杜詣名 蔡越美/舟山市普陀區(qū)檔案館
檔案工作數(shù)字化改革是全面推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)整體智治的重要途徑。檔案歸集是檔案工作的基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性環(huán)節(jié),是檔案保管和利用的前提。傳統(tǒng)管理方法無法對立檔單位、文件資料的歸集工作進(jìn)行全面監(jiān)管,更無法對分散在各套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)籌監(jiān)管,因此迫切需要借助數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)監(jiān)管方法的改革和重塑。
本文在探索檔案歸集模式的基礎(chǔ)上,以檔案歸集智能監(jiān)管服務(wù)平臺(tái)為例,較為系統(tǒng)地探究現(xiàn)有歸集模式的機(jī)理,以期推動(dòng)檔案歸集工作的提升和相關(guān)模式研究的深化。
檔案歸集工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié),檔案歸集完整與否,不僅影響后續(xù)其他工作環(huán)節(jié)的進(jìn)行,還會(huì)影響各部門和人民群眾利用檔案的效果,甚至影響群眾切身利益。以舟山市普陀區(qū)為例,目前檔案歸集工作存在應(yīng)歸檔案未盡數(shù)歸集的現(xiàn)象,容易造成查找利用時(shí)無檔可查的局面。究其原因,主要有以下幾個(gè)方面。
受限于當(dāng)前歸集工作相關(guān)信息獲取的途徑與手段,監(jiān)管部門對全域各立檔單位人員隊(duì)伍建設(shè)、所有文件資料、歸集流程信息無法做到高頻次監(jiān)管,原因如下。一是立檔單位多、檔案數(shù)量大。普陀區(qū)目前有76家立檔單位,其文件形成于各個(gè)業(yè)務(wù)部門、各個(gè)工作環(huán)節(jié)、各種辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件,每年產(chǎn)生幾十萬份文件資料,數(shù)量巨大且載體形式多樣,對海量文件歸檔價(jià)值判斷的監(jiān)管難以有效開展。二是監(jiān)管人手少、業(yè)務(wù)繁重。普陀區(qū)檔案局業(yè)務(wù)科室僅有3名執(zhí)法監(jiān)管人員,需負(fù)責(zé)全區(qū)檔案工作的執(zhí)法監(jiān)管,同時(shí)還需負(fù)責(zé)組織開展檔案宣傳教育工作以及檔案人才隊(duì)伍建設(shè)工作,執(zhí)法力量薄弱,難以滿足檔案監(jiān)管工作的實(shí)際需求。三是監(jiān)管模式滯后。當(dāng)前的檔案監(jiān)管模式以年檢為主,需要執(zhí)法人員實(shí)地檢查監(jiān)管,因此很難及時(shí)獲取立檔單位人員隊(duì)伍建設(shè)情況、文件歸集情況、歸集工作全流程信息數(shù)據(jù)等,所掌握信息的準(zhǔn)確性也會(huì)隨著時(shí)間的推移而無法得到保障。
當(dāng)前的歸集隊(duì)伍在隊(duì)伍人員數(shù)量、職責(zé)分工以及業(yè)務(wù)能力保障上均不能較好地滿足歸集需求,具體表現(xiàn)如下。一是歸集人員數(shù)量不足。各單位對檔案工作常規(guī)的安排是僅由一名檔案員負(fù)責(zé),且檔案員大多為兼職擔(dān)任。檔案員要向各科室索要需歸檔文件,在海量文件資料的歸集與兼職檔案員繁雜的本職工作之間尋得一個(gè)平衡點(diǎn)是一件較為困難的事情。二是職責(zé)分工不清。檔案歸集責(zé)任主體是檔案員,各科室主動(dòng)歸集的責(zé)任不明確,缺少權(quán)責(zé)約束,各科室又不能積極配合歸集,檔案員會(huì)處于相當(dāng)被動(dòng)的境地,這不利于檔案歸集工作有序開展,會(huì)造成文件歸集不及時(shí)、不齊全等問題,影響檔案歸集質(zhì)量。三是業(yè)務(wù)能力難保障。檔案員更換頻率高、流動(dòng)性大,如區(qū)屬某單位2年時(shí)間就更換了3名檔案員;每年參加區(qū)檔案館舉行的檔案業(yè)務(wù)專業(yè)培訓(xùn)的學(xué)員有近三成是新面孔,他們基本都沒有檔案工作經(jīng)歷;普陀區(qū)現(xiàn)有的檔案員從事檔案工作的時(shí)間均不超過10年。檔案員更換頻繁,不利于檔案員提升自我業(yè)務(wù)能力,也不利于區(qū)檔案局建設(shè)檔案人才隊(duì)伍。
