淺析地方高校如何完善通用辦公設備精細化管理

張 迪

自從2020 年3月吉林省實施“吉林省政府采購電子商城”（以下簡稱“政采云”）平臺采購通用辦公設備以來，地方各高校認真貫徹落實推行采購業(yè)務的電子化管理、創(chuàng)新化管理、精細化管理，使采購效率有很大提升。政采云平臺網(wǎng)上超市的應用不僅提高了通用設備采購的綜合效益，也滿足了高校行政教學科研應用所需。按照相關規(guī)定，大宗物資的采購應秉承“公開透明、公平競爭、公正守信、遵紀守法”的原則，很多高校成立采購工作領導小組，明確落實責任人和相關部門人員的職責，保證組織機構高效運行。吉林省教育學院制定出臺了《吉林省教育學院采購業(yè)務管理辦法（試行）》，從規(guī)范采購業(yè)務活動、明確采購程序、提高資金使用效益和工作效率、強化廉政風險防控的角度，貫徹落實通用設備采購的精細化管理，堅持“公開、公平、公正、擇優(yōu)、誠信、遵紀守法；先預算再計劃后采購；統(tǒng)一領導、歸口管理、分工負責、管采分離”的原則，從預算到歸檔，使通用設備精細化管理準確服務于高校日常管理工作。

一、嚴把預算制定關

凡事預則立不預則廢，通用設備采購預算的編制、審核、審批的重要性不言而喻。采購預算的制定涉及到使用部門、采購業(yè)務部門、財務部門等，為呈現(xiàn)出一份高質(zhì)量的預算，需各個部門加強采購管理的透明度，認真對待采購預算制定的每個環(huán)節(jié)。同時，相關職能部門工作人員要認真學習國家法律、地方性法規(guī)及規(guī)范性文件、高校制度的內(nèi)容，確保真預算真執(zhí)行，減少預算的追加調(diào)整，從而提高預算制定的效率和質(zhì)量。具體到實際操作層面，提出如下操作建議：

通用設備采購預算編制的起點是使用部門。使用部門需結合《吉林省省直行政事業(yè)單位通用辦公設備家具配置標準》中對允許采購的設備種類、配置標準及部門實際配置情況，本著合法、合理、節(jié)約的原則提出采購申請。由于通用設備的技術參數(shù)專業(yè)性較強，使用部門可瀏覽政采云平臺進行前期市場調(diào)研，也可參考相關技術部門的意見，列出核心參數(shù)，合理制定預算。

采購業(yè)務部門收到使用部門的申請后，應完成初步審核。嚴格按照通用設備配置要求、金額要求、范圍要求，結合單位現(xiàn)有的通用設備使用情況、閑置情況確定內(nèi)部調(diào)配使用還是采購新設備。對于擬采購內(nèi)部調(diào)配方式解決的，使用部門辦理通用設備資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)即可；對于采購新設備的，采購業(yè)務部門收集整理匯總各個使用部門的采購需求申請后，通過分析財務預算金額、人員情況、高校實有資產(chǎn)配置數(shù)量、高校發(fā)展規(guī)劃、設備更新使用效率等綜合因素，最終形成書面的采購意見，如是否同意采購、采購設備的配置、不同意采購的理由等。將采購業(yè)務部門的采購意見及時反饋給使用部門，供其年度預算參考。

使用部門調(diào)整采購預算后，將最終計劃報給財務部門，財務部門結合使用部門的歷年預算使用情況，審核其采購計劃是否列入預算指標。通用設備的初步預算計劃方案形成后，繼續(xù)上報校級部門審批，最終確定年度預算指標。

總之，通過合理分配采購預算的申請審批、權限分配、責任劃分，充分與使用部門、采購業(yè)務部門、財務管理部門溝通協(xié)調(diào)，使采購預算成為辦理采購業(yè)務的依據(jù)，提高通用設備的預算水平，使采購工作有的放矢。再結合績效評價指標體系，就會最大效用地利用采購經(jīng)費，杜絕采購資金的不必要浪費。

二、抓好采購管理關

以采購預算為宏觀指導，以采購申請為具體參考，采購業(yè)務部門實際開展工作的頂層制度就相對完善了。通用設備采購工作是高校穩(wěn)定發(fā)展的基礎性工作，關系到高校各項工作有序運行。每一張紙質(zhì)材料的輸出都代表著高校的形象、展示著高校風采。目前，根據(jù)吉林省財政廳《關于政府采購電子商城正式運行的通知》（吉財采購［2020］294 號）文件要求，為了促進采購與互聯(lián)網(wǎng)深度整合，有效提高采購效率，通用設備如計算機設備、打印機、掃描儀等類似物品需要在政采云平臺上購買。所以，做好電子化采購管理工作是重中之重。

