網(wǎng)上預(yù)約報銷模式與第三方服務(wù)結(jié)合的優(yōu)化研究
——以 Y 高校為例

郭 彧，王月簫，季曉昕

(南京醫(yī)科大學財務(wù)處，江蘇 南京 211166)

一、 引言

隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，國家對高等教育的投入持續(xù)增加。 高校經(jīng)費總量的不斷增長，使得高校財務(wù)報銷的工作量大幅增加。 為了解決傳統(tǒng)的財務(wù)報銷難的問題，許多高校都在積極探索新的報銷模式，即采用信息化手段的網(wǎng)上預(yù)約報銷模式。 近幾年，網(wǎng)上預(yù)約報銷模式在眾多高校中應(yīng)用廣泛，但各種問題也隨之而來，比如現(xiàn)有的財務(wù)賬務(wù)處理能力無法滿足日益增長的報賬需求、缺乏部門間的合作、改革宣傳與培訓不足、財務(wù)服務(wù)滿意度低等問題。 為了解決新問題，部分高校開始了與第三方服務(wù)公司合作的探索。

二、 傳統(tǒng)的網(wǎng)上預(yù)約報銷模式分析

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的高校采用網(wǎng)上預(yù)約報銷模式，此模式主要流程為經(jīng)辦人粘貼好票據(jù)，通過拍照或者掃描的方式上傳至網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)的電腦端或者手機端，隨后填寫報銷信息，等待相應(yīng)的簽批人簽批后，預(yù)約報銷時間并打印報銷單，與票據(jù)粘貼后遞交給財務(wù)處等待報銷。 財務(wù)審核人員審核報銷單，將不符合報銷規(guī)則的單據(jù)退還給經(jīng)辦人，將符合的單據(jù)制單后交由稽核人員復核，最后由出納付款。 (圖1)

圖1 現(xiàn)行主流網(wǎng)上預(yù)約報銷模式

和傳統(tǒng)的現(xiàn)場報銷模式相比，網(wǎng)上預(yù)約報銷模式不需要報銷經(jīng)辦人去線下找簽批人員簽字，用線上填寫報銷單的模式替代線下手填報銷單，簽批完成的報銷單送至財務(wù)處即可，不再需要排隊等候報銷。 如果高校引入物流系統(tǒng)和檔案電子化系統(tǒng)，報銷經(jīng)辦人還可在網(wǎng)絡(luò)上查看報銷進度，查閱報銷的原始檔案。 網(wǎng)上預(yù)約報銷模式極大地節(jié)約了報銷經(jīng)辦人的時間與精力，也讓簽批的環(huán)節(jié)更加高效便捷，在疫情常態(tài)化的特殊環(huán)境下，此報銷模式打破了時間和空間的限制，為高校師生的科研與學習提供了更多的便利，也讓財務(wù)服務(wù)更加貼近師生。

現(xiàn)行的網(wǎng)上預(yù)約報銷模式雖然提升了報銷效率，但也存在以下弊端:①對信息化系統(tǒng)的依賴性較強，系統(tǒng)出現(xiàn)任何問題，都會影響報銷的進程，如果沒有及時進行系統(tǒng)維護，修復漏洞，師生們的體驗感會大打折扣，甚至會引發(fā)不滿；②單據(jù)若不符合報銷規(guī)則被退回，仍需經(jīng)辦人去財務(wù)大廳取回報銷單，修改單據(jù)后重新進行審批，一來一回拉長了報銷時間，可能影響經(jīng)費使用進度；③制單量巨大，由于現(xiàn)行的網(wǎng)約系統(tǒng)沒法進行拼盤項目的申請，一筆報銷單只能存在單個項目，不同的項目需要申請不同的報銷單，甚至不同的收款單位也需申請不同的報銷單，導致報銷單的數(shù)量大幅提升；④檔案電子化工作量巨大，除了日常報銷等工作，會計人員還需裝訂憑證、整理并掃描所有報銷單據(jù)，形成電子檔案，便于師生或?qū)徲嬋藛T查閱，耗費巨大的時間與精力[1]。

