“互聯(lián)網(wǎng)+”時代提升機關(guān)事務(wù)檔案管理工作效率思考

摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，我國機關(guān)事務(wù)信息總量不斷上漲，各種信息已經(jīng)成為新的資源，被機關(guān)單位所重視。當(dāng)前，如何提升事務(wù)檔案管理水平與質(zhì)量成為各大機關(guān)單位所關(guān)注的重要問題之一。機關(guān)單位應(yīng)積極優(yōu)化事務(wù)檔案信息資源質(zhì)量，加大事務(wù)檔案管理力度，改進事務(wù)檔案管理水平，推動“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下機關(guān)單位事務(wù)檔案管理新模式的建設(shè)，為人們提供更加高效、便捷的服務(wù)，以此滿足人民群眾的各種需求。本文針對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的機關(guān)單位，探討了其事務(wù)檔案管理工作效率提升的相應(yīng)策略，為我國機關(guān)單位優(yōu)化改善事務(wù)檔案管理方法提供有效參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；機關(guān)事務(wù)；檔案管理

一、引言

從核心目的上看，探討“互聯(lián)網(wǎng)+”時代機關(guān)事務(wù)檔案管理工作效率提升策略，一方面，有利于推進機關(guān)單位信息化檔案管理模式的建設(shè)，對過往檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)驗進行總結(jié)與梳理，為我國機關(guān)單位檔案管理信息化的開發(fā)提供有益參考。另一方面，有利于促進我國機關(guān)單位事務(wù)檔案信息資源開發(fā)與管理。隨著各種新興技術(shù)在機關(guān)單位事務(wù)檔案管理中的應(yīng)用，管理工作人員開展工作時的數(shù)據(jù)分析能力不斷增強，進而開發(fā)出與人們需求更加貼合的檔案信息資源。本文探討機關(guān)單位在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代優(yōu)化事務(wù)檔案管理策略具有一定的現(xiàn)實意義。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代提升機關(guān)事務(wù)檔案管理工作效率策略

1.著手電子檔案收集，規(guī)范檔案信息資源歸檔

（1）健全電子檔案歸檔制度

隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代進行檔案管理的新模式，而電子檔案歸檔制度是確保電子檔案能夠有效和完整地進行收集的保障之一。

首先，想要有效健全機關(guān)單位的電子檔案歸檔制度，應(yīng)在機關(guān)內(nèi)部制定電子檔案歸檔的范圍以及保管期限表等。檔案管理相關(guān)工作人員應(yīng)緊密結(jié)合單位各種類型電子檔案的特點，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔范圍與保管期限表為依據(jù)，制定出電子檔案的歸檔制度，使得在管理電子檔案時能夠有據(jù)可依。

其次，工作人員應(yīng)制定電子檔案歸檔的配套制度。該制度應(yīng)對電子檔案在歸檔過程中的各個環(huán)節(jié)進行詳細(xì)要求，使電子檔案歸檔規(guī)范化，避免采用“雙套制”，以“單套制”完成電子檔案的管理。電子檔案歸檔的配套制度還應(yīng)明確規(guī)定各個環(huán)節(jié)的責(zé)任人和具體操作流程。工作人員需要清楚地了解每個環(huán)節(jié)所需的操作步驟，確保電子檔案在歸檔過程中始終得到正確處理。

最后，制度還需要強調(diào)信息安全的重要性，包括對數(shù)據(jù)的備份和防護措施的要求。只有通過嚴(yán)格的控制和管理，才能有效保護電子檔案的完整性和機密性。為了提高檔案的檢索效率，還可以在配套制度中加入對電子檔案索引的管理要求，確保檔案能夠快速準(zhǔn)確地被找到。通過以上配套制度的建立，不僅可以規(guī)范電子檔案的歸檔流程，還可以提升檔案管理的效能，實現(xiàn)信息資源的最大化利用，推動工作的高效進行。

（2）開展檔案管理工作培訓(xùn)

機關(guān)單位管理事務(wù)檔案的相關(guān)工作人員是決定檔案管理工作質(zhì)量與效率的關(guān)鍵因素，因此，開展檔案管理工作培訓(xùn)，提升工作人員專業(yè)能力是十分重要的。

首先，在實際開展培訓(xùn)時，單位可以開展相關(guān)專題培訓(xùn)，以在管理工作過程中的常見問題作為培訓(xùn)主題，邀請專業(yè)技術(shù)人員進行理論與實踐操作的教學(xué)與講解，通過系統(tǒng)化的培訓(xùn)讓管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)得到提升，進而提升其工作效率與質(zhì)量。

