大數(shù)據(jù)環(huán)境下行政事業(yè)單位電子檔案管理探討

陳麗霞

（濰坊市生態(tài)環(huán)境局臨朐分局，山東濰坊 262600）

0.引言

在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理理念、方式已經(jīng)無法滿足行政事業(yè)單位的實際需求，需要將現(xiàn)代化技術引入其中，打造檔案信息化管理體系。電子檔案可以將紙質文件轉變?yōu)閿?shù)字資源，直接錄入數(shù)據(jù)庫中，解決以往檔案管理中占地面積過大、查找不方便、資料丟失等問題，還有助于緩解檔案管理人員的工作壓力。因此，對大數(shù)據(jù)環(huán)境下行政事業(yè)單位電子檔案管理進行分析具有重要意義。

1.大數(shù)據(jù)環(huán)境下行政事業(yè)單位電子檔案管理的意義與必要性

1.1 有助于解決行政事業(yè)單位管理的實際問題

從行政事業(yè)單位組建運行開始，就會形成相應的檔案資料，包含的范圍非常廣，比如人事檔案、基建檔案、財務檔案、歷史檔案、綜合檔案等，涵蓋了職工資料、基礎設施建設、財務數(shù)據(jù)、制度體系、工作底稿等各方面信息，而且會隨著行政事業(yè)單位的發(fā)展而不斷擴充并更新。檔案資料對單位來說十分重要，尤其是可以為領導干部制訂關鍵決策提供可靠的數(shù)據(jù)以及資料參考[1]。比如在制訂人力資源管理制度、確定財務體系時，可作為決策制訂的參考依據(jù)。通過檔案的信息化管理、電子化管理可全面提升行政事業(yè)單位檔案利用率，推動其穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

1.2 有助于解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的各方面問題

目前，依然有少部分行政事業(yè)單位在檔案管理方面采用傳統(tǒng)方式，運用大量紙質資料來儲存信息。這種方式不僅會占用較大的管理面積，還會影響工作效率，導致很多工作無法順利進行。比如，檔案目錄不夠精細，在調閱過程中只憑借工作經(jīng)驗進行判斷，影響工作效率。一般來說，大部分檔案資料會集中放置在某一處，當其他地區(qū)單位需要調用時，檔案借閱非常麻煩，來回于兩地之間的路程需要耗費一定成本，而且檔案資料的申請、報批也要花費時間，嚴重影響檔案利用效率。而且紙質資料對存放環(huán)境有著較高要求，當遇到梅雨季節(jié)時很容易受潮，平時還要好防火、防盜等工作，十分不便[2]。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，有必要充分發(fā)揮電子檔案的應用優(yōu)勢，打造檔案信息化管理系統(tǒng)，在原有工作理念、方式方法的基礎上予以創(chuàng)新，解決傳統(tǒng)工作中存在的各方面問題。

1.3 時代發(fā)展的必然趨勢

當前，云計算、信息技術、大數(shù)據(jù)技術時代的到來，為行政事業(yè)單位電子檔案管理工作的順利開展提供了技術保障。首先，從工作內容來看，現(xiàn)代化技術的應用能夠大幅度提升工作效率與檔案管理水平。隨著行政事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案信息也要隨之更新，計算機具有實時更新的功能，解決了紙質檔案管理方面存在的局限性，而且信息準確性大大提升。其次，從成本費用來看，傳統(tǒng)檔案管理中會使用到大量的紙質文件，比如原始憑證、記賬憑證、財務報表等，目前都可以通過電子檔案進行采集和儲存，減少了紙張浪費，有助于實現(xiàn)環(huán)保目標。最后，通過掃描可以直接將紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案資料，既提升了工作效率，也避免了紙質檔案管理中可能出現(xiàn)的各種失誤或文件損壞[3]。值得注意的是，電子檔案和紙質檔案管理并非對立的，可以互為補充，比如可將機密文件進行多次網(wǎng)絡備份，避免丟失的同時，還可免受自然環(huán)境的影響，而且信息化管理系統(tǒng)中，可以為不同部門、不同人員設置訪問權限，或是設計密碼，保證電子檔案不會外泄，同時為使用者提供信息服務，十分高效。

