探討基層疾控檔案管理工作的信息化建設(shè)

孫潔明

（日照市疾病預(yù)防控制中心，山東日照 276800）

0.引言

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，為各地基層疾控中心亟待升級(jí)的檔案管理工作帶來更加科學(xué)化、系統(tǒng)化、智慧化的福利。廣大疾控工作人員應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)，依據(jù)國家相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，充分深入了解所在單位該工作開展情況及存在的弊病，結(jié)合信息技術(shù)與平臺(tái)，提升檔案管理工作質(zhì)量，同時(shí)依靠這一工作的穩(wěn)健進(jìn)步，全面提高疾控中心各項(xiàng)工作進(jìn)行的效率，為全國疾控的工作開展、科學(xué)研究和決策部署做出貢獻(xiàn)。

1.認(rèn)識(shí)意義，重視信息化建設(shè)

國家近年來越發(fā)重視衛(wèi)生系統(tǒng)中疾控工作的開展，加強(qiáng)基層疾控中心檔案管理的紙質(zhì)化制度完善和信息化系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于當(dāng)前基層疾控高效化、便捷化、有序化的工作發(fā)展方向具有十分重大的意義。

1.1 有利于科研工作的開展

基層疾控的檔案室對(duì)于科研人員來說無異于藏寶庫，這里有海量的原始記錄和數(shù)據(jù)資料，如地方病、傳染病和非傳染病的監(jiān)測(cè)及防治資料，特殊人群如孕婦、青少年的各項(xiàng)身體指標(biāo)記錄等，這些材料正是科研工作最好、最完整的數(shù)據(jù)來源。

1.2 有利于政府的決策部署

檔案中關(guān)于疫情、食物中毒等突發(fā)情況的處理工作記錄，可以作為參考與案例，幫助政府部門更快、更科學(xué)地做出針對(duì)當(dāng)下情況較為合理的應(yīng)急決策。而且檔案資料處于不斷更新的狀態(tài)，這更有利于工作人員提高決策應(yīng)對(duì)質(zhì)量和效率。

1.3 有利于記錄基層疾控工作情況

各項(xiàng)科研工作的數(shù)據(jù)記錄和疾病預(yù)防工作的處理應(yīng)對(duì)，是有效評(píng)價(jià)疾控工作的第一手原始資料[1]。整理和掌握好該資料，不僅有利于疾控工作的總結(jié)和復(fù)盤，也是工作人員認(rèn)真工作的證明和縮影，有非常好的留存價(jià)值，同時(shí)還對(duì)日后的工作具有表率作用。

2.發(fā)現(xiàn)問題，探視信息化建設(shè)

雖然檔案管理工作具有十分重要的意義和價(jià)值，但是反觀各地基層疾控檔案工作的情況，這些意義價(jià)值并未得到體現(xiàn)和凸顯。具體來說，現(xiàn)在基層疾控中心在檔案管理方面工作的開展還有以下不足之處。

2.1 重視程度不夠

各單位可能將工作重心主要放在疾病控制和科研工作上，忽略了檔案管理工作的作用和重要性，因此不管是專業(yè)的檔案管理人才培養(yǎng)還是軟硬件設(shè)施的經(jīng)費(fèi)投入都明顯不足。

2.1.1 管理人才培養(yǎng)不足

很多基層疾控檔案管理的工作崗位沒有專業(yè)人才，可能檔案室連專門的工作人員都沒有，幾乎都是其他部門的工作人員同時(shí)負(fù)責(zé)檔案管理工作，而這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和信息科技知識(shí)，或者檔案室無人管理，大家自由出入和借存資料，這樣檔案管理工作完全失去專業(yè)性，與時(shí)俱進(jìn)的信息化建設(shè)更無從談起[2]。除此以外，大家對(duì)于檔案管理工作的意識(shí)也較為淡薄，不將其視為一項(xiàng)需要專業(yè)性知識(shí)的工作，忽視對(duì)檔案的保護(hù)、存儲(chǔ)和借調(diào)手續(xù)的規(guī)范性。

2.1.2 硬、軟件設(shè)施投入不足

由于重視程度不夠，基層疾控的檔案工作往往經(jīng)費(fèi)短缺。檔案室不僅空間較為狹小，檔案保存所需要的溫、濕度條件也無法滿足，檔案存放的書柜隔風(fēng)性能差，易引發(fā)潮濕、積灰等問題，很多紙質(zhì)化檔案時(shí)刻面臨破損、模糊的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，很多疾控中心對(duì)于檔案工作的信息設(shè)備投入也不夠，很多資料都直接存放在與實(shí)驗(yàn)設(shè)備配套的電腦中，沒有轉(zhuǎn)移到專門進(jìn)行檔案管理工作的計(jì)算機(jī)中。

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，因此檔案工作的信息化管理平臺(tái)也需要跟進(jìn)時(shí)代腳步，及時(shí)地進(jìn)行更新迭代，但是由于單位重視程度不夠，平臺(tái)的技術(shù)和資源更新滯后，軟件先進(jìn)程度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后，嚴(yán)重影響檔案工作的信息化和共享平臺(tái)建設(shè)。

