遠程辦公：幾多歡喜幾多愁

文/黃晉

和傳統(tǒng)辦公模式相比，遠程辦公具有多重優(yōu)勢，包括減少辦公成本、激發(fā)員工的工作自主性、推進環(huán)境保護等。然而，遠程辦公這一看似靈活的工作形式，也存在著諸多不容忽視的問題。對于管理者而言，組織管理理念亟待轉(zhuǎn)變，信息安全問題嚴峻；對于勞動者而言，工作時間認定、勞動控制以及工傷認定等問題亟待解決。

遠程辦公的多重優(yōu)勢

遠程辦公起源于20 世紀70 年代，指遠離工作場所的遠程工作，最初出現(xiàn)在信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，主要強調(diào)工作地點的靈活性。簡而言之，就是通過現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行非本地化工作。

遠程辦公的出現(xiàn)，是數(shù)字時代工作方式革新的結(jié)果，移動通信技術(shù)的飛速發(fā)展更使得長期遠程辦公成為可能。從深層原因來看，大量經(jīng)濟活動轉(zhuǎn)移到線上進行，比如在線購物、線上授課、線上問診等，這些行業(yè)創(chuàng)造出大量具備遠程辦公潛力的崗位。

遠程辦公最初只是在辦公地點上區(qū)別于傳統(tǒng)辦公模式。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，通信互動的對象不再局限于組織內(nèi)部，員工使用電子媒介與組織以外的人進行互動，例如客戶、公司下級單位、合作伙伴及供應(yīng)商等，以滿足公司日常辦公需要。

遠程辦公正式應(yīng)用于我國企業(yè)管理是在2003 年，當(dāng)時“非典”肆虐，阿里巴巴率先在全體員工隔離期間嘗試線上辦公。在此之后，百度公司于2008 年推出了電腦端和手機端“百度Hi”，主要針對內(nèi)部員工進行高清語音通話，為遠程辦公的實現(xiàn)打下基礎(chǔ)。

2013 年全球勞動力指數(shù)調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，在全球范圍內(nèi)，有超過1/4 的受訪者表示，每周至少有部分時間采取遠程辦公的方式。隨著市場不確定性的增加，人才組織形態(tài)隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，更多企業(yè)為員工提供了遠程辦公機會。

最近幾年，我國大數(shù)據(jù)、人工智能、5G 技術(shù)快速發(fā)展，為遠程辦公提供了全面的技術(shù)支持，各種遠程辦公軟件如釘釘、飛書、騰訊會議等層出不窮，辦公軟件的發(fā)展有助于養(yǎng)成用戶習(xí)慣，進一步擴展了遠程辦公模式的應(yīng)用場景。2019年，中國遠程辦公技術(shù)產(chǎn)業(yè)市場產(chǎn)值已達459 億元，其增長速度遠超預(yù)期。領(lǐng)英公司《2021 未來人才趨勢報告》顯示，有45%的中國受訪企業(yè)正在嘗試遠程辦公模式?；旌匣?、靈活性辦公正在成為企業(yè)探索新型工作方式的新趨勢。目前采取遠程辦公的企業(yè)超過1800 萬家，包括騰訊、阿里巴巴、京東、華為、美團等，遠程辦公應(yīng)用軟件使用人數(shù)已超過3 億人。

和傳統(tǒng)辦公模式相比，遠程辦公具有多重優(yōu)勢。

遠程辦公最突出的優(yōu)勢就是減少辦公成本。遠程辦公對辦公場地和設(shè)備的包容性，可以為企業(yè)有效降低成本。在傳統(tǒng)辦公模式中，同一部門或項目組成員協(xié)同辦公對場地、時間要求較高，而互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)幫助人們突破了地域、時間的限制，使得異地、異國溝通成為可能。遠程辦公還可以減少線下所需空間和設(shè)備規(guī)模，企業(yè)用于維修和日常運轉(zhuǎn)所需的成本也相應(yīng)減少。

