智慧校園環(huán)境下圖書館跨館借還物流配送研究

呂 霞

(華中科技大學(xué)圖書館，湖北 武漢 430074)

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和在各行各業(yè)的普遍應(yīng)用，人類知識的傳播速度不斷加快，圖書館讀者的多元化需求和圖書館的服務(wù)模式也發(fā)生了巨大的變化?，F(xiàn)代圖書館的高質(zhì)量發(fā)展面臨諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。目前，我國各高校智慧校園建設(shè)如火如荼，圖書館應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，借助新技術(shù)提升自身的管理和服務(wù)能力，探索新的服務(wù)模式。自20世紀(jì)初國內(nèi)各類型圖書館探索并推廣跨館借還服務(wù)以來，跨館借還服務(wù)已經(jīng)成為多校區(qū)圖書館實(shí)現(xiàn)館藏資源跨地區(qū)流動(dòng)和共享的基礎(chǔ)讀者服務(wù)模式。在圖書館跨館借還服務(wù)過程中，暢通、便捷的物流配送發(fā)揮了重要作用。合理的物流配送可以使圖書實(shí)現(xiàn)異地流動(dòng)，從而優(yōu)化不同館區(qū)館藏的資源共享，是保證跨館借還服務(wù)高質(zhì)量實(shí)施的重要一環(huán)。

1 我國圖書館跨館借還物流配送存在的問題

圖書館在創(chuàng)新流通服務(wù)的不同發(fā)展階段，不斷探索和嘗試不同的物流配送方式以解決借還服務(wù)過程中的圖書流轉(zhuǎn)問題。在總分館體系下，商業(yè)快遞在一定程度上解決了多館之間的圖書高效運(yùn)輸問題[1]；在經(jīng)費(fèi)有限的情況下，校園轉(zhuǎn)運(yùn)車也是跨館圖書轉(zhuǎn)運(yùn)的有效方式；在書香校園建設(shè)逐漸發(fā)展壯大的態(tài)勢下，智能快遞柜突破了圖書館的空間限制，解決了書香服務(wù)“最后一公里”的問題。盡管如此，這些物流配送模式本身還存在諸多不足和問題。

1.1 商業(yè)快遞安全性不足

商業(yè)快遞近年來發(fā)展迅猛，獲得了國內(nèi)眾多圖書館的青睞，擁有廣大的市場。然而，除了經(jīng)費(fèi)壓力，使用商業(yè)快遞還存在丟件隱患：不同快遞員每天收發(fā)分布在不同校區(qū)的圖書包裹，而這些包裹夾雜在其他快遞中，易造成丟失。疫情期間，將圖書包裹與各種商業(yè)快遞包裹混合在一起配送，也增加了病毒感染的風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 校園轉(zhuǎn)運(yùn)車時(shí)效性不足

為節(jié)省運(yùn)營成本，大量圖書館采用按周期配送的流通方式(一周或半個(gè)月一次)[2]，或是將要配送的圖書積攢起來利用校園轉(zhuǎn)運(yùn)車統(tǒng)一配送[3]。這些措施一定程度上實(shí)現(xiàn)了多館之間資源的共享，但也不能保證讀者獲取運(yùn)轉(zhuǎn)圖書的時(shí)效性。

1.3 智能快遞柜不確定性高

智能快遞柜在物流行業(yè)也被廣泛使用，大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用使其提升了配送能力[4]。但是，因我國智能快遞柜的相關(guān)技術(shù)和研究尚處于初級階段，專業(yè)技術(shù)的不成熟極易引發(fā)使用上的故障，并不能完全滿足圖書館圖書財(cái)產(chǎn)安全傳遞的需求。

2 智慧校園平臺與智慧物流

2.1 智慧校園平臺

2010年，在信息化“十二五”規(guī)劃中，浙江大學(xué)率先提出建設(shè)智能型“未來校園公共服務(wù)平臺”計(jì)劃[5]，描繪了一幅基于高速信息技術(shù)支撐的集舒適校園生活、多彩校園文化、高效校務(wù)管理和創(chuàng)新科研與學(xué)習(xí)于一體的智慧校園生態(tài)。目前，全國各高校大都積極投身智慧校園建設(shè)[6],智慧校園建設(shè)促進(jìn)了圖書館的智慧化發(fā)展，為智慧圖書館建設(shè)提供了一個(gè)全新的智能環(huán)境。