數(shù)據(jù)監(jiān)管工作實(shí)質(zhì)上就是對數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、分析處理的工作,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)已然存在并等待分析利用,但現(xiàn)實(shí)利用中仍存在如下幾點(diǎn)障礙。一是權(quán)限難獲取。歸集監(jiān)管工作涉及多套軟件系統(tǒng),相當(dāng)一部分軟件由各單位的上級部門基于自身業(yè)務(wù)需求建設(shè),獨(dú)自運(yùn)行和管理。因處理邏輯不同,各立檔單位要取得數(shù)據(jù)權(quán)限存在一定困難,形成權(quán)限上的壁壘。二是數(shù)據(jù)難統(tǒng)管。各系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫字段標(biāo)準(zhǔn)不一,當(dāng)前檔案監(jiān)管治理模式缺少能夠打破數(shù)據(jù)壁壘、對各歸集對象所在業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展綜合性監(jiān)管的手段,無法根據(jù)綜合性監(jiān)管的需求判定分散在各個(gè)軟件系統(tǒng)中的歸集對象是否需要?dú)w檔,無法對各立檔單位的歸集工作進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和問題處理。三是監(jiān)管難落實(shí)。隨著社會(huì)的飛速發(fā)展,與經(jīng)濟(jì)建設(shè)、民生等事項(xiàng)相關(guān)的文件資料數(shù)量與日俱增,現(xiàn)行檔案監(jiān)管模式在文件歸集源頭的監(jiān)管仍是空白。在檔案歸集這項(xiàng)工作上,無論是立檔單位還是檔案監(jiān)管部門,都顯得有些力不從心,特別是機(jī)構(gòu)改革、局館分設(shè)后,執(zhí)法監(jiān)管隊(duì)伍力量不足的短板越發(fā)明顯,迫切需要通過監(jiān)管模式質(zhì)的改變來破解當(dāng)前困局,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采集檔案政務(wù)辦理、檔案監(jiān)督檢查等數(shù)據(jù),形成一體化、可視化、強(qiáng)交互、可感知的展示效果。
普陀區(qū)檔案歸集智能監(jiān)管服務(wù)平臺(tái)從設(shè)計(jì)之初,就堅(jiān)持大范圍、寬口徑、多維度、細(xì)顆粒的理念,要求能夠完全覆蓋普陀區(qū)檔案歸集工作場景,全面監(jiān)管各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù),并從線上線下兩個(gè)歸集來源的維度考慮監(jiān)管需求,細(xì)化工作流程、分工、權(quán)限以織密監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)。
從管理范圍、監(jiān)管對象、監(jiān)管形式等多個(gè)維度入手,在應(yīng)用場景建設(shè)的設(shè)計(jì)層面確保立體全面。一是立檔單位全面覆蓋。將普陀區(qū)內(nèi)76家立檔單位全部納入檔案歸集智能監(jiān)管服務(wù)平臺(tái),進(jìn)一步豐富各立檔單位檔案工作信息,建立一支人員較穩(wěn)定、業(yè)務(wù)較嫻熟的檔案歸集隊(duì)伍,實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)立檔單位監(jiān)管全覆蓋。二是數(shù)據(jù)系統(tǒng)全面覆蓋。建立多跨協(xié)同辦理機(jī)制,將普陀區(qū)黨政機(jī)關(guān)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及檔案數(shù)字管理系統(tǒng)全部對接至檔案歸集智能監(jiān)管平臺(tái),獲取源頭文件和歸檔檔案數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息多跨集中分析處理。三是線上線下全面覆蓋。通過多跨協(xié)同機(jī)制,對黨政機(jī)關(guān)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及檔案數(shù)字管理系統(tǒng)等的線上文件數(shù)據(jù)進(jìn)行高頻次采集,并完善線下采集的傳統(tǒng)模式,對賬外文件等線下數(shù)據(jù)采用線上制發(fā)歸集清單的新模式進(jìn)行采集。在采集過程中,通過平臺(tái)制發(fā)歸集任務(wù)清單,指定線下要?dú)w集哪些文件,要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸集任務(wù),由此大大提高了檔案歸集效率,并將原先難以納入監(jiān)管范圍的賬外檔案納入進(jìn)來,實(shí)現(xiàn)線上線下全覆蓋。
