信息化時(shí)代我國(guó)高職院校檔案管理模式研究綜述

趙飛飛

（山東職業(yè)學(xué)院 山東濟(jì)南 250101）

當(dāng)前階段，大部分高職院校在開(kāi)展學(xué)生檔案管理工作過(guò)程中，仍然存在著對(duì)該項(xiàng)工作認(rèn)知不到位、相應(yīng)的管理機(jī)制匱乏、工作人員技能水平較低等多方面的問(wèn)題，需要各部門(mén)加強(qiáng)對(duì)這些問(wèn)題的研究分析才能更好地提升檔案管理質(zhì)量，確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。信息化時(shí)代下高職院校檔案管理可以有效服務(wù)社會(huì)，是我國(guó)重要的資源組成部分，因此在進(jìn)行管理時(shí)不僅需要保證檔案的完整性，還要使得查找時(shí)有跡可循，減少工作量。而檔案的信息化建設(shè)便可以很好地滿足這一點(diǎn)，通過(guò)大數(shù)據(jù)的資源共享和數(shù)據(jù)量大等特性，來(lái)更好地將檔案儲(chǔ)存簡(jiǎn)單化[1]。

一、高職院校檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性

在信息化時(shí)代背景下，可以借助信息技術(shù)來(lái)解決紙質(zhì)檔案的不足，保證當(dāng)下時(shí)代高職院校檔案管理的有效性和準(zhǔn)確度，具體主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。首先，信息化建設(shè)可以讓檔案以非常完全的數(shù)據(jù)庫(kù)作為信息基礎(chǔ)，極大程度地減輕了工作人員的工作量，不管是新信息的整理還是收集，相對(duì)于過(guò)去都有不小的改善，工作人員的檔案管理有效性有了明顯的提高。其次，將檔案進(jìn)行信息化處理可以改變傳統(tǒng)修改信息時(shí)存在的缺乏，可以更好地保證檔案的整潔性，減少修訂的工作量，保證檔案的準(zhǔn)確性，避免為后續(xù)的查找與翻閱帶來(lái)困難。此外，信息化的檔案管理相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存的時(shí)間會(huì)更加長(zhǎng)久，而且信息的保存量上往往會(huì)更加完整，傳統(tǒng)檔案如果保存不當(dāng)，可能會(huì)出現(xiàn)遺漏或者丟失，所以相對(duì)而言，電子檔案會(huì)更加的精準(zhǔn)和便捷。因此，檔案信息化建設(shè)在高職院校的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中非常重要，進(jìn)行檔案的信息化管理是非常有必要的。

二、新媒體對(duì)高職院校檔案管理帶來(lái)的改變

1.由煩瑣轉(zhuǎn)向高效化工作

傳統(tǒng)的高職院校檔案管理是以人力為主，比較煩瑣，而且都是紙質(zhì)的文件，偏向于實(shí)體管理。在當(dāng)今信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息化管理占據(jù)了主要地位，高職院校檔案管理堅(jiān)定了以人為本的理念，對(duì)人力資源有很大的作用。隨著信息化的普及，檔案管理和建立用戶可以更高效地更新信息，在降低工作煩瑣程度上保障了信息的準(zhǔn)確性和高效化。

2.由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向了媒體化管理

隨著電子信息的發(fā)展，以前的管理方式逐漸不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，管理起來(lái)較為麻煩，這就需要對(duì)檔案信息進(jìn)行合理管理。由以前的單一傳統(tǒng)的管理方式變?yōu)閷?zhuān)業(yè)的媒體化管理。增加硬件設(shè)備，提升軟件設(shè)施，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，更大發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

3.從區(qū)域性管理轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化管理

高職院校檔案館收藏了大量原始檔案，并且均以紙質(zhì)檔案為主，以收集內(nèi)容和坐等上門(mén)提供數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行服務(wù)，服務(wù)內(nèi)容過(guò)于單一，服務(wù)方式不適合新時(shí)代發(fā)展，并且更新速度緩慢。這就體現(xiàn)出了新媒體的優(yōu)勢(shì)。新媒體依托網(wǎng)絡(luò)通信、計(jì)算機(jī)數(shù)字技術(shù)構(gòu)建了一個(gè)多樣性、多元化的信息系統(tǒng)。系統(tǒng)資源豐富并且傳播面廣，傳播速度較快，可以向社會(huì)傳播最新信息[2]。

