地方高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

張麗娜

(黃岡師范學(xué)院人事處,湖北黃岡438000)

地方高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

張麗娜

(黃岡師范學(xué)院人事處,湖北黃岡438000)

地方高校人事檔案信息化建設(shè)是地方高校人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì),也是實(shí)現(xiàn)地方高校人力資源開(kāi)發(fā)與優(yōu)化配置的基礎(chǔ)。本文探討了地方高校人事檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及原因,闡述了加快地方高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性,并對(duì)如何加強(qiáng)地方高校人事檔案信息化建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議。

地方高校;人事檔案;信息化建設(shè)

地方高校人事檔案是承載地方高校人力資源信息的重要載體,如何將沉睡在人事檔案中的“靜態(tài)信息”變?yōu)椤盎钴S信息”,充分發(fā)揮人事檔案信息在人事管理中的作用,地方高校人事檔案信息化建設(shè)就顯得尤為重要。當(dāng)前,地方高校由于各方面條件的限制,人事檔案信息化建設(shè)總體水平不高,嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息在人事管理中積極作用的發(fā)揮,[1]因而如何加快地方高校人事檔案信息化建設(shè)成為值得我們思考的問(wèn)題。

一、地方高校人事檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及原因分析

當(dāng)前,地方高校人事檔案信息化建設(shè)水平參差不齊,存在的問(wèn)題較多,影響了人事檔案信息化建設(shè)積極作用的發(fā)揮。因此,有必要對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行梳理,對(duì)產(chǎn)生問(wèn)題的原因進(jìn)行分析。具體問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(一)地方高校對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠 人事檔案工作非常重要,但在地方高校中的實(shí)際地位并不高,體現(xiàn)在地方高校對(duì)人事檔案檔案信息化建設(shè)的關(guān)注與認(rèn)識(shí)明顯不夠。有的認(rèn)為信息化就是簡(jiǎn)單的數(shù)字化,將人事檔案掃描,轉(zhuǎn)換成電子文件;有的認(rèn)為就是將人事檔案中的信息錄入Excel文件或者錄入人事檔案信息管理軟件即可。這些認(rèn)識(shí)是不全面的,導(dǎo)致地方高校對(duì)人事檔案信息化建設(shè)缺乏應(yīng)有的重視。

究其原因,第一,地方高校本科辦學(xué)歷史短,很多是最近十多年隨著我國(guó)高等教育結(jié)構(gòu)調(diào)整,由?？茖W(xué)校合并、升格而來(lái)的。學(xué)校辦學(xué)層次低,發(fā)展任務(wù)重,發(fā)展經(jīng)費(fèi)不足及地域限制,嚴(yán)重影響了學(xué)校招生就業(yè)形勢(shì)和高層次人才的引進(jìn)。為了提升學(xué)校辦學(xué)層次及學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,學(xué)校決策層的注意力大多集中在招生與就業(yè)、學(xué)科專業(yè)規(guī)劃與建設(shè)、人才培養(yǎng)、師資隊(duì)伍建設(shè)(尤其是高層次人才引進(jìn)與培養(yǎng))、科學(xué)研究、學(xué)生安全與穩(wěn)定、校園基本建設(shè)、穩(wěn)定民生等事關(guān)學(xué)校生存發(fā)展大局的工作上,有限的財(cái)力也主要集中在這些領(lǐng)域。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)很少有時(shí)間與精力去研究人事檔案信息化建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題。第二,地方高校大多分布在省會(huì)城市、直轄市之外,多為三四線城市,具有明顯的地域性。受地域限制,思想觀念保守,眼界不夠開(kāi)闊。這些都導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)滯后。

(二)地方高校人事檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足,硬件設(shè)施不完備 地方高校人事檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入有限,硬件設(shè)施不完備,有的高校沒(méi)有專門(mén)的人事檔案室,不利于人事檔案安全保管;有的高校保管條件不達(dá)標(biāo),庫(kù)房簡(jiǎn)陋;有的高校僅配置計(jì)算機(jī)及掃描儀,將人事檔案進(jìn)行掃描,轉(zhuǎn)換成PDF文件或JPG文件;有的高校采用Excel軟件進(jìn)行人事檔案信息錄入與管理;少數(shù)高校購(gòu)置人事檔案信息管理軟件,運(yùn)用系統(tǒng)進(jìn)行信息管理,實(shí)現(xiàn)單機(jī)管理,但沒(méi)有考慮信息共享問(wèn)題。

