新形勢下圖書館組織變革初探

王青埂

（山東省榮成市圖書館 山東榮成 264300）

引言

隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化，圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展和讀者日益增長的多樣化文化需求不斷加以整合[1]。外部環(huán)境的變化也會對組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生影響，甚至?xí)?dǎo)致新組織結(jié)構(gòu)的生成。傳統(tǒng)圖書館的組織機構(gòu)比較僵化，缺乏靈活性，很難適應(yīng)新時代的要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，圖書館的組織結(jié)構(gòu)需要進行有效的變革，使其能夠滿足新時代人們的需求，從而為圖書館的良好發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

一、圖書館組織結(jié)構(gòu)概述

1.圖書館的組織結(jié)構(gòu)

近年來，隨著圖書館組織結(jié)構(gòu)的不斷發(fā)展與變革，逐漸產(chǎn)生了橫向與縱向兩種層面上的圖書館組織結(jié)構(gòu)，在縱向?qū)用?，根?jù)職稱與職位的等級來進行組織結(jié)構(gòu)分工；在橫向?qū)用嫔线M行部門的劃分，并且根據(jù)橫向方式進行工作項目的分工。

圖書館在進行橫向部門劃分的過程中，主要按照以下的準(zhǔn)則來進行：

（1）結(jié)合職能的不同對行政、采訪、參考、編目、閱覽、流通等部門進行劃分。

（2）根據(jù)主題的不同來進行部門的劃分，將那些主題相同的資料集中起來，使讀者在翻閱的過程中更加方便快捷。據(jù)此可以劃分出人文科學(xué)、自然科學(xué)、社會科學(xué)等部門。

（4）可以結(jié)合讀者范圍的差異來進行部門的劃分，可以分成學(xué)生、教師、職場等服務(wù)部門。

圖書館在縱向職位劃分的過程中，主要依靠等級結(jié)構(gòu)來進行，包括專業(yè)等級與行政等級。我國現(xiàn)階段圖書館成員的專業(yè)級別主要包括正高級、副高、中級、初級等。圖書館成員的專業(yè)級別和薪資待遇掛鉤，只有行政級別才能行使相關(guān)權(quán)力。

2.分散管理與集中管理體制

傳統(tǒng)圖書館最常見的是金字塔形組織，采用自上而下的層級管理方式，一般設(shè)有辦公室、資源建設(shè)部、信息咨詢部、讀者服務(wù)部、信息技術(shù)部等部門[2]。在圖書館的管理體制方面，也主要包括分散式管理與集中式管理這兩種管理體制。分散管理模式對于組織龐大、系部學(xué)科眾多、經(jīng)費充足的大圖書館比較適用。類型相同的資料較為集中是其基本優(yōu)勢，讀者在閱讀資料的過程中能夠做到更加方便快捷。并且由于其按照學(xué)科來提供針對性的服務(wù)，使圖書館當(dāng)中具備同樣學(xué)科背景的館員比較集中化，能夠為讀者開展服務(wù)。在開展圖書館管理工作的過程中，對類型相同的資料進行集中化的管理，能夠使管理過程更加的方便快捷。但是分散式管理體制也存在其缺陷，主要是因為圖書館館員與資料具有一定的分散性，想要對其進行統(tǒng)一的管理與統(tǒng)籌，往往存在著很大的困難。而集中式管理體制對于那些小型或者中型的圖書館較為適用，這種管理體制的優(yōu)勢主要是其資料的分布較為集中，因此不需要投入大量的人力物力對資料進行管理，管理過程比較節(jié)省成本。現(xiàn)階段，很多大型的圖書館主要運用集中體制下的分散式管理模式，也就是在圖書館館長的負(fù)責(zé)下，進行地域分館或者學(xué)科分館的設(shè)立，集中管理自動化、編目、采訪部門，利用分散式管理的模式來管理參閱咨詢、閱覽、流圖。但是我國現(xiàn)階段很多大型圖書館在組織管理方面仍然存在著很多的問題，主要是各資料室與圖書館未得到良好的統(tǒng)籌管理，主要是管理體制方面的缺陷，這些問題會對文獻資料與圖書館人員造成極大的浪費。

