檔案管理中二維碼技術(shù)應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)管控研究

劉社文/安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館

檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案[1]。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，我們正在步入一個(gè)全新的時(shí)代，以人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算以及5G等技術(shù)為代表的新一代信息技術(shù)引領(lǐng)的產(chǎn)業(yè)變革愈演愈烈，正在不斷改變著這個(gè)世界的連接方式，也使檔案工作的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了深刻變化。其中，信息化成為檔案工作未來(lái)的重點(diǎn)發(fā)展方向。早在2003年5月，時(shí)任浙江省委書(shū)記習(xí)近平同志到浙江省檔案局（館）考察，強(qiáng)調(diào)“要提高檔案信息化水平, 運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)做好檔案管理工作”[2]。2021年1月1日正式實(shí)施的新修訂《檔案法》新增“檔案信息化建設(shè)”專(zhuān)章[3]，標(biāo)志著信息化建設(shè)已上升為法律原則。信息化戰(zhàn)略部署以及現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅為檔案工作帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，其催生出的新的檔案記錄形式和管理方式，以及檔案利用場(chǎng)景的碎片化和泛在化，同樣對(duì)檔案工作形成了巨大挑戰(zhàn)。二維碼作為一種全新的信息存儲(chǔ)、傳遞和識(shí)別技術(shù)，系統(tǒng)化的應(yīng)用有助于推動(dòng)檔案工作從傳統(tǒng)的載體管理向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，也是新時(shí)代環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的一把“利器”。它在推動(dòng)線上與線下融合發(fā)展、加強(qiáng)供需鏈接以及促進(jìn)檔案高效管理和有效利用等方面，展現(xiàn)了巨大的應(yīng)用潛力。

二維碼技術(shù)誕生于20世紀(jì)末，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的繁榮和便攜式智能終端的普及而廣泛應(yīng)用到信息傳遞、產(chǎn)品溯源、移動(dòng)支付、身份識(shí)別、定位導(dǎo)航、電子憑證、內(nèi)容推送等我們耳熟能詳?shù)男袠I(yè)和領(lǐng)域[4]。在日常的生活、學(xué)習(xí)與工作中，越來(lái)越多的人習(xí)慣于通過(guò)“掃一掃”的方式來(lái)獲取信息。在檔案工作中，二維碼技術(shù)在文件歸檔、檔案檢索和庫(kù)房管理等方面得到了初步應(yīng)用，取得了一定成效。相關(guān)人員利用智能設(shè)備中的二維碼識(shí)別程序?qū)ο鄳?yīng)的二維碼進(jìn)行識(shí)讀，即可登錄檔案網(wǎng)站瀏覽和借閱檔案，甚至還可以評(píng)論?？梢?jiàn)，二維碼不僅縮短了利用者與檔案之間的距離，而且大大增加了互動(dòng)性、趣味性和可擴(kuò)展性[5]。實(shí)踐興起的同時(shí)，相關(guān)理論研究也逐漸受到國(guó)內(nèi)外學(xué)者的重視。K. Doughty認(rèn)為，二維碼等非文本界面的興起與應(yīng)用有助于更好地向利用者展示藏品的信息與內(nèi)容[6]。A. Haworth等從可訪問(wèn)性的角度指出，二維碼的一個(gè)突出優(yōu)勢(shì)是不會(huì)因按錯(cuò)鍵而出錯(cuò)，可以快速而準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)利用者與藏品的對(duì)接[7]。P. Williams 等學(xué)者的研究從側(cè)面揭示了二維碼在降低藏品利用者信息檢索知識(shí)與技能要求方面的作用[8]。國(guó)內(nèi)方面，張倩關(guān)注了二維碼在檔案信息智能檢索中的作用，并提出了相應(yīng)的策略和方法[9]。姜春芳探索了二維碼在水文檔案管理中的應(yīng)用[10]。蔣術(shù)就檔案管理實(shí)際對(duì)條形碼、二維碼和RFID技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行了比較，提出條形碼、二維碼和RFID在檔案管理中的應(yīng)用策略和建議[11]。程春雨分析了二維碼在檔案機(jī)讀目錄信息異質(zhì)備份方面的價(jià)值，并闡述了二維碼碼制選擇和檔案機(jī)讀目錄二維碼轉(zhuǎn)換[12]。以上研究認(rèn)可了二維碼在檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值，也為二維碼在檔案管理中的應(yīng)用提供了有益參考，但這些研究多僅限于某一類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案，或是檔案管理中的某一個(gè)環(huán)節(jié)，沒(méi)有全面地、分門(mén)別類(lèi)地厘清二維碼技術(shù)在整個(gè)檔案管理流程中的應(yīng)用，在檔案管理不同環(huán)節(jié)中二維碼碼制選擇上也缺乏專(zhuān)門(mén)的、系統(tǒng)的研究，對(duì)檔案管理中二維碼運(yùn)用可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)更是缺乏足夠關(guān)注?；诖?，筆者在吸收前人研究成果基礎(chǔ)上，深入檔案管理工作的整個(gè)流程，全面且系統(tǒng)地解析不同情境下二維碼應(yīng)用的選擇及風(fēng)險(xiǎn)避控，希望為二維碼在檔案管理應(yīng)用方面的理論研究與實(shí)踐創(chuàng)新補(bǔ)充知識(shí)增量。