高素質(zhì)的采購人才隊伍是基礎。業(yè)務水平高、責任心強、溝通能力佳，也是采購人員必須具備的基本素質(zhì)。只有采購人員自身的綜合素質(zhì)過硬，才能杜絕風險的發(fā)生，才會拒絕不良風氣的侵擾，時刻堅持以高校的利益為重。因此，在采購人員招聘時應選擇經(jīng)濟類、管理類等專業(yè)或者有優(yōu)質(zhì)教育背景的畢業(yè)生，亦或是業(yè)務能力極強并且采購經(jīng)驗豐富的工作人員。此外，建議在高校內(nèi)部實行崗位輪崗制，對于不適合從事采購工作的人員及時調(diào)整崗位，從而保證采購業(yè)務部門工作人員的優(yōu)質(zhì)合作。

風清氣正的校園環(huán)境是保障。建立有效的風險防控機制，是保障采購工作順利開展的題中之義。高校內(nèi)部應通過官方網(wǎng)站、公眾號、校報等多種渠道，宣傳采購工作的同時，暢通反饋舉報渠道，增強教職員工的責任意識，鼓勵教職員工對各種使用不滿意的商品積極提出意見、對發(fā)現(xiàn)違法違章的行為積極舉報，營造良好的采購氛圍。

從實際工作來看，采購業(yè)務部門應根據(jù)使用部門的申請進行內(nèi)部復核，同時根據(jù)自身采購經(jīng)驗和類似產(chǎn)品的使用意見，確定最終采購的性價比最高的商品。通用設備更新周期短、使用周期有限、市場價格波動不穩(wěn)定，在采購打印機、一體機等需要使用配套耗材的設備，還需要考慮國產(chǎn)耗材的市場價格，避免出現(xiàn)耗材高于設備價、短時間使用長時間閑置的怪現(xiàn)象，讓設備得到有效利用。此外，采購過程中還應考慮設備的兼容性問題，通用設備產(chǎn)品的軟件升級快，各類盜版軟件恣意橫行，硬件更新?lián)Q代快，如果不能依靠軟件升級來完成產(chǎn)品的升級，勢必會在短期內(nèi)淘汰大量的設備，這無疑會造成資金的浪費。由于通用設備都是通過政采云平臺采購，這就要求實施具體操作的采購人員必須充分熟悉和了解政采云平臺的采購流程。在政采云平臺上可通過在線詢價功能，公平、公正、公開地選擇供應商，與之簽訂一定周期的供貨協(xié)議，這樣既能保證采購經(jīng)費的效益最大化，還能保證供應商的合理利潤，實現(xiàn)雙贏。所以，在采購通用設備時，一定要有較為充分的市場調(diào)研和性價比分析，協(xié)調(diào)處理好各個采購環(huán)節(jié)，做到與時俱進，既注重眼前使用效益，又注重長久使用成本，從單一的追求最低采購價格的一次性采購升級為系統(tǒng)的，實現(xiàn)定期合作的總成本最低的互惠雙贏合作，進一步促進其規(guī)范化管理、現(xiàn)代化管理、有效化管理。

三、把好使用維修關

在通用設備的實際使用過程中，經(jīng)常出現(xiàn)非常簡單的故障導致使用者不知所措的情況，往往只是需要重啟機器、安裝驅(qū)動或者更換耗材就可以解決，但使用者還是擔心會因為不當操作帶來更大的麻煩。所以，前文所提到的一定周期的供貨協(xié)議，另一個優(yōu)勢就是工作人員在使用過程中出現(xiàn)任何問題都能及時對接上實際供貨的供應商來維修解決，避免因記憶不清而對接不上正確的供應商上門服務。試想，如果每次采購數(shù)量較少的設備都通過詢價比價的形式確定供應商，除了浪費采購人員的時間和精力外，一旦設備使用過程中出現(xiàn)問題，容易出現(xiàn)多家供應商供貨導致沒有找到正確供應商維修的情況，或者來維修時出現(xiàn)供應商之間推諉扯皮、敷衍了事，勢必影響機器的正常使用，影響辦公效率。另外，一定周期協(xié)議供貨的供應商也比較熟悉其本身提供的產(chǎn)品型號、使用方法，如出現(xiàn)對校園實行封閉式管理等特殊情況時，也可以通過視頻的方式交流，便于快速學會使用設備，恢復設備的正常使用。此外，高校在采購過程中也可以將協(xié)議供應商的售后服務質(zhì)量作為重要參考條件來擇優(yōu)選擇合作對象，在協(xié)議合同中明確因售后服務不及時需承擔的違約責任，促使協(xié)議雙方共同遵守、誠信履約，以便于全方位、多角度保證高校通用設備的正常使用。

