智能化時代小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案管理探究

李玉松，沈霖 （淮安市師苑置業(yè)有限公司，江蘇 淮安 223001）

1 概述

2019年11月29日，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于發(fā)布國家標準《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》局部修訂的公告正式發(fā)布，規(guī)定自2020年3月1日起正式實施新修訂的《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》。新的規(guī)范主要增加了對歸檔電子文件的質(zhì)量要求及其立卷方法、工程文件的歸檔范圍、各類歸檔文件的編號體系等五項內(nèi)容。規(guī)范的修訂體現(xiàn)了國家對建設(shè)工程文件歸檔的重視，與社會發(fā)展需要相吻合，與當今科技發(fā)展水平相適應(yīng)。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)尤其是小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)該快速適應(yīng)新修訂的《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》中的各項要求，按規(guī)范做好建設(shè)工程文件歸檔，為企業(yè)管理的規(guī)范化和發(fā)展壯大奠定良好的基礎(chǔ)。

2 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案的特點

2.1 檔案涉及專業(yè)多

工程項目包含很多專業(yè)，無論是簡單的工程項目還是復(fù)雜的工程項目，都包含建筑、結(jié)構(gòu)、裝飾、強弱電、給排水、暖通、消防等各主要專業(yè)，有的項目還有幕墻、電梯、智能、太陽能、光伏、地源熱泵、中央空調(diào)、熱水系統(tǒng)、雨水回收系統(tǒng)、污廢水處理系統(tǒng)、集中供暖系統(tǒng)等專業(yè)。對項目前期階段還包含立項、可行性研究、各類評估、圖紙設(shè)計、工程造價等許多專業(yè)性較強的工作內(nèi)容。由此可以看出，工程檔案所涉及的專業(yè)很多，而且涉及的面非常廣泛。

2.2 檔案資料較復(fù)雜

工程項目檔案涉及的專業(yè)多、覆蓋面廣，決定了檔案資料相比其他檔案要復(fù)雜很多。檔案的收集整理依靠辦公室文員的一方力量是無法完成的，應(yīng)該是多專業(yè)、多工種、多人員通力協(xié)作完成的一項復(fù)雜工作。其中任何一個環(huán)節(jié)不予配合，均會造成檔案資料的不完整，甚至會造成關(guān)鍵檔案資料的缺失，情節(jié)嚴重的還會給房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)帶來意想不到的傷害或損失。

2.3 檔案采集周期長

工程項目的一個明顯特征是有一定的周期，從項目立項到竣工移交直至決算完成是要經(jīng)歷一定時間的，小的工程項目經(jīng)歷的時間短一些，復(fù)雜或規(guī)模比較大的項目，經(jīng)歷的時間要長一些，一般都是以年或月為單位來計算時間，特大型項目建設(shè)的周期更長。檔案的采集從立項甚至更早的時間就要開始，直至項目財務(wù)決算完成，經(jīng)歷的周期很長，給檔案的采集會帶來一定的挑戰(zhàn)。在檔案采集期內(nèi)，可能會有人員調(diào)動、場所變動等各種情況發(fā)生，在交接期容易發(fā)生檔案采集不全或丟失現(xiàn)象，給企業(yè)檔案管理工作帶來一定的麻煩。

2.4 檔案的條理性和系統(tǒng)性較強

工程檔案雖然復(fù)雜，但從立項到財務(wù)決算整個過程都非常有條理，不會顯得雜亂無章，且每項工作、每個階段、每個專業(yè)都形成環(huán)環(huán)相扣，有機統(tǒng)一的一個整體，能體現(xiàn)較強的系統(tǒng)性。主要原因是工程項目各項工作的開展基本上都是有程序性的，先做什么，后做什么，工作做完之后，才能開展下一步工作，都有較為明確的規(guī)定，如果不按這樣的規(guī)定開展工作就容易在政府相關(guān)部門的審批流程中遇到障礙，這個并非政府相關(guān)部門故意刁難，而是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)自身沒按規(guī)定開展工作。所以工作程序的有條理、有系統(tǒng)，給檔案的條理性和系統(tǒng)性提供了良好的基礎(chǔ)條件。

