醫(yī)藥流通企業(yè)財務管理信息化的建設

文/陳紅超（中國醫(yī)藥健康產(chǎn)業(yè)股份有限責任公司）

財務管理作為醫(yī)藥流通企業(yè)核心管理內(nèi)容之一，對企業(yè)能否保持穩(wěn)定運營有著決定性作用。隨著行業(yè)發(fā)展水平不斷提升，企業(yè)之間的競爭也愈發(fā)激烈。財務管理信息化體系的構(gòu)建，對醫(yī)藥流通企業(yè)而言，是提升內(nèi)部管理質(zhì)量、強化工作效率、保障會計信息真實性、強化行業(yè)競爭實力的必然選擇。醫(yī)藥流通企業(yè)應當引進現(xiàn)代化管理思維，正確處理財務關(guān)系，充分發(fā)揮各業(yè)務板塊協(xié)同效應，提升內(nèi)部資源配置水平，于當前市場經(jīng)濟形勢下，保持健康穩(wěn)定運營。

一、醫(yī)藥流通企業(yè)強化財務管理信息化建設的必要性

（一）促進各業(yè)務板塊協(xié)同效應的全面發(fā)揮

傳統(tǒng)管理模式下，醫(yī)藥流通企業(yè)為滿足下游客戶需求，業(yè)務線分板塊獨立運營，缺乏應有的協(xié)同性，與此同時，同一家客戶受產(chǎn)品細分化影響，需企業(yè)多個業(yè)務服務團隊支撐工作開展。在此背景下，各個業(yè)務體系存在數(shù)據(jù)共享不足、數(shù)據(jù)孤島狀況嚴重等問題，使得企業(yè)管理高度分權(quán)，數(shù)據(jù)離散化問題嚴重，在一定程度上阻礙了企業(yè)資源配置水平提升，資產(chǎn)利用率下降。為契合醫(yī)藥行業(yè)發(fā)展需求，逐步推進優(yōu)化區(qū)域布局、安全便利的現(xiàn)代化藥品流通運營體系形成，強化財務管理信息化建設，依托信息化管理平臺，實現(xiàn)各業(yè)務平臺數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮各業(yè)務板塊協(xié)同效應。

（二）加強內(nèi)部風險控制

醫(yī)藥流通行業(yè)作為關(guān)乎民生大計的基礎性行業(yè)，擁有較為規(guī)范成熟的監(jiān)督管理體系。同時，“兩票制”等政策的實施對醫(yī)藥流通企業(yè)影響較大，加強內(nèi)部風險控制、積極適應政策環(huán)境已經(jīng)成了醫(yī)藥流通企業(yè)經(jīng)營管理進程中必須關(guān)注的問題。通過財務信息化可以聯(lián)通企業(yè)內(nèi)外，及時獲取外部訊息，包括行業(yè)政策信息、供應鏈上下游信息等，并幫助企業(yè)實現(xiàn)各項業(yè)務流程的實時監(jiān)督管控，為風險防控工作的開展奠定良好的基礎，進一步強化醫(yī)藥企業(yè)風險控制能力。

（三）實現(xiàn)資源全面整合與充分利用

醫(yī)藥流通企業(yè)傳統(tǒng)財務核算模式下存在整體供應鏈與財務核算脫節(jié)的問題，滯后程度較高。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)記賬式財務核算已然難以滿足企業(yè)業(yè)財一體化發(fā)展需求，財務職能的轉(zhuǎn)型升級，促使其亟須實現(xiàn)技術(shù)的更新優(yōu)化。因此，醫(yī)藥流通企業(yè)亟須推進財務管理信息化建設，依托于信息化系統(tǒng)，推動財務職能轉(zhuǎn)變，借助先進的信息化技術(shù)改變財務記賬模式，推動其向全供應鏈、全供應鏈向全價值鏈轉(zhuǎn)型，助力醫(yī)藥流通企業(yè)實現(xiàn)財務轉(zhuǎn)型升級，強化資源整合水平，提升利用率，助力企業(yè)健康發(fā)展。

