民辦本科院校教學(xué)秘書(shū)工作現(xiàn)狀及管理水平提升策略

陳 蕾

湛江科技學(xué)院，廣東 湛江 524000

民辦本科高校是我國(guó)高等教育的重要組成部分，不僅為我國(guó)高等教育大眾化奠定了基礎(chǔ)，也為社會(huì)培養(yǎng)了大量應(yīng)用型人才。高效的教學(xué)管理能有效促進(jìn)學(xué)校的高水平發(fā)展。教學(xué)秘書(shū)作為教學(xué)管理工作的基層執(zhí)行者，是保障教學(xué)管理工作有序運(yùn)行的排頭兵。21世紀(jì)以來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)高等教育和教育管理的日益重視，教學(xué)管理工作逐漸呈現(xiàn)出繁雜性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性和重要性等特征［1］，不斷給民辦本科高校的教學(xué)秘書(shū)帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。根據(jù)美國(guó)管理學(xué)家彼得提出的“木桶理論”，構(gòu)成教學(xué)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)往往參差不齊，而教學(xué)秘書(shū)作為其中的基礎(chǔ)一環(huán)，又決定著整個(gè)學(xué)校的教學(xué)管理水平。因此，我們不能忽視每一個(gè)基層環(huán)節(jié)。本文立足于當(dāng)下教學(xué)秘書(shū)的日常工作現(xiàn)狀，圍繞教學(xué)管理工作質(zhì)量提升，從教學(xué)秘書(shū)、二級(jí)學(xué)院、學(xué)校等三個(gè)維度提出了相應(yīng)舉措，以期促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量進(jìn)一步提高。

一、民辦本科院校教學(xué)秘書(shū)工作現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

（一）專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)低、業(yè)務(wù)能力弱

不同于普通本科高校，我國(guó)的民辦本科高校一般都經(jīng)歷了職業(yè)院校升本之路，因此他們的整體辦學(xué)定位偏基礎(chǔ)教育和技術(shù)技能教育，學(xué)校對(duì)招聘教學(xué)秘書(shū)的要求不高，多以大專(zhuān)和本科為主。教學(xué)秘書(shū)多為高校應(yīng)屆畢業(yè)生，缺乏社會(huì)經(jīng)驗(yàn)，溝通能力和工作能力較弱。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)所學(xué)的專(zhuān)業(yè)有時(shí)與實(shí)際崗位工作要求不匹配，缺乏從事本崗位應(yīng)具備的基本素養(yǎng)。此外，許多二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)對(duì)自身的工作崗位認(rèn)知并不到位，他們錯(cuò)誤地認(rèn)為該崗位工作只需轉(zhuǎn)發(fā)通知、收集資料即可，工作中缺乏對(duì)經(jīng)手文件的解讀和總結(jié)，缺乏對(duì)所收集材料的審核與思考，僅僅是在機(jī)械性地完成上級(jí)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，缺少面對(duì)崗位工作的責(zé)任意識(shí)與主觀能動(dòng)性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題能力有待提升。

（二）工作量大、內(nèi)容繁瑣

近年來(lái)，伴隨著民辦本科院校的飛速發(fā)展及師資隊(duì)伍與學(xué)生規(guī)模不斷擴(kuò)大，國(guó)家與社會(huì)對(duì)其辦學(xué)質(zhì)量的重視度日益提高。為了提升人才培養(yǎng)質(zhì)量，相關(guān)的教學(xué)實(shí)施、評(píng)估、考核等管理工作日漸增多，教學(xué)秘書(shū)們的工作量隨之增加，工作強(qiáng)度也明顯增大。作為二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)不僅要配合學(xué)校各部門(mén)推進(jìn)各學(xué)期教學(xué)工作的順利開(kāi)展，還要負(fù)責(zé)解決教學(xué)工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題和突發(fā)狀況，同時(shí)也要協(xié)助完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和部分教師交辦的其他事務(wù)。有的教學(xué)秘書(shū)甚至還要兼任著輔導(dǎo)員或班主任，可謂一崗多責(zé)，身兼多職。此外，民辦本科院校的教職工隊(duì)伍普遍多元化，外聘教師、返聘教師相對(duì)較多，也會(huì)給教學(xué)秘書(shū)工作的開(kāi)展帶來(lái)一定的難度。

