制度是維護(hù)高校辦公室管理任務(wù)開展和提高高校辦公室管理效率的基本保障。管理制度的不完善將會對辦公室日常管理工作帶來諸多不便，特別是在職責(zé)劃分、任務(wù)分工、績效考核等方面，管理制度的缺失將導(dǎo)致部門職責(zé)劃分模糊，任務(wù)分工和績效考核混亂，進(jìn)而在處理高校辦公事務(wù)過程中，部門間或人員間會存在相互推諉拖沓的問題，不利于高校教育管理任務(wù)及指示的實(shí)施，進(jìn)而影響到高校管理的正常運(yùn)行。當(dāng)前，高校辦公室管理制度缺失的問題主要表現(xiàn)在：高校辦公室職能劃分粗糙，辦公室部門人員角色定位混亂，在實(shí)際工作中，高校辦公室工作往往處于被動狀態(tài)，突出表現(xiàn)在工作“四靠”，即靠會議、靠文件、靠上級下達(dá)任務(wù)、靠行政命令指導(dǎo)工作和處理問題，工作的計(jì)劃性和針對性不強(qiáng)，“忙亂”現(xiàn)象十分突出，在具體工作中辦公室管理不到位的現(xiàn)象時有發(fā)生，甚至偶爾出現(xiàn)工作失誤。

（二）管理觀念陳舊，辦公室管理模式固化

管理觀念作為行政管理的處事模式，是高校辦公室管理的靈魂。特別是在高等教育體制改革不斷深化的背景下，各個高等院校辦學(xué)層次不斷豐富、教育宗旨不斷深化、科研管理不斷創(chuàng)新優(yōu)化，對高校辦公室管理工作帶來了諸多挑戰(zhàn)，這就需要高校辦公室及時更新管理觀念和思路，以適應(yīng)高校教育體制改革的需求。但是當(dāng)前在高校辦公室管理過程中，經(jīng)驗(yàn)為主、上者為大、老者為尊的現(xiàn)象依然存在，高校辦公室部門組成具有明顯官僚氣息，在處理高校管理事務(wù)時，往往以經(jīng)驗(yàn)為重，缺乏對具體問題的實(shí)地調(diào)研和全方面綜合考量，在具體的管理工作任務(wù)中管理觀念陳舊，管理思維還是保持在原有的思維模式上，進(jìn)而使得高校辦公室管理在高校教育體制改革浪潮中舉步維艱。

（三）專業(yè)水平低下，管理服務(wù)質(zhì)量不佳

專業(yè)管理能力作為高校辦公室管理的基礎(chǔ)，高水平的管理水平是高校高水平管理的基本保證，但是當(dāng)前高校辦公室管理專業(yè)水平低下，管理服務(wù)質(zhì)量不佳的現(xiàn)狀依然存在。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，基于信息技術(shù)的OA辦公自動化系統(tǒng)在各行各業(yè)中得以廣泛地應(yīng)用，對提升辦公自動化水平和效率具有積極的作用[3]。近年來，高校也積極引進(jìn)先進(jìn)的OA辦公自動化系統(tǒng)來提升高校辦公室的自動化水平，但是當(dāng)前高校辦公室管理系統(tǒng)自動化程度低的情況依然存在，進(jìn)而導(dǎo)致高校辦公管理整體效率的低下，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一方面近年來雖然高校已經(jīng)實(shí)行了OA辦公自動化系統(tǒng)，但是整個系統(tǒng)的模塊組成不足，特別是教育體制改革日新月異，辦公室管理任務(wù)和方向越來越多，系統(tǒng)很難及時更新導(dǎo)入，因此許多職能和任務(wù)仍需要采取傳統(tǒng)的辦公管理方式；另一方面，許多辦公管理系統(tǒng)雖然應(yīng)用多年，但是許多任課老師，特別是年紀(jì)較大的老師，對信息技術(shù)的接納程度不足，對辦公自動化系統(tǒng)的使用熟練度不足，進(jìn)而影響了OA辦公自動化系統(tǒng)自動化程度的發(fā)揮。