2.5 項目檔案獨立完整成套

房地產(chǎn)企業(yè)的開發(fā)項目基本上都是在規(guī)劃用地范圍內(nèi)以總的項目名稱進行開發(fā)的，在總的項目內(nèi)部還會分為若干個獨立的單體項目。一般來說，各個單體項目的檔案資料都是相互獨立成套的，在獨立成套的檔案資料內(nèi)可能會存在共有的檔案。比如項目的立項、可行性研究、環(huán)境影響評價、社會穩(wěn)定風險評價、規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗收報告等，但這些共有檔案不影響單體項目工程檔案的獨立性與成套性。而且按照作者所在地區(qū)的城建檔案管理部門的要求，所有單體項目均應(yīng)是一份完整獨立成套的檔案資料移交給城建檔案館，共有檔案可以是獨立存檔，也可能是依附于某個單體項目存檔，無論以何種方式存檔，均不影響總項目檔案的獨立性、完整性與成套性。

3 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案的重要性

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程檔案最真實、最完整地反映了工程建設(shè)項目的全過程，對建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、主管部門、審計單位、使用單位或個人都具有十分重要的意義。

3.1 方便需求方調(diào)閱檔案

任何一件檔案資料都有可能被調(diào)閱的可能，工程檔案也不例外，也許有的工程檔案在工程項目的生命周期內(nèi)都不會被調(diào)閱，但這絲毫不影響工程項目檔案作為永久保存檔案的作用。在工程項目財務(wù)決算完成前，檔案被調(diào)閱是大概率事件，調(diào)閱人主要是工程質(zhì)量監(jiān)督部門、工程安全監(jiān)督部門、消防管理部門、審計單位等，如果工程項目存在違規(guī)違紀情況或法律糾紛，紀委監(jiān)察部門、司法機關(guān)也會調(diào)閱工程相關(guān)檔案資料。上述相關(guān)單位能否順利推進相關(guān)工作在很大程度上都依賴于工程檔案的真實性和完整性，為他們的工作開展提供有價值的佐證材料。

3.2 有利于日常管理的需要

房產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在房屋竣工交付使用后，一般不再專門安排工作人員對房屋及室外環(huán)境進行日常管理，有的是交付給產(chǎn)權(quán)所有人來負責日常管理，有的是委托物業(yè)公司來管理。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)只負責工程質(zhì)量保修，在質(zhì)量保修期內(nèi)如果有質(zhì)量問題會安排施工單位進行維修。過了質(zhì)量保修期，正常的維修任務(wù)就移交到了產(chǎn)權(quán)所有人或物業(yè)公司。因此，在工程移交時，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)將工程檔案資料中的竣工圖同步移交一份給項目的使用單位或管理單位。移交的目的主要是服務(wù)于日后管理及維修的需要，特別是建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、強弱電圖、給排水圖、室外管網(wǎng)圖等。這些圖紙在室內(nèi)裝修及室外管網(wǎng)維護等方面將會發(fā)揮非常重要的作用。比如室內(nèi)裝修需要知道水電預(yù)埋管的位置，防止破壞水電管路造成漏水漏電，引發(fā)安全事故。還要知道哪里是承重墻、柱，哪里是非承重墻。承重墻和柱是禁止改動的，否則影響結(jié)構(gòu)安全，近些年發(fā)生的多起房屋坍塌事故教訓深刻。這些事故的發(fā)生往往都是忽視了工程項目圖紙檔案資料的作用，由此可以看出，工程項目裝修時調(diào)閱圖紙資料是非常重要的。

3.3 有利于企業(yè)管理規(guī)范化

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)該有自己的企業(yè)文化，企業(yè)的管理制度也應(yīng)是企業(yè)文化的重要組成部分。制度是否健全可以體現(xiàn)該企業(yè)的管理是否規(guī)范，健全的企業(yè)檔案管理制度可從側(cè)面反映出企業(yè)的運行處于一個健康的水平，也是企業(yè)精神文化的表現(xiàn)形式。這種帶有強制性的檔案管理制度能夠記錄企業(yè)的成長過程，保護企業(yè)的發(fā)展利益，規(guī)范企業(yè)的運行機制。工程檔案是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)寶貴的業(yè)績檔案，按規(guī)范保存好每一份工程檔案既是企業(yè)管理規(guī)范化的需要，也是呈現(xiàn)企業(yè)發(fā)展壯大的歷史軌跡。