（三）自我認(rèn)同感低，受重視度不足

教學(xué)秘書(shū)的自我認(rèn)同感普遍偏低。一方面，他們自認(rèn)為該崗位工作難度低，并不能充分發(fā)揮自己的才華和能力，因此工作態(tài)度較為散漫，缺乏工作激情。另一方面，教學(xué)秘書(shū)工作中未能受到學(xué)校、教師和學(xué)生的足夠重視，工作中很容易受到誤解，基本沒(méi)有話語(yǔ)權(quán)。部分民辦本科院校因尚處于學(xué)校發(fā)展初期，以學(xué)校發(fā)展定位要求，重心往往在教學(xué)和科研等方面，忽視了對(duì)教學(xué)秘書(shū)的人文關(guān)懷和素質(zhì)提升，不能給教學(xué)秘書(shū)提供進(jìn)修機(jī)會(huì)。再一方面，在大家的認(rèn)知里，教學(xué)秘書(shū)的工作簡(jiǎn)單，無(wú)需專(zhuān)業(yè)能力，仿佛任何人都能勝任。在教學(xué)秘書(shū)對(duì)自身崗位的錯(cuò)誤認(rèn)知、學(xué)校的重視程度不夠以及社會(huì)認(rèn)同感低等多重因素下，教學(xué)秘書(shū)的自我認(rèn)同感逐漸減弱，導(dǎo)致工作積極性逐漸下降，甚至出現(xiàn)職業(yè)倦怠，極大地影響了教學(xué)管理工作的平穩(wěn)推進(jìn)。

（四）待遇較低、人員流動(dòng)大

當(dāng)前，民辦本科院校的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍配備與學(xué)校師生規(guī)模比例嚴(yán)重失調(diào)，每位教學(xué)秘書(shū)的工作量幾乎是超負(fù)荷的，工資待遇與工作量不匹配，加之教學(xué)管理工作本身又是一項(xiàng)周期性工作，對(duì)于滿懷激情的畢業(yè)生而言，工作熱情和積極性很容易被磨平，從而誘發(fā)離職，人員流動(dòng)較大。

（五）科研水平薄弱，晉升空間不足

民辦本科院校教學(xué)秘書(shū)的學(xué)歷多以大專(zhuān)和本科為主，學(xué)歷整體偏低，科研意識(shí)薄弱，科研能力不足，加之民辦本科院校的科研、教研項(xiàng)目主要是向教師傾斜。缺少項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，許多教學(xué)秘書(shū)無(wú)法發(fā)表相關(guān)論文，影響了他們的職稱(chēng)評(píng)定和晉升。此外，很多教學(xué)秘書(shū)的自身專(zhuān)業(yè)與工作崗位不匹配，限制了他們?cè)诋?dāng)前崗位的科研方向。

二、民辦本科院校教學(xué)秘書(shū)教學(xué)管理工作水平提升策略

（一）教學(xué)秘書(shū)層面

1.提升自身職業(yè)素養(yǎng)

首先，教學(xué)秘書(shū)要對(duì)自己和所從事的崗位要有正確的認(rèn)知和角色定位，其工作職責(zé)主要是負(fù)責(zé)二級(jí)學(xué)院的日常教學(xué)管理工作，不僅對(duì)接學(xué)校各職能部門(mén)，同時(shí)也要面向老師和學(xué)生。因此，工作中既要擺正態(tài)度，也要學(xué)會(huì)心態(tài)調(diào)節(jié)，努力克制不良情緒，保持陽(yáng)光心態(tài)。其次，教學(xué)秘書(shū)要有足夠的耐心和熱心。教學(xué)秘書(shū)是師生間的紐帶和橋梁，面對(duì)師生的問(wèn)題應(yīng)耐心解答，堅(jiān)持以人為本，服務(wù)至上，對(duì)待每一位老師和學(xué)生都應(yīng)熱情主動(dòng)。最后，教學(xué)秘書(shū)既要有耐心和責(zé)任心，更要細(xì)心，因?yàn)榻虒W(xué)管理工作內(nèi)容繁雜，一不小心就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤和紕漏，嚴(yán)重的甚至?xí)?dǎo)致教學(xué)事故的發(fā)生。因此，教學(xué)秘書(shū)要認(rèn)真細(xì)致地對(duì)待每一項(xiàng)工作，保質(zhì)保量地完成各項(xiàng)工作。