二、信息化在醫(yī)藥流通企業(yè)財務管理中的具體應用

（一）數(shù)據(jù)管理

數(shù)據(jù)管理主要用于對醫(yī)藥流通企業(yè)核心業(yè)務實體進行描述，主要包含員工、資產(chǎn)、銀行賬戶、客戶、供應商、庫存以及公共的分類體系、編碼體系等公共屬性與基本檔案，是醫(yī)藥流通企業(yè)已存在且涉及價值鏈核算業(yè)務流程的各IT系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)。

（二）供應商管理

為保障藥品采購的質(zhì)量以及安全性，基于GSP規(guī)范要求，醫(yī)藥流通企業(yè)需構(gòu)建完善的供應商審計流程，并實現(xiàn)供應商管理檔案的建立健全，包含評估情況、資質(zhì)證明、質(zhì)量管理體系情況等，同時還應當定期開展供應商審計評估活動。

1.供應商資質(zhì)審批

醫(yī)藥流通企業(yè)可基于政策規(guī)定及自身管理需求，對供應商需提供的證照類型進行靈活維護，并落實嚴格的供應商證照效期管理，合理控制供應商供貨范圍。在信息化系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)預警功能模塊的優(yōu)化，提供供應商證照到期預警功能，自動提供相關(guān)用戶，及時通知供應商更新證照，或采取其他合理措施處理到期問題。

2.供應商評估

借助供應商管理，能夠充分明確供應商存貨價格、交貨情況以及交貨質(zhì)量等，同時還能開展綜合分析工作，準確判斷供應商對企業(yè)的重要性，優(yōu)先安排采購付款，幫助企業(yè)選擇價格低廉、質(zhì)量優(yōu)異、供貨及時的供應商進行合作。

（三）銷售渠道管理

基于醫(yī)藥流通企業(yè)銷售策略，建立符合企業(yè)運營需要的營銷渠道體系，幫助企業(yè)實現(xiàn)對于各級銷售渠道直至三大終端的庫存、購進以及銷售流向?qū)崿F(xiàn)全面管控，并對各級渠道與終端的銷售情況及變化趨勢進行動態(tài)管控，實現(xiàn)營銷活動執(zhí)行效果的監(jiān)督，為企業(yè)評估及產(chǎn)品策略調(diào)整提供支撐依據(jù)。

1.價格管理

藥品價格較為復雜，同一種商品可能受客戶形態(tài)、渠道、地區(qū)等多種因素影響，導致定價方式不同，需針對不同客戶定價策略產(chǎn)生相應的價格。可針對同一產(chǎn)品、不同客戶、不同區(qū)域等設置不同的價格，更為靈活地應對當前市場需求，實現(xiàn)產(chǎn)品市場競爭力的有效提升，保障銷售業(yè)務順利進行。

2.信用管理

銷售信用系統(tǒng)，通過維護客戶收款、信用額度、賬期等相關(guān)數(shù)據(jù)，在關(guān)鍵業(yè)務流程中落實信用額度及賬期檢查工作，實現(xiàn)事前有效規(guī)避信用風險。醫(yī)藥流通企業(yè)可基于自身管理需求，設置信用控制對象、控制維度、控制層次等，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營風險的合理降低[1]。

3.流向管理

通過渠道流程充分反映二級經(jīng)銷商、藥店等收發(fā)存變動狀況?？砂醇冧N價格、參考成本等對庫存價值進行準確反映。清晰記錄流向路徑，實現(xiàn)業(yè)務追溯，提供渠道現(xiàn)存量及可用量查詢統(tǒng)計。

