建筑工程招投標與合同管理優(yōu)化研究

張德良 山東泰開電力工程有限公司

徐 麗 華通建設(shè)發(fā)展集團有限公司

1 前言

目前，我國很多建筑工程在招投標階段的合同管理方面都存在問題，各種問題導(dǎo)致風(fēng)險增大，還帶來了其他方面的影響，嚴重制約行業(yè)的健康發(fā)展。在這一基礎(chǔ)上，如何優(yōu)化建筑工程招投標階段的合同管理工作，就成為一項值得思考的問題，有必要展開相關(guān)研究。

2 招投標與合同管理的關(guān)系及合同管理工作的意義

2.1 招投標與合同管理的關(guān)系

建筑工程的招投標階段與相關(guān)合同管理之間的關(guān)系密不可分，諸如招投標文件的基本內(nèi)容中，就包含了合同管理方面的一些基礎(chǔ)條款，同時，合同管理內(nèi)容也基本按照招投標的項目實際需求來設(shè)定。這樣才能通過合同管理，保障建筑工程項目能夠順利落實。諸如招投標中項目要求在若干時間內(nèi)竣工，在合同中就應(yīng)當有明確的工期時間限制、工期超標責(zé)任歸屬等內(nèi)容，管理工作將按照合同內(nèi)容展開。在這一基礎(chǔ)上，良好的合同管理，可以促進建筑工程招投標工作順利完成，兩者直接有相輔相成的密切關(guān)系[1]。

2.2 合同管理工作的意義

招投標階段的合同管理工作，主要是為了保障多方按照合同條款履約。因此，如果沒有做好合同管理工作，就可能導(dǎo)致某一方在項目建設(shè)過程中出現(xiàn)違約的現(xiàn)象，又或者帶來一些合同陷阱，使得某一方陷入風(fēng)險，故做好合同管理工作具有規(guī)避違約影響、降低項目風(fēng)險的重要意義。例如，在建筑工程施工組織角度上，若沒有做好合同管理工作，出資方就可能會用各種借口拖欠項目款項，導(dǎo)致組織無法得到應(yīng)有收益；同時因為合同存在缺陷，所以組織很難對出資方追責(zé)，款項長期拖欠會給組織造成無盡的麻煩，整體陷入巨大風(fēng)險，而做好合同管理工作是避免組織陷入風(fēng)險的最好方法。

3 招投標階段合同管理工作的常見問題

3.1 招標文件與合同管理無關(guān)聯(lián)

目前來看，一些招標組織在招投標階段過于注重招標文件的質(zhì)量，忽略了合同與招標文件之間的關(guān)系，因此，導(dǎo)致招標文件編制時沒有涵蓋所有合同內(nèi)容，使得招標文件與合同管理關(guān)聯(lián)性減弱，甚至存在無關(guān)聯(lián)的現(xiàn)象。這一情況下，如果建筑工程項目后期出現(xiàn)了問題，招標方就很難合理追究施工方責(zé)任，原因在于招標文件內(nèi)沒有對應(yīng)的內(nèi)容，施工方會以此為由進行推脫。

3.2 招投標管理機制不健全

目前，我國針對建筑工程施工主體提出了明確的合同備案規(guī)定，旨在約束招投標階段的各種違規(guī)、不合理行為，但規(guī)定的提出沒有得到相關(guān)組織的重視，原因就在于部分組織沒有根據(jù)規(guī)定，建立健全的招投標管理機制，諸如一些組織為了更好地達成合作，不選擇進行合同備案，這種情況下，如果發(fā)生違規(guī)或其他不合理現(xiàn)象，無法得到有效處理，且不進行合同備案等類似行為，容易助長行業(yè)的“歪風(fēng)邪氣”，比如具有隱瞞、欺詐等惡性競爭行為，又或者是履約法律糾紛問題頻發(fā)等[2]。