2.做好職業(yè)規(guī)劃，樹(shù)立終生學(xué)習(xí)意識(shí)

面對(duì)當(dāng)前機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的形勢(shì)，教學(xué)秘書(shū)在做好本職工作的同時(shí)，也要做好長(zhǎng)期的職業(yè)規(guī)劃。應(yīng)形成終生學(xué)習(xí)的意識(shí)，通過(guò)學(xué)習(xí)提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，在工作中向優(yōu)秀同事學(xué)習(xí)，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、吸取工作教訓(xùn)，促進(jìn)工作能力不斷提高。高校是一個(gè)較為開(kāi)放的平臺(tái)，擁有大量可供學(xué)習(xí)的資源和條件，如圖書(shū)文獻(xiàn)資源、師資培訓(xùn)平臺(tái)、教師發(fā)展中心等。教學(xué)秘書(shū)可以利用這些資源豐富、更新和鞏固教學(xué)管理工作方面的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，拓展工作視野，促使自身成為全面發(fā)展的高素質(zhì)人才。教學(xué)秘書(shū)在完成日常教學(xué)工作的同時(shí)，還應(yīng)積極投身科研工作，努力為職稱(chēng)評(píng)定和晉升創(chuàng)造必要條件。

3.培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，提高工作效率

近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”教學(xué)手段、管理方式不斷涌出，基于大數(shù)據(jù)的高校管理模式也逐漸形成，高校教學(xué)秘書(shū)的工作正面臨著全新的挑戰(zhàn)。以往的工作方法與手段已難以適用新時(shí)代的教學(xué)管理工作，這就要求教學(xué)秘書(shū)要具備創(chuàng)新意識(shí)，通過(guò)對(duì)外的學(xué)校交流以及自身的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，圍繞互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)來(lái)開(kāi)發(fā)、更新、優(yōu)化工作的新方法、新手段，創(chuàng)新日常教學(xué)管理工作程序，提高教學(xué)管理水平。要充分調(diào)動(dòng)自己的主觀能動(dòng)性，堅(jiān)持以人為本，創(chuàng)新服務(wù)理念，化被動(dòng)為主動(dòng)，與時(shí)俱進(jìn)，提升服務(wù)意識(shí)。要?jiǎng)?chuàng)新工作方式，努力學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公軟件，善于利用學(xué)校提供的各類(lèi)教學(xué)管理系統(tǒng)，提升工作效率。要提升工作業(yè)務(wù)水平，不僅要在日常工作中鍛煉和提升溝通協(xié)作能力，也要加強(qiáng)科研創(chuàng)新能力。一方面，良好溝通協(xié)作能力是新時(shí)代教學(xué)秘書(shū)的基本素能，依托教學(xué)秘書(shū)建立起良好的師生互通關(guān)系是學(xué)院教學(xué)管理工作平穩(wěn)開(kāi)展的重要保障。另一方面，要善于發(fā)現(xiàn)、整理日常工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合教師和學(xué)生的反饋及自己的認(rèn)識(shí)，形成具有自己特色的教學(xué)管理理念，轉(zhuǎn)化為教學(xué)研究課題，并在工作中實(shí)踐、改善與提高，以期為學(xué)校教學(xué)方法和管理模式的革新提供建設(shè)性意見(jiàn)和建議［2］。

