醫(yī)療設(shè)備購置內(nèi)部風(fēng)險控制管理系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用

曹沛蓮，蘭美娟，蔣達(dá)興，余斌，陸科

1.蘇州大學(xué)附屬張家港醫(yī)院院長室，江蘇 張家港 215600；2.浙江大學(xué)附屬第二醫(yī)院護(hù)理部，浙江 杭州 310009

醫(yī)療設(shè)備的購置是醫(yī)療管理的重要工作之一，提升醫(yī)療設(shè)備購置的管理質(zhì)量能夠?yàn)獒t(yī)院購入更加先進(jìn)、適宜的醫(yī)療器械，不僅能提升醫(yī)院臨床工作水平，還可減少醫(yī)院運(yùn)行所需的管理成本[1-2]。創(chuàng)新采購手段、加強(qiáng)采購權(quán)力的運(yùn)行監(jiān)督，防范舞弊、腐敗，提升資金使用效益是當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購過程中的關(guān)注重點(diǎn)。

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備購置流程一般包括預(yù)算編制、需求制訂、采購、合同簽訂及履約驗(yàn)收等[3-4]。以往醫(yī)院開展醫(yī)療設(shè)備采購?fù)ǔＳ缮暾埐块T與采購部門進(jìn)行直接對接，其中以采購部門的話語權(quán)較重，且采購過程中的責(zé)任劃分不明確，需求文件傾向性較強(qiáng)，加之驗(yàn)收流于形式、缺乏監(jiān)督，紙質(zhì)檔案、材料多，采購管理的透明度、公平性較差，存在廉政風(fēng)險，為風(fēng)險管控帶來較大挑戰(zhàn)[5-6]。

為解決醫(yī)療設(shè)備購置過程中存在的內(nèi)部問題，應(yīng)從內(nèi)部管理控制入手。隨著近年來信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)逐漸在醫(yī)院的各項(xiàng)管理中得到廣泛應(yīng)用。本研究將醫(yī)療設(shè)備的購置與管理引入信息化技術(shù)，將紙質(zhì)審批轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上電子版審批，以達(dá)到信息化管理的目的，旨在減少風(fēng)險事件的發(fā)生，保障高質(zhì)量醫(yī)療裝備的有效購置與管理，以促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)的有效開展。

1 需求分析

梳理當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備購置的流程，分析采購預(yù)算編制、需求制訂、采購、合同簽訂及履約驗(yàn)收各環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險，并依據(jù)文件規(guī)定，將“分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)”為基礎(chǔ)，優(yōu)化升級設(shè)備采購及管理流程。

采購各環(huán)節(jié)的風(fēng)險管控點(diǎn)：①預(yù)算編制：存在缺乏采購預(yù)算或預(yù)算金額不合理，缺乏部門的可行性論證，審核不嚴(yán)及規(guī)避招標(biāo)。②需求制訂：存在設(shè)置排他性條款、未進(jìn)行市場論證及未進(jìn)行逐級審批。③設(shè)備應(yīng)用：設(shè)備應(yīng)用過程中的醫(yī)療技術(shù)安全性、設(shè)備后續(xù)合適性等風(fēng)險。

針對采購部門權(quán)力相對集中的情況，采用角色管理的方式對其權(quán)利進(jìn)行劃分，按照需求科室人員、審核人員及監(jiān)督人員對設(shè)備購置審批流程中的管理人員進(jìn)行劃分，其中需求科室人員主要負(fù)責(zé)需求提出與預(yù)算申報；審核人員負(fù)責(zé)審核預(yù)算、需求論證，采購文件、供應(yīng)商、合同及驗(yàn)收；監(jiān)督人員負(fù)責(zé)監(jiān)督預(yù)算編制、需求文件、采購流程、合同簽訂及履約驗(yàn)收。依據(jù)人員角色的不同劃分不同的權(quán)限與負(fù)責(zé)內(nèi)容，清晰劃分角色職責(zé)、細(xì)化監(jiān)督內(nèi)容，以降低醫(yī)療設(shè)備采購過程中人員廉政風(fēng)險。

