“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校行政管理信息化建設(shè)研究

苗雨昕，上官寧

（1.閩江師范高等專科學(xué)校 藝術(shù)系，福州 350108；2.中共南平市委機(jī)構(gòu)編制委員會(huì) 辦公室，福建 南平 354200）

當(dāng)前，推進(jìn)教育治理體系和治理能力建設(shè)、不斷提升行政管理效能，已成為高校發(fā)展客觀且迫切的現(xiàn)實(shí)需要[1]。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，信息是國(guó)家治理的重要依據(jù)，要以信息化推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化[2]。近年來，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、5G通信等新技術(shù)不斷取得新突破，信息技術(shù)得到前所未有的快速發(fā)展，高校行政管理也應(yīng)當(dāng)運(yùn)用前沿信息技術(shù)推動(dòng)管理手段、管理模式、管理理念創(chuàng)新，在頂層設(shè)計(jì)上打通信息壁壘，加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化信息資源深度整合共享與應(yīng)用，以提升教育治理能力和行政管理效能[2]。

一、高校行政管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值

高校行政管理主要指對(duì)校內(nèi)行政事務(wù)、教育教學(xué)、科研學(xué)術(shù)等工作進(jìn)行管理和協(xié)調(diào)，通過建立一系列行政管理制度、管理模式，加強(qiáng)高校內(nèi)不同部門行使權(quán)力、履行職責(zé)的分配和約束[3]。當(dāng)前，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校行政管理要注重運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，在辦公室管理、教學(xué)資源管理、人事人才管理及后勤保障管理等方面加強(qiáng)信息化建設(shè)，統(tǒng)籌整合共享使用各方面信息，實(shí)現(xiàn)行政管理科學(xué)化、規(guī)范化、智能化[4]。

（一）構(gòu)建扁平化高校行政管理組織結(jié)構(gòu)

數(shù)字信息在高校全領(lǐng)域、立體化的傳遞，搭建了網(wǎng)絡(luò)互通的模式，成為高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”行政管理的基礎(chǔ)性和前提性條件，可破除傳統(tǒng)行政部門之間條塊分割、等級(jí)森嚴(yán)的格局，推動(dòng)高校行政組織構(gòu)架由垂直化向扁平化、互聯(lián)化轉(zhuǎn)變。建立扁平化組織結(jié)構(gòu)，可大幅度提升高校各級(jí)行政人員信息收集儲(chǔ)備的容量，有力突破管理層級(jí)的限制，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，提升行政管理效能[5]。

（二）建立高校行政管理新模式

高校行政管理層可以通過信息管理系統(tǒng)收集有關(guān)數(shù)據(jù)信息，及時(shí)掌握實(shí)時(shí)信息，推進(jìn)信息共享，使行政政策指令迅速傳遞到各個(gè)部門末端，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和無紙化。同時(shí)，信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)有利于管理者了解高校本身現(xiàn)狀和師生相關(guān)信息，為調(diào)研分析、科學(xué)決策、管理政策出臺(tái)提供了新路徑。

（三）推動(dòng)高校行政管理手段創(chuàng)新

在高校建設(shè)方面，如利用云計(jì)算等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可為高校多校區(qū)、跨區(qū)域管理提供信息傳輸共享的有利條件，為規(guī)模較大的高?？沙掷m(xù)性建設(shè)提供新的解決方案。在服務(wù)師生方面，如高校微信息平臺(tái)為學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活、科研、就業(yè)上提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)；高校開發(fā)出系統(tǒng)、完整、便捷的智慧校園移動(dòng)APP，使信息傳遞使用更加方便快捷。在安全保障方面，如網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為高校線上教學(xué)、遠(yuǎn)程管理、學(xué)術(shù)交流等提供平臺(tái)資源，助力打贏新冠肺炎疫情防控阻擊戰(zhàn)。

（四）完善高校行政人員考評(píng)機(jī)制

高校借助信息技術(shù)打造數(shù)字化校務(wù)信息系統(tǒng)，有利于師生從多領(lǐng)域、多角度、寬視野對(duì)學(xué)校行政具體行為進(jìn)行有力監(jiān)督，成為學(xué)校行政組織廉政建設(shè)的重要路徑。高校運(yùn)用“大數(shù)據(jù)”信息系統(tǒng)可以準(zhǔn)確地記錄行政人員工作完成情況，并對(duì)日常工作信息進(jìn)行抽取、集成、分析，助力精準(zhǔn)高效的績(jī)效考評(píng)，避免因個(gè)人喜好等主觀因素產(chǎn)生的影響，實(shí)現(xiàn)公平、公正、公開的考評(píng)。同時(shí)，量化考核還可以從縱向和橫向?qū)Ρ炔煌块T行政人員的績(jī)效考核結(jié)果，增加考評(píng)的激勵(lì)效應(yīng)[6]。