（二）學(xué)院層面

1.明確教學(xué)秘書(shū)崗位職責(zé)、合理分配工作

當(dāng)前，民辦本科院校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)在工作中存在著職責(zé)不明確、分工不合理的問(wèn)題，導(dǎo)致各項(xiàng)教學(xué)管理工作的質(zhì)量和效率降低。因此，作為教學(xué)秘書(shū)的直接管理者，二級(jí)學(xué)院在工作分配中要做到合理分工、明確職責(zé)、各司其職。要善于結(jié)合每位秘書(shū)的工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力、專(zhuān)業(yè)性質(zhì)科學(xué)地分配工作，做到知其能、盡其才，充分發(fā)揮每位秘書(shū)的個(gè)人優(yōu)勢(shì)。對(duì)于教學(xué)秘書(shū)職責(zé)外的工作，學(xué)院應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)分流，尤其要注意的是應(yīng)將教師的個(gè)人工作交還給教師本人。

2.創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境和工作條件

教學(xué)秘書(shū)的工作具有重復(fù)性，且工作量大、內(nèi)容繁瑣，易使人產(chǎn)生職業(yè)倦怠。因此，二級(jí)學(xué)院要為教學(xué)秘書(shū)創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境，如專(zhuān)職辦公室、運(yùn)行通暢的電腦、高級(jí)打印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，保障工作順利開(kāi)展，高效完成，并讓教學(xué)秘書(shū)在工作之余能有更好的休息，促使身心愉悅。

3.提高對(duì)教學(xué)秘書(shū)個(gè)人及其工作的重視

在各二級(jí)學(xué)院里，教學(xué)秘書(shū)每天都要忙碌在各種大小事務(wù)中，承擔(dān)著學(xué)院最底層的管理工作，努力維系著學(xué)院教學(xué)事務(wù)的平穩(wěn)運(yùn)行，有時(shí)還要承受著老師和學(xué)生們不理解的壓力，長(zhǎng)期下去容易引發(fā)心理問(wèn)題。因此，各二級(jí)學(xué)院亟需加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書(shū)個(gè)人及其工作的重視。首先，要認(rèn)可和尊重他們的工作，善于傾聽(tīng)和采納他們從工作中總結(jié)出工作意見(jiàn)和建議，維護(hù)他們的職業(yè)尊嚴(yán)和創(chuàng)新意識(shí)，充分發(fā)揮他們?cè)谕苿?dòng)學(xué)院發(fā)展過(guò)程中的參謀作用，及時(shí)幫助教學(xué)秘書(shū)處理工作中遇到的困難，積極配合和支持教學(xué)秘書(shū)的各項(xiàng)工作。同時(shí)，也要重視教學(xué)秘書(shū)個(gè)人發(fā)展，把教學(xué)秘書(shū)的個(gè)人提高和隊(duì)伍建設(shè)寫(xiě)到整個(gè)學(xué)院教學(xué)發(fā)展規(guī)劃中去，進(jìn)而提升他們的職業(yè)存在感和幸福感。

4.健全績(jī)效考核機(jī)制

民辦本科院校對(duì)教學(xué)秘書(shū)的考核通常采用學(xué)年考核，依據(jù)的是二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)分以及同事間的互評(píng)，該考核機(jī)制是否具有全面性和公平性有待考證。可以預(yù)見(jiàn)的是，這種考核方式長(zhǎng)期運(yùn)行下去將逐漸淪為人情考核、形式考核，進(jìn)而喪失考核本身的激勵(lì)作用。因此，二級(jí)學(xué)院要在學(xué)校考核制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身發(fā)展需要，創(chuàng)新考核內(nèi)容，健全考核機(jī)制，在保證公平的同時(shí)，充分踐行“多勞多得、優(yōu)勞優(yōu)得”的勞酬分配理念。勞動(dòng)報(bào)酬的刺激是最直接的，因此，科學(xué)的績(jī)效考核機(jī)制往往能顯著提升教學(xué)秘書(shū)的工作質(zhì)量、工作效率和服務(wù)水平，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校整體教學(xué)管理水平的提高。

（三）學(xué)校層面

1.配齊崗位人員，重視隊(duì)伍建設(shè)

