科研單位經(jīng)費報銷管理實踐研究
——以中國熱帶農(nóng)業(yè)科學院本級為例

黃 鶯

目前，中國熱帶農(nóng)業(yè)科學院本級（以下簡稱院本級）的培訓包括兩類：一類是以院為責任主體主辦的培訓，主要是指單位內部職工舉辦的干部教育以及職業(yè)技能培訓；二類是以院為責任主體承辦的橫向委托培訓，主要是指承接政府部門、企業(yè)和社會團體等委托的各類人才、專業(yè)技能的培訓。培訓費報銷參照的制度依據(jù)為《中央和國家機關培訓費管理辦法》（財行[2016]540號），其中第二類培訓中的援外培訓經(jīng)費管理遵照《舉辦援外培訓班費用開支標準和財務管理辦法》（財行[2008]2號）、《在華舉辦援外培訓經(jīng)費管理辦法》（財行[2021]16號）執(zhí)行。

一、培訓費報銷的運作現(xiàn)狀

院本級培訓費的報銷主要通過線上和線下兩部分來完成。完整的報銷過程是線上和線下交叉進行的，具體如下：經(jīng)辦人填寫報銷單—單據(jù)簽批—紙質單據(jù)審核—財務稽核—憑證生成—財務復核—出納支付。

（一）線上部分

線上部分是指在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中完成的部分，包含報銷單填制、單據(jù)簽批流程的自動流轉、財務審核、憑證生成、費用控制與查詢等內容。院本級的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)在2017年正式上線使用，2018年配合政府會計制度施行進行升級改造，新系統(tǒng)從2019年1月1日開始沿用至今。

1.報銷單填制。

經(jīng)辦人應在系統(tǒng)報銷單中選擇《組織培訓費用報銷單》填寫相關信息。此報銷單包括報銷單、計劃情況和籌備情況三大塊，其中計劃情況和籌備情況為非必填部分，經(jīng)辦人可以根據(jù)業(yè)務需要選擇填寫，后面不再詳細贅述。報銷單包括基本信息、報銷明細和支付信息三部分?；拘畔ㄖ笜祟愋?、經(jīng)費開支渠道、報銷事由、召開依據(jù)、培訓名稱、培訓地點、酒店名稱、培訓類型、培訓日期、參訓人數(shù)等內容。報銷明細包括明細額度、經(jīng)費類型、費用類型、預算科目、發(fā)票金額等內容。支付信息包括業(yè)務類型、結算方式、公務卡相關信息、個人銀行卡信息、收款單位信息等內容。整個報銷單的填報信息基本涵蓋了培訓費報銷的所有內容。

2.單據(jù)簽批。

報銷單據(jù)填寫完成提交之后，單據(jù)簽批流程開始流轉。按照指標類型，簽批流程分為兩類。一是非課題指標，簽批流程如下：點擊“提交”，指派證明人，在證明人審核之后，部門負責人審批；二是課題指標，簽批流程如下：點擊“提交”，自動結轉到部門負責人審批，最后是項目負責人審批。以上是兩萬元以下（含兩萬元）或者經(jīng)辦人為非部門負責人的報銷單的簽批流程，如果是兩萬元以上或者經(jīng)辦人為部門負責人的報銷單，除上述流程外，最后還會自動流轉到部門分管院領導審批。經(jīng)辦人可以通過聯(lián)查功能查看報銷單審批狀況，實時掌握簽批進度。此外，報銷單填制頁面有附件上傳接口，可以上傳電子資料，方便領導調閱審批。

3.財務審核。

線上的財務審核是在線下紙質單據(jù)審核無誤之后進行的，會計根據(jù)紙質報銷單上財務核定的金額和內容在系統(tǒng)中作相應修改或補充。經(jīng)會計審核通過后，經(jīng)辦人可看到財務最終的核定金額。

4.憑證生成。

線上財務審核完成后，點擊制單，即可自動生成記賬憑證。報銷單記載的部門、人員、經(jīng)費開支渠道等信息，通過系統(tǒng)轉化成與記賬憑證相應的財務輔助核算內容，以此避免重復輸入以及手工操作可能帶來的差錯，提升記賬水平和準確性。

5.費用控制與查詢。

研究樣本(n=2550)中,男生占50.86%,女生占49.14%,總體上男女數(shù)量基本持平;本科生占88.47%,研究生和博士生共占11.53%,年齡多集中在18～26之間,符合實際情況,樣本比較理想。各個學校的研究樣本具體比例見表1。

費用控制包括事前控制和事中控制。事前控制主要是指經(jīng)辦人在填制單據(jù)時，若填報的金額超過根據(jù)培訓天數(shù)、參加培訓和工作人員的總人數(shù)、三類培訓標準算出來的金額，會出現(xiàn)提示窗口，并無法保存。事中控制主要是指會計在線上審核時，若當前報銷金額超出該課題或部門預算，會有預算校驗提示窗口，須及時與報銷人溝通了解情況。

