電子發(fā)票對事業(yè)單位財務管理影響分析

孫洪義 王之旭 孫俊華 梁 巍

一、電子發(fā)票對事業(yè)單位財務管理的積極影響

2021年3月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《關于進一步深化稅收征管改革的意見》中提出：“穩(wěn)步實施發(fā)票電子化改革。2021年建成全國統(tǒng)一的電子發(fā)票服務平臺，24小時在線免費為納稅人提供電子發(fā)票申領、開具、交付、查驗等服務?！薄?025年基本實現(xiàn)發(fā)票全領域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化，著力降低制度性交易成本。”2021年3月29日，遼寧省檔案局、遼寧省財政廳、遼寧省商務廳、國家稅務總局遼寧省稅務局聯(lián)合印發(fā)《遼寧省開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作實施細則》，對電子發(fā)票的接收驗真、報銷入賬，歸檔與保存等試點工作各個方面和全過程進行了規(guī)范。由此可見，電子發(fā)票的申領、開具、無紙化報銷、入賬和歸檔工作都將逐步施行，這將顛覆傳統(tǒng)紙質(zhì)票據(jù)方式，給財務工作帶來全新的認識和體驗。電子發(fā)票帶給我們?nèi)驴萍俭w驗的同時，對事業(yè)單位財務管理工作也將帶來許多積極的影響。

（一）電子發(fā)票降低運行成本

實行電子發(fā)票后，事業(yè)單位開具電子發(fā)票不需要跑稅務局申領紙質(zhì)發(fā)票，可以全部通過線上完成，節(jié)約了財務人員的時間和精力，提高了工作效率。電子發(fā)票無紙化報銷相對于傳統(tǒng)報銷方式減少了打印、粘貼、簽字審批及紙質(zhì)憑證歸檔等環(huán)節(jié)。報銷審批環(huán)節(jié)全部實現(xiàn)數(shù)字簽章，申請報銷、審批等工作可以通過手機、電腦隨時隨地操作，不再需要報銷人層層找審批人簽字，節(jié)約了時間成本；實行無紙化報銷給使用單位節(jié)約了紙張等材料成本，報銷方式綠色低碳，從整個社會層面來看，也將節(jié)約大量成本，有利于我國碳達峰、碳中和目標的實現(xiàn)。

（二）有利于實現(xiàn)規(guī)范化管理

通過電子發(fā)票管理程序與事業(yè)單位財務軟件、內(nèi)部控制系統(tǒng)等全方位的電子化管理，可以建立全面、高效的管理流程，規(guī)避管理漏洞，提高工作效率。實現(xiàn)從開具或取得電子發(fā)票到電子發(fā)票數(shù)據(jù)存檔的全流程電子化，從而有利于提高事業(yè)單位財務管理水平，提升管理效率，節(jié)約管理資源。

二、現(xiàn)階段電子發(fā)票應用中存在的問題

雖然電子發(fā)票將為我們帶來諸多便利，但由于目前各事業(yè)單位信息化水平參差不齊，受設備、人員、資金等各種軟硬件條件的限制，在現(xiàn)階段很難實現(xiàn)電子發(fā)票全流程的無紙化報銷，這就導致發(fā)票電子化與報銷程序紙質(zhì)化的錯配，也給事業(yè)單位財務管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

（一）電子發(fā)票重復或虛假報銷問題

當下大多數(shù)事業(yè)單位還未完全實現(xiàn)報銷數(shù)據(jù)電子化管理，所以只能按老辦法要求把電子發(fā)票打印出來，按紙質(zhì)發(fā)票的報銷流程進行報銷。但電子發(fā)票不像紙質(zhì)發(fā)票那樣具有唯一性，可以無限次重復打印，而且如果有人把電子發(fā)票惡意篡改后再進行報銷，財務人員通過傳統(tǒng)手段也難以甄別其真實性，這就給事業(yè)單位財務人員審核發(fā)票增加了難度。目前比較通行的做法是，財務人員通過自制表格方式按發(fā)票號碼等關鍵字段對電子發(fā)票進行登記，查詢是否存在重復報銷情況，同時通過稅務局網(wǎng)站查驗發(fā)票真?zhèn)?。雖然這種方式基本可以杜絕電子發(fā)票重復報銷以及惡意篡改等問題，但由于全部查驗工作都需要財務人員手工操作，這就大大增加了財務工作量，對于報銷業(yè)務量大的單位則苦不堪言。

（二）顛覆現(xiàn)有紙質(zhì)發(fā)票的管理模式

從電子發(fā)票開具單位角度來看，電子發(fā)票的申領、開具、入賬以及存儲歸檔環(huán)節(jié)都發(fā)生了變化，電子發(fā)票如何與現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)和財務軟件相融合，實現(xiàn)各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換與共享，是事業(yè)單位現(xiàn)階段需要解決的問題。

從電子發(fā)票取得單位角度來看，取得電子發(fā)票后，實行全程電子化報銷，對事業(yè)單位信息化程度要求較高，需要單位外購或開發(fā)相應管理系統(tǒng)，配備相應軟硬件基礎設施，這對實施單位財力和人員管理水平是不小的考驗。目前情況是，大多數(shù)事業(yè)單位信息化建設程度達不到電子發(fā)票全程電子化要求，無法實現(xiàn)全流程電子化，電子發(fā)票最終還會轉變成紙質(zhì)材料存檔，而且需要建立電子發(fā)票與紙質(zhì)打印件之間的索引關系，從而增加了單位管理成本。