三、目前信息化時(shí)代下對(duì)我國(guó)高職院校檔案管理的影響

1.協(xié)調(diào)機(jī)制不統(tǒng)一

高職院校隸屬問(wèn)題對(duì)高職院校的管理以及運(yùn)行會(huì)帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的影響，不同的高職院校所屬的行政部門(mén)各不相同，導(dǎo)致高職院校的管理體制產(chǎn)生了分散的領(lǐng)導(dǎo)狀態(tài)，這種現(xiàn)象很容易造成許多高職院校在檔案管理時(shí)獨(dú)自為戰(zhàn)，被分割成若干塊之后，各高職院校也有各自的檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)在檔案管理的過(guò)程中進(jìn)行自我完善，通過(guò)自我發(fā)展來(lái)進(jìn)行高職院校檔案管理。很顯然，這種無(wú)法在資源上進(jìn)行共享的行為很大程度上導(dǎo)致了高職院校檔案管理改革舉步維艱，無(wú)法得到有效的突破性發(fā)展，許多高職院校也意識(shí)到資源不共享所帶來(lái)的弊端，但僅僅是從意識(shí)上有所認(rèn)同，卻很少展開(kāi)實(shí)質(zhì)的行動(dòng)，其中主要的原因可能是當(dāng)前我國(guó)還沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)業(yè)的機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃或協(xié)調(diào)高職院校檔案現(xiàn)代化資源共享的工作，使得這種協(xié)調(diào)機(jī)制只停留在表面。許多高職院校的檔案管理依然還是采取過(guò)去的管理模式，封閉式管理還是主流，對(duì)現(xiàn)代化的管理手段不重視，使得檔案管理的軟件和硬件不能夠得到及時(shí)的更換，還有數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，都處在相對(duì)來(lái)說(shuō)比較低的水平，使得高職院校在檔案管理中造成大量人力和財(cái)力的損失，卻依然沒(méi)有收到很好的管理效果，同樣也會(huì)影響高職院校檔案管理現(xiàn)代化的改革步伐，使得高職院校檔案管理的自動(dòng)化進(jìn)程放緩。

2.管理人員綜合素質(zhì)及技術(shù)水平較低

從學(xué)生管理工作人員的綜合素質(zhì)及管理水平來(lái)看，人員方面的問(wèn)題也比較嚴(yán)重，由于部分高職院校對(duì)于學(xué)生管理方面的意識(shí)較為薄弱，沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)化的工作人員進(jìn)行檔案的管理，使得在學(xué)生管理方面的工作人員同時(shí)身兼數(shù)職，而且對(duì)具體的檔案管理方式以及工作方法沒(méi)有更加全面的了解，在具體管理過(guò)程中存在著學(xué)生檔案信息錯(cuò)亂或者位置擺放不對(duì)等各種不良情形，給學(xué)生檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性帶來(lái)了不利影響。除此之外由于缺乏專(zhuān)業(yè)化的檔案管理工作人員，使得該方面的工作效率處于較低的狀態(tài)，學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理工作的不重視，使得該方面的資金投入力度較小，因此即使有工作人員進(jìn)行管理工作，但該部分工作人員缺乏培訓(xùn)機(jī)會(huì)，難以了解當(dāng)前時(shí)期對(duì)高職院校學(xué)生檔案管理工作的新要求、新變化，自身的理論知識(shí)以及管理技能，也無(wú)法隨著時(shí)代發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的更新，降低了整個(gè)管理隊(duì)伍的工作水準(zhǔn)。

3.數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后

各高職院校在檔案管理過(guò)程中，通過(guò)不斷的發(fā)展已經(jīng)擁有了規(guī)模不等的數(shù)據(jù)庫(kù)。各高職院校在檔案管理的過(guò)程中是各自為戰(zhàn)的方式，使得各高職院校在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，會(huì)有許多急功近利的想法，浮躁心理非常嚴(yán)重，這些數(shù)據(jù)庫(kù)滯后的表現(xiàn)主要在以下這些方面。首先，是沒(méi)有一個(gè)整體性，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，更多的是自給自足，僅僅局限于本校，規(guī)模相對(duì)來(lái)說(shuō)較小；其次，標(biāo)準(zhǔn)化程度無(wú)法與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化相比，類(lèi)型不多，許多高職院校還出現(xiàn)建設(shè)方面的重復(fù)性，造成資源的浪費(fèi)；最后，在數(shù)據(jù)控制上沒(méi)有規(guī)范，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行商業(yè)發(fā)展。這些數(shù)據(jù)如果只限于本校使用的話，就會(huì)使數(shù)據(jù)的利用率大大下降，影響數(shù)據(jù)庫(kù)的價(jià)值利用[3]。此外，還有一個(gè)現(xiàn)象是，許多高職院校在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，僅僅是進(jìn)行條目數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，很難在具體的數(shù)據(jù)信息上有表現(xiàn)，使得用戶的具體要求就無(wú)法得到滿足，有些高職院校雖然進(jìn)行了聯(lián)網(wǎng)，但是僅僅提供了對(duì)主頁(yè)的訪問(wèn)，并不能進(jìn)行資源共享。