費用查詢主要是指預算執(zhí)行分析功能，該功能主要面向不同人員查詢不同的課題或項目在某一時間段內預算執(zhí)行進度的分析查詢，及時向有關領導提供決策支持。

（二）線下部分

線下部分是指由財務人員人工完成的部分，包含紙質單據(jù)的審核和出納支付等內容。

1.紙質單據(jù)的審核。

線上簽批流程完成之后，系統(tǒng)首頁消息中心的待辦事項處會出現(xiàn)消息提醒，此時報銷人可以在系統(tǒng)中把報銷單和支付明細單打印出來，加蓋部門公章后和原始憑證一起報送財務部門進行審核。

培訓費的審核主要包括以下五個方面：（1）有無計劃外辦班。根據(jù)單位當年相關培訓計劃審批文件進行審核，如果是臨時增加開辦的培訓班，需要提供相應的審批文件等材料。（2）有無超預算辦班。培訓班的天數(shù)、人數(shù)、所需經(jīng)費不能超過當年培訓計劃審批文件上的預算數(shù)，報銷人須提供加蓋部門公章的培訓預算表、培訓決算表、培訓班計劃執(zhí)行對照表作為附件材料。（3）有無超范圍開支費用。培訓班的支出范圍包括師資費、住宿費、伙食費、培訓場地費、培訓資料費、交通費以及其他費用，不得列支與培訓班無關的費用。另外，援外培訓班的支出范圍包括培訓費、接待費、國際旅費、畢業(yè)證書制作費、管理費和稅費，以及經(jīng)批準的其他費用，由于援外培訓的特殊性質，此處不再詳細展開。（4）講課費有無超標、有無合并扣稅。專家講課費的發(fā)放須嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，報銷人須提供加蓋部門公章的課程表、勞務費發(fā)放審批表、勞務費發(fā)放表，其中勞務費發(fā)放審批表上須有分管院領導審批簽字，勞務費發(fā)放表上須有專家本人簽字確認。因個稅管理的要求，講課費存在合并扣稅的問題，還需對專家講課費進行個稅審核，并要求報銷人提供合并扣稅明細表。（5）原始憑證的真實性、合理性、完整性審核。真實性審核包括：一是所列的經(jīng)濟業(yè)務事項是否與實際情況相符，有無弄虛作假情況，所有原始單據(jù)都須報銷人簽字確認；二是發(fā)票的真實性，報銷人通過全國增值稅發(fā)票查驗平臺或稅務機關官網(wǎng)查詢并打印出相關發(fā)票的驗真結果。合理性審核是指所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務是否符合厲行節(jié)約、反對浪費、有利于提高經(jīng)濟效益的原則，是否違反中央“八項規(guī)定”。審核的主要內容包括費用開支額度是否合理、費用支付是否符合行業(yè)一般標準、成本費用開支范圍是否在控制范圍以內、支出是否能夠產(chǎn)生最大經(jīng)濟效益。完整性審核包括基本內容是否填寫完整、附件資料是否齊全、有關人員簽章是否齊全、審批流程是否完整。

2.出納支付。

出納人員接到會計復核簽字的記賬憑證后，登錄網(wǎng)上銀行系統(tǒng)，按照憑證上的支付信息錄入收款人/單位戶名、賬號、金額等相關內容，確認無誤后提交，提交的數(shù)據(jù)經(jīng)會計和主管會計雙重復核之后完成支付。

二、培訓費報銷存在的問題及難點

受技術、資金、硬件設施等多方面因素的影響，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)無法完全發(fā)揮其功能優(yōu)勢，整個報銷過程中依然存在各種弊端和漏洞。

（一）報銷系統(tǒng)日常維護管理效率低

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是以計算機為載體利用網(wǎng)絡進行內部財務數(shù)據(jù)的收集、處理和分析，如果網(wǎng)絡環(huán)境遭受破壞或計算機運行出現(xiàn)故障，都會直接影響系統(tǒng)正常運行。為保障系統(tǒng)運轉，院本級委托系統(tǒng)開發(fā)商負責系統(tǒng)的日常運維管理。該公司相關技術人員因為異地的關系，只能遠程進行系統(tǒng)的日常管理與維護、日常故障排除等操作。由于地域、時間和空間的限制，問題的反饋相對比較滯后，溝通不太順暢，特別是對一些專業(yè)性比較強的問題，往往雙方難以正確了解對方的想法，導致問題出現(xiàn)后處理時間較長、甚至數(shù)據(jù)處理錯誤的情況，降低了工作效率。

（二）紙質原始憑證審核方式落后

在現(xiàn)有的軟件和硬件條件下，紙質原始憑證還無法實現(xiàn)電子化財務審核，再加上培訓班業(yè)務所取得的各種原始票據(jù)種類繁多、內容復雜、金額偏大，人工審核原始單據(jù)是一件非常費時費力的事。人工審核的結果和效率完全依賴審核會計的業(yè)務能力及熟練程度，通過人工去判斷經(jīng)濟事項總會出現(xiàn)遺漏，存在無法管控的風險。

