財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

文/張嫻（長(zhǎng)沙職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

當(dāng)前，高校的數(shù)量、類型表現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，已從原有的規(guī)模化擴(kuò)張朝著內(nèi)涵式的方向發(fā)展，為了提升辦學(xué)質(zhì)量，各個(gè)高校增加了科研、教學(xué)經(jīng)費(fèi)投入，這對(duì)高校的財(cái)務(wù)管理工作提出了全新要求，高校需優(yōu)化財(cái)務(wù)管理模式，讓現(xiàn)有資金最大限度發(fā)揮作用[1]。財(cái)務(wù)共享模式已經(jīng)在各個(gè)高校中普及，其本質(zhì)是依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算，將各個(gè)業(yè)務(wù)單元財(cái)務(wù)職能匯總起來(lái)，繼而提升財(cái)務(wù)管理水平，解放財(cái)務(wù)勞動(dòng)力。在2017年，我國(guó)召開(kāi)“中國(guó)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心高峰會(huì)”，公布《2017中國(guó)財(cái)務(wù)共享服務(wù)調(diào)研報(bào)告》，明確了財(cái)務(wù)共享服務(wù)的價(jià)值，此后，財(cái)務(wù)共享服務(wù)開(kāi)始進(jìn)入企事業(yè)單位，在高校中也逐步普及。

一、高校建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的可行性

目前，高校在資金的使用上普遍采用國(guó)庫(kù)集中支付制度，在這一制度下，政府提供的財(cái)政性資金是歸入國(guó)庫(kù)單一賬戶中集中管理，在該種模式下，財(cái)政資金的支出包括“直接支付”“授權(quán)支付”兩類，由財(cái)政部門(mén)先對(duì)高校的用款額度計(jì)劃進(jìn)行審核，對(duì)于不合規(guī)的，嚴(yán)禁進(jìn)行財(cái)政資金撥付，在合規(guī)情況下，不管是直接支付還是授權(quán)支付，都需進(jìn)行全程監(jiān)控[2]。高校既是財(cái)政資金的接收者，也是使用者，連接著財(cái)政部門(mén)與資金使用者，因此，高校與財(cái)政部門(mén)的溝通就十分關(guān)鍵。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式中，財(cái)務(wù)運(yùn)行過(guò)程十分復(fù)雜，一個(gè)代理銀行可能同時(shí)管理多所高校，會(huì)出現(xiàn)資金短缺的問(wèn)題，影響高校的正常運(yùn)行。加之高校的資金使用流程繁多，影響了高校的資金管理能力和資金協(xié)調(diào)能力，資金涉及部門(mén)較多，且高校本身有著公益性、非營(yíng)利性的特點(diǎn)，整體的資金管理能力較弱，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的重視度不夠，未能充分發(fā)揮出財(cái)務(wù)管理工作的優(yōu)勢(shì)。

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，高校各類經(jīng)費(fèi)持續(xù)增長(zhǎng)，隨著高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)、辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式的弊端逐漸暴露出來(lái)，提升各項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理質(zhì)量、處理效率變得更為重要。當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)管理工作初步實(shí)現(xiàn)了信息化，在收支規(guī)模的擴(kuò)張下，高校之間各個(gè)部門(mén)的溝通日益頻繁，一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往往需要業(yè)務(wù)人員奔走在財(cái)政部門(mén)、教育部門(mén)、財(cái)務(wù)處，流程煩瑣，各個(gè)高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也有顯著差異。借助財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，能夠突破時(shí)空限制，提升工作效率，也有助于上級(jí)部門(mén)的監(jiān)管，讓資金的使用更加規(guī)范、便捷。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

（一）優(yōu)化財(cái)務(wù)組織與人員結(jié)構(gòu)

在推行財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心前，高校采用的是從上到下的管理體系，由上級(jí)政府部門(mén)對(duì)高校財(cái)務(wù)處進(jìn)行管控，教育廳、財(cái)務(wù)廳負(fù)責(zé)對(duì)高校的執(zhí)行情況做出監(jiān)督。高校內(nèi)部財(cái)務(wù)處的職能主要為核算，財(cái)務(wù)處的工作量大、效率不高。在推行財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之后，可打造出相互支撐的管理體系，各項(xiàng)重復(fù)性、數(shù)據(jù)性工作均可由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)處不再負(fù)責(zé)核算工作，工作職能發(fā)生了明顯變化。

為了滿足財(cái)務(wù)管理要求，需建立高效能的組織機(jī)構(gòu)，優(yōu)化財(cái)務(wù)人員的配備，推行扁平化組織機(jī)構(gòu)，科學(xué)劃分各個(gè)部門(mén)的管理職權(quán)，對(duì)管理層次進(jìn)行精簡(jiǎn)，將高校的各個(gè)職能部門(mén)都納入管理范圍，重塑業(yè)務(wù)流程，降低管理成本[3]。

