運(yùn)用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好醫(yī)院檔案管理工作研究

江蘇省連云港市灌云縣人民醫(yī)院 黃珊珊

醫(yī)院的檔案對(duì)于醫(yī)院發(fā)展而言，并不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)收益，但是，卻能推動(dòng)醫(yī)院向前發(fā)展，保證醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)學(xué)研究工作的穩(wěn)定開(kāi)展。醫(yī)院的檔案管理涉及的內(nèi)容較多，通過(guò)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，就能更好地提高檔案管理水平。

一、醫(yī)院檔案管理工作意義和機(jī)遇

（一）意義

醫(yī)院是直接關(guān)乎人們健康的場(chǎng)所，所以針對(duì)這一特點(diǎn)，醫(yī)院的檔案管理工作不僅僅是影響醫(yī)院的發(fā)展，也是直接對(duì)整個(gè)醫(yī)療行業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。醫(yī)院每年都需要整理相應(yīng)檔案內(nèi)容，受當(dāng)前人們對(duì)于健康的重視和醫(yī)院制度體系的要求，那么檔案的內(nèi)容也愈發(fā)復(fù)雜，并且涵蓋范圍廣，需要檔案管理人員能從實(shí)際出發(fā)，深入研究了解，進(jìn)而才能更好保證檔案管理與醫(yī)院發(fā)展相符[1]。檔案管理對(duì)醫(yī)院自身醫(yī)學(xué)研究和發(fā)展有著重要作用，是醫(yī)院需要重點(diǎn)管理的資料。所有患者的檔案都具有一定的保密性，不能隨意泄漏，所以，為保證醫(yī)院檔案管理效果，就需要積極更新管理方法，通過(guò)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，以此來(lái)更好地提高檔案管理工作水平，在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，推動(dòng)醫(yī)院向前發(fā)展。

（二）機(jī)遇

第二，管理方法優(yōu)化。因?yàn)閿?shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，使得在這種情況下的管理模式也在不斷優(yōu)化。在這種情況下，醫(yī)院檔案管理人員就能有效地優(yōu)化自身的工作，降低工作強(qiáng)度的同時(shí)，還能進(jìn)一步保證工作質(zhì)量[3]。比如，在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下，檔案管理人員想要快速地找到相應(yīng)的檔案，只需要輸入患者名稱就能找到。數(shù)字化檔案相比于以往的紙質(zhì)檔案，并不會(huì)受到外界因素的影響，而且，還能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳輸，更好保護(hù)檔案資源，有效的保證醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。

二、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作上應(yīng)用必要性

（一）基于檔案管理復(fù)雜

醫(yī)院為患者就診中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，而且醫(yī)院每天的患者較多，所以如果沒(méi)有有效的整理這些信息，那么就會(huì)影響醫(yī)院發(fā)展。但是，如果將這些信息都通過(guò)紙質(zhì)文件的方法來(lái)存儲(chǔ)，不僅無(wú)法長(zhǎng)久存儲(chǔ)，而且還會(huì)在存儲(chǔ)中出現(xiàn)損壞、丟失等問(wèn)題，影響醫(yī)院發(fā)展。通過(guò)將數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在存儲(chǔ)檔案信息同時(shí)，又能科學(xué)合理的開(kāi)展分類、整理等相關(guān)工作，所以，在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)非常重要[4]。

（二）基于檔案管理趨勢(shì)

當(dāng)前隨著時(shí)代不斷發(fā)展，那么我國(guó)各個(gè)行業(yè)都呈現(xiàn)運(yùn)用數(shù)字化特點(diǎn)，改變著各行業(yè)的發(fā)展和管理方法。醫(yī)院的檔案管理具有信息、知識(shí)性等特點(diǎn)，而且工作量大，如果利用傳統(tǒng)的方法，不僅增加人力支出，而且還增加工作人員壓力，不利于系統(tǒng)管理。而將電子信息技術(shù)應(yīng)用其中，就能保證檔案管理工作順利開(kāi)展，相比于以往的傳統(tǒng)管理，能節(jié)約時(shí)間的同時(shí)，還能提高工作效率[5]。

所以，從這就能看出，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用是符合社會(huì)發(fā)展方向，能緊跟時(shí)代發(fā)展需求，提高了檔案管理工作效率。

三、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的問(wèn)題

（一）缺少相應(yīng)人才

在醫(yī)院檔案管理中管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不足，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。特別是數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用下，針對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)要求更高，需要更好地運(yùn)用信息技術(shù)，才能保證管理工作順利完成。但是，從實(shí)際情況上能看出，很多醫(yī)院檔案管理人員所需要負(fù)責(zé)的內(nèi)容較多，在工作雜亂，無(wú)法有效運(yùn)用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，嚴(yán)重的影響檔案管理工作質(zhì)量[6]。