1 二維碼的技術(shù)解讀與特點(diǎn)闡釋

1.1 二維碼的結(jié)構(gòu)與原理

二維碼在國(guó)外通常被稱(chēng)為Quick Response Code（簡(jiǎn)稱(chēng)QR Code），由豐田子公司Denso Wave于1994年在日本發(fā)明，最初應(yīng)用于汽車(chē)零部件的跟蹤和在制造過(guò)程中的快速掃描[13]。2000年6月，二維碼被批準(zhǔn)為ISO國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（ISO/IEC18004）[14]。傳統(tǒng)上，二維碼是在一定的矩形區(qū)域范圍內(nèi)，沿著平面二維方向用黑白相間的圖案表示信息的幾何圖形。一個(gè)二維碼符號(hào)由功能圖形和編碼區(qū)域兩個(gè)部分組成，功能圖形主要起到定位和定義版本信息、格式信息等作用，而編碼區(qū)域負(fù)責(zé)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)編碼信息。所有功能圖形區(qū)域都被空白區(qū)域包圍用于與編碼區(qū)域區(qū)分。除此之外，二維碼的外圍還留有一圈空白區(qū)，主要是為了便于識(shí)別而存在。二維碼能夠滿足更大存儲(chǔ)容量和更好可讀性的需求，原因在于它同時(shí)包含垂直和水平方面的數(shù)據(jù)，而且三角位置方向模式又可實(shí)現(xiàn)任意方向的讀取，大幅提升了便利性[15]。

1.2 二維碼的特色與優(yōu)勢(shì)

二維碼的特殊結(jié)構(gòu)決定了其相對(duì)一維碼而言具有更多的優(yōu)勢(shì)和應(yīng)用價(jià)值。與一維碼相比，二維碼具有信息存儲(chǔ)量大、信息存儲(chǔ)內(nèi)容更加多樣化、保密性和防偽性更高、糾錯(cuò)容錯(cuò)能力更強(qiáng)、識(shí)別率和穩(wěn)定性更好等特點(diǎn)，能夠更好地與智能手機(jī)移動(dòng)終端相結(jié)合，有利于形成更好的互動(dòng)性和體驗(yàn)感。正是這些優(yōu)勢(shì)賦予了二維碼更容易將個(gè)體鏈接到信息源的能力，也使其成為移動(dòng)環(huán)境下檔案管理和利用的理想工具。

1.3 二維碼的類(lèi)型與差異

目前，在二維碼符號(hào)表示技術(shù)方面已經(jīng)研制出多種碼制，類(lèi)型多達(dá)幾十種。最常用的二維碼有QR碼、Data Matrix碼和PDF417碼，其次是Maxi Code碼、Code16K碼和Code49碼。它們的外觀樣式略有不同，但這些二維碼的密度都比傳統(tǒng)的一維碼有了較大提高。技術(shù)屬性方面的不同又進(jìn)一步?jīng)Q定了不同類(lèi)型二維碼在性能方面也存在著較大的差異。因此，要確保二維碼的應(yīng)用效果，必須深度結(jié)合檔案管理工作的具體情境，有針對(duì)性地對(duì)二維碼進(jìn)行選擇。

