大數(shù)據(jù)背景下的醫(yī)院檔案管理工作探究

郭曉

（駐馬店市第二人民醫(yī)院，河南駐馬店 463000）

0.引言

大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速推廣與發(fā)展，使各類數(shù)據(jù)信息、檔案資料的價值大大提升，能夠為醫(yī)院檔案管理工作的有效展開提供支持，但也同樣促使對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求，醫(yī)院必須要盡快結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的檔案管理行業(yè)發(fā)展情況，對檔案管理工作的形式、要求等作出盡快調(diào)整，才能夠使自身檔案管理需求得以滿足。而以大數(shù)據(jù)推廣發(fā)展為背景，對醫(yī)院的檔案管理工作展開深入探究，自然也十分必要。

1.大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理工作的影響

1.1 檔案收集更加高效

在大數(shù)據(jù)時代下，由于各類數(shù)據(jù)信息的價值逐漸凸顯出來，有關(guān)數(shù)據(jù)采集技術(shù)也已經(jīng)得到推廣應(yīng)用，因此醫(yī)院完全可以依托內(nèi)部各信息系統(tǒng)，對各科室醫(yī)療記錄、職工個人信息、職工科研成果、培訓(xùn)資料、財務(wù)報告、會計報表等方面的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行準(zhǔn)確捕捉與自動采集，之后再將采集到的數(shù)據(jù)分為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，對其進(jìn)行規(guī)劃化的分類整理，為檔案制作與歸檔創(chuàng)造良好基礎(chǔ)條件。與依靠人工收集各科室檔案資料的傳統(tǒng)檔案收集工作方式相比，大數(shù)據(jù)支持下的檔案資料收集對人力的依賴性較小，有關(guān)檔案管理人員只要利用檔案管理信息系統(tǒng)完成簡單操作，即可以由系統(tǒng)自動完成數(shù)據(jù)信息采集與分類整理，對工作效率的提升十分顯著[1]。

1.2 檔案信息總量更大

對于醫(yī)院來說，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，雖然大大提高了檔案收集的工作效率，但由于醫(yī)院各項業(yè)務(wù)工作基本都需要借助信息系統(tǒng)完成，而檔案管理信息系統(tǒng)又能夠依靠數(shù)據(jù)采集技術(shù)對醫(yī)院內(nèi)部其他信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行實時、全面采集，因此也同樣會使檔案信息的總量出現(xiàn)極大提升，并給檔案管理工作帶來各種困難。例如在檔案信息總量更多、類型復(fù)雜的情況下，即便能夠依靠檔案管理信息系統(tǒng)來提高工作效率，有關(guān)檔案管理人員的工作量也同樣會有所提升，如果需要將設(shè)備儀器使用記錄、職工培訓(xùn)成績等方面的數(shù)據(jù)信息整合、開發(fā)為新類型檔案資料，甚至還會對檔案管理人員提出新的工作技能、能力要求。而在檔案信息管理系統(tǒng)每天都會采集大量檔案信息的情況下，隨著各類電子檔案資料的不斷累積，醫(yī)院則可能會出現(xiàn)檔案存儲空間不足的問題，給檔案管理工作的正常開展帶來各種麻煩[2]。

2.大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 推動信息系統(tǒng)升級

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，基本都需要以專門的檔案管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，當(dāng)前國內(nèi)很多醫(yī)院雖然在檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域取得了一定成果，已經(jīng)將檔案管理信息系統(tǒng)建立起來，但由于信息系統(tǒng)的建設(shè)時間相對較早，在設(shè)計開發(fā)階段基本都未曾考慮到大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作需求。因此并不能夠為大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用提供太大幫助，而要想有效改變這一現(xiàn)狀，自然也就需要盡快對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行升級、優(yōu)化。例如在檔案信息收集方面，對于檔案管理信息系統(tǒng)的升級，應(yīng)以現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建立面向醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)平臺，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠與醫(yī)院內(nèi)部其他信息系統(tǒng)、外部網(wǎng)絡(luò)建立有效連接，并在大數(shù)據(jù)平臺上實現(xiàn)數(shù)據(jù)高效傳輸、實時共享，為信息系統(tǒng)的檔案信息自動收集創(chuàng)造良好基礎(chǔ)條件[3]。而從檔案資料歸檔整理、存儲等角度來看，則需要將各種檔案信息分類、存儲的工作標(biāo)準(zhǔn)明確下來，同時利用大數(shù)據(jù)存儲、分析等方面的技術(shù)方法，對檔案管理信息功能的進(jìn)行不斷優(yōu)化。