其次，單位可以合理增加檔案管理工作培訓(xùn)方式。想要有效提升檔案管理工作培訓(xùn)的效率，單位應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)的具體內(nèi)容匹配不同的培訓(xùn)方式。例如，當(dāng)工作人員在培訓(xùn)期間出現(xiàn)操作失誤時，應(yīng)由專業(yè)人員對問題及時糾正；再如，培訓(xùn)內(nèi)容為信息化檔案管理時，機關(guān)可以安排工作人員參與檔案局開設(shè)的專業(yè)培訓(xùn)班等，讓工作人員能夠系統(tǒng)地熟悉檔案管理信息化方法，進而提升工作人員檔案管理綜合能力。

最后，單位可以推動檔案管理工作交流與合作。組織工作人員參加行業(yè)內(nèi)的研討會、培訓(xùn)班、學(xué)術(shù)交流等活動，與其他單位的同行進行經(jīng)驗分享和學(xué)習(xí)互動。通過與其他單位的合作，可以借鑒先進的檔案管理理念和實踐經(jīng)驗，進一步提升管理工作人員的專業(yè)能力和工作質(zhì)量。例如，不同機關(guān)之間可以建立檔案管理的專業(yè)交流平臺，通過定期交流會議、經(jīng)驗分享等方式促進工作人員之間的互動和學(xué)習(xí)。

2.立足機關(guān)信息化檔案室，加強檔案信息資源整合

（1）完善信息化檔案室信息資源整合機制

為了保證機關(guān)單位的信息化檔案中蘊含的各種信息資源能夠有效整合，單位應(yīng)建立更加完善的信息資源整合機制，以此，實現(xiàn)在實際工作中遇到問題時能夠有據(jù)可依。

首先，單位應(yīng)整合信息化檔案室的運行機制。要想加強檔案信息資源整合的第一步就是對單位內(nèi)部各個部門的工作進行協(xié)調(diào)，單位在整合信息化檔案室的運行機制后，應(yīng)制定明確的組織領(lǐng)導(dǎo)，將工作與職能分配到個人，對各個部門的行為進行規(guī)范，并形成各部門間的科學(xué)聯(lián)動，以提升單位整體工作人員在檔案管理工作中的主動性與積極性。

其次，單位應(yīng)制定檔案信息資源的質(zhì)量評估機制。對于機關(guān)單位的檔案管理工作而言，對檔案信息資源進行質(zhì)量評估是必不可少的。工作人員應(yīng)確保質(zhì)量評估工作規(guī)范符合相關(guān)規(guī)定與要求，以我國相關(guān)法律條例為標(biāo)準(zhǔn)，邀請專業(yè)人員對信息資源的價值意義進行評估。

最后，單位應(yīng)建設(shè)科學(xué)的信息反饋機制。在檔案管理過程中，有效的信息反饋機制是提升信息資源整合效果的重要方法?？茖W(xué)、有效的信息反饋機制能夠幫助工作人員全方位地掌握信息資源的利用需求，進而幫助工作人員在整合相關(guān)信息時及時找到適合的方向。機關(guān)單位的信息化檔案室在建立信息反饋機制時，應(yīng)引導(dǎo)檔案管理工作人員主動走訪與調(diào)研，向單位內(nèi)部工作人員、社會公眾等多個群體收集信息反饋，并形成成熟的信息資源整合建議，以此有效提升信息化檔案室整合信息資源的最終成效。

（2）建立信息化檔案室專題信息資源數(shù)據(jù)庫

信息資源數(shù)據(jù)庫是信息化檔案室對檔案信息資源進行有效利用的前提，而專題信息資源數(shù)據(jù)庫則是彰顯單位職能定位的關(guān)鍵。建立信息化檔案室專題信息資源數(shù)據(jù)庫，需要相關(guān)工作人員提升單位檔案存量數(shù)字化、電子化工作的速度，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，存入單位的信息化檔案室中，確保單位各類檔案的信息化和數(shù)字化的概率超出98％。同時，工作人員還需將各種檔案根據(jù)不同類型分類與整合，建設(shè)數(shù)據(jù)庫的檔案目錄與專題數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)開展信息化檔案管理奠定基礎(chǔ)。