二、高校行政管理信息化建設(shè)的問題分析

對(duì)照新時(shí)代高校行政管理信息化建設(shè)要求，當(dāng)前高校行政管理信息化建設(shè)在制度層面、人員素質(zhì)、信息系統(tǒng)建設(shè)和高新技術(shù)運(yùn)用等四個(gè)方面存在較大提升空間，具體如下。

（一）高校行政管理體制存在弊端

一是信息傳遞不通暢。目前，高校行政管理普遍采用科層制組織結(jié)構(gòu)，其主要特點(diǎn)是注重管理級(jí)別的區(qū)分、管理部門的分類、管理職責(zé)的界定，并按照金字塔模型進(jìn)行權(quán)力和義務(wù)的分配，其管理困境在于低層的管理信息難以及時(shí)傳遞到高層，不但傳遞的速度較慢，有時(shí)傳遞的準(zhǔn)確性也不夠，導(dǎo)致管理存在錯(cuò)位現(xiàn)象。二是管理效率不高。在系統(tǒng)管理上，高校各級(jí)組織部門之間是一個(gè)相互聯(lián)系不可分割的統(tǒng)一整體，而科層制的特殊性在于把各級(jí)管理部門及其行政人員分割為相對(duì)獨(dú)立的部分，科層組織間一般未建立有效的信息交流與溝通協(xié)作機(jī)制，導(dǎo)致管理存在失位現(xiàn)象，容易使高校行政管理體制運(yùn)行不順暢或行政管理效能低下。

（二）行政人員信息化水平不高

一是思想觀念陳舊。在主觀認(rèn)識(shí)上，行政人員信息化管理意識(shí)不強(qiáng)，只是將互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)等信息化工具理解為普通的工作設(shè)備，卻沒有從數(shù)字化水平上考慮高校行政管理信息化建設(shè)，如學(xué)生管理、教務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理信息平臺(tái)的整體數(shù)據(jù)缺乏系統(tǒng)化處理。二是高校行政人員配備不足。在管理對(duì)象上，近年全國(guó)各大高校普遍大幅度擴(kuò)招，行政管理的工作量顯著增加，但高校工作人員編制數(shù)并未相應(yīng)增加，迫切需要通過信息化手段提升管理效率，解決行政人員配備不足的問題。三是高校行政人員年齡結(jié)構(gòu)存在差異。高校的行政人員中既有高學(xué)歷的年輕人，也有學(xué)歷不高的大齡管理人員，有的行政人員擁有計(jì)算機(jī)或信息管理專業(yè)背景，而有的行政人員對(duì)電子辦公軟件還不能熟練掌握，存在年齡和專業(yè)上的差異。這些缺少信息化管理相關(guān)專業(yè)技能的大齡行政人員，思維模式固化，對(duì)信息新技術(shù)不信任，有抵觸和排斥心理，阻礙了信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)系統(tǒng)存在漏洞

一是存在信息安全隱患。多數(shù)高校信息管理系統(tǒng)使用傳統(tǒng)的資料存儲(chǔ)方式，學(xué)校內(nèi)部信息以及教師和學(xué)生的個(gè)人信息存在外泄安全隱患，信息系統(tǒng)還存在被黑客、電腦病毒等攻擊的安全問題。二是系統(tǒng)設(shè)計(jì)未結(jié)合實(shí)際。有的高校將系統(tǒng)開發(fā)外包給軟件公司，其信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)前缺少對(duì)高校行政管理特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)查研究，致使信息系統(tǒng)軟件功能與服務(wù)對(duì)象使用要求、實(shí)際工作等匹配度較低；有的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)甚至按部就班套用其他高校信息系統(tǒng)模式和框架，與高校本身管理實(shí)踐迥異。三是信息傳輸受阻礙。有的高校因缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)統(tǒng)一的行政管理信息平臺(tái)，校內(nèi)各部門在信息管理制度上各自獨(dú)立、分散分割，難以高效協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門職能運(yùn)行。同時(shí)，還存在各部門信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)一致性差、集成化程度低等嚴(yán)重現(xiàn)象。此外，還有校外網(wǎng)絡(luò)訪問數(shù)據(jù)傳輸慢和各信息系統(tǒng)硬件及軟件功能不兼容的問題。