2 檔案管理不同情境下二維碼的應(yīng)用選擇

作為一種新的技術(shù)手段，二維碼技術(shù)在存儲(chǔ)、檢索、糾錯(cuò)、保密、宣傳等方面展現(xiàn)出的優(yōu)勢(shì)，有利于推動(dòng)數(shù)字檔案館智能化建設(shè)，拓展數(shù)字檔案館檔案管理和利用方式，提高數(shù)字檔案館的服務(wù)能力和水平。其最重要的應(yīng)用價(jià)值是在不影響原有檔案和檔案管理的前提下，無(wú)縫嵌入紙質(zhì)檔案和電子檔案管理中，有效將紙質(zhì)檔案和電子檔案收、管、用融為一體。這既符合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理的新要求，也是新時(shí)期檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的舉措[16][17]。系統(tǒng)來(lái)看，二維碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用具體體現(xiàn)在物與物的鏈接、人與人的鏈接以及云到端的鏈接3個(gè)不同的情境中。

2.1 物與物的鏈接

2.1.1 檔案實(shí)體之間的鏈接

二維碼不僅能夠存儲(chǔ)檔案來(lái)源、檔號(hào)、內(nèi)容描述、形式特征、電子屬性、數(shù)字化屬性、存放位置等實(shí)體檔案的元數(shù)據(jù)信息，還可以將檔案在收集、整理、上架和日常管理過(guò)程中的其他信息一并存儲(chǔ)于其中。因此，從實(shí)體空間來(lái)看，首先，二維碼可以將不同立卷部門(mén)生成的同一主題檔案通過(guò)檔號(hào)有效地鏈接在一起，便于系統(tǒng)查詢(xún)利用。其次，二維碼可以鏈接實(shí)體檔案和檔案柜、密集架等信息，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案定位管理。最后，實(shí)體檔案上的二維碼可以存儲(chǔ)檔案日常保管信息，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與檔案設(shè)備之間的鏈接。

2.1.2 實(shí)體檔案和電子檔案之間的鏈接

二維碼作為一種現(xiàn)代管理方式，通過(guò)實(shí)體檔案和電子檔案之間的鏈接，能夠降低雙套制管理的復(fù)雜度。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案界對(duì)電子檔案單套制管理模式進(jìn)行了有益探索，有些檔案部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始嘗試對(duì)原生電子文件采用單套制的管理模式。這也是未來(lái)檔案管理的一種趨勢(shì)。然而由于我國(guó)檔案信息化建設(shè)水平參差不齊和檔案管理方式存在差異，今后很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)我國(guó)仍將采取實(shí)體檔案（如紙質(zhì)和其他載體）和電子檔案雙套制的管理模式。這就要求檔案管理者在整理實(shí)體檔案的同時(shí)，還要管理相應(yīng)的電子檔案，并為二者建立一定的聯(lián)系，使之一一對(duì)應(yīng)。這將會(huì)大幅增加檔案部門(mén)的工作量和工作難度。二維碼技術(shù)因其便捷的特性，能夠?yàn)槊糠蓦娮訖n案實(shí)時(shí)生成唯一的二維碼。檔案工作者將二維碼直接打印或者粘貼在實(shí)體檔案上即可有效解決電子檔案和紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的問(wèn)題。因此，這種做法可以切實(shí)減輕檔案整理的工作量，有效降低與日俱增的檔案數(shù)量給檔案部門(mén)帶來(lái)的工作壓力。

2.1.3 物與物鏈接中二維碼的選擇

第一，實(shí)體檔案上二維碼的選擇。二維碼應(yīng)用于傳統(tǒng)載體檔案管理，是將二維碼直接打印或粘貼在傳統(tǒng)載體檔案上，通過(guò)掃描二維碼來(lái)了解該卷（件）檔案的主要信息，起到方便檢索、便于管理的作用。眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理軟件在著錄項(xiàng)目字節(jié)設(shè)置上，都有一定的局限，不能滿足管理者對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行盡可能全面描述。如教學(xué)檔案中的成績(jī)往往是按照一個(gè)班級(jí)或者一個(gè)專(zhuān)業(yè)進(jìn)行裝訂整理的，傳統(tǒng)檔案管理軟件無(wú)法完全揭示所有學(xué)生姓名等信息；文書(shū)檔案中人員任免文件，在涉及很多人時(shí)，傳統(tǒng)著錄很難錄全。這或多或少會(huì)給檔案查詢(xún)利用工作帶來(lái)障礙。這種場(chǎng)景下二維碼的選擇要考慮以下幾個(gè)因素：首先，存儲(chǔ)容量要求高，能反映檔案內(nèi)容摘要和目錄等信息，尤其是字符型信息。其次，為確保利用過(guò)程中的便利性，所采用的二維碼能夠被專(zhuān)用設(shè)備和手機(jī)支持。最后，存在多次借出的情況，二維碼有可能在借閱過(guò)程中變得模糊、發(fā)生污損，所以對(duì)糾錯(cuò)能力有一定要求。對(duì)比各種二維碼的屬性，發(fā)現(xiàn)QR碼最為合適。