民辦本科院校發(fā)展迅速，師資力量和學(xué)生人數(shù)規(guī)模不斷加大。各院校為提升辦學(xué)水平和提高教學(xué)質(zhì)量水平，紛紛出臺(tái)各類(lèi)教學(xué)管理工作相關(guān)政策，導(dǎo)致教學(xué)工作內(nèi)容繁雜、工作量增加。因此，學(xué)校要依照各學(xué)院的教師人數(shù)和學(xué)生人數(shù)合理配置教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，重視教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)。首先，要堅(jiān)持能力優(yōu)先的用人原則。聘用人員在責(zé)任意識(shí)、思想素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)能力等方面均應(yīng)具有較高水平；其次，要加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)的崗位培訓(xùn)、在職教育培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流，應(yīng)定期組織教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，如組織教學(xué)管理知識(shí)技能集中學(xué)習(xí)或有關(guān)教學(xué)管理和運(yùn)行的文件、條例和章程的集中解讀等。特別是在一些重要的管理工作上，職能部門(mén)要加強(qiáng)針對(duì)性的指導(dǎo)，增強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)的教學(xué)管理知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)教學(xué)管理工作更加規(guī)范化、高效化發(fā)展。

2.完善激勵(lì)體系，鼓勵(lì)科研提高

薪酬是民辦本科院校教學(xué)秘書(shū)流動(dòng)大和工作積極性不高的主要因素，因此，要重視基層教學(xué)管理人員的薪資待遇，在確?；拘匠旰侠淼幕A(chǔ)上引入科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性［3］。同時(shí)，針對(duì)教學(xué)秘書(shū)這一崗位設(shè)置完整、科學(xué)、合理的晉升體系，使其不至于在基層崗位停滯不前［4］。通過(guò)薪酬激勵(lì)、職務(wù)晉升空間的提高以及評(píng)優(yōu)評(píng)先等多項(xiàng)舉措，推動(dòng)教學(xué)管理工作高質(zhì)量發(fā)展。此外，學(xué)校還應(yīng)鼓勵(lì)教學(xué)秘書(shū)從事科研工作，為教學(xué)秘書(shū)提供科研條件，在科研和教改項(xiàng)目等方面給予教學(xué)秘書(shū)一定的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)他們?cè)诮虒W(xué)管理工作中開(kāi)展有益的探索，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理工作不斷提升和完善。

3.完善管理制度，明確職責(zé)分工

當(dāng)前，民辦本科院校的很多教學(xué)管理工作常常因?yàn)榻虒W(xué)秘書(shū)工作態(tài)度散漫，或工作不夠積極和認(rèn)真，影響了工作質(zhì)量和進(jìn)度。為此，學(xué)校應(yīng)明確、完善教學(xué)管理工作制度，制定詳細(xì)的工作細(xì)則，確保各項(xiàng)教學(xué)管理工作均有章可循、有章可依。同時(shí)，要建立全面、科學(xué)的教學(xué)管理工作監(jiān)控體系，將教學(xué)秘書(shū)的日常教學(xué)管理納入考核，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理監(jiān)控常態(tài)化、過(guò)程化和系統(tǒng)化，助推教學(xué)管理水平有效提升。

三、結(jié)語(yǔ)

民辦本科院校的教學(xué)秘書(shū)工作是高校教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，其工作質(zhì)量往往決定著整個(gè)學(xué)校的教學(xué)管理質(zhì)量和水平。在民辦本科院校中，面對(duì)教學(xué)管理工作中存在的問(wèn)題，教學(xué)秘書(shū)要端正態(tài)度、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提升職業(yè)素養(yǎng)、培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)和能力；學(xué)院應(yīng)給予教學(xué)秘書(shū)足夠的重視和人文關(guān)懷，既要明確責(zé)任、合理分配任務(wù)，也要健全激勵(lì)考核機(jī)制；學(xué)校應(yīng)重視教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，完善管理制度，明確職責(zé)分工，建立科學(xué)的激勵(lì)晉升體系，多管齊下，齊抓共建，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理工作蓬勃發(fā)展。