2.行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 缺乏保密意識

行政事業(yè)單位電子檔案管理是以互聯(lián)網(wǎng)、信息化技術作為重要基礎的，現(xiàn)代化技術為檔案資料管理、儲存、共享、借閱等提供了極大便利。但是，網(wǎng)絡是一把雙刃劍，具有很強的開放性，當網(wǎng)絡系統(tǒng)中存在漏洞時，會給檔案電子化管理帶來極大風險。風險主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）要將檔案室的溫度、濕度控制在適宜水平，同時遠離磁場干擾，否則對電子檔案的長久保存十分不利。（2）如果檔案管理人員沒有掌握正確的工作方式，不當使用、不法利用檔案資料，也會增加風險。（3）網(wǎng)絡系統(tǒng)本身就具有較大漏洞，黑客和病毒會侵入到系統(tǒng)中，造成行政事業(yè)單位機密文件泄露。（4）檔案管理人員自身工作失誤，同樣也會引起工作風險，比如信息安全和保密意識不足，沒有按照規(guī)定來處理電子文件檔案，資料收集、存放、歸檔、整理等各環(huán)節(jié)的監(jiān)督管控不到位，沒有根據(jù)檔案的機密等級來設置訪問權限[4]；或是在日常管理中人為失誤，對資料進行了修改或誤刪。部分人員工作態(tài)度隨意，缺乏職業(yè)道德，通過泄露或出賣行政事業(yè)單位機密文件來獲取個人利益，存在著嚴重的違規(guī)違法行為，對單位檔案管理工作帶來了不可估量的損失。

2.2 沒有形成完善的管理體系

很多行政事業(yè)單位領導干部對檔案管理工作本身并不重視，認為只是一項非必要的后勤工作，沒有突出其地位，也沒有通過信息化平臺對檔案管理機制進行完善。這樣除了會影響檔案管理工作效率之外，還會出現(xiàn)檔案資料丟失、數(shù)據(jù)誤差等問題，而且由于沒有制度體系的約束，無法對檔案管理人員起到有效引導，違規(guī)操作頻繁出現(xiàn)。部分人員在崗位上難以嚴格要求自己，對待工作并不認真細致，容易省略部分關鍵步驟，比如對歸檔整理工作不到位，大大降低了現(xiàn)階段自身的檔案管理水平。

2.3 檔案管理人員素質有待提升

很多行政事業(yè)單位領導干部對檔案管理工作的重視程度并不高，也正是因為如此，檔案管理人員工作態(tài)度比較懶散，得過且過，不注重提升個人能力和專業(yè)素質。部分人員并未接受過專業(yè)技能培訓，文化素養(yǎng)、綜合能力有待提升，無法靈活運用檔案管理知識來解決實際問題。剛進入到崗位的工作人員，并不熟悉檔案管理流程，對電子檔案管理認識不全面，工作積極性不高，無法主動了解行業(yè)準則和制度政策。部分人員思想觀念保守，無法隨著時代發(fā)展而不斷更新自身工作方法和思想觀念，思想定力不強，面對利益誘惑時容易迷失自我，泄露行政事業(yè)單位的關鍵機密，容易出現(xiàn)違法亂紀、貪污腐敗的問題。

2.4 檔案開發(fā)存在的問題

雖然目前很多行政事業(yè)單位已經(jīng)將現(xiàn)代化技術和檔案管理進行了結合，但是由于網(wǎng)絡系統(tǒng)本身的開放性比較強，在整理、利用、開發(fā)、借閱、共享等各方面都容易受到黑客和病毒攻擊，會讓重要檔案信息泄露或丟失，對行政事業(yè)單位的發(fā)展帶來影響。就目前來看，我國檔案電子化管理水平還有待提升，信息化管理還有待加強，在檔案工作中會消耗大量人力和物力資源，資料整體的使用率比較低下，難以為真正有需要的個人和單位提供優(yōu)質檔案服務。

3.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案電子化管理對策

3.1 增強信息電子化意識

很多行政事業(yè)單位檔案電子化管理工作開展并不順利的主要原因，在于領導干部對此重視程度不高，而且缺乏必要的人力資源保障，檔案管理人員工作態(tài)度隨意，十分懶散，同時也缺乏必要的財政支持和保障。很多行政事業(yè)單位沒有建立完善的電子檔案，還有部分單位工作模式十分落后，依然停留在紙質管理方面，信息化建設有待加強。為了解決這一問題，行政事業(yè)單位領導干部要充分發(fā)揮模范帶頭作用，轉變傳統(tǒng)思想觀念，意識到檔案電子化管理的優(yōu)勢和重要性，增強信息化意識與能力，嚴格按照國家規(guī)定的相關標準和行業(yè)規(guī)范，推動檔案管理朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展[5]；可以和當?shù)刎斦块T建立合作關系，加大資金投入力度，從制度、經(jīng)費、硬件設備、管理團隊等各方面加大支持力度；與此同時，大力開展信息化建設，完善電子檔案管理工作體系，明確劃分各部門職責和具體工作內容，將上級部門下發(fā)的工作任務層層落實到位，還可完善獎懲制度、績效考核機制，調動檔案管理人員積極性和主動性。