其次，遠程辦公模式有助于員工發(fā)揮自主性，促進員工的自我領(lǐng)導(dǎo)行為。根據(jù)光輝國際公司2020 年的調(diào)查，88%的受訪者認為，遠程辦公的效率更高，84%的受訪者認為他們在家辦公時，能完成更多工作，即依賴自我管理實現(xiàn)更高的績效目標。從勞動者的角度來看，遠程辦公可以自己選擇工作地點，時間也相對自由。高工作自主性會促使員工依靠內(nèi)在動機來驅(qū)動工作，因而工作滿意度也相對較高。對于管理者來說，員工的工作自主性越強，領(lǐng)導(dǎo)賦予的自主權(quán)可能就越高，這種良性循環(huán)有助于降低員工的離職意愿，從整體上提升組織效能。

此外，遠程辦公還有助于推進環(huán)境保護。一方面，電子媒介交流在一定程度上可推動無紙化辦公，節(jié)約紙質(zhì)資源耗費；另一方面，遠程辦公可減少環(huán)境污染。騰訊研究院旗下調(diào)研平臺T-ask發(fā)布的《2022 T-ask 遠程辦公大調(diào)查》報告顯示，70.6%的人認同遠程辦公最大的好處是可免于通勤，進而減緩交通壓力和車輛污染排放量。

遠程辦公的四重隱憂

近年來，遠程辦公因辦公地點相對靈活，具有環(huán)境包容性而在我國廣受關(guān)注，但在實施過程中依舊存在障礙和弊端，這些弊端隨著遠程辦公范圍的擴大而逐漸顯露出來。

●監(jiān)督和管理是一個現(xiàn)實且緊迫的問題

對組織管理者而言，遠程辦公的挑戰(zhàn)在于組織管理理念的轉(zhuǎn)變。我國社會講究人際往來和互動，工作中也更傾向于面對面的交流。且傳統(tǒng)上，我國組織管理理念重在“管”，慣用既定的一套組織規(guī)則和績效標準，來管理員工的工作流程和績效。然而，遠程辦公地點靈活、員工自主性高，管理者可能無法適時跟進員工的工作進度，管理難度更高。多數(shù)組織仍沿用傳統(tǒng)的線下管理模式，缺少針對遠程辦公的管理政策。

●信息安全無法被保證

在大數(shù)據(jù)時代，信息安全防護一直是國家網(wǎng)絡(luò)安全工作的重要內(nèi)容之一。網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險、私人設(shè)備問題、運行流程不規(guī)范等都可能威脅到信息安全。具體來看，目前遠程辦公的信息管理制度和數(shù)據(jù)庫的備份恢復(fù)機制尚不完善，大數(shù)據(jù)漏洞或個人移動設(shè)備的傳輸安全無法被保證。

2020 年初，Zoom 公司頻繁爆出數(shù)據(jù)泄露問題，涉及會議視頻泄露和用戶數(shù)據(jù)泄露；國內(nèi)也有醫(yī)院因數(shù)據(jù)泄露導(dǎo)致掛號系統(tǒng)被攻擊。信息泄露事件已經(jīng)不只是個人及企業(yè)層面的問題，甚至?xí)野踩斐赏{。

●可能因工作和生活邊界模糊而引發(fā)隱性過勞問題

工作和生活邊界模糊的本質(zhì)，就是工作和休息時間邊界模糊，工作邊界的擴張導(dǎo)致勞動者工作時間延長，致使勞動者休息權(quán)和健康權(quán)得不到保障。遠程辦公看似工作時間靈活，但實際上，員工不得不付出額外的無酬勞動，甚至可能出現(xiàn)過勞情況。Buあer 公司《2022 遠程辦公現(xiàn)狀調(diào)查報告》數(shù)據(jù)顯示，61%的受訪者表示遠程辦公增加了會議時間，40%的受訪者則表示，遠程辦公導(dǎo)致每周工作時間較傳統(tǒng)工作模式增加了5—7 小時。

傳統(tǒng)工作模式下，工作時長可以通過考勤打卡來衡量,但是遠程辦公在時間與空間上的高度靈活性，導(dǎo)致工作趨于碎片化，確認勞動者實際工作時間和強度變得相對困難。