三、 第三方服務(wù)介紹

以Y 高校為例，第三方服務(wù)主要有以下幾種:

(一)代理記賬服務(wù)

聘請專業(yè)的代理記賬公司將審核無誤的網(wǎng)約報銷單錄入財務(wù)系統(tǒng)。 高校定期從制單量、錯誤率、額外承擔工作、考勤等幾個維度對制單人員進行考核，也會要求記賬公司定期出具代理記賬報告或者相關(guān)建議，對報銷方式進行不斷的優(yōu)化。 以Y 高校為例，報銷高峰時期代理記賬人員日制單量在人均120 份左右，制單錯誤率低于2%，在完成制單工作的前提下也會承擔一些臨時性工作。 代理記賬人員已經(jīng)過公司的系統(tǒng)培訓，有一定的實操經(jīng)驗，對高?，F(xiàn)行的政府會計制度也有所了解，在不同的高校進行賬務(wù)處理也能很快上手。

(二)科研財務(wù)助理服務(wù)

聘請會計師事務(wù)所提供科研財務(wù)助理服務(wù)，服務(wù)的具體內(nèi)容可以是安排助理們駐扎在學院，為學院的師生提供線上線下的財務(wù)咨詢服務(wù)，例如:如何操作網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)進行線上報銷、科研經(jīng)費的各項費用項預(yù)算如何安排、已經(jīng)申請好的預(yù)約單是否符合報銷規(guī)范等；或是在高校財務(wù)處內(nèi)部，協(xié)助財務(wù)處人員處理一些日常工作，例如:柜臺值班、賬務(wù)處理、憑證交接、接聽電話等。 科研財務(wù)助理一般由會計師事務(wù)所的人員擔任，有豐富的審計工作經(jīng)驗，特別是科研項目的結(jié)題審計等，熟悉科研經(jīng)費放管服背景下的政策環(huán)境，對幫助師生安排經(jīng)費預(yù)算、提升高?？蒲薪?jīng)費管理水平都有幫助[2]。

(三)財務(wù)系統(tǒng)信息化服務(wù)

Y 高校使用的系統(tǒng)有最初的翼財云網(wǎng)財務(wù)系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、收費系統(tǒng)、無現(xiàn)金系統(tǒng)、工資系統(tǒng)，到現(xiàn)在的網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)、稽核系統(tǒng)、智能客服系統(tǒng)、憑證掃描系統(tǒng)、薪酬一體化系統(tǒng)、醫(yī)藥費報銷系統(tǒng)、票據(jù)系統(tǒng)等。 高校財務(wù)處對信息化系統(tǒng)的依賴程度越來越深，若單看網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，其中鑲嵌了眾多子系統(tǒng)，如項目簽批人員維護系統(tǒng)、增值稅發(fā)票查驗系統(tǒng)、報銷單物流系統(tǒng)等。 由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的瞬息萬變以及軟硬件的更新迭代等各種因素，網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)時常需要更新，不定期出現(xiàn)的漏洞也需要專業(yè)的工程師進行維護，系統(tǒng)之間的對接更是離不開工程師的協(xié)作，由此可見工程師對維護網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)乃至財務(wù)系統(tǒng)穩(wěn)定性的重要性。

(四)會計憑證服務(wù)

會計憑證服務(wù)既可以是憑證裝訂服務(wù)，也可以是檔案電子化服務(wù)，由公司的指定人員將憑證等會計檔案整理成冊，然后進行掃描，按照特定的編號錄入系統(tǒng)，然后將掃描完成的紙質(zhì)材料裝訂成冊，最終移交給庫房。 實行會計檔案電子化這一舉措為財務(wù)人員或是師生查看原始憑證提供了極大的便利，經(jīng)辦人不需要進入庫房或者檔案館逐個查閱，通過網(wǎng)上申請即可瀏覽相應(yīng)的會計電子檔案。

