檔案信息管理的相關(guān)策略探討

靳朝

摘 要：在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，相關(guān)的工作人員應(yīng)該意識到，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，以往老舊的檔案管理模式必將被淘汰，作為工作人員檔案管理的工作方式以及工作理念必須與時(shí)俱進(jìn)，所以在檔案管理工作中實(shí)行信息化管理是極為必要的。但是許多工作人員對如何進(jìn)行高效的檔案管理工作感到苦惱，對此本文提出了相關(guān)的解決策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作效率;提升策略

目前干部信息檔案管理工作效率低下，主要原因在于相關(guān)的工作人員對檔案管理工作認(rèn)識不足，單位管理制度不完善。部分領(lǐng)導(dǎo)雖然意識到了檔案信息管理的重要性但是由于資金原因，而顧此失彼;此外信息化平臺的推廣不利，相關(guān)的工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提高;同時(shí)部分但是缺乏合理有效的工作監(jiān)督機(jī)制同樣對檔案管理工作造成障礙。面對這些情況本文提出了以下的解決方案。

一、建立健全檔案管理制度，提供高效工作保障

在進(jìn)行相關(guān)檔案管理工作中，工作效率的保障需要有合理且健全的管理制度作為前提，所以相關(guān)的檔案管理單位在人員進(jìn)行工作之前，需對相應(yīng)的檔案管理制度進(jìn)行健全，比如詳細(xì)設(shè)定文檔一體化制度，歸檔制度以及保密制度，同時(shí)還應(yīng)該基于實(shí)際情況進(jìn)行制定，對相關(guān)的工作人員進(jìn)行一定程度的行為約束，為進(jìn)行高效的檔案管理工作提供一定的便利條件。

在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，相關(guān)單位應(yīng)該以首先向有關(guān)人員講述檔案管理制度，并將相關(guān)的制度以文字的形式打印出來，張貼在引人注意的位置，單位的領(lǐng)導(dǎo)層還可以適當(dāng)監(jiān)督相關(guān)工作人員，同時(shí)作為領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該以身作則，在工作中應(yīng)該知曉“令之不行，由上犯之?！钡牡览?，工作人員與相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)相互監(jiān)督，共同踐行檔案信息管理工作制度，同時(shí)在完善相關(guān)的管理制度的同時(shí)，相關(guān)的工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)必須意識到制度的可行性以及實(shí)用性，要能夠很好的對工作人員起到規(guī)范和指導(dǎo)的作用，讓相關(guān)的工作人員有例可循，為提高新時(shí)代檔案信息管理工作創(chuàng)造相應(yīng)的便利條件。

二、適當(dāng)增加管理資金投入，優(yōu)化相應(yīng)工作設(shè)施

在進(jìn)行信息管理的過程中，很多單位領(lǐng)導(dǎo)對信息化管理認(rèn)識不到位，所以導(dǎo)致單位檔案管理工作效率低下，工作設(shè)施老舊，所以若想實(shí)行信息化檔案管理，首先需要相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作有一個(gè)正確認(rèn)識。此外還可以與有關(guān)部門進(jìn)行簡單的商議，適當(dāng)增加檔案管理資金投入，優(yōu)化工作人員的工作設(shè)施，為進(jìn)行信息化檔案管理工作提供便利。

一些檔案管理單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，導(dǎo)致工作效率低下，所以作為領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的規(guī)范，同時(shí)適當(dāng)加強(qiáng)對相關(guān)人員的材料收集效率，及時(shí)跟進(jìn)更新，不斷優(yōu)化檔案信息，保障檔案管理工作的效率，此外在進(jìn)行檔案管理工作過程中，部分領(lǐng)導(dǎo)者已經(jīng)意識到檔案管理的重要性，但是由于資金等問題，導(dǎo)致設(shè)備老化，從而致使工作效率下降，所以在工作時(shí)，可以適當(dāng)與單位進(jìn)行溝通，適當(dāng)增加管理資金投入，優(yōu)化相應(yīng)工作設(shè)施，建設(shè)獨(dú)立的檔案管理室，幫助工作人員及時(shí)優(yōu)化電腦等硬件。同時(shí)在工作中還需要適當(dāng)加快檔案信息化建設(shè)的過程，及時(shí)利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行分類匯總，優(yōu)化相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，對相關(guān)的檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。同時(shí)還可以嘗試公開相應(yīng)的檔案，并對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的分類，使的檔案管理工作做到公平，公正，公開，為真正提高檔案信息管理工作效率創(chuàng)造相應(yīng)的便利。

三、構(gòu)建信息化工作的平臺，積極進(jìn)行相應(yīng)推廣

若想進(jìn)行高效的檔案信息管理工作，首先就需要相關(guān)單位構(gòu)建信息化工作的平臺，同時(shí)為真正使信息化檔案管理工作深入人心，所以相關(guān)的工作人人員應(yīng)該積極進(jìn)行相應(yīng)推廣，同時(shí)在進(jìn)行信息化檔案管理工作過程中，應(yīng)該及時(shí)對相應(yīng)的設(shè)施進(jìn)行維修，提供相應(yīng)的技術(shù)力量支持，同時(shí)也要時(shí)常優(yōu)化信息管理平臺，鞏固檔案信息化管理成果，提高工作效率。

