新形勢下事業(yè)單位科技檔案管理研究

胡 蓉，姜 疆

(1.江蘇省生產(chǎn)力促進中心，江蘇 南京 210042；2.江蘇省科學技術(shù)情報研究所，江蘇 南京 210042)

0 引言

近年來，隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，科技檔案的數(shù)量急劇增多，科技檔案管理工作的服務(wù)對象日益廣泛，對服務(wù)質(zhì)量的要求日益提高，這就要求在科技檔案管理工作中，進一步提高服務(wù)水平?？萍紮n案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，涉及面廣，難度大，科技檔案管理人員僅依靠檔案管理的經(jīng)驗是遠遠不夠的。因此，檔案工作者應(yīng)根據(jù)新形勢及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，提高科技檔案管理的創(chuàng)新意識和服務(wù)意識，實現(xiàn)規(guī)范化和標準化，從根本上提高事業(yè)單位科技檔案管理的質(zhì)量。

科技檔案管理是一項長期而系統(tǒng)的工作，完善的科技檔案數(shù)據(jù)庫可以為事業(yè)單位的信息審查提供依據(jù)。一是科技檔案記錄了對事業(yè)單位有重要保存價值的設(shè)備、儀器、科研項目、產(chǎn)品、技術(shù)、基本建設(shè)等科技文獻檔案，記錄了事業(yè)單位的歷史情況和發(fā)展過程，為事業(yè)單位的創(chuàng)新和改革提供了信息基礎(chǔ)。二是科技檔案不僅記錄了所有成果，而且提供了各種資料和重要信息。通過這些信息的傳遞和交流，可以學習和借鑒，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力。因此，科技檔案管理是事業(yè)單位的一項重要工作，要建立完善的工作體系，確?？萍紮n案管理工作的有效開展。

1 事業(yè)單位科技檔案管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位是國家重要的基層管理單位，以社會公益服務(wù)為核心。因此，事業(yè)單位科技檔案管理的落實和實施質(zhì)量水平對我國科技發(fā)展有著重大影響。但目前，一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對科技檔案管理重視不夠，自然資金投入不足。因此，檔案管理的軟硬件建設(shè)跟不上，缺乏配套的現(xiàn)代化設(shè)備，如辦公自動化設(shè)備和專業(yè)軟件。部分單位相關(guān)崗位沒有設(shè)立專職人員，科技檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)層次較低，素質(zhì)良莠不齊，存在一崗多職，更換頻繁的現(xiàn)象。這些事業(yè)單位在科研檔案管理方面缺乏行之有效的制約手段，導(dǎo)致這項工作長期處于半封閉或封閉的狀態(tài)。科研成果隨著科研工作的結(jié)束進入檔案柜后，無人問津，造成科技檔案資源不能得到有效開發(fā)利用的現(xiàn)象[1]。

2 新形勢下事業(yè)單位科技檔案管理存在的主要問題

傳統(tǒng)的事業(yè)單位科技檔案管理辦法已不能適用于當今社會，暴露出的弊端越來越明顯。為響應(yīng)“檔案管理信息化”的發(fā)展號召，我國部分事業(yè)單位開展了事業(yè)單位檔案管理信息化改革，初步建立了科技檔案管理體系，即從單一的內(nèi)部管理到檔案利用、檔案整理雙軌管理模式。然而，一些事業(yè)單位只是在形式上進行了改革，沒有改變具體的工作做法，這嚴重影響了事業(yè)單位科技檔案管理的順利發(fā)展。

2.1 檔案管理意識不夠強

這個問題主要表現(xiàn)在3個方面。一是基層單位對科技檔案重視不夠。單位缺乏檔案意識，認為檔案工作無關(guān)緊要，導(dǎo)致部分員工不注意科技文件材料的收集。二是科技檔案移交和歸檔不及時。單位員工沒有移交歸檔的意識，工作中積累的寶貴檔案未及時移交，導(dǎo)致檔案分散、部分檔案和資料流失，造成無可挽回的損失。三是基層檔案管理人員的思想意識不到位，檔案管理工作缺乏長期完整的工作計劃。

2.2 科技檔案管理制度不健全

事業(yè)單位科技檔案管理體系不規(guī)范，使得科技檔案管理沒有依據(jù)，不能發(fā)揮良好的整合作用，給檔案的整理、歸納和電子檔案的接收、保存都產(chǎn)生了很大的障礙。檔案管理責任未落實到具體人員，存在部門和人員互相推卸責任的情況。檔案管理制度落實不夠，缺乏有效的監(jiān)督措施。