3.3 招投標文件規(guī)范性不足

理論上為了更好地完成招投標，招標方與投標方都應(yīng)當編制足夠規(guī)范的招投標文件。但現(xiàn)實情況來看，很多招投標文件都存在規(guī)范性不足的問題，諸如文件內(nèi)容不夠清晰，權(quán)責(zé)邊界模糊等，這對后期展開的合同管理工作有很大的影響，即管理人員很難根據(jù)模糊的內(nèi)容來執(zhí)行管理工作，大部分情況下都無法順利解決糾紛。造成這一現(xiàn)象的主要原因在于“代理機構(gòu)”的泛濫，即現(xiàn)代很多招標與投標方，在編制招投標文件方面都會選擇讓代理機構(gòu)“代寫”，之所以做出這樣的選擇，是因為代理機構(gòu)的介入能夠縮短自身的工作時間，也能解決組織人力資源成本，但這種方式是導(dǎo)致招投標規(guī)范性不足的根本原因。

第一，不同代理機構(gòu)的文件編制水平存在差異。招標方與投標方很可能選擇了水平過低的代理機構(gòu)，因此編制的招投標文件，難免會存在規(guī)范性不足或者其他嚴重問題。諸如，某代理機構(gòu)并不了解建筑工程項目招投標的相關(guān)法律規(guī)定，只是擅長寫作而已，該機構(gòu)編制的招投標文件普遍存在法律法規(guī)上的缺陷，具有較大的風(fēng)險。

第二，無論代理機構(gòu)的文件編制水平如何，其本身對于建筑工程項目以及招標方、投標方都不夠了解，因此難以寫出深層次的內(nèi)容，也容易引發(fā)文件不規(guī)范問題。

3.4 合同簽訂太過盲目

合同簽訂是合同管理中的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)組織應(yīng)當慎重對待，需要在簽訂之前展開一系列的調(diào)查，確認對方是否值得信賴。但現(xiàn)實情況中，一些招投標組織的合同簽訂太過盲目，通常只要確認招投標文件、合同條款沒有明顯問題就會選擇簽訂合同。這種做法明顯忽略了對方是否值得信賴的問題，即一些招投標組織本身的履約能力較差，本身并不值得信賴，但出于各種目的參與了建筑工程項目招投標活動，如果組織在不了解這些招投標組織履約能力的情況下，與其簽訂了合同，就會增加承受風(fēng)險的概率。

例如，某施工組織與一家招標組織簽訂了合同，過程中并未了解該組織的履約能力，因此在項目接近尾聲的時候，該組織突然不支付款項，開始以各種理由推脫，一開始施工組織為了保障自身能夠順利履約，還是選擇繼續(xù)施工，但一段時間之后款項依然沒有到位，這時再尋找該組織卻沒有音訊，期間該施工組織承受了巨大經(jīng)濟損失。

4 招投標階段合同管理工作的優(yōu)化策略及注意事項

4.1 招投標階段合同管理工作的優(yōu)化策略

面對建筑工程招投標階段合同管理工作的各種問題，相關(guān)組織要予以重視，意識到這些問題造成的影響，然后采用策略著手優(yōu)化。下文將提出一些針對性的優(yōu)化策略，以供存在對應(yīng)問題的組織參考。

4.1.1 完善內(nèi)部規(guī)范，做好招標文件審查

首先，招標文件與合同管理無關(guān)聯(lián)的問題，說明相關(guān)組織內(nèi)部規(guī)范不完善，因此解決問題的第一步，就是完善內(nèi)部規(guī)范，即相關(guān)組織應(yīng)當在內(nèi)部提出“招標文件必須按照合同管理基本條款編制”的相關(guān)規(guī)定，并且提出對應(yīng)的處罰制度，明確權(quán)責(zé)歸屬。例如當招標文件出現(xiàn)與合同管理基本條款無關(guān)聯(lián)或關(guān)聯(lián)性不強的情況，應(yīng)當要求工作人員予以修改，如果多次修改未果，則要給予工作人員處罰，或者在招標文件審查過后，發(fā)現(xiàn)招標文件與合同管理基本條款無關(guān)聯(lián)、表述內(nèi)容不完整的現(xiàn)象，則要對審查人員給予處罰。