（四）倉儲配送管理

現(xiàn)階段醫(yī)藥流通企業(yè)存在較為明顯的營銷能力高于物流能力的狀況，為改變物流問題阻礙企業(yè)發(fā)展的狀況，需充分借鑒發(fā)達國家較為成熟、先進的倉儲管理經(jīng)驗，借助現(xiàn)代化物流設備以及技術(shù)、信息化管理體系等，打造現(xiàn)代化物流中心，在醫(yī)藥流通企業(yè)運營過程中構(gòu)建高效的物流運作體系，實現(xiàn)訂單處理速度及物流周轉(zhuǎn)效率的全面提升，盡可能降低損耗及物流成本，避免差錯，進一步強化企業(yè)市場競爭力。

（五）電子商務

隨著ERP系統(tǒng)的不斷成熟深化，B2B電子商務作為新型商務運營模式，逐漸成為企業(yè)信息化的必然選擇，越來越多的醫(yī)藥企業(yè)在信息化時代背景下，以核心企業(yè)為主體，實現(xiàn)上游供應商、下游經(jīng)銷商的整合，實現(xiàn)網(wǎng)上交易、電子支付等各類商務活動。

現(xiàn)代化電子商務模式，將關(guān)注重點放在企業(yè)供應鏈管理方面的競爭，通過搭建B2B分銷等統(tǒng)一電子商務平臺，與企業(yè)ERP系統(tǒng)實現(xiàn)整合，幫助企業(yè)更好地整理各類銷售渠道，更好地適應市場變化，滿足需求，降低采購成本。以電子銷售為例，電子銷售系統(tǒng)作為高效規(guī)范的B2B在線交易平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)銷商分銷網(wǎng)絡的全面管理，整合企業(yè)總部、分銷機構(gòu)、物流運輸?shù)认嚓P(guān)資源，打造自動化分銷及服務管理體系，實現(xiàn)醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)鏈的整體協(xié)調(diào)。下游經(jīng)銷商、客戶可實現(xiàn)在線自助數(shù)據(jù)查詢、在線訂單交易、配送查詢等功能，切實提升客戶服務水平，有效降低運營成本。

三、醫(yī)藥流通企業(yè)財務管理信息化體系建設與落地

（一）制定科學的信息化方案

醫(yī)藥企業(yè)應當基于財務核算體系重構(gòu)目標，推動業(yè)務及財務流程優(yōu)化改進，助力企業(yè)信息化建設水平全面提升，進一步強化財務作為風險控制關(guān)鍵部門的職責能力，在企業(yè)內(nèi)部搭建科學有效的信息化系統(tǒng)。基于內(nèi)部控制視角，保障崗位設置合理，促進財務信息化系統(tǒng)控制、管理、協(xié)同、監(jiān)督等優(yōu)勢充分發(fā)揮，實現(xiàn)企業(yè)風險控制能力強化，為后續(xù)績效管理、決策制定工作開展提供強有力的支撐[2]。

（二）具體實施過程

基于醫(yī)藥流通企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務，實現(xiàn)醫(yī)藥板塊商品事業(yè)線內(nèi)控關(guān)鍵節(jié)點技術(shù)控制分析工作的充分落實，對醫(yī)藥流通企業(yè)運營管理需求進行明確，對現(xiàn)有財務信息化系統(tǒng)控制節(jié)點設計狀況開展全方位分析，保障其滿足后期財務核算軟件控制需求。針對缺乏控制節(jié)點設計的系統(tǒng)，可基于企業(yè)實際工作開展需求，在后期與第三方機構(gòu)進行合作，通過二次開發(fā)實現(xiàn)節(jié)點控制，助力信息化系統(tǒng)價值全面發(fā)揮[3]。

與醫(yī)藥行業(yè)中具備高質(zhì)量、高信譽度的信息化系統(tǒng)服務商，維持長期良好的溝通合作機制，對產(chǎn)品功能進行全面了解，提供滿足企業(yè)經(jīng)營需求的業(yè)財一體化解決方案，明確該路徑實施過程中的最大制約因素。對醫(yī)藥流通企業(yè)的運營發(fā)展而言，醫(yī)藥耗材、器械供應市場等，均存在一定的限制性。通過調(diào)研分析工作的充分落實，可以明確部分區(qū)域性市場政府監(jiān)管均為指定供應渠道管理集成系統(tǒng)。在此背景之下，醫(yī)藥流通企業(yè)應當充分考量行業(yè)軟件供應鏈系統(tǒng)與財務核算決策支持系統(tǒng)的聯(lián)通與集成，重點關(guān)注數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中可能存在的風險以及風險的可控性。