二、新形勢下圖書館組織變革策略

1.圖書館組織變革的原則

（1）以顧客為核心原則

在全面質(zhì)量管理的前提條件下，每個圖書館的員工都需要對自己的顧客負(fù)責(zé)。圖書館在進行組織變革的過程中，應(yīng)當(dāng)以顧客為核心，全方位地滿足顧客的需求，以提高服務(wù)質(zhì)量為目的，從而有效改善圖書館的工作績效。在圖書館組織變革的過程中，以顧客為核心，需要對工作流程進行創(chuàng)新改革，運用讓各種類型的顧客都得到滿意的服務(wù)流程，這樣才能充分地發(fā)揮圖書館組織變革的價值。

（2）以流程為導(dǎo)向的變革原則

圖書館傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)主要以職能為核心，這種組織結(jié)構(gòu)存在很大弊端。比如，運用職能的形式設(shè)計組織要求擁有新職能時，需要設(shè)立新部門。因此，圖書館設(shè)置了多媒體閱覽室、電子閱覽室等新部門，和傳統(tǒng)的圖書館部門并列，從而構(gòu)成了與傳統(tǒng)圖書館服務(wù)毫無干系的分裂態(tài)勢。圖書館在組織變革的過程中，需要以流程為導(dǎo)向，突破部門的局限性，在各個部門當(dāng)中清理出圖書館重要的工作流程，根據(jù)相應(yīng)的流程來組織工作，從而確保工作的整體感。同時還可以利用流程控制的方式來改善工作質(zhì)量。

（3）以人為本的團隊式管理原則

現(xiàn)代企業(yè)固定資產(chǎn)投資行為最重要的就是過程管理，只有做好過程管理的每一個細節(jié)，才能順利實現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。固定資產(chǎn)投資管理信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋對固定資產(chǎn)投資項目的全過程管理，實現(xiàn)對這一項目的整個周期管理，同時加強跟這一項目相關(guān)的所有單位、相關(guān)方、責(zé)任方的管理，做好溝通與協(xié)調(diào)工作，保證項目施工的順利進行，防止意外情況的發(fā)生；這套管理信息系統(tǒng)還應(yīng)可以對固定資產(chǎn)投資項目施工過程中所產(chǎn)生的大量文件、檔案、資料、合同、標(biāo)書、票據(jù)等材料實施規(guī)范化管理，分類組卷，做好電子化、無紙化處理。

圖書館在根據(jù)相應(yīng)的流程成立新組織的過程中，并非取消所有部門，而是突破部門的局限性，根據(jù)相應(yīng)的流程構(gòu)建團隊，團隊成員不僅隸屬于團隊也隸屬于原部門。我國現(xiàn)階段圖書館的學(xué)科館員機制就屬于團隊，目前大多數(shù)的圖書館都利用團隊的形式來開展組織工作。在引入團隊這種組織模式的過程中，也需要引入現(xiàn)代化的團隊管理模式，利用以人為本的方式來進行管理，創(chuàng)設(shè)一個民主的氛圍，提高圖書館館員的參與感，有效提升圖書館館員在實際工作中的積極性與主動性，有效發(fā)揮員工的潛能，同時提升了組織適應(yīng)能力。

2.圖書館組織變革的實施措施

（1）扁平化理論在圖書館的應(yīng)用

組織扁平化主要利用信息作為中心結(jié)構(gòu)與主軸，加寬中間管理幅度，拓展其職能，減少壓縮原管理層次，從而構(gòu)建多樣化的內(nèi)部組合，有效提升各個層級作業(yè)人員、管理人員的創(chuàng)造性與主動性，從而實現(xiàn)迅速解決，敏銳的應(yīng)對環(huán)境的變化，構(gòu)建出靈活、簡潔、柔性的企業(yè)組織形式。

扁平化的組織結(jié)構(gòu)具有以下的特征：其一，組織結(jié)構(gòu)比較簡潔，層級不多。其二，將信息作為中心與主軸。由于層級比較少，有利于信息的運用、傳遞、獲取。其三，中間層管理幅度的提升，并且主要負(fù)責(zé)對信息進行傳遞的職能。其四，決策權(quán)移動至組織結(jié)構(gòu)下層，拓寬了圖書館館員共同參與組織管理工作的機會。