3.4 有利于提升企業(yè)專業(yè)管理水平

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案既有文書檔案也有科技檔案。工程檔案即屬于科技檔案的范疇，文書檔案主要是記錄房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的黨群管理、人事管理、財務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等，該部分檔案的管理由辦公室的文員可以完成，通常文秘專業(yè)、檔案專業(yè)的工作人員可以勝任該方面的工作。工程檔案的專業(yè)性比較強，要求檔案管理人員要具備一定的工程專業(yè)方面的知識，對工程建設(shè)各個專業(yè)都要有一定的了解，這樣在檔案管理過程中才能按《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》做好各專業(yè)材料的歸檔。專業(yè)的工程檔案管理對于提升房地產(chǎn)企業(yè)的管理水平很有益處。

4 小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案管理存在的問題

工程檔案管理在大型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的重視程度相對較高，一般大型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)都具有較為完善的管理制度，也明白工程檔案管理的重要價值。小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)對檔案管理方面相對較弱，原因各有不同，大致可歸納為以下幾點。

4.1 檔案管理不規(guī)范

小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)一般情況下開發(fā)的項目也相對較小，獲取的利潤相對較低，可能不會投入太多的精力去搞好工程檔案的管理工作，對工程檔案的管理不符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》的具體要求。檔案的收集整理比較凌亂，有的堆放在檔案柜里很長時間無人整理，有的即使整理也是隨便地塞進檔案盒，有的沒有按專業(yè)按類別存放，有的沒有編碼、編號等現(xiàn)象時有發(fā)生。這些不規(guī)范的管理行為給后期調(diào)閱檔案帶來很大的麻煩。

4.2 檔案管理意識薄弱

有的小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理意識不強，認為檔案管理是一種累贅，沒有真正意識到檔案管理在企業(yè)的日常管理中的重要作用。這種現(xiàn)象在工程建設(shè)過程中有所體現(xiàn)。例如施工單位不能及時如實地記錄工程建設(shè)期間的過程檢查或驗收記錄，在工程即將竣工驗收時，大量的補填各種檢查或驗收表格，根本不是真實反映當時的實況，存在明顯的弄虛作假行為。工程建設(shè)的監(jiān)理單位甚至對此也是睜一只眼閉一只眼。作為房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的管理人員，沒有意識到這類問題的嚴重性，面對此種情況有時也沒有及時采取制止措施。這種不規(guī)范行為制造出來的檔案，早已失去保存的價值，有害無益。

4.3 檔案管理人員專業(yè)水平不高

大型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)通常不缺工程項目管理人才，建筑安裝、工程造價、賬務(wù)管理、工程管理、項目設(shè)計、檔案管理等方面的專業(yè)都是人才濟濟，這些專業(yè)性人才在工程業(yè)務(wù)管理工作中都發(fā)揮了較大作用，從項目立項至竣工驗收，在工程質(zhì)量、安全、投資、進度、檔案等方面都能體現(xiàn)一個大型企業(yè)應(yīng)有的形象。小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在專業(yè)人才隊伍建設(shè)方面略顯不足，有的差距還比較大，尤其是在檔案管理方面的專業(yè)人才明顯不足，很多情況是文書檔案與工程檔案為同一人在管理，管理的規(guī)范性有很大提升空間。有的小企業(yè)在工程檔案管理方面直接就是無人可用，不得不委托社會上的工程資料員來協(xié)助收集整理工程檔案，檔案的質(zhì)量往往得不到保證。