2.2 校園智慧物流平臺

在校區(qū)間工作運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，常常需要進(jìn)行實(shí)物的傳遞[7]，如：師生服務(wù)中心辦理事項(xiàng)涉及的相關(guān)材料的傳遞、學(xué)校職能部門與院系之間的對公業(yè)務(wù)資料的傳遞等。傳統(tǒng)物流配送或師生員工自行流轉(zhuǎn)的方式在安全性和時(shí)效性上存在很多局限。依托智慧校園平臺建設(shè)的校園智慧物流平臺實(shí)現(xiàn)了跨校區(qū)實(shí)物流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)辦理，其多位一體的智慧服務(wù)模式安全、有效，深受師生的歡迎。

3 校區(qū)專遞在圖書館跨館借還中的應(yīng)用

圖書館跨館借還的重點(diǎn)在于保證異地圖書及時(shí)送達(dá)。優(yōu)化升級跨館借還服務(wù)內(nèi)涵，提升服務(wù)質(zhì)量，是設(shè)計(jì)校區(qū)專遞作為跨館借還配送方式的最終目標(biāo)。

3.1 校區(qū)專遞的含義

校區(qū)專遞是智慧校園平臺建設(shè)的一部分，即針對師生的實(shí)際需求，結(jié)合智慧校園平臺已有功能提供個(gè)性化定制，實(shí)現(xiàn)學(xué)校師生所需圖書資料、職能部門業(yè)務(wù)管理工作相關(guān)實(shí)物在校園內(nèi)的傳遞和配送。

3.2 校區(qū)專遞與圖書館跨館借還服務(wù)

圖書館可以在維持跨館借還服務(wù)館內(nèi)基本流程不變的基礎(chǔ)上，借助學(xué)校校區(qū)專遞免費(fèi)服務(wù)平臺，采用工作日跨館借還校區(qū)專遞物流配送與節(jié)假日商業(yè)快遞配送相結(jié)合的配送服務(wù)模式，詳見圖1。

在此流程中，校區(qū)專遞實(shí)現(xiàn)了如下特色功能：一是館員自助下單。寄件人在校園網(wǎng)或微校園辦事大廳中的“校區(qū)專遞服務(wù)”模塊自助下單，然后選擇寄件人和收件人所在校區(qū)，填寫收件人及聯(lián)系方式等相關(guān)信息。二是寄件人提交申請后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成“專遞號”。如果圖書較多就會分多個(gè)包裹，為防止包裹數(shù)量出現(xiàn)差錯(cuò)，服務(wù)點(diǎn)會打印對應(yīng)標(biāo)簽貼于包裹外面，標(biāo)明本批次包裹總數(shù)及分包編碼序號，如：若同批次共6包，分包編碼序號可依次編為1/6、2/6……6/6。三是統(tǒng)一的交接地點(diǎn)。各校區(qū)的師生服務(wù)中心為統(tǒng)一的校區(qū)專遞投放/取件點(diǎn)，寄件人或取件人到固定窗口辦理相應(yīng)業(yè)務(wù)。四是時(shí)間安排明確，配送效率高。工作日11：00之前寄件當(dāng)日達(dá)，11：00之后寄件次日達(dá)。如果館藏地圖書館館員11點(diǎn)前處理完需要配送的圖書，取書地圖書館的讀者在當(dāng)天就可以獲取所預(yù)約的圖書。五是操作短信通知提醒。館員在智慧校園平臺完成“寄件”申請和辦結(jié)“取件”后，平臺會發(fā)送實(shí)時(shí)短信提醒，館員可以依據(jù)短信提醒對“寄件”和“取件”時(shí)間做到心中有數(shù)，從而合理安排工作進(jìn)度。

3.3 校區(qū)專遞與商業(yè)快遞跨館借還物流配送過程對比

目前，圖書館仍需要商業(yè)快遞在節(jié)假日配送跨館借還圖書。作為校區(qū)專遞的補(bǔ)充，商業(yè)快遞可以在一定程度上滿足師生的服務(wù)需求。下頁表1為校區(qū)專遞與商業(yè)快遞跨館借還物流配送過程的對比。