在人員結(jié)構(gòu)上，建立創(chuàng)新性的財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍，在高校內(nèi)部有多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，財(cái)務(wù)人員的個(gè)人能力、性格特征、職業(yè)經(jīng)驗(yàn)、職業(yè)偏好都具有明顯差異，鑒于此，高校方面要做到對(duì)癥下藥，提升財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍的適應(yīng)性，夯實(shí)其信息化財(cái)務(wù)工作技能，培育財(cái)務(wù)人員的大局觀念，幫助財(cái)務(wù)人員規(guī)劃職業(yè)生涯，盡快建立一支信息化程度高、具有適應(yīng)性、素質(zhì)較高的財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍。對(duì)于財(cái)務(wù)人員的分工，需明確當(dāng)前財(cái)務(wù)人員的工作范圍、工作能力，考慮到各個(gè)崗位對(duì)財(cái)務(wù)人員的具體能力要求，根據(jù)工作能力來(lái)劃分崗位，確保人員能力與崗位之間相匹配。崗位包括兩種類型，第一類是業(yè)務(wù)處理崗，第二類是運(yùn)營(yíng)管理崗，相較而言，運(yùn)營(yíng)管理崗的工作更加復(fù)雜，既要求財(cái)務(wù)人員掌握財(cái)務(wù)知識(shí)，還要具備一定的管理能力，業(yè)務(wù)處理崗重復(fù)性工作更多，在具體分配原則上，需盡可能減少財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容變動(dòng)，若財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中存在各崗位工作量不均衡的問(wèn)題，可根據(jù)具體情況進(jìn)行分析，然后調(diào)整員工崗位和員工人數(shù)，以適應(yīng)財(cái)務(wù)工作需要。

（二）建立共享信息化平臺(tái)

現(xiàn)代科技的發(fā)展對(duì)于高校財(cái)務(wù)工作效率、財(cái)務(wù)管理水平而言，是一個(gè)全新挑戰(zhàn)，這要求高校盡快建立共享信息平臺(tái)。首先，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施。強(qiáng)大的物質(zhì)設(shè)施保障是確保高校財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)安全運(yùn)行的基礎(chǔ)，在高校朝著數(shù)字化校園轉(zhuǎn)型的今天，部分技術(shù)和設(shè)備還存在一定的滯后性，特別是在跨區(qū)域高校中，新校區(qū)的硬件設(shè)備先進(jìn)，老校區(qū)的設(shè)施普遍比較陳舊，且新舊校區(qū)的財(cái)務(wù)管理軟件也不同，財(cái)務(wù)信息共享化程度不高，數(shù)據(jù)處理能力不同，這就很容易出現(xiàn)信息孤島。對(duì)此，需從電子財(cái)務(wù)管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多個(gè)方面著手，更新陳舊設(shè)備，對(duì)學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、路由器、電腦進(jìn)行升級(jí)，平衡不同校區(qū)的設(shè)施差異，讓共享信息平臺(tái)的建設(shè)可順利推進(jìn)。其次，應(yīng)用“云共享”財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。結(jié)合學(xué)校內(nèi)部的財(cái)務(wù)工作狀態(tài)，引進(jìn)符合高校實(shí)際情況的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，其處理內(nèi)容需涵蓋財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的各個(gè)流程，可對(duì)海量數(shù)據(jù)信息來(lái)提取、分類、計(jì)算，滿足不同人員、不同部門(mén)的需求，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的“云共享”。最后，對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行模塊化升級(jí)。傳統(tǒng)以ERP系統(tǒng)為主的業(yè)務(wù)系統(tǒng)是單向操作的方式，整體流程煩瑣，高校除了要對(duì)原有系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)之外，還要設(shè)置“單據(jù)影像系統(tǒng)”，借助這一系統(tǒng)，能夠迅速上傳憑證和單據(jù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的升級(jí)。同時(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行模塊化管理，讓每筆業(yè)務(wù)都能夠在短時(shí)間內(nèi)迅速到達(dá)財(cái)務(wù)人員手中，并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與學(xué)生管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)之間的無(wú)縫對(duì)接。

（三）改進(jìn)財(cái)務(wù)管理流程

1.預(yù)算業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)