四、 與第三方服務(wù)結(jié)合的網(wǎng)上預(yù)約報銷模式分析

(一)網(wǎng)上預(yù)約報銷模式的流程優(yōu)化

將網(wǎng)上預(yù)約報銷模式與第三方服務(wù)結(jié)合后的流程如下:粘貼票據(jù)、線上填寫報銷信息的步驟仍然由報銷經(jīng)辦人(學生或者老師)完成，但是科研財務(wù)助理可以對其進行事前干預(yù)，通過進駐學院進行服務(wù)，為師生們解讀財務(wù)政策、指導報銷流程、答疑解惑，提高了報銷單的正確率。 預(yù)約好時間的報銷單不必再交至財務(wù)處，由預(yù)約人投遞至就近的報銷單投遞機即可，科研助理取出預(yù)約單進行初審，有問題及時聯(lián)系經(jīng)辦人進行處理，然后將初審處理完的單據(jù)遞交財務(wù)處，單據(jù)分配后由代理記賬人員入賬制成財務(wù)憑證，經(jīng)稽核人員復核、出納人員支付后交由憑證裝訂公司掃描并歸檔入庫(圖2)。 因為整個流程涉及財務(wù)系統(tǒng)眾多，駐點的工程師負責系統(tǒng)的日常維護、更新完善等工作[3]。

圖2 Y 高校與第三方服務(wù)結(jié)合的網(wǎng)上預(yù)約報銷模式

(二)新網(wǎng)上預(yù)約報銷模式的優(yōu)點

1. 高校師生們有更多的時間和精力致力于學術(shù)研究

優(yōu)化后的網(wǎng)上預(yù)約報銷模式不需要經(jīng)辦人往返于財務(wù)處，為高校師生們節(jié)約了更多的時間，讓師生們有更多的精力投身于教學與科研工作之中。 報銷人將預(yù)約好的單據(jù)投遞至學院就近的預(yù)約單接收機器(簡稱“投遞機”)，如單據(jù)不符合報銷規(guī)定需要被退回，可直接去駐點助理處取回修改后再次遞交。若是項目審計等原因需要查閱原始的報銷單據(jù)，不必找出原始憑證后逐個拍照，費時費力，只需提交申請，經(jīng)過財務(wù)人員相應(yīng)審批后即可在線查看電子憑證檔案。

2. 財務(wù)人員從繁雜的業(yè)務(wù)中解脫出來，有助于提升財務(wù)管理水平

與傳統(tǒng)的網(wǎng)約報銷模式相比，財務(wù)人員不再忙于審核報銷單、錄入憑證、整理裝訂憑證等機械式工作，有更多的時間用于提升自身業(yè)務(wù)技能與豐富專業(yè)知識，進一步提高財務(wù)工作的質(zhì)量。 以Y 高校財務(wù)處為例，自從采用與第三方服務(wù)結(jié)合的網(wǎng)約報銷模式后，有更多的時間用于對內(nèi)日常業(yè)務(wù)學習、定期人員培訓，對外每年舉辦報賬員培訓、財務(wù)政策宣講進學院、個稅上門稅務(wù)、銀團師生服務(wù)等舉措，提高了師生滿意度。

3. 駐點工程師對系統(tǒng)問題的及時解決，讓網(wǎng)約報銷運行得更加流暢

與第三方服務(wù)結(jié)合的網(wǎng)上預(yù)約報銷模式更加依賴信息化系統(tǒng)，因此系統(tǒng)問題的及時解決對網(wǎng)約服務(wù)體驗至關(guān)重要。 以Y 高校為例，在各種系統(tǒng)的日常使用過程中，由于軟件更新迭代、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境變化、安全防護提升等各種原因需要對其進行不定期的維護，若有駐點工程師在場，各種影響網(wǎng)約系統(tǒng)正常運行的問題都能被迅速解決，師生們可以不間斷地享受網(wǎng)約模式的便利。

(三)新網(wǎng)上預(yù)約報銷模式的發(fā)展趨勢

1. 持續(xù)優(yōu)化提升系統(tǒng)