（二）信息無(wú)法有效利用

在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)背景下，管理人員能通過(guò)信息系統(tǒng)，來(lái)收集和整理病歷，提供檢索服務(wù)，有效地減少了以往醫(yī)院工作效率低問(wèn)題，提高資源的利用率[7]。

但是，從實(shí)際的管理上能了解到，如果缺少對(duì)信息系統(tǒng)的充分利用，導(dǎo)致在實(shí)際數(shù)據(jù)分析和檢索上容易出現(xiàn)問(wèn)題，醫(yī)院需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)加以反思，有效地采用適合醫(yī)院醫(yī)療的相關(guān)措施，更好地提高醫(yī)療服務(wù)水平。

錢穆先生認(rèn)為，以政事領(lǐng)導(dǎo)民眾，仍是居上臨下，法制禁令，其效不能深入人心；導(dǎo)之而不從，以刑罰齊一之，民之有畏而已，其心無(wú)所感化。德者，在上者自己之人格與心地，以此為領(lǐng)導(dǎo)，乃人與人、心與心相感相通，非居上臨下之比。

（三）缺少工作重視

醫(yī)院在發(fā)展中缺少對(duì)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的重視。當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理正在向數(shù)字化方向所發(fā)展，而想要取得理想的工作效果，就需要管理層能加以重視，各個(gè)科室都要積極配合，特別是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要長(zhǎng)久地關(guān)注。檔案管理在信息技術(shù)的發(fā)展中，相比于其他的管理工作有著一定的不同，很難體現(xiàn)自身的價(jià)值和經(jīng)濟(jì)性。

所以，管理人員對(duì)檔案管理工作并不熟悉和了解，在實(shí)際工作上也經(jīng)常忽視，這就嚴(yán)重的影響數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的情況下，很多醫(yī)院都更加重視醫(yī)療技術(shù)，并且強(qiáng)調(diào)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值[8]。

從根本上來(lái)講，如果醫(yī)院發(fā)展醫(yī)療和科研建設(shè)，能為醫(yī)院發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。但是，如果想要在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中穩(wěn)定發(fā)展，這就需要充分考慮到內(nèi)部人力資源的優(yōu)化。而有些醫(yī)院在實(shí)際發(fā)展中缺少對(duì)這一方面的重視，不僅缺少管理創(chuàng)新意識(shí)，而且也沒(méi)有重視信息數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性，嚴(yán)重的影響醫(yī)院各項(xiàng)工作的穩(wěn)定開(kāi)展。

四、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

（一）保證檔案安全

以往的醫(yī)院檔案管理因?yàn)榧堎|(zhì)文件，所以安全性較低，一旦丟失無(wú)法及時(shí)找回，會(huì)在一定程度上影響醫(yī)院的發(fā)展。而在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，這樣就能有效解決這一問(wèn)題[9]。數(shù)字化檔案下，將以往的傳統(tǒng)信息管理上升到一定高度，更好地保證信息安全，減少了信息的外泄問(wèn)題，有效的保護(hù)病人隱私，增加了檔案安全系數(shù)。

（二）實(shí)現(xiàn)資源共享

在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，不僅能優(yōu)化醫(yī)院檔案信息，而且還能有效整理檔案，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況建立數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)這樣的方法讓管理人員更好處理檔案信息。根據(jù)實(shí)際情況在建立數(shù)據(jù)庫(kù)后，管理人員通過(guò)查找檔案關(guān)鍵詞的方法，及時(shí)地找到自己想要的相關(guān)信息，淘汰了傳統(tǒng)檔案管理中的煩瑣流程，還不會(huì)破壞檔案文件。因此，在這種情況下，就能實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的查詢，更好的方便醫(yī)院相關(guān)人員[10]。

（三）提高工作效率

醫(yī)院傳統(tǒng)檔案和數(shù)字化檔案在管理方法上有著很大不同。比如，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在建檔、保護(hù)、存儲(chǔ)等方面都存在著很大的不足，而且信息共享效率較低。而數(shù)字化檔案則能優(yōu)化這些流程，能將信息通過(guò)數(shù)字的方法更好存儲(chǔ)和傳遞，還能實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的分類、整理，這樣人們?cè)趯?shí)際查閱中，減少時(shí)間的浪費(fèi)，也能更好保證信息傳播效率。

（四）提高技術(shù)價(jià)值

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在發(fā)展中所形成的各類檔案，通過(guò)科學(xué)技術(shù)的方法，將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，便于后期資料管理。在數(shù)字化技術(shù)下，能更好存儲(chǔ)檔案，方便后續(xù)檔案利用[11]。