2.2 明確檔案管理責(zé)任

在大數(shù)據(jù)時代下，由于檔案信息采集工作所覆蓋的領(lǐng)域十分廣泛，單純依靠檔案管理人員來完成各項工作任務(wù)，往往會顯得比較困難，且很難保證檔案信息的全面性、完整性與準(zhǔn)確性，因此為實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，醫(yī)院同樣還需轉(zhuǎn)變工作思路，面向各科室、各崗位職工展開檔案信息化管理的內(nèi)部宣傳，將各科室及各崗位職工的檔案管理工作責(zé)任明確下來，使其能夠積極配合檔案管理部門開展檔案收集工作[4]。例如在檔案資料來源較多、類型復(fù)雜的情況下，應(yīng)注意為各科室、部門設(shè)置明確的檔案信息輸入的格式標(biāo)準(zhǔn)（如財務(wù)部門的會計報表格式等），要求有關(guān)職工嚴(yán)格按照格式標(biāo)準(zhǔn)輸入相關(guān)數(shù)據(jù)信息，以保證檔案信息的準(zhǔn)確性與規(guī)范性，為檔案信息整合與檔案資料開發(fā)提供方便。而在很多檔案信息具有較強(qiáng)時效性的情況下，則需要將財務(wù)報告提交上傳、職工人事檔案信息更新等方面的工作責(zé)任落實到人，確保這些檔案信息能夠被檔案管理信息系統(tǒng)及時獲取，以免因部分檔案信息缺失、錯誤而給醫(yī)院檔案資料利用帶來麻煩。

2.3 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

從檔案信息化、數(shù)字化管理的角度來看，當(dāng)前醫(yī)院要想適應(yīng)大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用來實現(xiàn)檔案管理水平的提升，對于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的完善同樣是十分必要的。例如在硬件方面，不僅要保證打印機(jī)、掃描儀、計算機(jī)等常規(guī)設(shè)備的配備齊全，同時還需要加強(qiáng)機(jī)房建設(shè)與交換器、服務(wù)器等設(shè)備的日常維護(hù)管理，盡可能保證檔案管理信息系統(tǒng)與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)的正常運行，以免因硬件設(shè)備故障問題而影響系統(tǒng)正常運行，給檔案管理工作的正常開展帶來阻礙。而在軟件方面，則需要建立專門用于醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)庫，并對數(shù)據(jù)庫管理的相關(guān)軟件工具進(jìn)行開發(fā)，同時從醫(yī)院資金、技術(shù)等各方面實際條件出發(fā)，積極引入云存儲、SAN、NAS、DAS等存儲技術(shù)，為檔案資料的存儲、管理、利用提供支持。

2.4 建立專業(yè)工作隊伍

大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅能夠?qū)︶t(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生很大推動作用，同時也會對檔案管理人員提出更高的工作要求，如果檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足，或是對大數(shù)據(jù)時代下的全新檔案管理模式不夠熟悉，那么大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下的檔案管理工作就很難發(fā)揮出其應(yīng)有作用。因此對于醫(yī)院來說，要想做好大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作，同樣還需提高對檔案管理工作隊伍建設(shè)的重視，從人才引入、專業(yè)培訓(xùn)等方面入手，盡快將專業(yè)化的檔案管理工作隊伍建立起來，為檔案信息化、數(shù)字化管理提供人才支持。例如在人才引進(jìn)方面，應(yīng)充分考慮到大數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院檔案信息收集更加全面的特點，積極引入熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)、醫(yī)學(xué)、培訓(xùn)教育、人力資源管理等各領(lǐng)域知識技能的檔案管理專業(yè)人才，使其能夠在負(fù)責(zé)檔案收集、分類整理等基本工作的同時，在檔案開發(fā)、檔案管理服務(wù)創(chuàng)新等方面發(fā)揮出更大作用。而專業(yè)培訓(xùn)方面，則需要充分考慮到大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作形式的變化，在組織檔案管理人員學(xué)習(xí)信息系統(tǒng)操作、大數(shù)據(jù)、醫(yī)學(xué)等方面專業(yè)知識技能的同時，將服務(wù)意識培養(yǎng)、溝通能力培養(yǎng)等列為檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)目標(biāo)，使其能夠?qū)W會與醫(yī)院檔案信息應(yīng)用者展開密切溝通，了解當(dāng)前檔案管理工作存在的不足，并采取針對性的改進(jìn)、優(yōu)化措施，以便于為醫(yī)院其他職工提供更好的檔案管理服務(wù)。