其次，著眼于招標文件審查工作，部分組織并未建立專門的審查小組，因此沒有做好該項工作。故為了達成優(yōu)化目的，建議相關(guān)組織建立專門的審查小組，同時要保障該小組成員的專業(yè)性、設(shè)立小組工作監(jiān)督機制，即相關(guān)組織在組建審查小組時，應(yīng)當選擇有豐富經(jīng)驗、了解組織內(nèi)部情況的人員，然后成立審查部門，所有招標文件編制完成后，都要經(jīng)過該部門審查，同時為了保障小組工作質(zhì)量，應(yīng)當要求該小組在每次審查通過之后，編寫審查報告，報告要定期提交給組織高層，經(jīng)過高層查閱后，若無問題招標文件才可以投入實際應(yīng)用，期間組織高層就起到了監(jiān)督作用。

4.1.2 重視招投標前期工作，積極做好合同備案

首先，招投標管理機制不健全的問題在短時間內(nèi)無法解決，因此為了應(yīng)對這一問題帶來的影響，建議相關(guān)組織重視招投標的前期工作，并按照現(xiàn)行法律規(guī)定、國家政策建立具有可行性的合同管理體系。以招標工作為例，為了防止惡性競爭現(xiàn)象發(fā)生，招標組織應(yīng)當要求工作人員在制作招標文件之前，對項目進行分析，了解項目主要特點，然后在提出合理的評標方法，如果條件允許還可以選擇公眾投標方式，這樣能夠給建筑工程招標工作提供更加客觀的反饋，以便招標組織在招投標階段對眾多合同做出選擇[3]。

其次，在國家提出的合同備案規(guī)定下，許多組織或許是出于“怕麻煩”等因素而選擇不進行合同備案，該行為是導(dǎo)致惡性競爭行為出現(xiàn)的最主要原因之一。因此，為了從根本上杜絕這些行為發(fā)生，無論是招標組織還是投標組織，都應(yīng)當積極做好合同備案，多方在這一方面要達成共識，拒絕任何形式的“不備案”理由。例如，某招標組織與投標組織在招投標階段洽談愉快，雙方很快在口頭上達成了合作意愿，但由于招標組織出于個人私利，向投標組織提出了“陰陽合同”的提議，希望能夠用一份“假合同”去備案，再按照“真合同”展開項目工作，而投標方迅速做出反應(yīng)，表示這種形式的合同會導(dǎo)致合同備案規(guī)定失效，故拒絕簽訂合同，其做法是正確的，值得效仿。

4.1.3 合理優(yōu)化文件編制模式

首先，招標方、投標方等相關(guān)組織在自身能力有限，或者確實需要提高工作效率的情況下，可以選擇代理機構(gòu)來“代寫”文件等材料，但這里建議相關(guān)組織不要盲目相信代理機構(gòu)的水平，理應(yīng)破除直接使用代寫文件進行招投標合同管理的模式，轉(zhuǎn)而采用代寫后進行審查、補充的模式，該模式主要是先通過代理機構(gòu)來滿足大部分文件內(nèi)容編制需求，一定程度上也能提高工作效率，而在代理機構(gòu)編制了基本文件內(nèi)容后，相關(guān)組織一定要安排專人審查文件內(nèi)容。如果在其中發(fā)現(xiàn)了漏洞，或者文件內(nèi)容深度不足的問題，就要予以補充，補充時要結(jié)合組織自身情況展開工作，這樣能夠提高文件質(zhì)量，避免文件內(nèi)容不規(guī)范的現(xiàn)象發(fā)生。同時，考慮到不同代理機構(gòu)的水平不一，相關(guān)組織如果必須選擇“代寫”，就應(yīng)當審查代理機構(gòu)的水平，盡可能擇優(yōu)而選[4]。