第二，檔案裝具上二維碼的選擇。二維碼主要應(yīng)用于檔案資料的統(tǒng)計(jì)及反映盒內(nèi)檔案目錄和齊全完整情況。通過(guò)與檔案管理系統(tǒng)中信息的有效鏈接，檔案管理人員掃描檔案盒上的二維碼就能清楚地知道盒內(nèi)的檔案目錄是否齊全、是否有借出未還的情況。這種應(yīng)用場(chǎng)景下，二維碼張貼的位置是在檔案盒背脊上。二維碼的選擇要考慮以下因素：一是受到檔案盒空間大小的限制，二維碼應(yīng)盡可能做到小巧、美觀，不能太大。二是二維碼里面存儲(chǔ)的信息一般是該檔案盒里各案卷（件）的目錄、檔號(hào)和相關(guān)借閱變動(dòng)信息，存儲(chǔ)容量不需要太大。三是涉及檔案統(tǒng)計(jì)工作，工作量比較大，對(duì)識(shí)別速度要求比較高。四是這些檔案裝具長(zhǎng)期保存在檔案庫(kù)房的檔案柜中，一般不會(huì)有污損的情況，所以糾錯(cuò)能力要求不高。對(duì)比各種二維碼的屬性，發(fā)現(xiàn)DataMatrix碼最為合適。

2.2 人與人的鏈接

2.2.1 檔案形成者與檔案管理者間的鏈接

從檔案的定義中可以看出，檔案形成于國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人是檔案的形成者。檔案形成者歸檔工作的好壞直接影響檔案和檔案工作的質(zhì)量。檔案管理者在做好日常指導(dǎo)工作、加強(qiáng)前端控制的同時(shí)，還可以利用微信公眾號(hào)做好主動(dòng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。檔案形成者通過(guò)掃描二維碼信息進(jìn)入公眾號(hào)就能查詢(xún)檔案收集、分類(lèi)、組卷、編號(hào)等相關(guān)規(guī)章制度，通過(guò)微視頻能了解檔案實(shí)操相關(guān)信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)答疑解惑實(shí)現(xiàn)檔案形成者和管理者之間的互動(dòng)，從而把指導(dǎo)人員從疲于應(yīng)付大量的重復(fù)性指導(dǎo)和電話答疑中解放出來(lái)，既節(jié)省了時(shí)間和費(fèi)用，又使指導(dǎo)人員有更多的精力思考解決個(gè)性和典型性問(wèn)題，拓寬了提供優(yōu)質(zhì)業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)的空間[18]。

2.2.2 檔案管理者與檔案利用者間的鏈接

檔案管理人員經(jīng)過(guò)收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研等工作環(huán)節(jié)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，為檔案的利用奠定良好的基礎(chǔ)。利用者利用檔案是檔案應(yīng)用于實(shí)踐，反過(guò)來(lái)指導(dǎo)社會(huì)實(shí)踐的過(guò)程。檔案管理者通過(guò)二維碼鏈接，向利用者推送館藏、檔案編研、展覽、利用注意事項(xiàng)等信息，做到有的放矢，避免利用者盲目查詢(xún)。此外，檔案管理者還可以根據(jù)二維碼收集的利用者利用檔案信息的行為特征、習(xí)慣、興趣、角色等信息[19]，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析不同人群的檔案利用需求，為利用者提供更加精準(zhǔn)的信息，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、人性化、個(gè)性化的智能推送服務(wù)[20]。