3.樹立政務(wù)服務(wù)觀念，提升檔案信息資源共享

（1）建設(shè)單位檔案信息資源共享管理制度

對于機關(guān)單位而言，其存儲的檔案信息種類較多，其中，部分檔案是具有較高的保密性。而單位內(nèi)部工作人員在實際開展工作業(yè)務(wù)時，需要及時查閱檔案信息，因此，建設(shè)檔案信息資源的共享管理制度是保障檔案信息安全的重要途徑之一。

一方面，對于機關(guān)單位的檔案信息資源而言，其中最重要的一部分就是檔案的原始數(shù)據(jù)，參考我國相關(guān)法律條例，檔案信息資源在實施共享的過程中需要對共享的內(nèi)容進行嚴(yán)格限制，對于涉密部分檔案信息資源絕不可外泄，而對于未涉密的信息資源，則可以充分共享，實現(xiàn)檔案信息資源的依法依規(guī)共享。

另一方面，常態(tài)信息資源管理制度的建設(shè)是機關(guān)單位信息化檔案室長久運行的必經(jīng)之路。第一，在信息化檔案室中建立信息資源的保密制度，并對各個檔案的涉密等級進行嚴(yán)格、細(xì)致的規(guī)定，并以此為依據(jù)開展分級管理。信息化檔案室中的涉密檔案與未涉密檔案應(yīng)分別管理，并設(shè)置詳細(xì)的保密制度。第二，應(yīng)根據(jù)保密制度制定出相應(yīng)的追責(zé)制度，在涉密檔案出現(xiàn)泄露時明確責(zé)任所在，并給予合理的懲罰。第三，對檔案信息資源的查詢進行嚴(yán)格的規(guī)定，對查詢過程進行規(guī)范化改革，對機關(guān)單位各個部門工作人員查閱檔案信息資源的權(quán)限施以嚴(yán)密的限制。第四，制定檔案信息資源共享制度，對信息化檔案室中的各種信息資源進行科學(xué)、合理地利用和共享，在確保信息資源安全的同時，充分發(fā)揮檔案信息資源的真正價值。

（2）建設(shè)信息化檔案室信息資源共享績效考核體制

對檔案信息資源進行共享，旨在有效提升機關(guān)單位日常業(yè)務(wù)的工作效率，提升其工作水平。構(gòu)建有效的共享績效考核體制，能夠促進各個部門間的協(xié)力合作，進而有效提升機關(guān)單位信息檔案室的內(nèi)部地位，發(fā)揮其信息資源整合的作用。

首先，單位應(yīng)建立檔案信息資源共享監(jiān)督體制。當(dāng)?shù)貦n案局應(yīng)將各個機關(guān)單位的信息資源共享工作納入檔案管理績效考核中，并增強對各個信息化檔案室的巡查力度，對于考核結(jié)果不理想的進行批評，并要求其整頓。同時，單位內(nèi)部還可以設(shè)立獨立的檔案信息資源共享監(jiān)督部門，由專門的工作人員對信息資源共享進行規(guī)劃，實現(xiàn)機關(guān)單位信息化檔案室信息資源的主動性共享。

其次，單位還應(yīng)建設(shè)信息資源共享獎懲體制。為了有效激發(fā)機關(guān)內(nèi)部工作人員在日常工作中，共享檔案信息資源的積極性，各個機關(guān)單位應(yīng)針對此制定出科學(xué)的獎懲機制。對于機關(guān)單位而言，可以以檔案信息資源共享的實際情況為依據(jù)，通過物質(zhì)、精神等多個層面的激勵，推進當(dāng)?shù)馗鞔笮畔⒒瘷n案室開展信息資源共享。對于檔案管理工作人員而言，應(yīng)積極進行信息資源共享，并對部分有效應(yīng)用檔案信息資源的工作人員給予獎勵。

4.引進新興技術(shù)，助力檔案信息資源建設(shè)

（1）積極引進云計算技術(shù)

云計算技術(shù)是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代出現(xiàn)的一種新興信息化技術(shù)，其在各個領(lǐng)域的信息傳播工作中都起到了重要作用。在機關(guān)單位事務(wù)檔案管理中應(yīng)用云計算技術(shù)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，云計算技術(shù)助力檔案信息資源集中存儲。云計算技術(shù)作為一種分布式的計算技術(shù)，能夠?qū)⑿畔⒒瘷n案室中的各種信息資源存儲在多個副本中。當(dāng)機關(guān)單位工作人員需要查詢信息資源時，通過各個副本即可快速地查詢到相應(yīng)的信息，實現(xiàn)單位數(shù)據(jù)信息存儲空間的科學(xué)應(yīng)用。