（四）高校辦公室管理人員水平欠佳，人才隊(duì)伍建設(shè)落后

當(dāng)前新形勢下高校辦公職能發(fā)生著從“交辦服務(wù)型”向“參謀服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變，高校辦公室作為學(xué)校的中樞部門，在高校管理的決策參謀、高校教學(xué)的監(jiān)督管理、科研工作的輔助調(diào)研等工作中扮演著越來越重要的角色，因此對人才的需求越來越急迫，但是當(dāng)前高校辦公室人才短缺的現(xiàn)象仍然十分明顯，導(dǎo)致許多重要職能缺失。一方面來說，高校辦公室管理人員整體素質(zhì)良莠不齊的現(xiàn)象依然存在，許多高校辦公室工作人員是從機(jī)關(guān)干部、輔導(dǎo)員、教師、教輔隊(duì)伍選調(diào)，或者留用本校畢業(yè)生，多數(shù)半路出家，缺乏專業(yè)訓(xùn)練，基礎(chǔ)條件的先天不足經(jīng)常被忽視，他們專業(yè)化水平低、管理意識缺乏、管理質(zhì)量低下，缺乏對自身管理工作的認(rèn)識，管理服務(wù)觀念不強(qiáng)，在思想、業(yè)務(wù)各方面與高校管理的需要還有很大的距離。另一方面，高校辦公室管理在人才儲備方面也存在一定問題，受制于辦公室管理任務(wù)繁重、薪資待遇差等問題，許多高校在辦公室管理人才引進(jìn)中遇到諸多問題，導(dǎo)致人才儲備不足，進(jìn)而導(dǎo)致辦公室管理思想和觀念較為落后，很難趕上新時代發(fā)展需求。

三、改善高校辦公室管理的措施

（一）完善管理制度，細(xì)化工作機(jī)制

健全的管理制度是高校辦公室管理的基本理論支持和保障，對制約管理人員行為，提升辦公室管理標(biāo)準(zhǔn)和高校管理水平有著非常重要的作用。首先，完善高校辦公室管理制度，需要制度管理人員對高校管理詳細(xì)工作流程進(jìn)行列舉，對工作流程中各個環(huán)節(jié)的職能需求和要求進(jìn)行細(xì)化分析，對辦公室工作要按性質(zhì)合理分工，各司其職，責(zé)任到人，精誠協(xié)作，形成精干、高效、創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)的戰(zhàn)斗團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而對高校辦公室管理人員的職能進(jìn)行明確分工，保證任務(wù)分工的公平合理；其次，完善高校辦公室管理制度，還需要對高校辦公室管理人員的量化考核進(jìn)行精細(xì)化管理，對不同職能工作人員的工作任務(wù)進(jìn)行量化，并針對不同的環(huán)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，制定不同的考核目標(biāo)，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識；最后，完善高校辦公室管理制度，還需要對辦公室管理人員的服務(wù)質(zhì)量評級進(jìn)行規(guī)范化，高校師生可通過高校辦公信息系統(tǒng)定期對管理人員的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評價，針對出現(xiàn)的服務(wù)態(tài)度惡劣、服務(wù)質(zhì)量不佳等情況，高校辦公室應(yīng)積極接納整改，對相關(guān)人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，針對服務(wù)質(zhì)量優(yōu)秀的人員應(yīng)給予獎勵和支持，進(jìn)而全面提高辦公室管理整體服務(wù)水平[4]。