4.4 檔案存儲基礎(chǔ)設(shè)施條件較差

工程檔案既要有專業(yè)的人員來管理，同時也要有相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施條件為檔案的存儲提供保障。大型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在基礎(chǔ)設(shè)施方面有天時地利的條件，硬件設(shè)施、專業(yè)隊伍和智能化水平都有良好的基礎(chǔ)，有專門的檔案室，且檔案室的室內(nèi)環(huán)境符合檔案存放要求，恒溫恒濕、氣體滅火、專業(yè)櫥柜、智能化設(shè)備及軟件等基礎(chǔ)設(shè)施比較齊全。小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在這方面的投入有很大的不足，沒有專門的工程檔案室，有的與文書檔案合用一間房間，房間內(nèi)的設(shè)備配置也不能同步跟上，在梅雨季節(jié)甚至會出現(xiàn)檔案發(fā)霉的現(xiàn)象。有的小企業(yè)甚至沒有固定的檔案室，房間功能變來變?nèi)?，檔案經(jīng)常搬家，容易造成檔案遺失事件發(fā)生。

5 加強小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案管理的策略

小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在企業(yè)管理的許多領(lǐng)域還有不少值得努力的空間，工程檔案管理方面同樣如此，加強檔案方面的管理可以塑造企業(yè)的文化和提升企業(yè)的核心競爭力。

5.1 加強檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

工程檔案管理要有規(guī)可依，有章可循，要以《檔案文件整理規(guī)則》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等為準繩。小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在工程檔案管理的規(guī)范化建設(shè)方面要建章立制，制定企業(yè)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，明確工作人員、工作職責、工作流程、懲罰措施等，同時也要有相應(yīng)的檢查督查機制，要對檔案工作進行常規(guī)檢查和監(jiān)督抽查，對不按章管理檔案和不按規(guī)范管理檔案的人員要有相應(yīng)的懲罰措施，使大家牢固樹立工程檔案管理的大局意識、規(guī)范意識。

5.2 正確認識檔案管理的重要性

小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在企業(yè)文化里，要根植重視工程檔案管理的基因，從上層管理人員到基層員工都要在思想上認識到工程檔案管理的重要性。平時要加強這方面的宣傳引導，利用“國際檔案日”等重要時間節(jié)點開展檔案工作的學習宣傳教育。只有在思想上重視，行動上踐行，才能營造重視檔案的企業(yè)文化氛圍，再利用檔案方面的管理制度，鞏固檔案工作的重要地位。檔案工作管理好，對企業(yè)的長遠發(fā)展必將發(fā)揮極具價值的遺產(chǎn)作用和利用價值。

5.3 增強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

古人云：“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，專業(yè)的事交由專業(yè)的人來干。土木工程專業(yè)技術(shù)含量很高，要弄通搞懂不是輕而易舉的事。工程檔案管理人員不僅要有檔案專業(yè)方面的知識，同時也要對工程各專業(yè)有所了解，對人的綜合素質(zhì)要求較高。小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)要舍得在這方面招攬人才，或者在企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)工程檔案管理人才，可以采取走出去和請進來的方式進行系統(tǒng)的培訓，想方設(shè)法提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。該類人才成本在企業(yè)運營成本中微不足道，但他們在企業(yè)的檔案管理中卻能發(fā)揮非常有價值的作用。

5.4 加強檔案存儲基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

許多小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在工程檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面有先天不足是客觀事實，但如果要在激烈競爭的房地產(chǎn)市場有一席之地，加強自身建設(shè)是繞不過的永恒課題，包括硬件建設(shè)和軟環(huán)境建設(shè)，加強檔案存儲的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)當然包括其中。要安排相對固定的檔案用房，房屋內(nèi)部設(shè)施齊全、設(shè)備先進。要充分運用智能化技術(shù)來管理檔案，引進先進的檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮BIM技術(shù)在工程管理及檔案管理中的作用。

6 結(jié)語

在房地產(chǎn)行業(yè)不斷加強宏觀調(diào)控的新時期，堅持房子是用來住的、不是用來炒的定位，不將房地產(chǎn)作為短期刺激經(jīng)濟的手段，是國家長期堅持的一項基本政策。小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)面對的形勢更加嚴峻，如何在夾縫中求生存也考驗該類企業(yè)的智慧。工程檔案的高質(zhì)量管理只是企業(yè)運行的一個小小的分枝，堅持質(zhì)量就是生命，管理就是效益應(yīng)該成為企業(yè)始終不渝的追求。