2.3 科技檔案管理模式過于落后

事業(yè)單位檔案管理的目的是提高檔案利用率，確保檔案發(fā)揮重要的參考作用。然而，在實際管理工作中，“分類整理”仍然是檔案管理人員遵循的主要工作思路。利用檔案習慣于使用紙質(zhì)文件，而檔案管理軟件則形同虛設(shè)。由于紙質(zhì)文件比電子文件多，不僅增加了檔案存儲和管理的難度，而且給查閱檔案帶來不便，大大降低了檔案的價值。

2.4 檔案管理人員專業(yè)水平不高

檔案管理人員是檔案管理的第一責任人，其業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量與效率的高低。正是由于檔案管理的專業(yè)性和復(fù)雜性，對管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。然而，根據(jù)我國科技檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，影響了檔案管理工作效率的提高，這是檔案管理工作的通病之一。

2.5 內(nèi)部科技檔案的編研工作不夠

內(nèi)部科技檔案的編研工作是以科技檔案為對象，按照一定的主題，用科學的編輯方法編成冊，便于單位使用。切實抓好科技檔案的編纂和研究工作，可以為科學研究和生產(chǎn)提供及時、積極的服務(wù)，并指導(dǎo)今后的生產(chǎn)活動[2]。這樣，這些重要的無形資產(chǎn)就易于保存和使用，但目前這方面的工作相對薄弱，沒有認真開展。

3 新形勢下事業(yè)單位科技檔案管理對策

3.1 做好科技檔案宣傳工作

科技檔案宣傳工作是宣傳工作的重頭戲，對發(fā)展科技檔案工作具有重要的導(dǎo)向作用。要不斷深化本單位對宣傳科技檔案工作重要性的理解，切實把握科技檔案宣傳重點，利用多種渠道做好科技檔案宣傳工作。主要從3個方面來開展：一是宣傳檔案利用取得的重大成就，突出檔案價值；二是宣傳在檔案工作中做出突出貢獻的先進典型，形成正確的輿論導(dǎo)向；三是開展檔案相關(guān)法律法規(guī)宣傳，促進檔案法制建設(shè)。

3.2 加強科技檔案管理人員的培訓

科技檔案具有收集范圍廣、收集程序復(fù)雜的特點，要求檔案管理人員具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。然而，目前這些檔案大多由普通檔案管理人員管理，缺乏必要的認識，對科技檔案的特殊性和重要性認識不足。此外，由于此類檔案的收集時間跨度較大，檔案管理人員必然會發(fā)生變化。如果交接不到位，將影響科技檔案的完整性。因此，建設(shè)一支高素質(zhì)的科技檔案管理隊伍顯得尤為重要。首先，事業(yè)單位應(yīng)選擇具有相應(yīng)專業(yè)知識背景的人員進入該崗位。其次，人事變動前要提前計劃。除了必要的崗前培訓，還需要給新員工足夠的時間積累實際工作經(jīng)驗。最后，通過規(guī)范職業(yè)道德培訓、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓、信息技術(shù)培訓、現(xiàn)代管理方法培訓等手段，對科技檔案管理人員進行培訓和定期考核工作，提高科技檔案管理人員的專業(yè)水平，更好地適應(yīng)科技檔案管理建設(shè)的需要。

輪回是葉芝神秘主義思想下不可不提的主題?！拜喕亍北臼枪庞《绕帕_門教主要教義之一，認為死亡僅僅是走向下一個輪回，后被佛教沿襲并為其注入新的教義。“謂眾生于六道中猶如車輪旋轉(zhuǎn)，循環(huán)不已，流轉(zhuǎn)無窮。眾生由惑業(yè)之因貪、嗔、癡三毒招感三界、六道的生死輪轉(zhuǎn)，恰如車輪的回轉(zhuǎn)，永無止盡。故稱輪回?！倍撜撐乃傅摹拜喕亍笔侨~芝在自己所處的時代大背景下，基于創(chuàng)作主題和目的的需要，對“輪回”的本意建構(gòu)了自己的理解，使之能夠充分地表達他的思想。

3.3 建立健全科技檔案管理制度

為了適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，事業(yè)單位必須不斷健全和完善檔案管理制度，為檔案管理工作提供方向性指導(dǎo)。