（三）對會計檔案信息化建設工作提出了更高要求

2020年財政部、國家檔案局印發(fā)的《財政部國家檔案局關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）要求：“單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證?！边@對推動電子會計檔案的發(fā)展，也為事業(yè)單位財務信息化發(fā)展奠定了基礎，給事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求。建立電子檔案、存儲電子發(fā)票、保證數(shù)據(jù)安全、完善相應內(nèi)部控制制度等工作都是各單位急需解決的問題，尤其是無法完全實現(xiàn)電子化，把電子發(fā)票打印成紙質(zhì)版再進行歸檔的單位，還需要建立電子發(fā)票檔案與紙質(zhì)檔案之間的索引，以便相互查詢，這無形之中又加大了事業(yè)單位相關人員的工作量，成為掣肘電子發(fā)票發(fā)展的因素之一。同時，電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)建設要有大量資金支持，電子檔案存儲、網(wǎng)絡安全等要有相應專業(yè)人員負責，還需要與單位現(xiàn)有財務軟件、內(nèi)部控制系統(tǒng)等信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，這也在一定程度上阻礙了電子檔案的發(fā)展。

三、應對上述問題的措施

針對電子發(fā)票應用過程中的各種問題，需要事業(yè)單位從制度層面和技術層面統(tǒng)籌考慮，既要通過建立或完善相關制度予以規(guī)范指導，又要把人工智能、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術應用到財務工作中，促進財務管理工作向智能化、自動化、數(shù)字化方向發(fā)展。同時也需要政府有關部門整合資源、建立平臺，與各使用單位共同努力，確保國家方針政策的有效實施。

（一）建設全國統(tǒng)一的電子發(fā)票管理平臺

如今電子發(fā)票已經(jīng)廣泛應用于各類企事業(yè)單位，相關部門應建立全國統(tǒng)一的電子發(fā)票管理平臺，在確保數(shù)據(jù)安全的前提下，集電子發(fā)票查詢、核驗、統(tǒng)計等功能于一身。中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《關于進一步深化稅收征管改革的意見》中，已明確提出2021年建成全國統(tǒng)一的電子發(fā)票服務平臺，但截至目前該平臺的功能及使用效果還有待驗證。理想的狀態(tài)是當電子發(fā)票開具后，稅務系統(tǒng)將電子發(fā)票通過電子發(fā)票管理平臺自動傳送到發(fā)票接收單位，接收單位根據(jù)稅號、統(tǒng)一社會信用代碼等身份識別信息登錄該管理平臺，即可查看本單位收到的所有電子發(fā)票信息，同時提供查詢、下載、打印、統(tǒng)計等功能。信息化程度高的接收單位可將該管理平臺直接對接審批系統(tǒng)、銀行網(wǎng)銀付款、財務軟件、電子檔案以及內(nèi)控管理系統(tǒng)，這樣可以規(guī)避目前電子發(fā)票報銷過程中可能存在的被篡改或重復報銷問題，填補管理漏洞，大幅減少財務人員工作量。

（二）完善電子發(fā)票有關內(nèi)部控制制度建設

電子發(fā)票在給我們提供便捷的同時也會帶來一定風險，比如存在重復報銷、信息泄露等問題。事業(yè)單位應結合自身實際，認真梳理電子發(fā)票報銷流程，完善相應的規(guī)章制度，加強對電子發(fā)票報銷各環(huán)節(jié)的管理。要與時俱進不斷完善和優(yōu)化內(nèi)部控制制度，使電子發(fā)票管理實現(xiàn)規(guī)范化、智能化，在充分享受信息化發(fā)展帶給我們便利的同時，也能防范各類可能存在的風險，保障信息安全。

（三）加快建立電子會計檔案

與電子發(fā)票相對應的是報銷審批流程、會計憑證以及會計檔案的電子化。現(xiàn)階段，大多數(shù)事業(yè)單位受資金、人員等因素制約，還未實現(xiàn)會計檔案全部電子化，甚至有些單位還未開始建立電子會計檔案，信息化建設程度明顯滯后于電子發(fā)票的發(fā)展進程。事業(yè)單位負責人及相關工作人員應認清發(fā)展形勢，順應時代變化，轉變管理觀念，積極爭取資金加快建立電子會計檔案。建立電子會計檔案首先應確保數(shù)據(jù)的真實、完整、安全、準確，同時還要集成與內(nèi)部控制、內(nèi)外部審計等各類系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)電子檔案隨需調(diào)閱。電子會計檔案不僅要服務于單位內(nèi)部財務管理，還要滿足外部監(jiān)管的需要。電子發(fā)票全流程的電子化管理，有利于提高事業(yè)單位信息化管理水平，優(yōu)化工作流程，降低管理成本，提高工作效率。

四、結語

電子發(fā)票的應用與發(fā)展是大勢所趨，但凡新事物的發(fā)展都存在機遇與挑戰(zhàn)。相信在不久的將來，電子發(fā)票將滲透到我們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?，紙質(zhì)發(fā)票終究會退出歷史舞臺。事業(yè)單位要做的就是順應時代發(fā)展，積極籌劃信息化建設工作，逐步實現(xiàn)電子發(fā)票全流程電子化，為國家電子發(fā)票改革提供實踐經(jīng)驗。