（四）信息技術(shù)創(chuàng)新開發(fā)應(yīng)用滯后

一是人工智能應(yīng)用方面。自人工智能技術(shù)產(chǎn)生以來，其理論和應(yīng)用技術(shù)快速發(fā)展，現(xiàn)已在社會(huì)多領(lǐng)域開始運(yùn)用。如高校窗口服務(wù)直接面對(duì)師生，是師生重點(diǎn)關(guān)注的地方。窗口工作人員如與服務(wù)對(duì)象交流時(shí)間過長(zhǎng)，或一直交流重復(fù)內(nèi)容，容易產(chǎn)生工作疲憊和焦慮情緒。因此，迫切需要運(yùn)用人工智能語音機(jī)器人作為窗口服務(wù)工具，來保持溫柔耐心的服務(wù)態(tài)度，增加師生良好體驗(yàn)感。二是云計(jì)算應(yīng)用方面。云計(jì)算通過“云”網(wǎng)絡(luò)分解計(jì)算處理程序，使信息處理結(jié)果分多部服務(wù)器系統(tǒng)返回給用戶，解決任務(wù)分發(fā)、合并計(jì)算分析結(jié)果的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能。在高校信息化建設(shè)上，因?qū)W校各領(lǐng)域信息管理系統(tǒng)各自為政，信息傳輸共享使用程度低，信息孤島不同程度存在，需要應(yīng)用云計(jì)算平臺(tái)，將各部門數(shù)據(jù)信息上傳，隨時(shí)下載，使用更新，促進(jìn)信息共享交換。三是大數(shù)據(jù)應(yīng)用方面。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)海量規(guī)模的多類型數(shù)據(jù)進(jìn)行快速流轉(zhuǎn)，并對(duì)大容量的數(shù)據(jù)樣本進(jìn)行全面的分析處理。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，隨著高?？焖侔l(fā)展，辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校人才教育、學(xué)術(shù)研究、公共服務(wù)、后勤保障等方面工作數(shù)字化發(fā)展后，形成了海量數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)難以承載和高效運(yùn)作，因此運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)迫在眉睫。

三、高校行政管理信息化建設(shè)的策略選擇

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校要抓住信息化建設(shè)的機(jī)遇，充分發(fā)揮信息化建設(shè)隊(duì)伍的主觀能動(dòng)性，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，加大資金投入，分級(jí)分步驟加快建設(shè)適應(yīng)新時(shí)代要求的信息化管理體系，提升信息化建設(shè)高效、智慧、融合、創(chuàng)新水平，以實(shí)現(xiàn)教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

（一）構(gòu)建扁平化行政管理體制

一是重構(gòu)工作流程。在橫向維度上，高校應(yīng)基于信息平臺(tái)的特點(diǎn)，梳理精簡(jiǎn)優(yōu)化工作流程，以行政事務(wù)的運(yùn)行為落腳點(diǎn)構(gòu)建組織體系，而不是完全依賴部門職能架構(gòu)。要從本質(zhì)上解決管理慣性阻礙，奠定行政管理新的制度基礎(chǔ)。二是減少管理層級(jí)。在縱向維度上，高校應(yīng)適度削減部分繁縟管理層次，擴(kuò)大行政事務(wù)管理幅度，減少因信息傳遞層級(jí)和環(huán)節(jié)過多造成的信息內(nèi)容不真實(shí)、不全面，提升行政管理制度操作的靈活性和便捷性，從根本上解決“中梗阻”問題，彌補(bǔ)科層管理體制的僵化與低效缺陷。三是權(quán)責(zé)管理清單化。高校應(yīng)根據(jù)行政事務(wù)管理的目的和任務(wù)，梳理公布各級(jí)行政人員的權(quán)力與責(zé)任事項(xiàng)，并采取清單化管理，明確各權(quán)責(zé)事項(xiàng)的具體內(nèi)容、設(shè)定依據(jù)、類型、責(zé)任部門及責(zé)任人等基本要素，將權(quán)力運(yùn)行情況納入黨委巡視巡察和學(xué)校行政督查問責(zé)范圍，提升行政人員責(zé)任意識(shí)和規(guī)范化制度化決策水平。