首先，在技術(shù)的支持下，針對(duì)一些原始檔案能及時(shí)地存儲(chǔ)，保證檔案信息的安全、完整。而且，在這種情況下，能有效地避免檔案丟失問(wèn)題，解決傳統(tǒng)管理下經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)的一些問(wèn)題，充分利用數(shù)字化，更好地保存檔案。

其次，電子檔案相比于傳統(tǒng)檔案在實(shí)際歸檔中有一定的不同，能更加合理的應(yīng)用于當(dāng)前的檔案管理。電子檔案在當(dāng)前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，相關(guān)工作人員并不需要花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間來(lái)記錄，就能實(shí)現(xiàn)對(duì)其的有效存儲(chǔ)。在這種情況下，不僅人力資源得以優(yōu)化，而且還能改變以往手工操作的諸多不便，更好節(jié)約時(shí)間，提高檔案管理工作效率。

最后，加強(qiáng)整體管理。當(dāng)前的檔案管理正在逐漸向數(shù)字化的方向發(fā)展，醫(yī)院能有效地整理護(hù)理流程、臨床管理等相關(guān)信息內(nèi)容，從而來(lái)構(gòu)建科學(xué)合理的監(jiān)督平臺(tái)，在這種情況下不僅能更好優(yōu)化醫(yī)院的各方面實(shí)際需求，而且還能有效地減少管理成本中的問(wèn)題。此外，電子檔案在優(yōu)化服務(wù)上，能讓檔案更好為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)，高效快捷的提高醫(yī)院的管理水平和效率，保證醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展，減少其中問(wèn)題的產(chǎn)生。

五、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下醫(yī)院檔案管理對(duì)策

（一）提高人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員在醫(yī)院檔案管理上起著關(guān)鍵作用，因此，應(yīng)該積極提高檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)。首先，檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)并熟知數(shù)字化管理，迎合時(shí)代發(fā)展要積極更新知識(shí)，優(yōu)化自身數(shù)字思維，從而帶動(dòng)整個(gè)醫(yī)院更好發(fā)展，能營(yíng)造一個(gè)數(shù)字化檔案共享環(huán)境[12]。其次，醫(yī)院針對(duì)檔案管理人員建設(shè)，組建專業(yè)化團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn)和建設(shè)，有效的考核和培訓(xùn)檔案管理人員。通過(guò)這些方法來(lái)真正有效地利用人才，更好優(yōu)化檔案管理工作。醫(yī)院還可以積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，根據(jù)醫(yī)院自身實(shí)際情況建設(shè)信息系統(tǒng)，這樣能有效管理資料。比如，醫(yī)院可以將電子檔案與國(guó)家系統(tǒng)相結(jié)合，將電子檔案錄入到國(guó)家系統(tǒng)中，進(jìn)而來(lái)保證電子檔案的安全。還應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案管理人員能利用相應(yīng)設(shè)備和更好的學(xué)習(xí)方法，了解檔案管理各方專業(yè)知識(shí)，從而更好地提高電子檔案管理水平。其中，要明確培訓(xùn)的實(shí)際意義，針對(duì)醫(yī)院各個(gè)科室科學(xué)合理地培訓(xùn)，讓各個(gè)科室都能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性。還應(yīng)該針對(duì)檔案管理重點(diǎn)環(huán)節(jié)加以培訓(xùn)。比如，將錄入和管理信息作為引導(dǎo)，讓相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化管理更加認(rèn)識(shí)。醫(yī)院要充分發(fā)揮人力資源，以此來(lái)進(jìn)行現(xiàn)有的檔案管理，解決在數(shù)字化方面所存在的問(wèn)題，還可以積極建立檔案管理隊(duì)伍，提升隊(duì)伍內(nèi)成員職能水平，保證人員專業(yè)素質(zhì)滿足醫(yī)院的發(fā)展要求，以此來(lái)推動(dòng)檔案數(shù)字化管理向前發(fā)展。

（二）增加技術(shù)資金支持

想要讓檔案管理工作更好發(fā)展，那么就應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)和資金支持。醫(yī)院首先要能將資金用于有利于醫(yī)院發(fā)展方面，可以在這基礎(chǔ)上制定具體制度，來(lái)加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)。為更好迎合時(shí)代發(fā)展可以及時(shí)更新設(shè)備，以此來(lái)保證數(shù)字化檔案系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。還應(yīng)該對(duì)所有的各類設(shè)備定期檢查，要保證設(shè)備能在使用中通過(guò)長(zhǎng)運(yùn)行，確保設(shè)備的工作效率。為進(jìn)一步完善數(shù)字化檔案管理，還可以為數(shù)字化檔案建立局域網(wǎng)，保證信息能及時(shí)傳達(dá)，讓檔案管理人員第一時(shí)間找到檔案信息，更好地獲取資源的同時(shí)，還能提高工作效率。