（二）創(chuàng)新管理理念，優(yōu)化管理模式

優(yōu)化管理模式、創(chuàng)新管理觀念是當(dāng)前高等教育體制深化改革的基本需求。首先，高校辦公室管理部門應(yīng)該強(qiáng)化政治思想觀念，及時了解教育改革時事，深入學(xué)習(xí)和貫徹國家教育方針政策，將國家教育體制改革精神融入到高校教育生活中，結(jié)合高校自身特色和教育特點(diǎn)，制定合理的教育改革規(guī)劃；其次，創(chuàng)新管理模式還應(yīng)該強(qiáng)化高校辦公室部門的全局意識，在處理教育教學(xué)和科研工作中存在的問題時，能夠顧全大局，全面緩解和解決遇到的問題，在深化教育體制改革精神時，能夠積極聽取高校各組織部門和參與者的意見和建議，制定出最合理最優(yōu)化的方針政策。此外高校改革管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，這就需要高校辦公室具備全局意識，能夠結(jié)合高校教育教學(xué)現(xiàn)狀和高校定位，通過與兄弟院校進(jìn)行積極調(diào)研，提出全面、具體、公平的方案措施，進(jìn)而推動高校教育改革進(jìn)展。最后，在辦公室管理過程中，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)主義思想，積極接納創(chuàng)新型思維方法，審時度勢，對管理模式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新[5]。高校辦公室還應(yīng)該強(qiáng)化創(chuàng)新意識，結(jié)合高校教育體制改革方針政策，不斷完善和升級高校OA辦公自動化系統(tǒng)，全面推進(jìn)高校管理線上管理工作，還需要針對特殊人群開展教育培訓(xùn)工作，從根本出發(fā)，積極推動OA辦公自動化系統(tǒng)在全校全員的推廣和應(yīng)用，提升高校辦公室管理自動化水平。

（三）強(qiáng)化專業(yè)水準(zhǔn)，提升管理質(zhì)量

強(qiáng)化專業(yè)水準(zhǔn)是提升高校辦公室管理質(zhì)量的基本保證，強(qiáng)化人才建設(shè)，積極推進(jìn)高校管理人才儲備，對于保持高校辦公室管理高效動力有著非常重要的作用。首先，高校辦公室管理人員應(yīng)該樹立以人為本的管理思想，摒棄傳統(tǒng)居高臨下的官僚氣息，熱情耐心辦事，全心全意為師生服務(wù)，而且還要加強(qiáng)思想道德素質(zhì)建設(shè)，不搞人情世故，不拉幫結(jié)派，求真務(wù)實(shí)，愛崗敬業(yè)，提升高校管理專業(yè)化能力和水平，在高校管理中樹立良好的校園形象；其次，在當(dāng)前知識爆炸的背景下，每個辦公室管理者都應(yīng)該培養(yǎng)終身學(xué)習(xí)的觀念，不僅要強(qiáng)化整理理論素質(zhì)，通過不斷強(qiáng)化基礎(chǔ)理論知識的學(xué)習(xí)，對教育體制改革方針政策有著更為深刻和全面的理解，而且要提高學(xué)歷層次，全面廣泛學(xué)習(xí)文化基礎(chǔ)，豐富高層次、多方位的知識儲備，對高校管理本職工作進(jìn)行深入理解，對高校發(fā)展方向和教育教學(xué)情況有著深入探究，在遇到問題時能夠有的放矢，提升自身整體素質(zhì)，對提升高校管理意義重大；在高校辦公室管理過程中，管理者也應(yīng)該積極學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段和方法，不斷豐富和完善自動化辦公系統(tǒng)，通過對特定人員開設(shè)具有針對性的教學(xué)培訓(xùn)，提高辦公室自動化系統(tǒng)在全校的普及和應(yīng)用，對實(shí)現(xiàn)智慧型校園意義重大；最后，高校辦公室管理部門也應(yīng)該通過改善管理辦公環(huán)境，提高管理者薪資待遇和生活水平，制定多種人才引進(jìn)政策，廣納人才，吸引年輕管理者的參與，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新高校辦公室管理層次[6]。

四、結(jié)論

高校辦公室作為高校中聯(lián)系高校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校各個職能部門和廣大師生群體的橋梁與紐帶，對實(shí)現(xiàn)高校教育教學(xué)事務(wù)協(xié)調(diào)穩(wěn)定至關(guān)重要。在當(dāng)前深化高等教育體制改革背景下，提升高校辦公室管理水平對提升高校整體管理水平至關(guān)重要。為此，高校辦公室需要對管理制度進(jìn)行細(xì)化和完善，對管理觀念進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，對專業(yè)技能進(jìn)行強(qiáng)化和監(jiān)督，進(jìn)而提高高校辦公室管理水平。