4.高職院校檔案管理經(jīng)費(fèi)投入較低

在高職院校檔案管理當(dāng)中，硬件設(shè)施正在不斷地得到提高，但是軟件建設(shè)上還沒(méi)有跟上現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。無(wú)論是檔案管理的硬件建設(shè)還是軟件使用都需要資金的投入，然而，經(jīng)過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許多高職院校在檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過(guò)程中投入的資金相對(duì)有限，同時(shí)也沒(méi)有更多的資金去購(gòu)置更好的硬件來(lái)達(dá)到高起點(diǎn)的檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)設(shè)備的更新不及時(shí)，從而阻礙了高職院校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。

四、信息化時(shí)代我國(guó)高職院校檔案管理模式應(yīng)用策略

1.引起領(lǐng)導(dǎo)層重視

要做好高職院校檔案管理信息化建設(shè)，可以讓更為完善的信息化管理來(lái)發(fā)揮檔案的新媒體價(jià)值。要使該價(jià)值有效地引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的重視，不僅要讓領(lǐng)導(dǎo)層重視，同時(shí)也要讓每個(gè)部門(mén)的工作人員意識(shí)到，積極配合信息化建設(shè)可以有效地讓各工作崗位獲得更專(zhuān)業(yè)的信息支持，提升工作的便捷性。通過(guò)專(zhuān)業(yè)信息化建設(shè)，在各有關(guān)系統(tǒng)賬戶的運(yùn)用下就可以有效輕松搜索獲取工作所需的檔案資料，避免花精力去實(shí)體空間尋找，或者拜托他人尋找。引起所有工作人員的重視，可以得到更多人員的支持，為檔案管理信息化建設(shè)鋪平道路。領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可則可以有效促使其他部門(mén)工作人員配合有關(guān)工作的開(kāi)展。

2.搭建信息化檔案管理的架構(gòu)保障

建設(shè)專(zhuān)業(yè)化的學(xué)生檔案管理環(huán)境，同時(shí)建設(shè)相應(yīng)的管理規(guī)章制度，可以保障整個(gè)檔案管理工作的順利開(kāi)展以及推進(jìn)。比如：針對(duì)當(dāng)前階段檔案管理較為混亂的情形，學(xué)校在今后的工作中就要重視對(duì)內(nèi)部管理情況的改善，在管理階層以及學(xué)生群體當(dāng)中，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作重要性的宣傳力度，使學(xué)生以及工作人員意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性以及必要性，從而在規(guī)范相關(guān)流程的基礎(chǔ)上，提升學(xué)生對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度。對(duì)于管理工作過(guò)程當(dāng)中所涉及的規(guī)章機(jī)制也要進(jìn)行相應(yīng)的健全完善，針對(duì)學(xué)生檔案管理工作過(guò)程中，可能涉及的各種情況提前做好預(yù)備方案，建立完善的檔案管理流程。第一，要做好前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的完善工作[4-5]。信息化檔案管理模式依靠于操作性高的前端業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，已然是公認(rèn)的事實(shí)了。而高職院校的各相關(guān)部門(mén)及學(xué)生組織的電子文件管理也應(yīng)當(dāng)自上層就施行好設(shè)計(jì)方面的工作，對(duì)于電子文件的源頭管理做好具有科學(xué)性及實(shí)用性的計(jì)劃。尤其是針對(duì)電子文件流動(dòng)過(guò)程中的紙質(zhì)文件，更要做好適當(dāng)?shù)慕槿牍ぷ骷靶ЯΦ拇_認(rèn)工作。