2 信息化審批流程

2.1 信息化審批工具

①為提升系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全防護(hù)效果，對信息化審批流程進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，包括管理、登錄及資源管理權(quán)限，同時采取數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)安全審計等措施進(jìn)行保障，進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)防護(hù)的安全性。②由醫(yī)院信息科負(fù)責(zé)保障信息化審批流程的運(yùn)行安全性，分別于各科室及管理人員的電腦上設(shè)置策略規(guī)則，準(zhǔn)確記錄網(wǎng)絡(luò)訪問IP地址、時間、地名等關(guān)鍵信息，智能判斷網(wǎng)絡(luò)異常行為。依靠醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)病毒監(jiān)控系統(tǒng)，及時進(jìn)行病毒的檢測、清除與隔離，防止病毒入侵，保障信息化審批運(yùn)行的有效性與安全性。信息化審批過程中所有的數(shù)據(jù)交互連接均經(jīng)防火墻處理，并設(shè)置為定時備份。

2.2 審批流程

依據(jù)醫(yī)療設(shè)備的購置與管理流程，按照部門的不同分為多個模塊。

2.2.1 預(yù)算管理 預(yù)算管理模塊包括預(yù)算申報、預(yù)算審核及預(yù)算批復(fù)。預(yù)算管理環(huán)節(jié)為設(shè)備采購的第一環(huán)節(jié)，其重點(diǎn)內(nèi)容在于預(yù)算申請論證。以往預(yù)算申報項(xiàng)目較多，且多采用紙質(zhì)材料作為申請有效憑證，加之申請時間較為集中、審核時間較長，預(yù)算審核人員的工作壓力較大，易出現(xiàn)逐個審核困難、個別項(xiàng)目把關(guān)不嚴(yán)等情況，進(jìn)而影響預(yù)算管理質(zhì)量。申報管理還存在申報審核權(quán)力集中于預(yù)算審核管理人員的手中?；诖耍畔⒒鞒滩扇≡O(shè)置多部門聯(lián)合審核環(huán)節(jié)，需求科室在提出申請后，申請經(jīng)多部門進(jìn)行線上審批，并要求各部門按照自身職能權(quán)限進(jìn)行申請預(yù)算的審核，對申請項(xiàng)目進(jìn)行初步論證。

2.2.2 調(diào)研管理 調(diào)研管理模塊包括市場調(diào)研、需求管理及項(xiàng)目公告。審批后的采購預(yù)算清單經(jīng)市場調(diào)研后，由需求科室經(jīng)辦人提出初步需求參數(shù)，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人對需求參數(shù)完善后轉(zhuǎn)交采購部人員，并在采購人員進(jìn)行市場調(diào)研后審核需求的合規(guī)性。提交醫(yī)療管理部門、醫(yī)院感染管理部門進(jìn)行審核，對本設(shè)備的安全性、倫理及醫(yī)院感染控制要求進(jìn)行確認(rèn)。

為加強(qiáng)對需求制訂環(huán)節(jié)歧視性和傾向性參數(shù)的控制管理，依據(jù)相關(guān)文件中關(guān)于強(qiáng)制性禁止條款的內(nèi)容，線上信息審批通過設(shè)置關(guān)鍵詞的方式，將該部分強(qiáng)制性禁止條款寫入系統(tǒng)設(shè)置中，工作人員填報需求參數(shù)時，一旦填寫內(nèi)容中包含本部分的關(guān)鍵詞，將會出現(xiàn)預(yù)警警告，并限制寫入。

2.2.3 合同管理 合同管理模塊主要包括合同發(fā)起、合同審核及合同歸檔。為分散合同審核權(quán)力的集中問題，本模塊采取多部門聯(lián)合審批的方式進(jìn)行，簽訂合同前充分審核合同條款，減少潛在風(fēng)險。對中標(biāo)信息進(jìn)行線上錄入，工作人員選擇合同模板后制作項(xiàng)目合同，交由供應(yīng)商初步擬定合同，再由采購項(xiàng)目經(jīng)辦人、科室負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)科等進(jìn)行審核與審批。審批結(jié)束后，由供應(yīng)商提供紙質(zhì)合同，雙方共同進(jìn)行合同蓋章，并經(jīng)掃描后上傳歸檔，轉(zhuǎn)交至驗(yàn)收管理模塊。

2.2.4 驗(yàn)收管理 驗(yàn)收管理模塊主要包括驗(yàn)收記錄及驗(yàn)收審核2個部分。經(jīng)辦人員可依據(jù)中標(biāo)信息進(jìn)行履約驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容更加詳細(xì)、準(zhǔn)確，可起到規(guī)范驗(yàn)收管理的目的。驗(yàn)收員將設(shè)備的到貨配置、安裝信息等內(nèi)容進(jìn)行上傳，并與中標(biāo)信息進(jìn)行詳細(xì)的對比驗(yàn)收，在上傳供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品合格證、報關(guān)單等資料與文件證明后，再由科室及采購室進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，轉(zhuǎn)交至驗(yàn)收員，由驗(yàn)收員上傳紙質(zhì)驗(yàn)收報告。