表1 校區(qū)專遞與商業(yè)快遞跨館借還物流配送過程對比

由表1可見，商業(yè)快遞涉及的各項(xiàng)操作任務(wù)主要發(fā)生在館員和快遞員之間，同時(shí)也涉及稱重計(jì)費(fèi)和經(jīng)費(fèi)結(jié)算等環(huán)節(jié)。寄件和取件的時(shí)間安排受快遞員和快遞公司業(yè)務(wù)量的限制，隨機(jī)性較大，但不限于工作日。與商業(yè)快遞相比，校區(qū)專遞充分利用了學(xué)校的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺和實(shí)地服務(wù)資源，具有較強(qiáng)的服務(wù)優(yōu)勢。

3.4 校區(qū)專遞的服務(wù)優(yōu)勢分析

3.4.1 統(tǒng)一運(yùn)行流程，規(guī)范安全。目前，圖書館已經(jīng)利用智慧校園平臺中的校區(qū)專遞服務(wù)已有功能定制了適合跨館借還的物流傳輸流程。各館區(qū)館員都遵循統(tǒng)一規(guī)范的操作流程，按照接收的平臺操作實(shí)時(shí)短信提醒安排工作進(jìn)度，有序地完成需要配送圖書的傳遞和收發(fā)工作。與此同時(shí)，疫情期間在統(tǒng)一的地點(diǎn)與辦事人員交接寄件和取件，避免了人員及圖書與社會快件的密切接觸，保障了圖書到館后讀者的安全使用。

3.4.2 統(tǒng)一配送時(shí)間，確定性強(qiáng)。校區(qū)專遞面向全校師生進(jìn)行實(shí)物傳輸，有統(tǒng)一的配送時(shí)間，配送確定性強(qiáng)。館員依據(jù)日常工作安排在規(guī)定的時(shí)間點(diǎn)完成寄件后，對方就能大致判斷取件時(shí)間。

3.4.3 統(tǒng)一經(jīng)費(fèi)配置，持續(xù)有效。在開展跨校區(qū)借還服務(wù)過程中，作為非經(jīng)營單位，高校圖書館的物流經(jīng)費(fèi)配置一直處于尷尬境地。運(yùn)行經(jīng)費(fèi)是否可持續(xù)地配置到位直接關(guān)系到該項(xiàng)服務(wù)效率和質(zhì)量的高低，甚至關(guān)系到該項(xiàng)服務(wù)能否可持續(xù)開展。與圖書館需要為長期使用商用快遞支出大額經(jīng)費(fèi)不同，校區(qū)專遞服務(wù)由學(xué)校統(tǒng)一配置經(jīng)費(fèi)，免費(fèi)面向全校各院系師生進(jìn)行實(shí)物傳遞。圖書館不用額外支出其他配送費(fèi)用，節(jié)省了大量的經(jīng)費(fèi)和業(yè)務(wù)處理精力。

4 結(jié)語

實(shí)踐證明，與其他物流配送方式相比，依托智慧校園平臺建設(shè)的校區(qū)專遞服務(wù)的流程更規(guī)范，配送時(shí)間更可控，經(jīng)費(fèi)配置更優(yōu)化。這些優(yōu)勢使其可以成為圖書館跨館借還配送行之有效的可持續(xù)利用模式。同時(shí)，校區(qū)專遞也推動(dòng)了圖書館服務(wù)的智慧化進(jìn)程，使圖書館可以更深入地融入智慧校園建設(shè)，對圖書館服務(wù)升級和可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。目前，受工作日配送的限制，圖書館部分跨館借還服務(wù)仍由商業(yè)快遞完成，校區(qū)專遞的優(yōu)勢未能充分發(fā)揮，這也給館員工作的統(tǒng)一安排帶來了一定的麻煩。隨著智慧校園建設(shè)的深入，專遞服務(wù)的深度和廣度也應(yīng)不斷加以拓展，從而為以圖書館為代表的用戶提供更加全面和智慧的服務(wù)。