3.2 提升電子檔案的安全性

在行政事業(yè)單位電子檔案風險管控方面，要建立健全的安全管理制度體系，同時加大對保密制度的宣傳力度，讓所有崗位人員都意識到保密和風險管控的重要性與必要性。同時還要完善配套制度體系建設，包括風險管理體制、災害管理體制、安全責任體制、防控技術體制等，明確劃分各部門職責和具體工作內容，細化檔案管理工作流程，打造科學可行的電子檔案安全管控體系，這是提升電子檔案管理水平的關鍵。完善的制度體系能夠為檔案管理工作的順利開展起到約束和引導作用，在制度體系中，要涵蓋人員管理、設備管理等各方面內容。定期組織工作會議，全面強化行政事業(yè)單位電子檔案風險管控意識與能力，加大資金、人才和技術投入力度，升級硬件建設。可在單位中設置專門的場地、標準化的設施設備以及軟件系統(tǒng)，做好“五防”工作，即防火、防盜、防銹蝕、防潮濕、防高溫。還要在信息化管理系統(tǒng)中配置高性能的服務器核心交換機、網(wǎng)絡儲存系統(tǒng)，對關鍵資料信息予以備份，安裝防火墻、殺毒軟件，配置高性能的安全系統(tǒng)[6]。并且隨著檔案工作的持續(xù)開展，以及行政事業(yè)單位的發(fā)展，對硬件、軟件不斷進行升級，讓系統(tǒng)始終保持高效、安全、穩(wěn)定的運行狀態(tài)。

3.3 提升工作人員素質與技能

行政事業(yè)單位檔案管理工作本身就具有一定的復雜性，主要是因為檔案資料類型非常多樣，而且信息體量大，隨著各項工作以及業(yè)務活動的開展，檔案信息也處于不斷更新和完善中，尤其是在信息化技術的應用下，對檔案管理人員業(yè)務能力也提出了更高要求。對于新時代的電子檔案管理人員，除了要具備檔案專業(yè)知識、保密意識以及職業(yè)道德之外，更要具備計算機知識與能力，靈活運用軟件、硬件設備，為檔案管理的順利開展助力。行政事業(yè)單位可提升人員聘用門檻，擇優(yōu)錄取工作經(jīng)驗豐富、專業(yè)能力突出的復合型人才，注重人才隊伍的年齡結構、知識結構；要定期開展專業(yè)技能培訓，培養(yǎng)有能力的管理型人才、研究型人才以及操作型人才，加快推動電子檔案的信息化建設；領導干部要鼓勵職工在崗位上不斷創(chuàng)新，同時盡可能滿足其工作和生活上的各方面需求，提升職工歸屬感和認同感，對表現(xiàn)突出的人員予以獎勵[7]。

3.4 轉變思想觀念

首先，對于行政事業(yè)單位工作人員而言，無論是領導層還是檔案管理人員都要轉變傳統(tǒng)的思想觀念，牢牢樹立開發(fā)意識、利用意識以及服務意識，建立科學的電子檔案資源共享觀念，在原有工作模式基礎上進行創(chuàng)新?？梢詫㈦娮訖n案的開發(fā)利用作為重點工作內容，在收集到信息資料后，挖掘其背后蘊含的價值，加強資金、軟硬件等各方面投入力度，學習其他單位的先進經(jīng)驗與服務模式，提升電子檔案利用率。其次，在傳統(tǒng)觀念中，檔案管理就是將資料儲存起來長久保存，無法為使用人員提供高質量服務。在新的時代背景下，要著力解決這一問題，注重信息共享、數(shù)據(jù)調查、資料查詢、文件復制、數(shù)據(jù)恢復等一些利用版塊，可在信息化系統(tǒng)中設置檢索功能，通過輸入關鍵詞或檔案編號就能第一時間了解到資料信息。要充分發(fā)揮網(wǎng)絡技術的應用優(yōu)勢，將電子檔案服務水平提升到更高的層次[8]。比如可打造行政事業(yè)單位內部基礎數(shù)據(jù)中心或數(shù)據(jù)庫，將財務檔案、人事檔案、設備檔案、后勤檔案、人力資源檔案等分類上傳，通過文字、圖片、音頻、視頻等予以展現(xiàn)，為使用人員提供高質量的檔案服務。

4.結語

當前，信息技術在各行業(yè)都發(fā)揮著重要作用，有助于推動傳統(tǒng)行業(yè)與產業(yè)的創(chuàng)新突破。對行政事業(yè)單位而言，檔案管理是其重點工作內容，要加強和現(xiàn)代化技術的融合。電子檔案管理作為一項長期、全面而且十分復雜的工作，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，有關單位要加大資金、人才投入，完善基礎設施，將風險防范和檔案開發(fā)利用并行；要轉變傳統(tǒng)思想觀念，充分意識到信息技術的應用優(yōu)勢，加強內涵性建設，更要注重提升檔案服務水平與質量，助力行政事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。