3.3.1 建立有效的管理機制和程序

不斷完善檔案管理體系，形成完整的工作體系。制定檔案保密制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案移交制度、檔案使用制度等一系列工作制度，促進檔案管理人員按照規(guī)章制度辦事，使科技檔案管理走上正軌。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《科技檔案工作條例》及其他有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，加強對檔案管理體系的完善和加強，確保檔案管理體系符合國家相關(guān)要求和國家標準[3]。

3.3.2 建立檔案保密制度

根據(jù)《中華人民共和國國家秘密保護法》《中華人民共和國國家秘密保護法實施條例》等國家和省級有關(guān)法律法規(guī)，制定檔案保密制度，妥善保管涉密檔案，不應(yīng)有絲毫疏忽，應(yīng)定期清查檢閱涉密檔案。檔案工作人員不得擅自復(fù)印、摘抄或傳播具有內(nèi)部性、保密性的檔案資料或內(nèi)容。

3.3.3 建立健全檔案員崗位責任制

在管理工作中制定工作目標。明確科技檔案工作人員應(yīng)盡的職責和義務(wù)，在工作中相互監(jiān)督、相互學習，確保他們在工作中不馬虎、不遺漏錯誤，強化科技檔案管理職能，使他們真正發(fā)揮作用，為單位服務(wù)。

定期開展檔案價值的鑒定、整理和歸檔工作，為科技檔案的開發(fā)利用奠定堅實的信息基礎(chǔ)。不定期抽查科技檔案管理情況，建立相應(yīng)的考核獎懲制度，確?？萍紮n案管理的可持續(xù)性。

3.4 推進科技檔案信息化建設(shè)

隨著社會信息化的普及，檔案的信息化建設(shè)也成為一個值得關(guān)注和研究的問題。2002年11月25日，國家檔案局和中央檔案館頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，給檔案現(xiàn)代化管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和難得的發(fā)展機遇[4]，加強科技檔案信息化建設(shè)已成為未來檔案管理的發(fā)展趨勢。事業(yè)單位應(yīng)當盡快規(guī)劃，利用現(xiàn)代信息設(shè)備和手段，提高科技檔案管理效率。

3.4.1 建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫

檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)：一是需要收集檔案信息；二是對傳統(tǒng)檔案信息進行數(shù)字化，對電子文件進行收集和歸檔；三是將檔案信息預(yù)處理結(jié)果輸入檔案管理軟件；四是不斷完善檔案數(shù)據(jù)庫，努力實現(xiàn)所有檔案電子館藏的全覆蓋。

3.4.2 完善科技檔案信息檢索功能

在數(shù)據(jù)庫的大環(huán)境下，檢索檔案信息的工作環(huán)節(jié)也變得越來越重要，它決定了數(shù)字檔案信息的索引和存儲。因此，有必要進一步深化檔案檢索，為用戶提供高效的信息服務(wù)。根據(jù)文件的知悉范圍劃分電子檔案的訪問權(quán)，通過有效的技術(shù)手段和管理措施，合理、科學地處理檔案保密與公開的關(guān)系，確保檔案管理體系安全可靠運行。

3.4.3 研究和實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的保存和保護

數(shù)字化檔案信息的保存和保護，與以往任何載體的檔案都是不一樣的。由于數(shù)字檔案信息存儲載體占用空間較小，有利于檔案倉庫的管理。然而，數(shù)字檔案信息的存儲載體在存儲條件上有著不同于紙質(zhì)檔案的特殊要求，必須存儲在專用倉庫中，并嚴格控制倉庫內(nèi)的溫度和濕度且配備防塵、除塵、防磁場、防電場等設(shè)施。對于設(shè)備的使用，必須嚴格防范計算機病毒。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件保護方法，如封裝和殺蟲，已經(jīng)失去了意義。這些數(shù)字檔案信息的存儲與管理是檔案保存與保護的新課題。要解決這些新問題，不僅要建立新的管理理論、標準和方法，而且要采用先進的技術(shù)手段。

4 結(jié)語

新形勢對我國事業(yè)單位科技檔案管理提出了新的要求。事業(yè)單位應(yīng)重視科技檔案管理及利用，以信息技術(shù)為支撐，建立高效、安全的檔案管理體系，保持良好的科技檔案管理水平，實現(xiàn)科技檔案的有效利用。