2.2.5 檔案管理 檔案管理模塊以項(xiàng)目歸檔為主，項(xiàng)目檔案是由各個采購流程及管理環(huán)節(jié)組成，主要依據(jù)采購時間、科室編碼等進(jìn)行年度檔案編號，檔案管理員具有部分檔案信息修改權(quán)限，以便后期對采購各環(huán)節(jié)進(jìn)行追溯管理。

2.2.6 設(shè)備日常管理及維護(hù) 該模塊要求院內(nèi)建立完善的醫(yī)療設(shè)備維修保養(yǎng)制度，以保障設(shè)備的正常運(yùn)行，提高設(shè)備資產(chǎn)的使用效率，降低設(shè)備使用風(fēng)險。設(shè)備日常管理過程中要求管理責(zé)任落實(shí)至人，按照“誰使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則，對醫(yī)療設(shè)備的使用進(jìn)行有效規(guī)范。設(shè)立線上管理維修檔案，確定日常維護(hù)與修復(fù)計劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后落實(shí)。醫(yī)療設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)與檢查均由使用科室負(fù)責(zé)，消除使用風(fēng)險。

2.2.7 設(shè)備定期檢查 設(shè)備定期檢查強(qiáng)調(diào)設(shè)備應(yīng)用的有效性。成立由單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)人員、設(shè)備管理部門和相關(guān)人員組成的清查小組，每季度對院內(nèi)設(shè)備進(jìn)行一次盤點(diǎn)，盤點(diǎn)內(nèi)容包括設(shè)備的實(shí)有數(shù)與結(jié)存數(shù)是否相等，設(shè)備使用及維修情況是否正常，設(shè)備是否存在閑置或損傷情況，并將盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行線上填寫與核對；按照審批流程權(quán)限，逐層上報，并由相應(yīng)的部門進(jìn)行處理。

使用過程中科室、醫(yī)療設(shè)備管理部門、醫(yī)院感染管理部門按照三級維保要求進(jìn)行日常的維護(hù)與登記，確保醫(yī)療設(shè)備均處于備用狀態(tài)。

2.2.8 報表統(tǒng)計 對設(shè)備采購數(shù)據(jù)的收集、分析。主要包括項(xiàng)目經(jīng)辦人進(jìn)度圖、設(shè)備采購統(tǒng)計、設(shè)備采購的分類統(tǒng)計、經(jīng)費(fèi)使用情況統(tǒng)計等，通過報表的方式對上述內(nèi)容進(jìn)行歸納、總結(jié)，為院內(nèi)醫(yī)療設(shè)備的管理提供數(shù)據(jù)支持。

2.2.9 設(shè)備處置 本模塊以醫(yī)療設(shè)備的報廢為主。首先進(jìn)行線上審核，通過線上填制“醫(yī)療設(shè)備報廢申請單”詳細(xì)填寫設(shè)備內(nèi)容，包括申請科室、設(shè)備名稱、規(guī)格型號、購置日期數(shù)量、單價總金額、設(shè)備條形碼、申請報廢理由等。逐層授權(quán)審批線上審批內(nèi)容，經(jīng)醫(yī)學(xué)工程部進(jìn)行設(shè)備鑒定，由醫(yī)院設(shè)備管理委員會研究討論通過后，經(jīng)審批同意后方可進(jìn)行處置。審批同意進(jìn)行報廢的醫(yī)療設(shè)備應(yīng)由設(shè)備管理科進(jìn)行回收并建立臺賬，明確責(zé)任，隨后由上級產(chǎn)權(quán)交易部門處置實(shí)物，處置流程按照“收支兩條線”進(jìn)行管理，處置結(jié)束后的金額由醫(yī)院的財務(wù)部門上繳財政專戶。

3 線上審批流程使用

信息化審批流程運(yùn)行后，為院內(nèi)臨床科室、醫(yī)療管理部門、醫(yī)院感染管理部門、財務(wù)部等多職能部門相關(guān)人員開設(shè)管理賬號，本系統(tǒng)于2019年上線至今，已初步實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購流程的審批工作。本系統(tǒng)投入使用后可有效銜接采購各環(huán)節(jié)，提升采購的工作效率與質(zhì)量，采購安全、合適、使用率高的設(shè)備。線上存檔采購各環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，不僅可實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，且后期追蹤的便捷性較高。信息化審批流程能夠優(yōu)化采購流程，明確采購職責(zé)，并保障人員的權(quán)利相互制約，有利于提升采購風(fēng)險的控制效果與采購質(zhì)量。