在人事檔案信息化建設(shè)上投入不足主要是由地方高校財(cái)務(wù)狀況決定的。地方高校收入來(lái)源于上級(jí)財(cái)政撥款,數(shù)額有限,加上學(xué)校底子薄,辦學(xué)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足,有的還負(fù)債累累。學(xué)校有限的資金主要投向于影響學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重點(diǎn)工作,俗話說(shuō)“好鋼要使在刀刃上”,用于人事檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)可想而知。比如,筆者所在的黃岡師范學(xué)院,差額撥款單位,省級(jí)財(cái)政投入有限,所在的黃岡市身處老區(qū),經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá),工業(yè)基礎(chǔ)薄弱,市財(cái)政對(duì)于學(xué)校的經(jīng)費(fèi)投入也是愛(ài)莫能助。這一點(diǎn)比起部屬院校或省屬重點(diǎn)院校差距較大,部屬院?；蚴僦攸c(diǎn)院校有國(guó)家相關(guān)部委或省級(jí)財(cái)政重點(diǎn)支持,經(jīng)費(fèi)充足,人事檔案信息化建設(shè)有充足的資金保障,這是地方高校不可比擬的。

(三)地方高校人事檔案信息化建設(shè)缺少信息化建設(shè)的復(fù)合型人才 地方高校辦學(xué)層次不高,人事檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理,整體素質(zhì)參差不齊,多以兼職為主,即使有專職人員,檔案管理專業(yè)科班出身也極少,學(xué)歷、職稱層次較低,人事檔案管理的專業(yè)理論儲(chǔ)備不足,由于經(jīng)費(fèi)有限和受重視程度不高,接受檔案專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)也不多。人事檔案信息化工作得不到重視,難以吸引既懂人事檔案管理業(yè)務(wù)又能熟練利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案信息化處理的復(fù)合型人才,[1]嚴(yán)重阻礙了地方高校人事檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

二、加快推進(jìn)地方高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性

加快推進(jìn)地方高校人事檔案信息化建設(shè)對(duì)于地方高校人事檔案管理事業(yè)及人事管理工作都有著積極的促進(jìn)作用,同時(shí)有利于人事檔案當(dāng)事人知情權(quán)的維護(hù),有利于當(dāng)事人對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督。[2]具體地來(lái)講有以下幾方面:

1.加快推進(jìn)地方高校人事檔案信息化建設(shè),充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù),突破傳統(tǒng)人事檔案利用中的種種局限,對(duì)于無(wú)保密要求的人事檔案信息資源進(jìn)行整理、開(kāi)發(fā)并提供利用服務(wù),積極有序推進(jìn)地方高校人事檔案管理事業(yè)現(xiàn)代化。第一,更好地保護(hù)人事檔案紙質(zhì)載體。人事檔案信息查閱一般通過(guò)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行,只有當(dāng)所查閱信息對(duì)當(dāng)事人、本單位有重大影響,或當(dāng)事人對(duì)所查閱信息有異議時(shí),才發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用。這樣就減少了不必要的翻閱,最大限度地保護(hù)人事檔案紙質(zhì)載體,盡量減少后期修復(fù)檔案的各項(xiàng)投入。第二,更好地提高地方高校人事檔案信息的安全性。作為信息化建設(shè)的配套項(xiàng)目,建立人事檔案信息備份中心,通過(guò)對(duì)人事檔案的電子檔案和信息進(jìn)行實(shí)時(shí)異質(zhì)異地備份,從而最大限度保證人事檔案信息安全。一旦發(fā)生本地人事檔案或者信息損毀,可以在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)人事檔案信息,避免了重新建設(shè)的投入。第三,提高工作效率,更好地提供人事檔案信息利用與服務(wù)。人事檔案信息一次錄入可以無(wú)限次使用,避免了重復(fù)勞動(dòng),節(jié)約人力投入;同時(shí)大幅度提升人事檔案信息檢索與利用的效率和準(zhǔn)確率,從根本上解決了傳統(tǒng)檢索、利用必須手工翻閱實(shí)體檔案,既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力的狀況。