3.加強(qiáng)檔案管理利用

檔案管理更多的是方便以后的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，所以相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)以提高檔案的服務(wù)質(zhì)量為根本，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行工作。首先，在信息技術(shù)的幫助下，為了方便檔案快速查找，需要對(duì)檔案進(jìn)行編目、檢索等工作，相關(guān)技術(shù)人員還可以設(shè)計(jì)一定的檢索工具，以此來(lái)完善檢索系統(tǒng)，提高檔案查找效率。其次，為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，在進(jìn)行管理時(shí)需要從不同方面來(lái)建立單獨(dú)的管理空間。第一，需要建立特定的檔案室，給管理人員提供更好的管理空間，也可以方便信息化檔案的儲(chǔ)存，避免外界環(huán)境對(duì)檔案造成破壞。第二，需要進(jìn)行檔案的備份，進(jìn)行有效的微縮，以此來(lái)減少儲(chǔ)存空間。當(dāng)然，除此之外，相關(guān)工作人員還需要將檔案進(jìn)行有效的分類(lèi)，并且可以及時(shí)對(duì)一些損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)，以此來(lái)增加其保存時(shí)間。

4.提升工作人員管理能力，建設(shè)專(zhuān)業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)

由于檔案管理工作的內(nèi)容較廣，而且涉及的部門(mén)較多，因此就需要建立專(zhuān)門(mén)的工作部門(mén)，與其他部門(mén)或組織之間進(jìn)行相互配合，才能更好地實(shí)現(xiàn)集中化專(zhuān)業(yè)化的檔案管理。在今后的工作中，學(xué)校針對(duì)于工作人員方面就需要做出相應(yīng)的改進(jìn)，形成專(zhuān)業(yè)化的骨干管理隊(duì)伍，與此同時(shí)給予工作人員定期的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，幫助工作人員豐富理論知識(shí)，更好地了解新時(shí)期對(duì)學(xué)生檔案管理工作的新要求，只有在理論知識(shí)豐富的基礎(chǔ)上，工作人員才能更好地結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新性發(fā)展。檔案管理工作較為復(fù)雜，僅依靠專(zhuān)職檔案管理人員難以在短時(shí)間內(nèi)將如此繁重的任務(wù)高效完成，需要其他部門(mén)以及相關(guān)人員的共同幫助，因此高職院校要注重檔案管理的專(zhuān)業(yè)化以及兼職化，建設(shè)成專(zhuān)、兼職相結(jié)合的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。

5.確保合同檔案信息化的發(fā)展與利用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，針對(duì)高職院校而言，在建立信息化管理的過(guò)程中，需要將合同檔案中的不同數(shù)據(jù)進(jìn)行掌握，并熟悉其具體情況，從而能夠科學(xué)合理地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)于各類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總分析和應(yīng)用，從而提高其管理監(jiān)督的作用，降低檔案管理的錯(cuò)誤率，進(jìn)而為合同管理工作的有序推進(jìn)奠定基礎(chǔ)。高職院校今后的發(fā)展、建設(shè)過(guò)程中需要更加關(guān)注各類(lèi)數(shù)據(jù)的重要性和必要性，對(duì)于相對(duì)應(yīng)的歷史信息發(fā)展規(guī)律，要深入地挖掘和有效地應(yīng)用，充分體現(xiàn)出合同檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值，這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，要更加科學(xué)有序地分析和利用各類(lèi)歷史數(shù)據(jù)，找到自身存在的問(wèn)題或者缺陷[6]。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中利用高職院校信息化合同檔案管理模式，能夠更加科學(xué)、細(xì)致的分析與研究各種歷史數(shù)據(jù)，方便高職院校及時(shí)找到自身所具有的優(yōu)勢(shì)、缺陷，明確數(shù)據(jù)與信息之間所存在的隱性關(guān)聯(lián)，進(jìn)而能夠在高職院校內(nèi)部更好地傳遞信息和共享信息資源，將檔案數(shù)據(jù)所具有的真正意義充分體現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)而確保高職院校在合同管理等項(xiàng)目方面有更加良好的進(jìn)展，在合同檔案管理水平、管理效率方面進(jìn)一步提升，利用各類(lèi)合同檔案資源，推動(dòng)高職院校平穩(wěn)有序地發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高職院校檔案管理信息化建設(shè)可以更好地讓有關(guān)工作與時(shí)俱進(jìn)。但是在實(shí)際的處理中，也會(huì)因?yàn)槎喾N多樣的阻力導(dǎo)致價(jià)值無(wú)法充分運(yùn)用，甚至導(dǎo)致資源閑置浪費(fèi)。信息時(shí)代下的檔案管理有了更多的機(jī)遇，但是同時(shí)也面臨更大的挑戰(zhàn)，所以高職院校在進(jìn)行檔案管理時(shí)必須要有針對(duì)性地實(shí)行某種策略，從而有效解決管理中存在的不足[7]。