優(yōu)化后系統(tǒng)使用優(yōu)勢：①信息化審批流程應(yīng)用過程中，申購環(huán)節(jié)需經(jīng)多部門進(jìn)行聯(lián)合審批論證，且論證內(nèi)容較為全面、時間可控，能避免采購部門話語權(quán)相對集中、論證流于形式及時間不可控等缺點(diǎn)[7-8]。②需求制訂環(huán)節(jié)需結(jié)合市場調(diào)研，對需求參數(shù)進(jìn)行審核修改，且審計室參與監(jiān)督審核，避免市場調(diào)研不足、缺乏監(jiān)督及存在傾向性參數(shù)的情況[9-10]。③履約驗(yàn)收過程中，經(jīng)辦人員依據(jù)中標(biāo)記錄信息劃分驗(yàn)收記錄，并通過文字信息與圖片相結(jié)合的方式進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收，提升驗(yàn)收審批的便捷性與高效性，還可通過上傳相關(guān)資料留存驗(yàn)收資料，避免驗(yàn)收記錄要素不齊及驗(yàn)收資料留存受限的情況[11-12]。④檔案管理依托于信息化管理，留存資料不受限，且具有查閱簡便的特點(diǎn)，能減少紙質(zhì)工作，便于長時間保存，且能夠快速、準(zhǔn)確地統(tǒng)計出“供銷存”數(shù)據(jù)。⑤內(nèi)部審計監(jiān)督：對內(nèi)部審計工作的重點(diǎn)放在事前預(yù)防、事中監(jiān)督和事后控制。利用信息化技術(shù)監(jiān)督設(shè)備管理的全流程，及時針對可能存在的問題與風(fēng)險進(jìn)行介入，實(shí)施審計調(diào)查，如切實(shí)發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時上報并采取相應(yīng)的干預(yù)措施；同時借助外部審計機(jī)構(gòu)進(jìn)行內(nèi)部審計的監(jiān)督工作，可平衡內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)與其他部門的關(guān)系，還可對內(nèi)部審計人員的工作質(zhì)量進(jìn)行有效檢驗(yàn)，促進(jìn)提升相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力。以往科室申報項(xiàng)目時，由采購部、醫(yī)院設(shè)備管理委員會直接進(jìn)行申請項(xiàng)目的審核與論證，項(xiàng)目、數(shù)量較多，論證質(zhì)量缺失，總申報金額巨大[13-14]。信息化審批流程運(yùn)行以來，所有科室的醫(yī)療設(shè)備采購均經(jīng)醫(yī)療管理部門、醫(yī)院感染管理部門、財務(wù)部等多職能部門進(jìn)行聯(lián)合審核，能高效剔除不合理項(xiàng)目，減少進(jìn)入醫(yī)院設(shè)備管理委員會討論的項(xiàng)目總數(shù)量，降低申報總金額，保障有效項(xiàng)目的充分論證，實(shí)現(xiàn)控制醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購、管理流程內(nèi)部風(fēng)險及加強(qiáng)信息化建設(shè)的目的。醫(yī)療設(shè)備購置的內(nèi)部風(fēng)險控制是醫(yī)院內(nèi)部控制的重要維度，且其涉及資金量較大，與醫(yī)院的運(yùn)行管理存在密切關(guān)聯(lián)，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)足夠的重視。

4 總結(jié)展望

內(nèi)部控制是長效保障組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要機(jī)制。為提升醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購質(zhì)量，針對院內(nèi)采購進(jìn)行內(nèi)部控制是其重要環(huán)節(jié)之一。通過設(shè)計并應(yīng)用信息化線上審批流程，可制約與監(jiān)督采購內(nèi)部權(quán)力的運(yùn)行，促進(jìn)科學(xué)、規(guī)范地高效采購醫(yī)療設(shè)備。管理過程中不斷優(yōu)化崗位分工、整體流程，分權(quán)處理預(yù)算管理、項(xiàng)目審批等內(nèi)容，能提升醫(yī)療設(shè)備購置過程中的精細(xì)化管理水平，形成高效的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)保障體系，提升醫(yī)院經(jīng)營風(fēng)險的控制度，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理水平。