（二）建設(shè)高素質(zhì)信息化干部隊(duì)伍

一是組建專業(yè)化干部隊(duì)伍。高校應(yīng)采用CIO運(yùn)作體制，即首席信息官體制，由CIO對(duì)信息技術(shù)和信息系統(tǒng)相關(guān)事務(wù)進(jìn)行研究處理，高校信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組承擔(dān)CIO角色，高校主要負(fù)責(zé)人應(yīng)作為重要組織者和推動(dòng)者。信息化隊(duì)伍建設(shè)要吸納有信息專業(yè)背景的行政人員、教師及學(xué)生參與，并從企業(yè)外聘具有信息化建設(shè)資歷的高級(jí)人才，同時(shí)建立專家咨詢制度。二是提升行政人員能力。高校應(yīng)對(duì)行政人員加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)學(xué)習(xí)教育，提升他們對(duì)信息化建設(shè)的感性和理性認(rèn)識(shí)，促使他們主動(dòng)推進(jìn)信息化管理，全面提高他們信息收集、存儲(chǔ)、分析、應(yīng)用的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而有效激發(fā)高校信息化建設(shè)內(nèi)生動(dòng)力。三是建立績(jī)效考核制度。高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)行政人員信息化建設(shè)工作的考核，要以完善細(xì)化考核指標(biāo)為切入點(diǎn)，提高指標(biāo)體系評(píng)判的可操作性和高校師生的參與性，同時(shí)制定獎(jiǎng)懲制度，將信息化建設(shè)考核結(jié)果與行政人員工作薪資、崗位晉升和年度評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤。

（三）建設(shè)融合高效安全的信息管理平臺(tái)

一是建立信息共享機(jī)制。從邏輯關(guān)系上看，信息流通和信息利用是相互依賴的。高校應(yīng)從宏觀層面將校內(nèi)各部門組織的信息數(shù)據(jù)整合在統(tǒng)一的信息平臺(tái)上，進(jìn)行集中管理，并建立信息公布制度和使用規(guī)定，完善信息平臺(tái)更新維護(hù)機(jī)制。同時(shí)，高校應(yīng)在微觀層面統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息編碼規(guī)則，破除數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)部門信息資源共享，提高信息利用率，建設(shè)基礎(chǔ)性、公共性、開放性信息資源平臺(tái)。二是構(gòu)建安全保障機(jī)制。高校應(yīng)注重優(yōu)化內(nèi)部管理要素，設(shè)立網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)構(gòu)，明確各職能部門安全責(zé)任人和安全管理員，對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查維護(hù)，并建立安全事故處理機(jī)制，防范各類安全隱患。三是建設(shè)個(gè)性化信息平臺(tái)。高校應(yīng)積極發(fā)揮外部因素作用，加大信息系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)資金投入，加強(qiáng)與信息系統(tǒng)開發(fā)商合作，及時(shí)升級(jí)軟件和硬件，并將行政管理工作中遇到的問題整合成技術(shù)需求反饋給開發(fā)商，因地制宜提升信息平臺(tái)適用性，建成符合學(xué)校自身發(fā)展特點(diǎn)的信息系統(tǒng)。

（四）加強(qiáng)高新信息技術(shù)應(yīng)用

一是探索人工智能技術(shù)應(yīng)用。高校應(yīng)將人工智能技術(shù)運(yùn)用在教學(xué)管理和教育管理上，著重優(yōu)化個(gè)性化教學(xué)，提高人機(jī)協(xié)作水平，實(shí)現(xiàn)更好的人機(jī)互動(dòng)，均衡配置教育教學(xué)資源，提升教育教學(xué)效率和智能化管理水平。二是提升大數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)能力。高校應(yīng)全方位運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過多元化方式，從不同信息渠道收集存儲(chǔ)校內(nèi)各區(qū)域各部門海量數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)信息完整高效快捷的交流傳輸，并進(jìn)行深度挖掘和多維量化分析，推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)重構(gòu)管理流程，有力服務(wù)高校決策，提升管理效率。三是建設(shè)基于云計(jì)算和5G通信技術(shù)的智慧信息平臺(tái)。高校信息平臺(tái)建設(shè)應(yīng)利用云計(jì)算和5G通信技術(shù)高容量、高可靠、眾連接的優(yōu)勢(shì)，克服傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)在速度、時(shí)延、傳輸?shù)确矫婢窒?，?qiáng)化數(shù)據(jù)的采集、處理、計(jì)算、共享功能，實(shí)現(xiàn)教育信息的立體化精準(zhǔn)互通，并建造集成系統(tǒng)，升級(jí)部門互聯(lián)協(xié)作，促進(jìn)工作流程再造和優(yōu)化。同時(shí)，利用交互式的網(wǎng)絡(luò)通信和傳感裝置打通教育教學(xué)數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)線上線下緊密融合，打造現(xiàn)代化智慧校園。