以傳統(tǒng)層級結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)來應(yīng)用扁平化理論，確立圖書館的主要功能和活動。在通常情況下，圖書館的主要功能與活動，主要包含整理活動、館藏服務(wù)互動以及圖書館的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化等現(xiàn)代化技術(shù)活動。在確立活動內(nèi)容之后，根據(jù)相應(yīng)的活動與功能設(shè)立相應(yīng)的部門，通過這種方式促進圖書館組織結(jié)構(gòu)的集成化。部門設(shè)置的線條較粗，這樣能夠有效杜絕組織四分五裂的狀況。部門集成化在是現(xiàn)階段圖書館組織變革的重要活動。

另外，需要構(gòu)建類型各異的團隊。扁平化組織需要加寬中建管理，拓展職能，壓縮原有管理層次。相較于普通工作群體，團隊主要有以下幾方面的不同。

工作團隊的績效不僅需要依靠個體的貢獻，也需要依靠集體的共同合作來達成；普通群體的績效僅僅依靠個體的貢獻來進行。工作團隊的工作成果不僅需要個體負(fù)責(zé)，也需要集體共同負(fù)責(zé)；普通群體的工作成果只需要個體進行負(fù)責(zé)。團隊不但需要具備共同的目標(biāo)與興趣，還需要具備共同的承諾。團隊有自主權(quán)，而普通群體需要管理者的嚴(yán)格管控。

盡管項目團隊有著諸多的優(yōu)勢，但是從過程角度進行分析，也存在著一定的缺陷。項目團隊具有臨時的特性，團隊在解散之后，其就會丟失在開展項目時所積累的知識，這會導(dǎo)致知識的浪費。因此，圖書館需要著手構(gòu)建部分永久性項目團隊。永久性的項目團隊需要結(jié)合業(yè)務(wù)流程來進行團隊設(shè)計。傳統(tǒng)圖書館在持續(xù)的發(fā)展過程中，部門的發(fā)展比較精細化，很多部門只分工而不合作。因此，想要落實全面質(zhì)量管理理念，需要突破部門之間的限制，根據(jù)相應(yīng)的流程來進行工作的組織管理，從而使圖書館館員能夠深入地了解工作流程，確立自己的工作目標(biāo)，根據(jù)相應(yīng)的程序來歸納、整理工作，有效杜絕圖書館工作人員由于部門的差異進行工作推諉，避免工作人員在非工作目標(biāo)當(dāng)中消耗能力與精力。

（2）組織專業(yè)化傾向

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的不斷進步，專業(yè)的分工也越來越細化，圖書館的組織結(jié)構(gòu)也在朝著專業(yè)化的角度持續(xù)發(fā)展。在傳統(tǒng)的圖書館當(dāng)中，主要運用層級式的組織對專業(yè)化組織進行輔佐，包括社會科學(xué)閱覽室的設(shè)立，主要為了彌補職能分工的缺陷。隨著新時代的不斷發(fā)展，專業(yè)化傾向是圖書館組織的重要發(fā)展趨勢?，F(xiàn)階段，圖書館組織產(chǎn)生了各式各樣主題的服務(wù)機構(gòu)，在矩陣的組織結(jié)構(gòu)當(dāng)中，也涌現(xiàn)出了各式各樣主題的服務(wù)團隊，包括學(xué)科館員制度。圖書館對專業(yè)服務(wù)組織的設(shè)計能夠有效滿足讀者的需求，并且越來越多的專業(yè)組織，使得圖書館組織具備寬廣的知識庫，因此需要提升組織創(chuàng)新能力。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，創(chuàng)新能力正式圖書館組織變革所必需的特質(zhì)。

（3）分散管理與協(xié)調(diào)整合問題

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，圖書館組織勢必會出現(xiàn)分散化的態(tài)勢，并且組織的專業(yè)化發(fā)展也會呈現(xiàn)出分散的趨勢。分散化的態(tài)勢會導(dǎo)致圖書館在服務(wù)與工作等方面的不便，并且會導(dǎo)致資源出現(xiàn)極大的浪費。所以，圖書館需要在組織過程中具備非常強的協(xié)調(diào)整合能力。