（三）某些系統(tǒng)功能不太適應培訓費管理需求

這個問題主要體現(xiàn)在兩個方面：一是培訓費用總額的控制，根據(jù)最新的培訓費管理辦法，師資費已不包含在培訓費的分類綜合定額標準范圍以內，但是報銷單的審核規(guī)則還是按照原有標準設置的，導致報銷人在填制一些師資費比較多的培訓費報銷單時無法保存，給報銷人帶來了不少困擾。二是由于在系統(tǒng)前期建設階段考慮不夠周全，導致缺少培訓費的計劃、籌備和實際報銷情況的智能監(jiān)控對比管理功能而言，已不能滿足培訓業(yè)務管理不斷發(fā)展和變化的速度。

（四）業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)連接渠道未開通

在報銷過程中，一部分業(yè)務還需要通過第三方系統(tǒng)來完成數(shù)據(jù)的錄入和統(tǒng)計，比如發(fā)票驗真須通過增值稅發(fā)票查驗平臺、個稅稅金的計算和繳納須通過電子稅務系統(tǒng)、出納支付和公務卡還款須通過銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)等?，F(xiàn)行的財務系統(tǒng)只能實現(xiàn)單位內部信息共享，還無法與外部經(jīng)濟業(yè)務關聯(lián)系統(tǒng)對接，信息整合效率低下，存在信息重復錄入的情況，無形之中增加了管理成本，造成資源浪費。

三、提升培訓費報銷管理的建議

（一）重視提高運維管理效率

隨著業(yè)務量增加，數(shù)據(jù)不斷累積，維持系統(tǒng)運作的壓力會越來越大，如何加強系統(tǒng)運維管理成為一個不容忽視的問題。委托第三方專業(yè)團隊進行日常運維管理不失為一種可行的辦法，但是信息技術人員大多對財務知識知之甚少，同時財務人員也并不太精通計算機方面知識，因此，財務人員和技術人員之間就會存在信息對接缺口。正所謂求人不如求己，我們可以發(fā)揮主觀能動性，從以下兩個方面培養(yǎng)自己的財務信息人才。一是對現(xiàn)有的財務人員加強信息技術方面培訓，提高信息技術及業(yè)務操作水平；二是從社會或高校引進財務信息人員，促其精通財務知識和現(xiàn)代網(wǎng)絡與計算機知識，迅速打造一支復合型的管理人才隊伍。

（二）繼續(xù)推進紙質單據(jù)數(shù)字化智能審核進程

數(shù)字化財務管理是大勢所趨。我們可以根據(jù)單位的條件、特點和要求，制定適合實際需要的單據(jù)審核信息化管理程序。通過技術手段智能識別票據(jù)信息，獲取結構化數(shù)據(jù)，系統(tǒng)根據(jù)設置好的審核規(guī)則和會計準則，自動判斷單據(jù)是否符合規(guī)則，并及時生成審核結果反饋給報銷人。如果能實現(xiàn)智能審核，就可以進一步將財務人員從繁瑣的審核工作中解放出來，降低人工成本，提高辦事效率，讓財務人員有更多時間和精力去提煉財務信息的含金量，為科研事業(yè)和單位發(fā)展提供更好、更高質量的服務。

（三）進一步改進完善財務信息系統(tǒng)

財務信息化建設和完善是一項系統(tǒng)性、長期性工程，需要在系統(tǒng)實施過程中，不斷查缺補漏、優(yōu)化功能。按照最新的財務管理要求，重新梳理單位管理制度，清理那些已經(jīng)不符合或明顯落后不實用的功能，對其進行升級改造。財務系統(tǒng)作為一種管理工具，也需要與時俱進、不斷創(chuàng)新，最終達成系統(tǒng)整體的完善提升，這樣才能充分發(fā)揮其應有的作用。

（四）構建業(yè)財一體化信息交換平臺

利用計算機互聯(lián)網(wǎng)技術，打破系統(tǒng)屏障，在兩個系統(tǒng)之間創(chuàng)建一個信息共享交換平臺或接口，實現(xiàn)內部與外部信息對接。業(yè)務與財務信息的有效融通，能讓信息使用者快速找到所需要的信息，也使各類數(shù)據(jù)信息能在系統(tǒng)之間精準快捷地轉換，所有原始數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以重復利用，減少了數(shù)據(jù)輸入工作量和人為錯誤，提高整體的財務管理能力和水平。

四、結語

隨著科學技術突飛猛進、社會時代蓬勃發(fā)展，財務信息化的普及運用不可阻擋。信息技術最終會覆蓋財務的所有領域，基礎繁瑣的財務工作將逐步被人工智能所取代，會計領域也會迎來大數(shù)據(jù)時代，開始新一輪的信息化革命。如何在信息化改革浪潮中站穩(wěn)腳跟、乘風破浪，完成從財務會計到管理會計的華麗轉身，依然是財務人員面臨的重要挑戰(zhàn)。

資助項目： 中國熱帶農(nóng)業(yè)科學院基本科研業(yè)務費專項資金“農(nóng)業(yè)科研院所內部控制體系建設研究”（1630012021003）。