其次，在條件允許的情況下相關(guān)組織應(yīng)盡可能不選擇“代寫”，原因在于：一方面，選擇“代寫”會增加一筆費用，同時代理機構(gòu)也無法保障文件內(nèi)容完善，還需要組織專人負責(zé)審查與補充；另一方面，即使依靠審查與補充也未必能夠保障文件內(nèi)容完善，容易遺漏掉一些細節(jié)，而往往合同管理問題就體現(xiàn)在各種細節(jié)上。故只要條件允許，不建議相關(guān)組織讓代理機構(gòu)代為編制文件，轉(zhuǎn)而要在內(nèi)部建立專門的文件編制部門，同時保持各部門溝通順暢，以便文件編制部門能夠在工作當中獲得信息支持，提高文件的規(guī)范性。

4.1.4 強化合同管理力度，做好信息審查工作

盲目簽訂合同，說明相關(guān)組織的合同管理力度不足，因此相關(guān)組織要強化合同管理力度，具體策略包括以下幾點。

第一，相關(guān)組織必須嚴格把控合同簽訂的合理性，要求工作人員在合同簽訂之前與對方洽談，了解對方信息，同時根據(jù)對方提供的信息在正規(guī)渠道中核實，核實后如果發(fā)現(xiàn)信息不匹配，或者存在其他不良信息，要如實告訴組織高層，由高層做出決定。但一般情況下遇到這些現(xiàn)象，都不建議與其簽訂合同，除非對方能夠予以強有力的保障[5]。

第二，相關(guān)組織應(yīng)當要求工作人員在合同簽訂之前，審查合同內(nèi)容，過程中主要需確認合同內(nèi)容是否符合招投標文件要求、是否存在模糊不清問題、是否存在不完整或不規(guī)范現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)任意問題都應(yīng)當與對方進行協(xié)商，要求改進合同內(nèi)容，只有在合同內(nèi)容沒有任何問題的情況下，才能簽訂合同。

除此以外，信息審查工作作為合同管理的主要工作內(nèi)容，其質(zhì)量必須得到保證，因此相關(guān)組織要針對該項工作提出完善的工作要求，確保工作人員能夠做好該項工作。

一般情況下，要求工作人員在信息審查之前，明確審查信息項目，以履約能力信息審查為例，主要需審查的信息項目有：對方歷史項目履約記錄、資產(chǎn)大體情況、技術(shù)水平、資質(zhì)、內(nèi)部崗位情況等。這些信息都是判斷對方是否具有良好履約能力的重要憑證，對方如果在歷史項目當中有不良履約記錄，說明對方有可能在本次項目當中再次違約；又或者資產(chǎn)大體情況，現(xiàn)實對方近期資產(chǎn)水平下降，代表對方有可能為了節(jié)約資產(chǎn)而選擇違約，總體而言，在信息審查工作中，工作人員必須了解所有信息，然后根據(jù)信息反饋，做出綜合評判，再由組織高層或?qū)Ｈ俗龀鰶Q策[6]。

4.2 招投標階段合同管理工作的注意事項

招投標階段的合同管理工作中，有一大事項是需要相關(guān)組織注意的，即責(zé)任歸屬問題，該問題的形式有很多，本文主要列舉其一：當建筑工程項目在簽訂合同之后遇到了不可抗力，出現(xiàn)了質(zhì)量等方面的問題，這種情況下會產(chǎn)生一些經(jīng)濟損失，由哪一方來承擔經(jīng)濟損失就是一個值得思考的問題。針對這一問題，相關(guān)組織在合同管理工作當中，應(yīng)當明確相關(guān)責(zé)任，否則問題又會變得無法解決。通常情況下，建議由多方共同承擔責(zé)任，比例需要多方協(xié)商確認。

5 結(jié)束語

目前來看，建筑工程項目的招投標合同管理工作較以往有很大的改善，但內(nèi)部依然存在一些亟待解決的問題。因此，相關(guān)組織要提高自身對現(xiàn)有問題的重視程度，著眼于招投標與合同管理之間的關(guān)系展開優(yōu)化工作。通過優(yōu)化，良好的合同管理工作，能夠讓招投標活動順利展開，也有利于建筑工程順利完工。