2.2.3 人與人鏈接間二維碼的選擇

這種情境下二維碼的選擇要考慮以下幾個(gè)因素：首先，作為人與人之間鏈接的有效手段，其內(nèi)容應(yīng)該比較豐富，對(duì)存儲(chǔ)容量要求高，尤其是字符型信息。其次，為方便溝通交流，所采用的二維碼能夠被專(zhuān)用設(shè)備和手機(jī)支持。對(duì)比各種二維碼的屬性，發(fā)現(xiàn)QR碼最為合適。

2.3 云到端的鏈接

2.3.1 檔案服務(wù)的線上與線下融合

二維碼作為一種新技術(shù)手段，是連接線上線下檔案利用的重要橋梁和紐帶。提供檔案利用服務(wù)是體現(xiàn)檔案價(jià)值的重要方式?，F(xiàn)今很多檔案部門(mén)都已同步開(kāi)展了線下檔案實(shí)體服務(wù)和線上檔案虛擬服務(wù)。在實(shí)行檔案線上和線下服務(wù)時(shí)，也存在一些問(wèn)題。檔案線上服務(wù)往往缺乏相應(yīng)的線下服務(wù)作支撐，造成線上服務(wù)的能力和提供的信息十分有限；同時(shí)，線下信息無(wú)法及時(shí)反映在線上，使得線上線下相互脫節(jié)、整體服務(wù)水平不高，無(wú)法合力提升檔案服務(wù)水平，以至于線上服務(wù)流于形式、形同虛設(shè)[21]。

在檔案的O2O的服務(wù)過(guò)程中，二維碼技術(shù)能將線上的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和線下的實(shí)體服務(wù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)線上線下服務(wù)的一體化。利用二維碼技術(shù)為每個(gè)檔案線上服務(wù)（如預(yù)約查詢(xún)、業(yè)務(wù)辦理、信息推送等）即時(shí)生成二維碼，利用者在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中和辦理完畢后，通過(guò)掃碼即可知曉業(yè)務(wù)辦理動(dòng)態(tài)和取回利用結(jié)果。同時(shí)，在檔案展覽過(guò)程中，由于展覽場(chǎng)地、參觀時(shí)間等因素的制約，利用二維碼技術(shù)為每件展品制作二維碼，利用者通過(guò)掃碼即可詳細(xì)的了解展品信息。由此可見(jiàn)，二維碼技術(shù)消除了線上服務(wù)和線下服務(wù)的界限，讓它們不再具有獨(dú)立性，而是作為整體服務(wù)的一部分，共同完成整個(gè)服務(wù)[22]。

2.3.2 檔案的宣傳推廣

二維碼作為一種宣傳方式，是擴(kuò)大檔案影響力、提高全民檔案意識(shí)的重要載體。檔案宣傳是檔案工作的重要組成部分。開(kāi)展檔案宣傳工作有助于傳播檔案知識(shí)和文化，是增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)的重要途徑。在信息社會(huì)，隨著新媒體和自媒體的出現(xiàn)，信息傳播的方式與傳統(tǒng)媒體相比發(fā)生了很大改變，人們獲取信息的渠道越來(lái)越多、速度越來(lái)越快。二維碼作為人們?nèi)粘Ｉ钪蝎@取信息的常見(jiàn)方式，將其應(yīng)用于檔案宣傳中，不僅能夠讓人們方便、快捷利用檔案，而且能夠極大地豐富檔案宣傳形式，提高檔案宣傳的吸引力，拉近檔案與人民群眾的距離，實(shí)現(xiàn)民眾與檔案工作的互動(dòng)，有利于消除檔案工作者與檔案利用者之間信息不對(duì)稱(chēng)的問(wèn)題[23]。二維碼可以將微博、微信、微視頻、App等各種新媒體和移動(dòng)終端聯(lián)系在一起，打破檔案?jìng)鹘y(tǒng)宣傳方式的束縛，將檔案宣傳推向“紙媒+PC端+移動(dòng)端”模式，從而提升檔案宣傳服務(wù)能力，提高檔案宣傳效率，真正實(shí)現(xiàn)檔案“收集—整理—分析—利用—展示”各個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)、緊密的聯(lián)系[24]。