監(jiān)管平臺(tái)從信息感知、數(shù)據(jù)處理、結(jié)果反饋等方面對歸集工作全流程進(jìn)行業(yè)務(wù)邏輯設(shè)計(jì),以高效集約的智能化業(yè)務(wù)流程節(jié)省人力資源。一是歸集信息自動(dòng)獲取。設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口,黨政機(jī)關(guān)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的文件信息通過數(shù)據(jù)接口定時(shí)推送至監(jiān)管平臺(tái)。平臺(tái)根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定的歸檔模型自動(dòng)將線上文件生成歸集任務(wù),并匹配歸集人員、落實(shí)歸集任務(wù)。二是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)分析。利用人工智能技術(shù)建立歸檔判斷依據(jù)模型,并以此為根據(jù),對獲取的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合性分析處理,避免了傳統(tǒng)的使用人工方式對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,極大地提高了數(shù)據(jù)處理效率。三是結(jié)果信息自動(dòng)反饋。監(jiān)管平臺(tái)將分析獲得的信息結(jié)果進(jìn)行角色匹配,通過浙政釘、數(shù)據(jù)駕駛艙等渠道反饋。與傳統(tǒng)人工方式相比,反饋數(shù)據(jù)清晰明了、精準(zhǔn)度高,便于后期數(shù)據(jù)加工。
檔案歸集監(jiān)管服務(wù)平臺(tái)需要細(xì)化管理指標(biāo),如細(xì)化至單份文件、單項(xiàng)任務(wù)、單個(gè)成員、單個(gè)監(jiān)管周期等。以疫情防控檔案歸集為例,在傳統(tǒng)模式下,省檔案局發(fā)文布置歸集任務(wù),各級檔案局層層轉(zhuǎn)發(fā)通知,要求相關(guān)單位開展歸集工作。檔案監(jiān)管部門只能通過實(shí)地督查了解這項(xiàng)工作的完成情況,上級部門只能通過下級部門上報(bào)的材料了解工作開展情況。而利用檔案歸集智能監(jiān)管服務(wù)平臺(tái),就會(huì)產(chǎn)生截然不同的效果:省檔案局發(fā)文之后,各單位將歸集任務(wù)納入歸集工作清單,有針對性地開展工作,從而保證檔案歸集的及時(shí)性、完整性和齊全性。同時(shí),每個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)程都會(huì)通過智能監(jiān)管平臺(tái)自動(dòng)反饋,使上級部門能夠?qū)崟r(shí)掌握歸集工作進(jìn)度,讓整個(gè)檔案歸集工作的開展公開透明,使這項(xiàng)工作的每個(gè)節(jié)點(diǎn)都有跡可循。利用檔案歸集智能監(jiān)管平臺(tái),歸集單位可以明確工作任務(wù)內(nèi)容,從而提高檔案歸集工作效率和檔案歸集質(zhì)量;監(jiān)管部門可以全面監(jiān)管檔案歸集工作開展,掌握檔案歸集情況,切實(shí)提高檔案工作治理能力。
基于黨政機(jī)關(guān)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù),以歸集場景作為切口,運(yùn)用人工智能機(jī)器學(xué)習(xí)作為核心技術(shù)驅(qū)動(dòng),開發(fā)組織隊(duì)伍建設(shè)、歸集數(shù)據(jù)展示、歸集任務(wù)管理、歸集技術(shù)幫助等功能,著力打造全局“一屏掌控”、政令“一鍵智達(dá)”、執(zhí)行“一貫到底”、服務(wù)“一網(wǎng)通辦”、監(jiān)督“一覽無余”等數(shù)字化協(xié)同工作場景[1]。依托浙政釘,打造符合普陀實(shí)際的智慧檔案管理模式,為黨政機(jī)關(guān)整體智治提供高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)支撐,真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息跨平臺(tái)監(jiān)管。