三、數(shù)字化環(huán)境下圖書館管理模式的創(chuàng)新

1.創(chuàng)新管理理念

隨著數(shù)字化時代的到來，圖書館想要適應(yīng)新時代的發(fā)展，需要及時轉(zhuǎn)變管理理念，提升服務(wù)水平。新時代的圖書館需要創(chuàng)新管理思維，需要具備一定的大數(shù)據(jù)分析意識。在以往的圖書館管理過程中，圖書館館員可以利用問卷調(diào)查的方式來獲取讀者反饋。新時代可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，深入地了解圖書館的實際管理狀況以及讀者的需求，對各項信息進行充分的整合，有效提升圖書館的管理水準(zhǔn)。其二，應(yīng)當(dāng)從以往的顯性管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡[性管理，需要對日常工作過程中的各項數(shù)據(jù)進行深度挖掘、歸納整理，及時地發(fā)現(xiàn)潛在問題，應(yīng)當(dāng)結(jié)合圖書的種類、讀者的借閱行為、讀者類型等之間的關(guān)聯(lián)性，有效改善圖書館管理工作質(zhì)量，轉(zhuǎn)變以往的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)。在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景之下，圖書館應(yīng)當(dāng)注意用戶思維，并在創(chuàng)新的過程中時刻把握用戶的需求與體驗，有效提升圖書館服務(wù)的科技水平，突破以往傳統(tǒng)圖書館管理中存在的局限性，構(gòu)建數(shù)字化時代以讀者服務(wù)為核心的服務(wù)體系，從而有效改善圖書館的管理效率。

2.創(chuàng)新管理體制

圖書館在開展管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境的要求，不斷完善管理制度創(chuàng)新管理體制，將圖書館的社會功能放在首要位置，有效改善圖書館的管理水平，從而滿足讀者的各項需求。政府部門應(yīng)在技術(shù)與政策方面對圖書館的創(chuàng)新改革予以支持，從而使圖書館朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的飛速進步，應(yīng)當(dāng)將先進的信息技術(shù)應(yīng)用到管理工作中，有效地改善圖書館管理工作的自動化水平。比如，圖書館需要構(gòu)建讀者自助借還系統(tǒng)，使讀者能夠結(jié)合自身的時間安排，合理地選擇借閱時間，有效促進圖書借閱的靈活性，提升圖書館中書刊的利用率，從而有效地發(fā)揮圖書館在新時代的價值。新時代圖書館應(yīng)當(dāng)站在用戶的角度思考問題，加強與用戶的交流，提升服務(wù)水平，促進用戶的黏性，這樣才有利于圖書館的持續(xù)性發(fā)展。

3.優(yōu)化資源配置

圖書館應(yīng)當(dāng)重視管理模式的創(chuàng)新，優(yōu)化資源配置，這樣能夠有效提升圖書館的管理效率，避免浪費圖書館的各項經(jīng)費，能夠使各項資金的使用效益得到極大的發(fā)揮。在創(chuàng)新圖書館管理模式、優(yōu)化資源配置的過程中，應(yīng)當(dāng)將節(jié)省的開支用來購置現(xiàn)代化設(shè)備，從而有效地改善圖書館服務(wù)水平，為圖書館構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施環(huán)境，提升圖書館的運營管理能力與競爭力。在對圖書館的館員進行管理的過程中，應(yīng)當(dāng)設(shè)置合理、科學(xué)的競爭機制與晉升機制，摒棄以往排資論輩的晉升模式，為館員的發(fā)展與成長提供良好的空間，有效提升圖書館館員自我完善與自我提升的積極性，這樣才能保證圖書館業(yè)務(wù)管員的業(yè)務(wù)能力與服務(wù)質(zhì)量。高水平的圖書館館員是圖書館組織中的重要資源，因此，通過對管理模式的創(chuàng)新，有效改善圖書館館員的素質(zhì)水平，對圖書館的良好發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。此外，還應(yīng)當(dāng)重視圖書館各部門之間的良好溝通、交流，進行一定的資源共享，明確各自的職責(zé)，從而加強圖書館管理的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性。圖書館還應(yīng)當(dāng)善于運用先進的數(shù)字化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)館藏信息資源的共享，從而有效地改善圖書館信息整合效率，更進一步地優(yōu)化資源設(shè)置，使館藏資源的整體利用率得到大幅度的提升。

結(jié)語

總而言之，隨著新時代的發(fā)展，圖書館應(yīng)當(dāng)摒棄以往僵化的組織結(jié)構(gòu)，對組織結(jié)構(gòu)進行有效的改革，創(chuàng)新管理模式，優(yōu)化圖書館服務(wù)質(zhì)量，升級管理理念，有效解決傳統(tǒng)圖書館組織結(jié)構(gòu)中存在的問題，使新時代圖書館能夠朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化的方向發(fā)展，這樣才能滿足人民群眾對于圖書館的各項需求，符合新時代的發(fā)展。