2.3.3 檔案的檢索利用

檔案檢索是實(shí)體檔案線上利用的重要環(huán)節(jié)，檢索工具的好壞直接影響檔案利用的效果。二維碼作為一種信息展示的重要方法，能夠有效解決查全率和查準(zhǔn)率。目前，檔案檢索一直存在著著錄標(biāo)引簡(jiǎn)單、檢索語(yǔ)言專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)、檢索工具智能化程度較低、信息之間關(guān)聯(lián)度不高等問(wèn)題，檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率不高。而體現(xiàn)檔案價(jià)值的一個(gè)重要方面就是公眾能否快速、便捷、準(zhǔn)確地找到自己所需的檔案信息資源。二維碼特有的“一物一碼”功能，能夠?yàn)槿我庖环輽n案生成自己獨(dú)有的二維碼。可通過(guò)二維碼鏈接將相關(guān)信息聯(lián)合在一起傳播，服務(wù)利用者。檔案利用者只需直接掃描二維碼，就能快速定位并顯示對(duì)應(yīng)的檔案內(nèi)容，避免檔案檢索過(guò)程中出現(xiàn)的各種困難或問(wèn)題[25]。

2.3.4 云到端鏈接中二維碼的選擇

第一，檔案線上利用服務(wù)二維碼的選擇。檔案線上服務(wù)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下所開(kāi)展的檔案服務(wù)工作，如預(yù)約查檔、在線查詢(xún)、問(wèn)卷調(diào)查等，整個(gè)過(guò)程一般都是全程電子化辦理。以預(yù)約查檔為例，利用者在線填寫(xiě)預(yù)約信息，生成預(yù)約二維碼。在預(yù)約時(shí)間之前，檔案管理人員根據(jù)這些信息完成檔案查找、復(fù)制等工作。利用者來(lái)檔案部門(mén)時(shí)，只需在現(xiàn)場(chǎng)拿出手機(jī)或其他移動(dòng)終端出具電子二維碼給檔案工作人員掃描識(shí)別，即可取走相應(yīng)的檔案證明材料。在這個(gè)場(chǎng)景下，二維碼的選擇要考慮以下因素：一是這種二維碼是電子二維碼，一般不會(huì)發(fā)生畸變或受到惡意篡改，所以對(duì)二維碼的可靠性和糾錯(cuò)能力要求不高。二是利用者希望盡快取走自己所需的檔案資料，這對(duì)掃碼識(shí)別速度和設(shè)備的通用性、經(jīng)濟(jì)性有較高要求，所以會(huì)選擇掃碼速度較快、具有較好設(shè)備通用性和經(jīng)濟(jì)性的二維碼。比較發(fā)現(xiàn)，選擇QR碼最為合適。

第二，檔案線下利用服務(wù)二維碼的選擇。在檔案利用過(guò)程中生成的二維碼，一方面包含了利用人姓名、單位、聯(lián)系方式等信息，另一方面也包含了被利用檔案材料的內(nèi)容信息，如題名、檔號(hào)、密級(jí)。不管是利用人信息，還是檔案材料信息，都具有一定的隱私性。因此，在選擇二維碼的時(shí)候，檔案部門(mén)希望該二維碼只能被專(zhuān)用設(shè)備所讀取。檔案利用服務(wù)承載的信息容量不是很大，所以在選擇二維碼時(shí)，對(duì)其存儲(chǔ)容量要求不高。此外，線下利用服務(wù)過(guò)程中，二維碼需要隨借閱單打印出來(lái)，并需要進(jìn)行整理歸檔，這就要求該二維碼具有一定的抗畸變和糾錯(cuò)能力[26]。比較發(fā)現(xiàn)，選擇PDF417碼最為合適。

除此之外，二維碼技術(shù)還具有其他應(yīng)用價(jià)值，如二維碼的制作過(guò)程簡(jiǎn)單、打印成本低，可以低成本地應(yīng)用到檔案信息化業(yè)務(wù)工作中，具有較好的經(jīng)濟(jì)價(jià)值；二維碼技術(shù)所具有的信息隱藏功能，可以將檔案中的敏感信息進(jìn)行加密，防止檔案泄密，起到保護(hù)信息安全的作用；利用二維碼存儲(chǔ)容量較大的優(yōu)勢(shì)，將檔案信息集成到二維碼中，通過(guò)掃碼獲取檔案信息，可以達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的。