目前信息技術(shù)的高速發(fā)展，若想提高工作人員的工作效率，就需要相關(guān)單位著手搭建相應(yīng)的建信息化工作的平臺，使相關(guān)的工作人員，切身感受到便利，增強(qiáng)信息化工作意識。同時(shí)為進(jìn)一步使信息化工作意識深入人心，工作人員還應(yīng)該積極進(jìn)行相應(yīng)推廣，同時(shí)利用手機(jī)等移動平臺，進(jìn)行相關(guān)的管理工作，使工作人員逐漸提高信息化檔案管理工作意識，為接下來進(jìn)行高效的檔案信息管理工作提供相應(yīng)的便利條件。此外在進(jìn)行相關(guān)的信息平臺建立的過程中，作為工作人員還應(yīng)該借助信息網(wǎng)絡(luò)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，并對相關(guān)的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，同時(shí)將相關(guān)干部的檔案進(jìn)行分類匯總，以便日后查閱，作為工作人員還應(yīng)該著手，提升自身信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用技能，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，為提高新時(shí)代檔案信息管理工作提供一定的便利。

四、實(shí)行專業(yè)檔案管理培訓(xùn)，實(shí)行新老結(jié)合制度

在進(jìn)行檔案管理工作過程中，作為從事此項(xiàng)工作的工作人員切身感受到，工作效率的高低與自身檔案管理能力的高低密切相關(guān)，所以為提高工作人員的工作效率，需要相關(guān)單位適當(dāng)引入專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，提升相應(yīng)人員的工作能力，同時(shí)還可以適當(dāng)采用新老員工相互合作的機(jī)制，提升工作人員整體的工作效率，相互交流提升自身的工作能力。

在進(jìn)行相應(yīng)的檔案信息管理工作中，若想真正提高工作人員的工作效率，還應(yīng)適當(dāng)引入相關(guān)的人才，檔案信息管理工作對于工作人員的專業(yè)技能要求較高，從事檔案管理工作的人員首先應(yīng)具備較為扎實(shí)的專業(yè)知識，同時(shí)還應(yīng)該對信息技術(shù)的辦公軟件有一定的了解，對于在工作中出現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行交流，討論，為提高工作人員的工作效率也應(yīng)定期對檔案工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提升其工作能力，在工作中還應(yīng)意識到，一些年紀(jì)較大的員工，接受新鮮事物較慢，不利于檔案管理工作的高效進(jìn)行，一些年輕的員工，工作經(jīng)驗(yàn)有限，對工作內(nèi)容不了解，所以在進(jìn)行相關(guān)工作時(shí)，單位可以采用新老結(jié)合的工作制度，員工之間相互交流，共同解決相應(yīng)的問題，提高整體的工作效率。

五、設(shè)立相應(yīng)工作考核機(jī)制，實(shí)行競爭上崗模式

在進(jìn)行信息檔案管理工作的過程中，有關(guān)單位還應(yīng)該意識到，激發(fā)工作人員的競爭意識是提升工作效率最便捷的方法，所以相關(guān)單位應(yīng)該對相應(yīng)檔案管理人員進(jìn)行考核，并對其進(jìn)行量化評比，借助相關(guān)的結(jié)果直觀的向工作人員展示不足之處，同時(shí)對工作效率高，工作態(tài)度端正的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，借助這種模式提高檔案信息管理者的能力。

在進(jìn)行相關(guān)的信息檔案管理工作之時(shí)，單位還應(yīng)該針對工作人員的情況設(shè)定相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，可以時(shí)常借助相關(guān)會議對相應(yīng)的工作進(jìn)行講述，還可以對工作人員的工作態(tài)度，工作內(nèi)容進(jìn)行考核，比如詢問工作人員檔案信息管理的種類，概念，以及相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還可以對工作人員進(jìn)行監(jiān)督，比如設(shè)置流動監(jiān)督員，及時(shí)掌握工作人員的問題所在，及時(shí)與工作人員進(jìn)行談話，及時(shí)提高工作效率，此外可以讓相關(guān)人員針對自己在工作中遇到的問題提出相關(guān)建議，單位的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)的采納相關(guān)建議，還可以對部門的全體員工進(jìn)行考核，根據(jù)工作人員的考核結(jié)果，重新劃分崗位，這種方式不僅使工作人員的效率得到提升，還有助于培養(yǎng)工作人員的綜合能力，為接下來的工作提供便利。

綜上所述，若想進(jìn)行高效的檔案信息管理，首先需要相關(guān)單位建立健全檔案管理制度，提供高效工作保障;其次還需要有關(guān)部門著手加大檔案管理資金投入，優(yōu)化相應(yīng)工作設(shè)施;同時(shí)還可以邀請專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)并著手構(gòu)建信息化檔案管理平臺進(jìn)行推廣;最后單位還應(yīng)該設(shè)立考核機(jī)制，激發(fā)工作人員的競爭意識，提高工作效率。

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