其次，云計算技術(shù)為檔案信息資源存儲提供安全日志。在機關(guān)單位的信息化檔案室應(yīng)用中，工作人員會對信息資源進行不同操作。而在這一過程中若工作人員操作失誤，可能會導(dǎo)致信息資源被損壞。云計算技術(shù)提供的安全日志能夠?qū)π畔①Y源的各個節(jié)點詳細(xì)記錄，并根據(jù)受損后的信息資源進行還原。一方面，能夠記錄信息資源受損過程，以便相關(guān)管理人員能夠及時找到負(fù)責(zé)人；另一方面，能夠避免信息資源的丟失。

最后，云計算技術(shù)提升檔案信息資源的處理能力。隨著各大機關(guān)單位信息化檔案室不斷深入發(fā)展，其中存儲的檔案信息資源總量不斷增多，這也導(dǎo)致信息化檔案室的安全問題越來越受到重視。數(shù)量巨大的檔案信息資源想要僅僅依靠工作人員人力進行安全保護是完全不夠的，而在合理應(yīng)用云計算技術(shù)后，信息化檔案室內(nèi)的信息資源被實時監(jiān)測，能夠自動對各種病毒等外界攻擊進行反應(yīng)，阻止外部對信息資源的侵害，進而提升檔案信息的安全性。

（2）積極引進大數(shù)據(jù)技術(shù)

近年來，我國信息化檔案室的發(fā)展速度不斷加快，檔案信息化管理的成效明顯，各大機關(guān)所持有的信息資源越來越多，為機關(guān)單位的檔案大數(shù)據(jù)工程建設(shè)提供了優(yōu)良環(huán)境。通過積極引進大數(shù)據(jù)技術(shù)，機關(guān)單位能夠?qū)n案信息資源進行更深層次的挖掘，進而有效提升檔案管理效率與水平。

首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助信息化檔案室信息資源挖掘。當(dāng)下，我國機關(guān)單位的檔案信息資源大多更加重視存儲，對于信息資源的應(yīng)用重視度相對較低，這使得大量具有價值的信息資源被深藏，沒有發(fā)揮其真正價值。而有效引進大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)@些信息資源深度挖掘，找到其新的價值。第一，機關(guān)單位應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員養(yǎng)成“大檔案”的意識。檔案管理人員應(yīng)在日常工作中積極收集、整理檔案數(shù)據(jù)，建設(shè)出機關(guān)單位的信息資源數(shù)據(jù)庫，并合理應(yīng)用專業(yè)知識對信息資源進行分類整理；第二，檔案管理人員應(yīng)用單位事務(wù)處理線上平臺，對檔案文件跟蹤管理，并在事務(wù)完成后及時將檔案歸檔管理；第三，機關(guān)單位應(yīng)以大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對檔案信息深度挖掘，進一步開發(fā)檔案信息資源。

其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助信息化檔案室用戶數(shù)據(jù)挖掘。機關(guān)單位應(yīng)對檔案信息資源使用者的相關(guān)信息與檔案瀏覽記錄進行追蹤，并通過大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘出該檔案使用者群體的類型，推算出該群體經(jīng)常查詢的檔案信息種類，根據(jù)利用者瀏覽量和瀏覽記錄，對高瀏覽量和高瀏覽記錄的檔案信息類型進行深度數(shù)據(jù)挖掘，并對該類檔案信息資源進行重點開發(fā)，為檔案信息資源使用者提供更加高質(zhì)量的服務(wù)，滿足各使用者的需求。

三、結(jié)語

事務(wù)檔案管理是機關(guān)單位管理檔案信息資源的核心，加強對事務(wù)檔案的管理能夠有效提高機關(guān)單位的辦公效率，提升單位服務(wù)質(zhì)量。目前，我國各大機關(guān)單位都在積極迎合“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代特色，研發(fā)事務(wù)檔案管理新模式，但其中依然存在一些不足。本文對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代機關(guān)事務(wù)檔案管理提出了優(yōu)化策略，以期幫助各大機關(guān)單位更好地管理檔案信息資源，更好地為社會服務(wù)。

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作者簡介：沈魯（1980—），女，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。