2.2 檔案管理體系制度不明確、不規(guī)范

2.2.1 檔案紙質(zhì)化管理與信息化管理分離

現(xiàn)在很多疾控中心檔案工作沒有紙質(zhì)化和信息化一體建設(shè)的意識(shí)，很多紙質(zhì)的圖片影像資料不及時(shí)或者根本不會(huì)同掃描并保存在電子檔案的平臺(tái)中，同時(shí)實(shí)驗(yàn)儀器配套的計(jì)算機(jī)中的大量數(shù)據(jù)也僅僅作為電子檔案存儲(chǔ)，不會(huì)進(jìn)行紙質(zhì)備份[3]。這種紙質(zhì)化與信息化檔案不同步更新、不互相備份的缺陷，對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范體制有嚴(yán)重影響，工作人員查詢資料可能出現(xiàn)找不到甚至不知從何找起的情況，其他單位想要借閱資料時(shí)也會(huì)有借紙質(zhì)資料不方便、借電子資料卻沒有的情況。

2.2.2 沒有完整的檔案管理體系

科研工作結(jié)束以后，流行病、地方病等項(xiàng)目調(diào)研整理結(jié)束以后，食物中毒等突發(fā)情況調(diào)查處理結(jié)束以后，這些數(shù)據(jù)和資料是否完整歸檔到紙質(zhì)檔案庫及電子檔案庫；對(duì)于疾控日常工作中的資料檔案，是否定期進(jìn)行檢查、整理；檔案室的書柜是否定期清掃；電子檔案資料庫是否定期進(jìn)行維護(hù)與病毒清查；檔案的存取、借閱是否有完整的手續(xù)；檔案信息化平臺(tái)是否有專人跟進(jìn)建設(shè)更新工作，很多基層疾控對(duì)于這些問題只能回答一部分，或者大多數(shù)都回答不出來，這正是單位沒有完整的檔案管理體系的體現(xiàn)。檔案管理工作順利從紙質(zhì)化向紙質(zhì)信息一體化建設(shè)轉(zhuǎn)型，完整的規(guī)范體系必不可少。

3.解決問題，重塑信息化建設(shè)

面對(duì)上述問題，只有基層疾控單位對(duì)檔案管理工作有足夠的重視，并依據(jù)問題進(jìn)行針對(duì)性的處理，才能盡快完成檔案管理工作的升級(jí)，使其發(fā)揮應(yīng)有的重要作用，為疾控工作帶來便利。

3.1 注重專業(yè)人才培養(yǎng)

基層疾控單位可以在招聘時(shí)就注意招聘具有檔案管理專業(yè)知識(shí)的人才，同時(shí)專人專崗，該人才專門負(fù)責(zé)檔案管理工作。如果沒有條件，也可以定期請(qǐng)專家或在檔案管理方面經(jīng)驗(yàn)豐富的人對(duì)本單位工作人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提升單位人員整體的檔案工作素養(yǎng)。另外，還可以設(shè)置一些獎(jiǎng)懲機(jī)制，加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理的意識(shí)。

3.2 增加經(jīng)費(fèi)投入，提升檔案管理軟硬件設(shè)施水平

單位可增加檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，疾控中心的紙質(zhì)資料還是非常多的，可以多購入一些書柜存放資料，并定期修理毀壞的檔案書柜，對(duì)檔案室進(jìn)行溫濕度的控制，保護(hù)好紙質(zhì)檔案。在信息資料庫方面，可以配備專門進(jìn)行檔案工作的計(jì)算機(jī)設(shè)施，同時(shí)注意智慧信息平臺(tái)的系統(tǒng)更新，及時(shí)購入最便捷、最先進(jìn)的軟件，對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)化和先進(jìn)文化的管理。

3.3 建立檔案管理紙質(zhì)化信息化一體的規(guī)范體系

3.3.1 建立信息采集規(guī)范體系

對(duì)于工作的所有資料，規(guī)定各科室都及時(shí)將信息完整錄入紙質(zhì)檔案庫和電子檔案庫。單位可以先建立一個(gè)具有多功能的完整電子信息系統(tǒng)：如資料按時(shí)間類型分類功能；錄入、存儲(chǔ)和借閱可查可溯源功能等。建立好系統(tǒng)以后，再將所有科室所有工作的信息分類有序錄入系統(tǒng)，避免資料散落各科室的情況，保證所有資料在檔案庫均可查可溯源。

3.3.2 建立信息存儲(chǔ)規(guī)范體系

大量的原始數(shù)據(jù)和資料需要進(jìn)行安全且有序地存儲(chǔ)整理?；鶎蛹部貑挝皇紫纫訌?qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)安全性的監(jiān)管，其次定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，統(tǒng)計(jì)檢查信息錄入情況、資料借閱情況以及其他單位借調(diào)情況等，做好信息系統(tǒng)的規(guī)范整理工作。

3.3.3 建立信息共享規(guī)范體系

各地、各級(jí)疾控中心的資料能通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)共享?？梢栽诖_保安全性與保密性的前提下，建立該信息庫的權(quán)限建設(shè)，通過完整合法的借閱借調(diào)手續(xù)，向檔案管理工作人員申請(qǐng)查看權(quán)限。這不僅增加了資料的利用率和價(jià)值，也能推進(jìn)疾控工作向更高質(zhì)量發(fā)展。

3.3.4 建立信息管理規(guī)范體系

要建立檔案工作完整的管理體系和手續(xù)流程，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行。工作人員錄入信息、借閱信息等需要通過檔案管理人員在系統(tǒng)上進(jìn)行登記，保證信息來龍去脈可追溯，避免信息泄露或不知來源等情況。信息系統(tǒng)建立好以后，只有配套科學(xué)嚴(yán)格的管理制度，才能更好地發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)。

4.結(jié)語

提高工作人員對(duì)檔案管理工作的意識(shí)，提高硬軟件設(shè)施質(zhì)量。以提升硬件設(shè)施為基礎(chǔ)建立完備的信息系統(tǒng)，基層疾控的工作才能在檔案管理有序的幫助下向高質(zhì)量高效率不斷發(fā)展。