組織隊(duì)伍建設(shè)主要由立檔單位管理和歸檔隊(duì)伍管理兩部分組成。立檔單位管理主要是將全區(qū)立檔單位納入監(jiān)管范圍,管理其隊(duì)伍建設(shè)情況、檔案室建設(shè)情況、業(yè)務(wù)工作開展情況等信息;傳統(tǒng)模式下的文件收集作為歸檔的前置環(huán)節(jié),收集是否齊全、及時(shí)都將影響檔案工作的開展,因此增加“歸集員”角色,將歸檔環(huán)節(jié)前移,在應(yīng)歸檔文件擬定后由擬定人(即“歸集員”)直接開展歸檔工作,同時(shí)各立檔單位自行配置并賦予單位分管領(lǐng)導(dǎo)、科室領(lǐng)導(dǎo)、檔案員、歸集員對應(yīng)層級的職能權(quán)限,充實(shí)立檔單位歸集隊(duì)伍力量。
歸集數(shù)據(jù)展示由數(shù)據(jù)大屏、數(shù)據(jù)駕駛艙兩部分組成。數(shù)據(jù)大屏主要對檔案室建設(shè)情況、檔案歸集隊(duì)伍建設(shè)情況、各立檔單位線上線下文件歸集情況進(jìn)行展示,形成普陀區(qū)檔案歸集綜合管理全景一張圖,提供全量、可靠的數(shù)據(jù)服務(wù);數(shù)據(jù)駕駛艙主要對檔案工作各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行展示,包括立檔單位全宗建設(shè)情況、隊(duì)伍人員能力情況、檔案歸集門類數(shù)量情況等,對各立檔單位檔案工作情況進(jìn)行全方位展示與晾曬,為監(jiān)管部門線上執(zhí)法提供有效的檢查依據(jù)。
歸集任務(wù)管理分為線上文件智能評判和線下文件清單化管理。對于線上文件,基于各立檔單位往年的歸檔和不歸檔數(shù)據(jù),監(jiān)管平臺(tái)在自動(dòng)學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上,形成一種算法模型,以此來判斷線上文件是否需要?dú)w檔,并對人工判斷出現(xiàn)的錯(cuò)漏依托浙政釘進(jìn)行消息提醒,有效幫助歸集人員提高判斷的準(zhǔn)確率,防止重要文件遺漏或無價(jià)值文件占用檔案管理資源;對于線下文件,歸集智能監(jiān)管服務(wù)平臺(tái)制定了一套清單化管理的歸集模式,通過制發(fā)歸集任務(wù)清單,將線下文件歸集任務(wù)納入線上管理,明確賬外文件的歸集內(nèi)容和歸集時(shí)間要求,依托浙政釘消息向上逐級預(yù)警,做到重要文件及時(shí)歸集。
歸集技術(shù)幫助功能支持上傳在線教學(xué)音視頻、規(guī)范性文件等,為業(yè)務(wù)人員提供技術(shù)幫助。區(qū)檔案館制發(fā)歸集任務(wù)時(shí),可以將上傳的在線教學(xué)音視頻、具體規(guī)范文件與本次的任務(wù)清單進(jìn)行關(guān)聯(lián),為各立檔單位的檔案歸集員提供快捷指導(dǎo),使其在工作中遇到問題時(shí)能及時(shí)得到線上指導(dǎo),提高了工作效率。
普陀區(qū)檔案歸集智能監(jiān)管服務(wù)平臺(tái)建設(shè)貫徹?cái)?shù)字化改革創(chuàng)新理念,通過對方式、流程、手段、工具等進(jìn)行全局性、系統(tǒng)性、根本性重塑,用數(shù)字化智能模式描述業(yè)務(wù)工作。探索建立檔案歸集工作智能監(jiān)管新模式,構(gòu)建數(shù)字治理、科學(xué)精準(zhǔn)、協(xié)同高效的機(jī)關(guān)檔案歸集工作運(yùn)行體系。