對醫(yī)藥流通企業(yè)運營現(xiàn)狀進行全面分析，綜合考量信息化系統(tǒng)服務商所提供的產(chǎn)品類型與企業(yè)業(yè)務形態(tài)的匹配程度。明確各產(chǎn)品類型在運營過程中的側(cè)重點，基于企業(yè)業(yè)務及內(nèi)部管理需求，充分考量戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型調(diào)整下企業(yè)未來發(fā)展趨勢，并結(jié)合企業(yè)成本投入因素，選擇合適的信息化產(chǎn)品。

（三）做好前期準備工作

醫(yī)藥流通企業(yè)整體ERP信息化系統(tǒng)上線前，需基于財務核算及供應鏈對接要求，對基礎數(shù)據(jù)的真實性與完整性進行全面確認，保障ERP系統(tǒng)上線投入使用后數(shù)據(jù)信息的真實性與準確性，為醫(yī)藥流通企業(yè)決策制定提供良好數(shù)據(jù)支撐[4]。保障部門協(xié)同性以及內(nèi)部與控制設計的有效性，企業(yè)內(nèi)部信息化系統(tǒng)的建立，需基于科學有效的內(nèi)部控制體系之上，首先應當實現(xiàn)部門職能權(quán)限的準確劃分，結(jié)合信息化系統(tǒng)運營需求匹配相應的崗位職能。對現(xiàn)行人力資源管理體系進行優(yōu)化改進，確保關(guān)鍵崗位員工職能劃分的合理性。在企業(yè)內(nèi)部針對財務管理信息化建設加大宣傳力度，幫助員工明確其積極作用。

（四）持續(xù)推進信息化系統(tǒng)

（1）為保障信息化系統(tǒng)方案選擇的科學性與合理性，充分落實前期調(diào)研分析工作，組織相關(guān)部門成立包含財務人員、商務人員、倉庫人員在內(nèi)的臨時項目組，由醫(yī)藥流通企業(yè)總經(jīng)理兼任項目組組長，在對數(shù)據(jù)進行全面梳理的同時，全面評估現(xiàn)有流程執(zhí)行的合理性、崗位設置的科學性等內(nèi)容，對于差異項落實持續(xù)跟蹤，在信息化系統(tǒng)建設工作推進后，也需持續(xù)推進監(jiān)督工作，保障各項數(shù)據(jù)的準確性。

（2）在財務信息化系統(tǒng)構(gòu)建前，基于醫(yī)藥流通企業(yè)運營現(xiàn)狀，與實施團體開展研究討論，針對信息化系統(tǒng)內(nèi)部控制組織架構(gòu)進行重新設計，確保其滿足企業(yè)各項工作開展需求。

（3）合理分析員工崗位職責，與企業(yè)人力資源部門進行協(xié)同合作，實現(xiàn)醫(yī)藥流通企業(yè)內(nèi)部資源的調(diào)整優(yōu)化，為財務信息化建設工作推進提供良好的支撐。

（4）落實前期宣傳培訓活動，在企業(yè)內(nèi)部借助各個平臺，宣傳財務信息化建設的積極作用，實現(xiàn)企業(yè)全員在財務信息化建設的必要性、緊迫性、有效性方面達成共識。在實踐過程中，各部門應當積極開展專業(yè)化實操培訓以及考核工作，以便更好地應對各供應鏈模塊上線后的工作。財務管理信息化系統(tǒng)投入使用后，還需充分落實信息化系統(tǒng)實際驗收工作，確保信息化系統(tǒng)建設能夠按照預期目標投入使用，發(fā)揮應有價值，助力醫(yī)藥流通企業(yè)實現(xiàn)健康穩(wěn)定發(fā)展[5]。