通用設備的使用應堅持物盡其用、節(jié)約使用的原則，在實際工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)使用部門已經(jīng)按照最低使用年限申請報廢的設備，卻不將設備交還給管理部門，而是以此名義再次申請購置新設備的情況，這著實浪費了采購經(jīng)費。所以，在通用設備的使用環(huán)節(jié)，必須在高校范圍內(nèi)建立起完整的報廢、回收、維修制度。首先是報廢環(huán)節(jié)，由使用部門填寫報廢申請單，應附加說明通用設備的購置時間、已使用年限、報廢理由等，并交由國有資產(chǎn)管理部門審核。然后是回收環(huán)節(jié)，國有資產(chǎn)管理部門經(jīng)過專業(yè)和技術鑒定后，確實可以報廢的需通知使用部門履行完報廢手續(xù)后將報廢資產(chǎn)上交，禁止其繼續(xù)使用；如果鑒定后發(fā)現(xiàn)還可以通過維修解決問題，不能報廢，則需要將故障設備統(tǒng)一保管，以待批量維修。最后是維修環(huán)節(jié)，地方高校每年針對維修也應該有預算的專門立項。通用設備的維修最好是累積一定數(shù)量后的一次性維修，這樣既能節(jié)省上門維修費用的支出，也能使設備的零部件最大化使用。在經(jīng)過妥善處理后，最終對沒有維修價值的設備，及時履行報廢手續(xù)完成報廢，接著對報廢資產(chǎn)進行客觀公正的價值評估，經(jīng)過上級部門的審核后，依法處理，所得價款到財務部門入賬。

綜上，通用設備的使用和維修是一個動態(tài)監(jiān)管的過程，必須建立起各部門溝通接洽的有效協(xié)調(diào)機制。同時，在制度的范圍內(nèi)，滿足各部門對通用設備的個性化使用需求，促進高校各項工作快速、穩(wěn)步、有序推進。

四、控好驗收結算關

通用設備的驗收應遵循“使用部門主導、采驗分離、相互監(jiān)督、權責明確”的原則，可分為收貨驗收和使用合格驗收。收貨驗收，主要是檢驗其外觀是否完整、是否符合說明書所描述的貨品配置清單、機器的功能是否符合使用部門的申請要求等。供應商在上門安裝后，應將具體操作方法告知實際使用人，實際使用人操作確實沒有問題即可完成收貨驗收。但因為有些通用設備的故障具有隱蔽性，甚至有些供應商通過更換不重要的零部件來以次充好，所以建議在供貨協(xié)議上注明自收貨之日起一定的時間內(nèi)（如5至7個工作日）完成使用合格的驗收。使用合格驗收完成，即證明通用設備能夠滿足工作所需正常使用，可以推進辦理結算付款手續(xù)。政采云平臺提供固定格式的驗收單，使用部門即可按照驗收單的內(nèi)容，如實填寫驗收時間、驗收意見、驗收人，驗收人應由包括使用部門通用設備的資產(chǎn)管理員和實際使用人在內(nèi)的至少兩人以上簽字確認。若驗收不合格的，要及時協(xié)調(diào)供應商解決，多次協(xié)商未果的，可在訂單管理的“待評價”區(qū)如實評價，同時將其列入高校采購不良供應商黑名單，并在高校官方網(wǎng)站上公布。此外，政采云平臺在訂單管理上，有“待驗收”的環(huán)節(jié)和待辦事項的提醒，可選擇上傳電子版驗收單備案留查，這無疑為標準化、高效化的驗收管理提供了極大便利，讓驗收工作更透明、更陽光。

完整的驗收單是辦理結算手續(xù)的重要憑證，依法依規(guī)出具的驗收單應作為結算手續(xù)的附件一并交給財務部門辦理付款手續(xù)。財務部門的審核人員對于需要付款結算的材料負有形式審核的責任，即需根據(jù)高校內(nèi)部管理制度，審核通用設備結算需提供的材料清單、份數(shù)、形式（原價或復印件）等。如果材料存在瑕疵，需一次性告知，以提高內(nèi)部結算效率。待所有材料準確齊全無誤后，按照高校付款結算審批流程完成付款。最后，將付款轉(zhuǎn)賬憑證作為結算依據(jù)一同留存歸檔，以備隨時檢查。當然，高校和供貨商也可以在供貨協(xié)議上約定付款周期，比如月結、季結或者累積一定數(shù)額的結算，以此來簡化流程、優(yōu)化服務，提高高校各部門的工作效率。