檔案歸集智能監(jiān)管平臺(tái)秉持“智能輔助、機(jī)器監(jiān)管”的創(chuàng)新理念,通過拆解傳統(tǒng)歸集工作流程、研究分析問題癥結(jié),運(yùn)用數(shù)字化改革思維對癥下藥,以數(shù)字化手段重塑業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)。一是利用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息智能感知。平臺(tái)自動(dòng)獲取大數(shù)據(jù)中心共享開放的黨政機(jī)關(guān)協(xié)同辦公管理、檔案數(shù)字管理、浙政釘?shù)溶浖到y(tǒng)的數(shù)據(jù),并以“單位—科室—人員—文件”的樹形結(jié)構(gòu)智能匹配處理。二是以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),通過核心算法實(shí)現(xiàn)高效驅(qū)動(dòng)。監(jiān)管平臺(tái)將傳統(tǒng)的歸集工作流程進(jìn)行拆解、重構(gòu),通過核心算法自動(dòng)分析文件的歸檔價(jià)值,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化歸集監(jiān)管新模式。三是使用人工智能技術(shù),實(shí)現(xiàn)人機(jī)雙向智能反饋。平臺(tái)結(jié)合組織、隊(duì)伍、人員、任務(wù)等管理信息智能綜合分析檔案前、后端數(shù)據(jù),將結(jié)果信息精準(zhǔn)反饋至個(gè)人,提高業(yè)務(wù)人員信息反饋效率;同時(shí),人工判斷結(jié)果不斷反饋至平臺(tái),幫助平臺(tái)不斷完善核心算法。四是以數(shù)字化改革為引領(lǐng),創(chuàng)新打造歸集智能監(jiān)管的新模式。樹立檔案智慧管理的新理念,最大限度地輔助甚至代替人工進(jìn)行檔案歸集監(jiān)管工作。
一是采用“清單歸集、全數(shù)監(jiān)管”的創(chuàng)新機(jī)制。用數(shù)字化智能技術(shù)實(shí)時(shí)抓取歸集流程中形成的數(shù)據(jù)信息,全面掌握各立檔單位檔案歸集工作開展情況,打破以往檔案年檢存在的局限性。二是發(fā)布清單式歸集任務(wù),確保應(yīng)歸文件辦結(jié)即歸。在智能歸集模式中,創(chuàng)新使用清單發(fā)布?xì)w集任務(wù),明確歸集時(shí)間、內(nèi)容與歸集責(zé)任者,全面掌握文件歸集要素,為實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化監(jiān)管提供數(shù)據(jù)支撐。三是全面檢查立檔單位,盡數(shù)監(jiān)管源頭文件。在智能監(jiān)管模式中,檔案歸集智能監(jiān)管平臺(tái)利用人工智能技術(shù)可以評判每一份文件的歸檔價(jià)值,防止有價(jià)值的文件資料被遺漏;利用數(shù)字化管理手段追溯每一份文件的歸集者,從源頭規(guī)范檔案歸集工作,為豐富檔案資源建設(shè)提供數(shù)智保障;實(shí)時(shí)分析、匯總各立檔單位歸集的工作數(shù)據(jù),破解檔案年檢時(shí)間、空間受限以及檢查范圍覆蓋不全面的難題,真正實(shí)現(xiàn)從斷續(xù)、模糊的片面管理轉(zhuǎn)向全面精準(zhǔn)治理的機(jī)制創(chuàng)新。
一是形成“逐級管理、分級負(fù)責(zé)”的創(chuàng)新體制。創(chuàng)新塑造檔案歸集員這一新角色,使各立檔單位建立起一支符合檔案數(shù)字化管理要求的檔案歸集隊(duì)伍,組織隊(duì)伍架構(gòu)數(shù)字化,明確歸集責(zé)任主體,形成層級架構(gòu)清晰明了、職責(zé)分工科學(xué)合理、歸集任務(wù)落實(shí)到人的規(guī)范化隊(duì)伍管理體制。二是推動(dòng)文件歸集責(zé)任到人、科室任務(wù)主動(dòng)履責(zé)。以體制創(chuàng)新促進(jìn)歸集工作機(jī)制創(chuàng)新,在健全的組織架構(gòu)基礎(chǔ)上強(qiáng)化層級負(fù)責(zé)人管理職能,制定配套隊(duì)伍管理制度,營造檔案歸集數(shù)字化管理良好環(huán)境。從以往由檔案員一人向各科室索要文件進(jìn)行歸集改為各科室主動(dòng)歸集、單位內(nèi)部形成監(jiān)管機(jī)制,確保檔案歸集工作在開展過程中“有人去管”“有人可找”。
當(dāng)前,浙江省數(shù)字化改革正如火如荼推進(jìn)中。普陀區(qū)檔案館將繼續(xù)采取有效舉措搶抓數(shù)字化改革先機(jī),聚焦源頭文件歸集為黨政機(jī)關(guān)整體智治提供技術(shù)支撐,構(gòu)建上下貫通、整體一盤棋的檔案歸集治理體系,為推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)普陀智慧,全力發(fā)揮檔案事業(yè)在服務(wù)數(shù)字化改革中的積極作用。