2.5 拓展檔案管理服務(wù)

從服務(wù)創(chuàng)新的角度來看，為實現(xiàn)檔案資料利用效果的提升，滿足各崗位職工的多樣化檔案利用需求，醫(yī)院同樣還需對現(xiàn)有的檔案管理服務(wù)方式加以創(chuàng)新。例如在臨床診療領(lǐng)域，可整合患者的本院掛號記錄、手術(shù)記錄、個人病歷、以往病史、輔助檢查結(jié)果等各方面數(shù)據(jù)信息，對患者電子健康檔案進(jìn)行開發(fā)，以幫助醫(yī)務(wù)人員更加詳細(xì)、準(zhǔn)確的了解患者身體健康情況，并制定針對性的精準(zhǔn)治療方案。而在醫(yī)務(wù)人員工作考核方面，則可以將患者的病歷等檔案信息與醫(yī)生開出的醫(yī)藥處方信息整合起來，直接提供給有關(guān)考核人員用于處方合理性評估，以準(zhǔn)確判斷出醫(yī)生是否存在過度用藥行為，使工作考核監(jiān)督能夠更具針對性與實效性。

3.大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理需要注意的問題

3.1 信息安全隱患突出

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，醫(yī)院檔案信息的全面性、準(zhǔn)確性與利用價值雖然會得到較大提升，但隨著檔案信息的不斷增多，其面臨的信息安全隱患也會變得越來越大，如果不能面向檔案管理信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫做好信息安全管理工作，那么就很可能會出現(xiàn)醫(yī)院檔案資料泄露、丟失等信息安全事故，并給醫(yī)院各項業(yè)務(wù)工作的有效展開及患者正常生活帶來各種麻煩。因此對于醫(yī)院來說，要想適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作發(fā)生的各種變化，就必須要充分考慮到隨之而來信息安全問題，同時通過加強(qiáng)信息系統(tǒng)權(quán)限管理、檔案信息備份、利用防火墻技術(shù)等方式展開全方位的信息安全防范，使醫(yī)院檔案信息的安全性能夠得到保障。

3.2 檔案利用意識不足

通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的靈活應(yīng)用，醫(yī)院能夠不僅能夠使檔案信息的利用價值得到提升，同時還能夠有效滿足醫(yī)院職工的檔案信息多樣化利用需求，對檔案信息化、數(shù)字化管理的幫助非常大。但需要注意的是，由于很多醫(yī)院職工都已經(jīng)在傳統(tǒng)檔案管理類模式下形成了固有工作習(xí)慣，其檔案利用意識往往都比較薄弱，除完成少數(shù)工作任務(wù)外，基本都不會主動查閱檔案資料、利用檔案信息，因此檔案資料價值及大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢作用并不能夠充分發(fā)揮出來。面對這一問題，醫(yī)院還需調(diào)整檔案管理服務(wù)策略，加強(qiáng)對內(nèi)部的檔案信息利用宣傳，結(jié)合相關(guān)業(yè)務(wù)工作實際，對檔案信息的重要作用進(jìn)行反復(fù)強(qiáng)調(diào)，同時依托微信公眾號等渠道，為職工推薦能夠為日常工作提供幫助的檔案資料，使其能夠逐漸養(yǎng)成利用檔案資料完成工作的良好習(xí)慣。

4.結(jié)語

大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣發(fā)展，不僅使醫(yī)院檔案管理工作迎來了重要的發(fā)展機(jī)遇，同時也對醫(yī)院檔案管理工作提出了巨大挑戰(zhàn)，醫(yī)院必須要準(zhǔn)確把握大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的應(yīng)用，從信息系統(tǒng)升級、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理服務(wù)創(chuàng)新等方面入手，采取合適的檔案管理創(chuàng)新策略。同時對信息安全、檔案利用等方面的問題加以注意才能夠有效應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，并實現(xiàn)檔案管理水平的有效提升。