3 二維碼在檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)避控

技術(shù)就像一把雙刃劍，二維碼也同樣如此，它的應(yīng)用給檔案管理帶來(lái)便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了諸多風(fēng)險(xiǎn)。缺乏檔案二維碼標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)、檔案信息單向交互中存在被不法分子劫持或植入病毒和垃圾廣告的風(fēng)險(xiǎn)、二維碼設(shè)置過(guò)多過(guò)濫等問(wèn)題，正成為二維碼在檔案管理工作中應(yīng)用和普及的絆腳石。因此，防范二維碼在檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)是十分必要的。

3.1 頂層設(shè)計(jì)，制定檔案管理工作二維碼應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)

為了對(duì)二維碼的使用進(jìn)行規(guī)范管理，國(guó)內(nèi)多個(gè)行業(yè)分別制定了相關(guān)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。1997年12月，我國(guó)頒布實(shí)施了第一個(gè)條形碼標(biāo)準(zhǔn)《四一七條碼》；2006年5月，信息產(chǎn)業(yè)部發(fā)布了《二維碼網(wǎng)格矩陣碼（GM）》；2015年，中國(guó)電子商會(huì)與中國(guó)質(zhì)量認(rèn)證中心發(fā)布了《二維碼規(guī)范應(yīng)用評(píng)價(jià)體系》；2017年7月，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)頒布了《商品二維碼》；2017年12月，中國(guó)人民銀行頒布了《條碼支付業(yè)務(wù)規(guī)范（試行）》。

截至目前，檔案行業(yè)還沒(méi)有出臺(tái)類(lèi)似的標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家檔案主管部門(mén)可以根據(jù)實(shí)際需要，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，制定檔案管理工作中二維碼應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。一是二維碼的選用標(biāo)準(zhǔn)，即不同場(chǎng)景下二維碼的選擇。前面已有詳細(xì)敘述，此處不再贅述。二是二維碼中數(shù)據(jù)元編制標(biāo)準(zhǔn)和格式要逐一明確，對(duì)需要加密數(shù)據(jù)元的加密方式和策略的選擇，要有明確規(guī)定。三是二維碼的發(fā)布機(jī)制要標(biāo)準(zhǔn)化。將二維碼標(biāo)準(zhǔn)植入檔案信息管理體系，確定相應(yīng)的軟件標(biāo)準(zhǔn)、硬件標(biāo)準(zhǔn)和印刷標(biāo)準(zhǔn)，合理設(shè)計(jì)相應(yīng)的管理系統(tǒng)[27]。

3.2 源頭奠基，完善二維碼信息安全管理制度

做好微觀監(jiān)控，完善二維碼信息安全管理制度，確保二維碼技術(shù)在檔案管理工作中正常運(yùn)行。第一，要制定檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全管理辦法，做到流程化管理。二維碼信息的產(chǎn)生、運(yùn)維、更新、服務(wù)等都要有明確的應(yīng)急處置預(yù)案，以防信息鏈接指向被黑客惡意篡改、檔案信息內(nèi)容未經(jīng)授權(quán)被修改等情況的發(fā)生。第二，做好存儲(chǔ)云空間的安全性，相應(yīng)的信息做到定時(shí)備份。第三，實(shí)行專(zhuān)人管理檔案二維碼信息，并明確其相應(yīng)的職責(zé)。上傳和修改二維碼信息只能由專(zhuān)人或者被授權(quán)的人來(lái)完成，杜絕人人皆可參與的現(xiàn)象發(fā)生。對(duì)條件允許的檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，還可以設(shè)置專(zhuān)門(mén)的信息管理部門(mén)，做好檔案二維碼信息的管理工作。

3.3 精準(zhǔn)發(fā)力，分類(lèi)管理二維碼鏈接

二維碼的選擇要因地制宜，種類(lèi)不宜過(guò)多，內(nèi)容信息要能便于檔案管理工作的開(kāi)展，而不能流于形式。第一類(lèi)是QR碼，主要應(yīng)用在檔案實(shí)體和檔案線上利用服務(wù)，其包含的內(nèi)容信息要盡量豐富，檔案內(nèi)容摘要等信息編制要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不能簡(jiǎn)單復(fù)制檔案管理系統(tǒng)里面的著錄信息；檔案線上服務(wù)利用者信息和所需檔案信息描述盡可能詳實(shí)，為以后大數(shù)據(jù)分析檔案利用情況做鋪墊。在日常工作中，檔案管理部門(mén)要明確此類(lèi)信息的著錄責(zé)任和計(jì)錯(cuò)規(guī)則。由于涉及對(duì)外利用，在信息單向傳送中有一定風(fēng)險(xiǎn)，所以需要對(duì)隱私信息進(jìn)行適當(dāng)加密處理。第二類(lèi)是DataMatrix碼和PDF417碼。從用途上來(lái)說(shuō)，它們是檔案管理部門(mén)內(nèi)部使用的二維碼，可以作為檔案管理內(nèi)部資料來(lái)進(jìn)行質(zhì)量管控，不需要進(jìn)行特別的加密處理。