2.加快推進(jìn)地方高校人事檔案信息化建設(shè),根本目的在于更好地服務(wù)于人事管理工作,提供第一手準(zhǔn)確信息,更好地發(fā)揮人力資源潛力。第一,提高人事檔案信息的準(zhǔn)確性、權(quán)威性。依據(jù)人事檔案信息化業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)存在異議的人事檔案信息進(jìn)行認(rèn)定并錄入,盡量消除人事檔案信息不統(tǒng)一、不準(zhǔn)確現(xiàn)象,避免因?yàn)椴殚喨瞬煌瑢?duì)信息認(rèn)定的結(jié)果造成影響,減少人為因素干擾。第二,提高人事檔案信息實(shí)時(shí)性和全面性。及時(shí)更新信息管理系統(tǒng),實(shí)時(shí)反映教職工在學(xué)歷進(jìn)修、科研成果、社會(huì)服務(wù)、榮譽(yù)、獲獎(jiǎng)等方面的新變化,全面、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)地了解每個(gè)教職工最新?tīng)顩r。第三,更好地推進(jìn)人事管理工作。近十余年,國(guó)家人事制度改革穩(wěn)步推進(jìn),尤其近年來(lái),高校崗位設(shè)置工作不斷深入,教職工管理由原來(lái)的“身份管理”變?yōu)椤皪徫还芾怼?。高校里高?jí)知識(shí)分子、高級(jí)專門(mén)人才、高級(jí)專家云集,如何積極貫徹落實(shí)國(guó)家人事制度各項(xiàng)改革,成為高校人事管理工作的重要部分。地方高校要通過(guò)人事檔案信息化建設(shè),充分挖掘有限的人力資源的巨大潛力,更好地調(diào)動(dòng)各類高級(jí)專家、高級(jí)專門(mén)人才的積極性,實(shí)現(xiàn)崗位和人力資源的優(yōu)化配置,發(fā)揮他們?cè)谌瞬排囵B(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)方面的積極作用。

3.加快推進(jìn)地方高校人事檔案信息化建設(shè),對(duì)于維護(hù)當(dāng)事人知情權(quán)和對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督有著非常重要的作用。第一,有利于維護(hù)人事檔案當(dāng)事人知情權(quán)。通過(guò)在人事檔案信息管理系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)權(quán)限,使得當(dāng)事人在一定范圍和限度內(nèi)可以查閱本人人事檔案信息。這些信息源于人事檔案,但公開(kāi)這些信息又不等同于公開(kāi)人事檔案本身,這樣既保證了信息公開(kāi),循序漸進(jìn)地實(shí)現(xiàn)了知情權(quán),又可以避免公開(kāi)人事檔案本身帶來(lái)的隱患,相對(duì)來(lái)說(shuō)更容易實(shí)現(xiàn)。[2]第二,有利于當(dāng)事人對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督。當(dāng)事人最熟悉自身實(shí)際情況,一旦當(dāng)事人發(fā)現(xiàn)人事檔案信息與自身實(shí)際情況不一致,可以向人事檔案管理部門(mén)反映情況,提供材料,配合信息核實(shí),提高信息準(zhǔn)確性,也實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督。

三、加快地方高校人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

(一)加強(qiáng)宣傳,切實(shí)提高地方高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、人事檔案管理員、校內(nèi)各部門(mén)及廣大教職工人事檔案信息化建設(shè)的意識(shí) 第一,要加大宣傳力度,使地方高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念,認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化建設(shè)對(duì)于地方高校人力資源的開(kāi)發(fā)與優(yōu)化配置的重要性,充分重視人事檔案信息化建設(shè),提上議事日程,加大力度推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。第二,人事檔案管理員也要提高對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí),增強(qiáng)責(zé)任感與使命感,積極參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn),主動(dòng)提高業(yè)務(wù)水平,成為推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)的主力軍。第三,校內(nèi)各職能部門(mén)也應(yīng)積極參與其中,充分利用人事檔案信息化建設(shè)成果,減少重復(fù)勞動(dòng),避免人事檔案部門(mén)形成“信息孤島”,最大限度實(shí)現(xiàn)信息共享。同時(shí),根據(jù)各職能部門(mén)業(yè)務(wù)范圍,主動(dòng)向人事檔案管理部門(mén)提供教職工教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)等相關(guān)權(quán)威信息,幫助人事檔案管理部門(mén)完善相關(guān)信息。第四,廣大教職工也要認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化建設(shè)并非只是人事部門(mén)、人事檔案管理員的事情,是和每位教職工息息相關(guān)的,要積極主動(dòng)地參與到人事檔案信息化建設(shè)中來(lái)。根據(jù)訪問(wèn)權(quán)限,主動(dòng)查看本人人事檔案信息,如有異議信息,應(yīng)聯(lián)系人事檔案管理人員核實(shí)更改;如有不完整信息或最新信息變動(dòng),提供相關(guān)材料,以便將信息錄入系統(tǒng),切實(shí)提高人事檔案信息的準(zhǔn)確性、全面性、實(shí)時(shí)性。