在預(yù)算業(yè)務(wù)流程上，針對(duì)財(cái)務(wù)管理中預(yù)算管理的現(xiàn)存問(wèn)題，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)視角下對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，通過(guò)科學(xué)的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算，將預(yù)算項(xiàng)目結(jié)合預(yù)算應(yīng)用部門(mén)的情況做出細(xì)致劃分，為各個(gè)應(yīng)用部門(mén)提供電子預(yù)算科目表，各個(gè)部門(mén)可憑借賬號(hào)進(jìn)入到預(yù)算系統(tǒng)模塊，錄入預(yù)算數(shù)據(jù)。在錄入之后，由部門(mén)人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，審核完畢后即可提交數(shù)據(jù)，申報(bào)人員可隨時(shí)登錄平臺(tái)來(lái)查看結(jié)果與進(jìn)度。在預(yù)算編制環(huán)節(jié)，建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)之后，可對(duì)預(yù)算計(jì)算工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、智能化的管理，克服傳統(tǒng)預(yù)算方法隨意、不統(tǒng)一的問(wèn)題。預(yù)算的編制由財(cái)務(wù)部門(mén)、預(yù)算管理委員會(huì)、職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，必要情況下，可對(duì)高校近幾年的預(yù)算歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行編制、匯總[4]。在預(yù)算下達(dá)與執(zhí)行環(huán)節(jié)，由學(xué)校黨委會(huì)對(duì)預(yù)算方案進(jìn)行研究，利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)下達(dá)預(yù)算，再由預(yù)算應(yīng)用部門(mén)根據(jù)預(yù)算任務(wù)書(shū)來(lái)錄入本部門(mén)，在經(jīng)由學(xué)校預(yù)算管理委員會(huì)審批后，由預(yù)算應(yīng)用部門(mén)按照方案來(lái)實(shí)施。在預(yù)算控制與監(jiān)督環(huán)節(jié)，平臺(tái)可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行提取、整合、對(duì)比、分析，對(duì)實(shí)際數(shù)、預(yù)算數(shù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)對(duì)比，如果超過(guò)警戒線就會(huì)發(fā)出預(yù)警，以實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)督的目的。在預(yù)算調(diào)整環(huán)節(jié)，由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)預(yù)算數(shù)、實(shí)際數(shù)進(jìn)行對(duì)比，尋找兩者之間的差異，將責(zé)任落實(shí)到人，讓各項(xiàng)工作都能夠找到責(zé)任人。高校可對(duì)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行調(diào)整，使之貼近高校的財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀。

2.費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)

費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)屬于會(huì)計(jì)核算變化的重點(diǎn)，這項(xiàng)業(yè)務(wù)會(huì)直接影響教職工滿意度與全校師生滿意度，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)中，費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)流程的改造是其核心工作，具體流程包括：

一是填寫(xiě)電子報(bào)銷申請(qǐng)單據(jù)。報(bào)銷人員可提前登錄共享服務(wù)平臺(tái)，按照規(guī)定填寫(xiě)、錄入詳細(xì)信息，平臺(tái)可生成電子單據(jù)，單據(jù)中會(huì)標(biāo)注出具體的報(bào)銷方法、報(bào)銷限額、付款渠道等內(nèi)容，上傳至共享服務(wù)平臺(tái)后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。期間，報(bào)銷人員可隨時(shí)查看流程，審批通過(guò)，平臺(tái)可關(guān)聯(lián)電子報(bào)銷申請(qǐng)單，若審批未通過(guò)，系統(tǒng)會(huì)給出整改意見(jiàn)，報(bào)銷人員整改后進(jìn)行二次申報(bào)。二是上傳原始憑證。在出差結(jié)束后，報(bào)銷人員對(duì)原始單據(jù)拍照、上傳，將原始票據(jù)交由財(cái)務(wù)人員，這可克服地域限制，節(jié)約了報(bào)銷時(shí)間，平臺(tái)可對(duì)資料進(jìn)行智能分析，若資料無(wú)誤，即可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。三是權(quán)限人審批簽字。系統(tǒng)可對(duì)審批流程智能排序，將資料按照順序發(fā)送至負(fù)責(zé)人來(lái)簽字。四是費(fèi)用支付。在報(bào)銷業(yè)務(wù)完成后，共享中心可與銀企系統(tǒng)直聯(lián)，報(bào)銷費(fèi)用可直接通過(guò)網(wǎng)銀轉(zhuǎn)至報(bào)銷人賬戶。

3.貨幣資金管理業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)