（三）加強(qiáng)信息防護(hù)意識(shí)

數(shù)字化信息模式相比于以往紙質(zhì)模式，安全性有很大提升，但是，也并不是沒(méi)有破壞的可能。一些不法分子依然會(huì)通過(guò)漏洞來(lái)對(duì)其攻擊，所以，在這種情況下就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的安全防護(hù)。不僅要定期監(jiān)測(cè)信息，而且還要構(gòu)建適合的安全體系，在加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)上，可以搭建數(shù)據(jù)庫(kù)和相應(yīng)安全管理平臺(tái)，通過(guò)這樣的方法為其提供獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)操作系統(tǒng)，進(jìn)而將文件存儲(chǔ)在安全位置。有效的保護(hù)系統(tǒng)的電源，為保證電源的穩(wěn)定可以將其設(shè)施獨(dú)立的供電室，從而確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。與此同時(shí)，針對(duì)現(xiàn)有的各類電子文件也應(yīng)該積極備份，這樣在丟失或者是損壞文件后，有備份文件能及時(shí)恢復(fù)。醫(yī)院可以根據(jù)實(shí)際情況采取在線備份和離線備份的方法，為更好保證檔案安全，還可以及時(shí)的加密軟硬件，從而來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的綜合管理。在當(dāng)前最為常見(jiàn)的就是混合加密方法，這種方法通過(guò)對(duì)用戶身份驗(yàn)證。權(quán)限分配等方法，以此來(lái)更好保證檔案安全。

（四）更新檔案管理理念

醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員首先要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化的作用，并且要對(duì)數(shù)字檔案管理加以重視。檔案是醫(yī)院開(kāi)展各類活動(dòng)的基礎(chǔ)資料，所以，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員要將檔案管理上升到醫(yī)院發(fā)展高度，了解檔案管理的作用，并為其提供相關(guān)政策和經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及員工的檔案管理意識(shí)，為其營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍。在數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，讓醫(yī)院的所有醫(yī)務(wù)工作者都充分了解檔案管理數(shù)字化內(nèi)容，有效地提高醫(yī)院檔案管理數(shù)字化水平。

（五）完善軟硬件設(shè)施

醫(yī)院積極更新軟硬件，從而更好地保證檔案管理工作質(zhì)量。需要迎合時(shí)代發(fā)展來(lái)積極更新軟硬件。比如，要完善掃描儀、復(fù)印機(jī)等相關(guān)硬件設(shè)備，保證紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化的順利進(jìn)行，提高數(shù)字檔案管理水平。醫(yī)院還可以以此為基礎(chǔ)與相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)公司合作，根據(jù)自身情況來(lái)建立專門的軟件，在這種情況下，更好地幫助檔案管理人員發(fā)展，并取得理想工作成效。加強(qiáng)對(duì)設(shè)備管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等方面的重視，要積極建立數(shù)據(jù)庫(kù)，以此來(lái)有效豐富檔案資源。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)局域網(wǎng)的調(diào)整，能更好應(yīng)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院數(shù)據(jù)資源共享，更好保證檔案管理資源實(shí)用性同時(shí)，還能體現(xiàn)出檔案管理資源的價(jià)值。

六、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案信息數(shù)字化，能更好滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展要求。因此，醫(yī)院自己也應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，要能積極更新思想觀念，將新時(shí)代下的科技產(chǎn)物應(yīng)用于實(shí)際工作中，更好的優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作，保證檔案信息的保存和使用。

所以，醫(yī)院的檔案管理人員要更加嚴(yán)格要求自己，不斷創(chuàng)新，積極的提高專業(yè)技術(shù)水平，有效地提升自身專業(yè)素質(zhì)。加強(qiáng)管理，積極提高管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理，為醫(yī)院的穩(wěn)定向前發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

【相關(guān)鏈接】

醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)專門為醫(yī)院行業(yè)設(shè)計(jì)，為醫(yī)院提供完善的人力資源管理功能，為每個(gè)員工建立詳盡的人事檔案。通過(guò)請(qǐng)假管理、出差管理、人員去向管理、考勤管理等功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)人員動(dòng)態(tài)的掌控。通過(guò)靈活的統(tǒng)計(jì)分析，為合理配置人力資源提供決策依據(jù)。

將每個(gè)醫(yī)務(wù)人員的基本信息、培訓(xùn)信息、履歷信息、科研信息、學(xué)會(huì)任職信息、各種證件掃描件以及臨床工作量、科研信息、學(xué)術(shù)論文等等信息，全部集成到一起，為每個(gè)醫(yī)務(wù)人員建立詳盡的技術(shù)業(yè)務(wù)檔案。