3.4 引導(dǎo)賦能，提高信息安全防范意識(shí)

在檔案管理中，二維碼技術(shù)給檔案管理者和利用者帶來(lái)便利的同時(shí)，也需要管理者和利用者提升安全防范意識(shí)。對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，要加大宣傳教育，做好信息安全的普及工作，使風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)深入人心。在對(duì)外利用中，明確責(zé)任歸屬，不能隨意泄露檔案內(nèi)容信息和利用者個(gè)人隱私。要注重對(duì)利用者安全意識(shí)的培育，如在二維碼旁邊放置警示標(biāo)語(yǔ)及正確的示例圖。對(duì)利用者來(lái)說(shuō)，要遵循檔案管理部門(mén)安全管理規(guī)定，做到只讀取安全可靠渠道的二維碼；在安全設(shè)備上，下載安裝官方應(yīng)用軟件，加強(qiáng)讀取設(shè)備本身的安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

在瞬息萬(wàn)變的社會(huì)發(fā)展潮流中，新生事物對(duì)舊事物的揚(yáng)棄并沒(méi)有放緩，反而加快了步伐。當(dāng)條形碼在檔案工作中尚未完全普及的時(shí)候，二維碼已經(jīng)乘著“互聯(lián)網(wǎng)+”的東風(fēng)盛裝走來(lái)。它以信息容量大、編碼范圍廣、糾錯(cuò)能力強(qiáng)等特性和得天獨(dú)厚的環(huán)境條件，正試圖在這個(gè)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)日趨盛行的時(shí)代再次吹響檔案工作轉(zhuǎn)型創(chuàng)新的號(hào)角。雖然二維碼的使用漸趨廣泛，但與西方一些發(fā)達(dá)國(guó)家相比，二維碼在我國(guó)檔案工作中的應(yīng)用還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。盡管也有一些學(xué)者可能并不看好，但隨著國(guó)內(nèi)物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)通信等技術(shù)的不斷發(fā)展，相信更多、更完善的二維碼技術(shù)應(yīng)用方案將在檔案工作中被開(kāi)發(fā)出來(lái)。再結(jié)合良好的管理和服務(wù)模式，二維碼將會(huì)成為移動(dòng)互聯(lián)環(huán)境下連接現(xiàn)實(shí)與虛擬、檔案與利用者以及檔案與管理者最得力的工具之一。要高質(zhì)量實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，技術(shù)開(kāi)發(fā)固然重要，理論研究也責(zé)無(wú)旁貸。在既有研究成果基礎(chǔ)上，本文結(jié)合新時(shí)代環(huán)境下檔案工作的特征，從物與物的鏈接、人與人的鏈接、云到端的鏈接等角度系統(tǒng)而深入地分析了二維碼在檔案工作不同場(chǎng)景中的選擇與應(yīng)用，并針對(duì)應(yīng)用過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，從標(biāo)準(zhǔn)制定、制度建設(shè)、分類(lèi)管理和防范意識(shí)四個(gè)方面提出了相應(yīng)的對(duì)策，希望能夠?yàn)榧涌焱苿?dòng)檔案信息建設(shè)、促進(jìn)檔案工作提質(zhì)增效出謀劃策。此外，本研究也存在一些不足之處。由于二維碼在檔案工作中的應(yīng)用仍處于不斷探索階段，尚未實(shí)現(xiàn)普及和推廣，再加上疫情的制約，筆者難以對(duì)二維碼在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中可能面臨的阻滯、檔案利用者對(duì)二維碼的需求類(lèi)型與態(tài)度等充分展開(kāi)實(shí)地調(diào)研，這也是未來(lái)研究的重點(diǎn)，后續(xù)筆者將繼續(xù)對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行專(zhuān)門(mén)探索。