(二)爭(zhēng)取資金,切實(shí)保障地方高校人事檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入和硬件設(shè)施改善 第一,地方高校要積極爭(zhēng)取上級(jí)主管部門(mén)和地方政府專項(xiàng)資金,多渠道籌措資金,保證人事檔案信息化建設(shè)的資金來(lái)源。第二,在學(xué)校總體經(jīng)費(fèi)有限的情況下,將人事檔案信息化建設(shè)所需的資金列入預(yù)算之中,設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),切實(shí)保證資金投入。第三,按照檔案保管相關(guān)達(dá)標(biāo)條件建設(shè)人事檔案庫(kù)房,配備密集架存放人事檔案,根據(jù)檔案庫(kù)房管理的“八防”要求,配備防火、防盜、除濕、空調(diào)等設(shè)備,切實(shí)保證保管人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)標(biāo)。第四,根據(jù)信息化建設(shè)要求,添置硬件設(shè)施,如高配置的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、大容量的存儲(chǔ)設(shè)備、打印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等,以及人事檔案信息管理軟件,不斷改善信息化建設(shè)的物質(zhì)條件,為人事檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展提供必要的物質(zhì)保障。

(三)引進(jìn)專業(yè)人才,切實(shí)加強(qiáng)地方高校人事檔案信息化工作的人才隊(duì)伍建設(shè) 第一,通過(guò)多種渠道,引進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)所需的高素質(zhì)復(fù)合型人才,同時(shí)加大對(duì)在職人事檔案管理員的培訓(xùn)力度,提高人事檔案管理員的信息化業(yè)務(wù)水平。第二,樹(shù)立“人才資源是第一資源”的意識(shí),重視信息化建設(shè)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)與使用,“培養(yǎng)、留住、用好”具有綜合職業(yè)能力和全面素質(zhì)的專業(yè)人才,做到“人盡其才”。第三,引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,實(shí)行績(jī)效考核,優(yōu)勝劣汰,保證在人事檔案信息化建設(shè)一線的管理人員具有相當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)工作能力。第四,創(chuàng)造條件,鼓勵(lì)從事信息化建設(shè)的管理人員在本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)積極進(jìn)取,從事學(xué)術(shù)研究,不斷提高自身業(yè)務(wù)與理論水平,打通職業(yè)上升通道,提高自身待遇,從內(nèi)心愿意將地方高校人事檔案信息化建設(shè)工作作為自己畢生的事業(yè)奮斗一生。

(四)建立安全保障體系,切實(shí)增強(qiáng)地方高校人事檔案信息化建設(shè)的安全性 第一,積極推進(jìn)地方高校人事檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限,在實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享的同時(shí),務(wù)必確保人事檔案信息安全,防止個(gè)人信息泄露。第二,加強(qiáng)地方高校人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)及服務(wù)器的安保設(shè)施與安保體系建設(shè),防止黑客攻擊,保證人事檔案信息管理系統(tǒng)的信息安全。第三,建立人事檔案信息備份中心,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的實(shí)時(shí)異質(zhì)異地備份,做到即便出現(xiàn)服務(wù)器損毀或系統(tǒng)崩潰,也能即時(shí)恢復(fù)人事檔案信息系統(tǒng)的全部信息。通過(guò)這些措施,千方百計(jì)確保地方高校人事檔案信息的安全性。

加快推進(jìn)地方高校人事檔案信息化建設(shè),全面提升人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平,實(shí)現(xiàn)人力資源開(kāi)發(fā)與優(yōu)化配置,促進(jìn)“人才強(qiáng)?！?、“人才強(qiáng)市”戰(zhàn)略的順利推進(jìn),全面服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展,也是地方高校人事檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。

[1]黃偉新.高校人事檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題及對(duì)策[J].賀州學(xué)院學(xué)報(bào),2011,(2).

[2]張麗娜.人事檔案信息適度公開(kāi),確保當(dāng)事人知情權(quán)[J].法制與社會(huì),2009,(16).

責(zé)任編輯 周覓

G647

A

1003-8078(2015)05-0122-03

2015-09-30

10.3969/j.issn.1003-8078.2015.05.33

張麗娜(1981-),女,陜西寶雞人,黃岡師范學(xué)院人事處館員。