在高校的流動(dòng)資產(chǎn)中，貨幣資金是一個(gè)重點(diǎn)，結(jié)合高校的辦學(xué)性質(zhì)，流動(dòng)資金會(huì)貫穿高校的整個(gè)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中，其管理質(zhì)量是評(píng)估高校財(cái)務(wù)管理模式質(zhì)量的憑證。在線上提交付款申請(qǐng)方面，要求各個(gè)職能部門(mén)根據(jù)操作要求登錄財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，填寫(xiě)電子支付申請(qǐng)單，填寫(xiě)無(wú)誤后，由本部門(mén)權(quán)限審批人初審，核實(shí)無(wú)誤后即可上傳至平臺(tái)，等待下一步的審批。在上級(jí)負(fù)責(zé)人通過(guò)核驗(yàn)后，平臺(tái)可做出智能分類，按照既定流程來(lái)傳送至業(yè)務(wù)處理單元，由中心審批人員負(fù)責(zé)核驗(yàn)；在付款記賬環(huán)節(jié)，審核完畢后，平臺(tái)可自動(dòng)生成記賬憑證，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)電子支付系統(tǒng)，合作銀行在收到指令后，即可完成貨幣資金的支付。

（四）優(yōu)化內(nèi)部審計(jì)體系

內(nèi)部審計(jì)內(nèi)容囊括財(cái)務(wù)審計(jì)、經(jīng)營(yíng)管理審計(jì)，是一種單獨(dú)的監(jiān)督、檢查和評(píng)價(jià)活動(dòng)。部分高校還沒(méi)有設(shè)置單獨(dú)的審計(jì)部門(mén)，基于財(cái)務(wù)共享的要求，高校需結(jié)合自身財(cái)務(wù)情況設(shè)置獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，直接負(fù)責(zé)高校內(nèi)部的審計(jì)業(yè)務(wù)，打造涵蓋內(nèi)部審計(jì)委員會(huì)、基層審計(jì)人員與審計(jì)部門(mén)于一體的內(nèi)部審計(jì)架構(gòu)[5]。審計(jì)部門(mén)通過(guò)對(duì)平臺(tái)中資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審計(jì)，對(duì)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)做出監(jiān)督、評(píng)價(jià)。高校還要強(qiáng)化對(duì)審計(jì)人員的培訓(xùn)，當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)人員技能單一的問(wèn)題普遍存在，從事審計(jì)工作的人員不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，還要能夠滿足共享模式下內(nèi)部審計(jì)工作要求，因此，高校要強(qiáng)化培訓(xùn)，確保審計(jì)人員對(duì)現(xiàn)行的內(nèi)部審計(jì)方法和規(guī)定有全盤(pán)把控。

另外，高校需基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)視角創(chuàng)新內(nèi)部審計(jì)辦法，結(jié)合自身辦學(xué)情況引入先進(jìn)技術(shù)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，數(shù)字化審計(jì)將會(huì)成為審計(jì)工作的發(fā)展趨勢(shì)，高校需充分發(fā)揮出財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，借助數(shù)字化審計(jì)軟件，將審計(jì)軟件、財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)之間融合起來(lái)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審計(jì)、測(cè)試與分析。同時(shí)，構(gòu)建完善的內(nèi)審評(píng)價(jià)體系，以風(fēng)險(xiǎn)作為導(dǎo)向，建立體系化的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，確保審計(jì)工作可做到有章可循，強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)的作用。

（五）改革高校財(cái)務(wù)考核體系

為了確保財(cái)務(wù)監(jiān)控體系順利運(yùn)轉(zhuǎn)，需在高校內(nèi)部配備完備的績(jī)效評(píng)價(jià)與考核體系，明確具體考核標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)監(jiān)控手段可順利落到實(shí)處。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，紛紛出臺(tái)了一系列的管理制度，為了讓財(cái)務(wù)共享可得到順利實(shí)施，需明確各個(gè)人員、部門(mén)的權(quán)利義務(wù)，讓考核制度做到權(quán)責(zé)分明，結(jié)合各個(gè)學(xué)院、部門(mén)的崗位性質(zhì)將責(zé)任細(xì)化。同時(shí)，制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，做到賞罰分明，確保責(zé)任能夠與懲罰、獎(jiǎng)勵(lì)之間匹配，在具體的建立和懲罰上，需根據(jù)員工的工作效益來(lái)實(shí)施，以相關(guān)的條文、紙質(zhì)單據(jù)作為支撐，遵循客觀、公正原則，嚴(yán)禁夾雜個(gè)人情緒。

三、結(jié)語(yǔ)

共享服務(wù)模式經(jīng)歷了多年發(fā)展，在理論、實(shí)踐上均取得了巨大成果，以物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、AI、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、5G為代表的科技均對(duì)財(cái)務(wù)理論和實(shí)踐產(chǎn)生了巨大影響，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用范圍也更廣。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用，讓財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析變得更加精準(zhǔn)，在實(shí)施過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)一系列難題，高校需從制度、管理、人員等多方面創(chuàng)新，發(fā)揮出政策性導(dǎo)向作用，讓高校的財(cái)務(wù)管理工作能夠走向良性發(fā)展道路。