（五）加強人才培養(yǎng)

醫(yī)藥流通企業(yè)財務管理信息化建設工作的全面推進，需高素質(zhì)專業(yè)人才積極參與，才能保障系統(tǒng)建設工作的順利進行。企業(yè)不僅應當樹立正確的財務管理信息化認知，還應當強化自身復合型人才儲備，強化員工綜合素質(zhì)，保障各項工作的有序落實。

首先，優(yōu)化企業(yè)現(xiàn)行人才引進機制，明確招聘標準，大力引進高素質(zhì)人才，實現(xiàn)當前工作隊伍綜合素質(zhì)優(yōu)化。

其次，針對財務人員工作落實過程中存在的不足之處，定期開展具有針對性的教育培訓活動，合理設置培訓內(nèi)容，不僅應當涉及財務專業(yè)知識技能，還應當涉及稅法、計算機應用等內(nèi)容，切實提升員工專業(yè)技能。

最后，重視財務人員培訓及考核工作的落實，在企業(yè)內(nèi)部實行老帶新機制，幫助員工更快適應當前工作模式，提升團隊整體工作水平。此外，還應當實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部獎懲機制的完善優(yōu)化，充分落實績效考核工作，確保考核指標設置的科學性，保障考核結(jié)果的公平公正，合理利用考核結(jié)果，與員工薪酬福利體系及職位晉升相關(guān)聯(lián)，一方面促進員工工作積極性的有效提升，另一方面強化員工財務管理信息化建設認知，確保員工思維意識及綜合素養(yǎng)滿足現(xiàn)代化醫(yī)藥流通企業(yè)財務信息化建設要求[6]。

（六）與專業(yè)機構(gòu)合作進行軟件開發(fā)與引進

醫(yī)藥流通企業(yè)全員應當實現(xiàn)思維觀念的轉(zhuǎn)變，明確財務管理信息化建設的積極作用，培育專業(yè)人才，積極開發(fā)引進財務軟件。在實際的工作推進過程中，首先對醫(yī)藥流通企業(yè)現(xiàn)行管理模式及業(yè)務流程進行全面梳理，明確工作落實需求，有針對性地引進財務軟件，實現(xiàn)財務管理人員工作效率的全面提升。為各職能部門交流溝通提供良好平臺，進一步強化部門融合度，改變傳統(tǒng)模式下各職能部門各自為政的工作狀態(tài)。其次，正確認知信息化系統(tǒng)應用可能導致的信息泄露風險。為實現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)傳輸效率及質(zhì)量的強化，難以避免信息數(shù)據(jù)風險的存在，針對此問題，企業(yè)應當樹立高度認知，推動財務管理人員與專業(yè)IT機構(gòu)共同協(xié)作，針對企業(yè)工作落實需求，開發(fā)改進軟件技術(shù)。實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的有機融合，加快企業(yè)財務管理轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共建共享，為企業(yè)決策制定、未來發(fā)展形勢預測等提供良好的支撐。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)藥流通企業(yè)迎來了全新的發(fā)展機遇，電子商務、網(wǎng)絡經(jīng)濟的全面普及，使得醫(yī)藥流通企業(yè)生存環(huán)境產(chǎn)生極大的改變。在此背景之下，醫(yī)藥流通企業(yè)為更好地適應市場經(jīng)濟形勢變化，需積極推進財務管理信息化建設，引進現(xiàn)代化管理思維，強化全員認知，基于企業(yè)運營管理現(xiàn)狀，搭建具備企業(yè)經(jīng)營特點的財務管理信息化系統(tǒng)。在實際的應用過程中，提升員工綜合素質(zhì)，完善各項管理機制，保障工作流程的規(guī)范性，充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)優(yōu)勢，助力醫(yī)藥流通企業(yè)實現(xiàn)管理質(zhì)量強化，維護穩(wěn)定運營。