五、做好歸檔整理關

通用設備的采購材料歸檔是極其重要的工作，嚴肅管理采購業(yè)務記錄、嚴格保密采購業(yè)務材料是歸檔整理工作的關鍵所在。凡涉及到通用設備采購各個環(huán)節(jié)的材料，如采購預算編制文件、采購申請、詢價記錄、采購合同、質(zhì)疑答復文件、驗收單等，均需要準確恰當留痕。歸檔材料一定要原件保存，若有復印件一定要注明復印件的份數(shù)及保管使用人，從多角度、全方位杜絕造假現(xiàn)象的發(fā)生。同時，還需要對通用設備實物拍照保存入檔，確保賬實相符。在將完整材料移交高校檔案室前，所有材料的整理工作建議由采購業(yè)務部門完成，在整理過程中，應編排目錄并標注頁碼，形成規(guī)范、真實、準確、完整的資料鏈，建立通用設備采購業(yè)務工作檔案。還需要定期分類統(tǒng)計采購業(yè)務信息，并定期通報相關的采購項目資料的待歸檔情況，以待各部門的及時補充和完善，及時發(fā)現(xiàn)上下游業(yè)務部門、高校與供應商之間的問題，客觀分析，精準整改。完整的檔案能為高校內(nèi)部采購預算執(zhí)行情況和類似采購業(yè)務開展情況提供有力參考。

另外，從接管材料的高校檔案室來說，必須建立起檔案的目錄式管理和電子化管理，一方面節(jié)約人力成本的投入，另一方面便于檔案的隨時查找、準確查找、迅速查找。但現(xiàn)在很多高校不重視檔案管理工作，工作人員偏老齡化，甚至不在職不在崗，不認真檢查檔案的完整性，以移交人的主觀性為主，移交什么材料就收取什么材料，這對檔案的管理留下很大隱患。檔案室應該對采購業(yè)務檔案保管建規(guī)立矩。首先，將采購業(yè)務檔案劃分類別，如通用設備類、辦公家具類、辦公用品類等。其次，對于移交的檔案必須建立目錄清單，也就是必須明確同類業(yè)務需提供哪些材料才能移交檔案室，此項工作需要采購業(yè)務部門、使用部門、檔案室等相關部門協(xié)商確定，以保證檔案的工作具有完整的延續(xù)性。最后，移交的檔案必須寫明關鍵詞，方便查找，通用設備的關鍵詞可結合設備的品牌、型號、功能填寫，這樣也便于為類似設備的采購工作提供有益參考。

最后，采購業(yè)務的檔案保密工作也不容忽視。對于涉密的通用設備采購項目，高校應授權給采購業(yè)務部門同采購供應商在供貨協(xié)議中約定保密條款或者簽訂保密協(xié)議，明確雙方需承擔保密義務及違約責任。同時，鑒于檔案室工作的特殊性，高校也需與檔案室的工作人員簽訂保密協(xié)議，還需要做好檔案室的監(jiān)控物資配備工作，從人和物的角度確保監(jiān)督到位，以明確供應商或相關部門的保密責任，建立起對涉密采購項目的安全保障機制。

新冠肺炎疫情發(fā)生以來，各地除了堅決貫徹黨中央的決策指示外，也采取了一些切實可行的措施應對，以確保各項采購業(yè)務的穩(wěn)步繼續(xù)，全力支援抗擊疫情的需要。新冠肺炎疫情直接阻礙和遲滯了日常采購工作的如期開展，其驟發(fā)性引起的物資供應緊張也極大增加了采購難度，也一定程度影響到現(xiàn)有合同的履約、供貨和售后服務。所以，地方高校必須建立常態(tài)化的應對突發(fā)事件的通用設備采購機制。如合理配備多種功能的設備；在設備供應緊張的情況下發(fā)揮聯(lián)機使用、網(wǎng)絡共享的功能；成立校內(nèi)維修小組，信息部門技術人員牽頭，計算機類學生主動參與；建立常用型號機器配套耗材的庫存管理機制等，確保實現(xiàn)從采購申請、應急調(diào)配到正常使用的一條龍式聯(lián)動，無縫對接，平穩(wěn)推進。

總之，地方高校通用設備采購業(yè)務的內(nèi)控管理、精細化管理、動態(tài)化管理以五個方面的實踐為參考，對實現(xiàn)通用設備采購效益的最大化和最優(yōu)化有所助益。當下，伴隨著新冠肺炎疫情對各個行業(yè)的沖擊，各項采購業(yè)務的順利開展都面臨著新挑戰(zhàn)，與時俱進、推陳出新，穩(wěn)步提升高校通用設備采購業(yè)務的規(guī)范化管理勢在必行?！巴ā备咝８鞑块T之所需，“用”政采云平臺之所長，“設”計于通用設備采購每個環(huán)節(jié)，“備”采于嚴謹詳細的預算后，“精”管在采購使用維修中，“細化”在驗收結算歸檔里，“管理”于精益求精，一定會以最快的速度、最高的效益、最妥善的方式、最有益的合作保證通用設備的采購工作順利開展，保證地方高校規(guī)范、持續(xù)地高質(zhì)量運轉(zhuǎn)。