隨著高校經(jīng)費來源和數(shù)量的不斷增長，報銷業(yè)務(wù)的量也在不斷加大，網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)也需要不斷升級優(yōu)化來滿足科研人員的需要。 高校財務(wù)人員應(yīng)與第三方服務(wù)公司商討如何提升系統(tǒng)的智能化與便捷化水平，例如掃描原始票據(jù)后自動填寫報銷信息、增加語音輸入與識別功能、可以進行拼盤項目的報銷單申請、手機端也可以對報銷單進行修改等。

2. 系統(tǒng)管理員專業(yè)化

考慮到高校財務(wù)信息的保密性與安全性，聘用駐點工程師對系統(tǒng)進行維護雖然便捷高效，但是存在信息泄露的風險，且用工成本較高。 高?？膳c信網(wǎng)部門進行合作，培養(yǎng)專業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)管理員，使其不僅熟練掌握財務(wù)知識，還能對信息化技術(shù)嫻熟運用。 獨立于第三方服務(wù)公司的管理員增加了高校操控系統(tǒng)的自主權(quán)，也為財務(wù)服務(wù)穩(wěn)定性發(fā)展提供保障。

3. 第三方管理與考核

第三方服務(wù)人員來自不同的公司，文化背景各不相同，但是服務(wù)于高校，就應(yīng)服從高校的管理。 財務(wù)處應(yīng)制訂第三方服務(wù)人員管理制度，定期對其進行培訓與考核，利用激勵機制調(diào)動人員的工作積極性。 對考核優(yōu)秀的人員可以提高薪酬或給予一定的物質(zhì)獎勵，對考核落后的人員應(yīng)采取相應(yīng)的措施?？紤]到科研助理的長遠發(fā)展，也可與學校其他部門(例如資產(chǎn)管理處、科技處、信息與網(wǎng)絡(luò)中心等)對助理們進行全面的培訓以提升其業(yè)務(wù)素養(yǎng)，人事部門也可為其制訂科研助理職稱評審制度等。

4. 多部門信息共享

考慮到高校各部門存在的信息孤島現(xiàn)象，財務(wù)處可以聯(lián)合其他部門，例如資產(chǎn)管理處、學工處、教務(wù)處、人事處以及各學院等，進行系統(tǒng)對接，增加信息的交互性，讓師生們享受信息化一條龍服務(wù)。 由于各系統(tǒng)交互操作的復雜性，財務(wù)處可先將本部門內(nèi)部的系統(tǒng)進行整合優(yōu)化，打造財務(wù)一體化系統(tǒng)[4]。

5. 嵌入內(nèi)控的關(guān)鍵點

如果系統(tǒng)在經(jīng)辦人進行報銷申請初期就能發(fā)現(xiàn)一些存在的問題或者風險，進行預(yù)警提示，可以幫助科研人員進行合理規(guī)避，這樣有利于建立健全內(nèi)部控制體系，提升財務(wù)管理水平與經(jīng)費的使用效率。以Y 高校為例，為了發(fā)現(xiàn)異常的交易或者不合規(guī)的票據(jù)，杜絕科研腐敗的現(xiàn)象，財務(wù)處設(shè)計了大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)，較之人工復核更加精準與高效。

五、 結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)＋”的大背景下，高校財務(wù)信息化發(fā)展符合時代發(fā)展趨勢，高校財務(wù)網(wǎng)約報賬模式仍處于發(fā)展階段，與第三方服務(wù)機構(gòu)的合作也在不斷探索中。 網(wǎng)上預(yù)約報銷模式有了第三方服務(wù)的融入，不僅讓報銷經(jīng)辦人感受到了便捷與高效，也讓財務(wù)人員向財務(wù)管理信息專業(yè)化不斷邁進，從而提升了管理與服務(wù)水平，在學校重大事務(wù)上也有了更多的話語權(quán)與決策權(quán)。 隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及第三方人員配備的日益優(yōu)化，網(wǎng)上預(yù)約報銷模式將會日趨成熟，在高校中逐漸推廣。