此外，遠程辦公在賦予員工一定自主性的同時，員工可能處于被隱性控制的狀態(tài)。雖然看似工作安排更加靈活，但是勞動者仍然需要在規(guī)定時間內(nèi)完成項目進度，且遠程辦公的線上動態(tài)可以被智能算法監(jiān)控，員工在線記錄和工作進度檢測等使得員工被數(shù)據(jù)捆綁，導(dǎo)致員工實質(zhì)上處于隱性勞動控制之中，進而增加了工作壓力。

●工傷認定是遠程辦公無法回避的一大挑戰(zhàn)

根據(jù)我國現(xiàn)行《工傷保險條例》，勞動者工傷認定是基于“三工原則”，即因工作原因，在工作時間和工作場所發(fā)生的傷害。而從遠程辦公這一模式來看，勞動者工作時間具有彈性，工作地點與組織高度分離，工作與私人生活往往混雜在一起，難以有效區(qū)分。在傳統(tǒng)工傷保險制度框架下，遠程辦公的上述特征，無疑加大了勞動者在發(fā)生工作傷害時主張獲得工傷保險權(quán)益的舉證難度。

真正的考驗在于管理

目前，國內(nèi)外均有遠程辦公的企業(yè)實踐。在國外，亞馬遜、微軟、谷歌等互聯(lián)網(wǎng)公司推出了混合辦公模式；在國內(nèi)，攜程公司于今年3 月宣布實行混合辦公制，允許員工每周三和周五遠程居家辦公。

既然遠程辦公是未來發(fā)展的趨勢，那么我們除了討論它對工作效率的影響外，還要重點關(guān)注如何做好遠程管理。

首先，管理者要轉(zhuǎn)變管理理念，厘清與員工的關(guān)系。管理者與員工之間并不是垂直管理關(guān)系，而應(yīng)是一種雙向合作關(guān)系。管理者的任務(wù)側(cè)重在調(diào)動員工的積極性，促進工作目標的達成，而非全過程管控。遠程辦公的難點之一在于企業(yè)管理層無法現(xiàn)場實時了解員工的工作狀態(tài)，因此，管理層要通盤考慮如何制定遠程辦公模式下的工作制度、考核標準、薪酬機制等。

其次，針對遠程辦公帶來的信息安全風(fēng)險，國家應(yīng)加速完善立法，比如強化《電子檔案信息安全管理技術(shù)標準》《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》等針對遠程辦公的法律適用性，在《網(wǎng)絡(luò)安全法》的基礎(chǔ)上，完善我國信息安全政策制度的綜合框架。企業(yè)則可以通過建立網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警系統(tǒng)來檢測網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，規(guī)范操作。

對于濫用網(wǎng)絡(luò)、模糊工作和非工作界限的問題，國際勞工組織明確指出，這是對勞動者的霸凌，可能危害勞動者的心理健康。歐盟出臺的《遠程工作框架協(xié)議》規(guī)定，在法律和公司規(guī)章制度允許范圍內(nèi)，遠程辦公勞動者有權(quán)決定完成工作的具體時間安排。在此背景下，德國也引入“工時賬戶”制度，以監(jiān)測軟件后臺記錄為依據(jù)，將遠程辦公者工作等待時間和碎片化的加班，均納入工作時間范疇，工時計算可持續(xù)可間斷，在適度監(jiān)督的同時，保證勞動者工作時間自治。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)遠程辦公的特點，為員工提供身心健康管理的支持和援助，以避免勞動控制可能引發(fā)的過勞、倦怠甚至心理健康危機。

在當(dāng)前疫情常態(tài)化的背景下，與遠程工作相關(guān)的勞動爭議已經(jīng)引起社會關(guān)注。在2021 年兩會期間，即有代表呼吁通過立法規(guī)范遠程工作職業(yè)安全保護，明確工傷認定標準，以加強對勞動者的保護。下一步，我國應(yīng)適時優(yōu)化工傷認定程序，在進行遠程辦公的工傷認定時，將工作傷害的因果關(guān)系作為工傷認定的核心標準，整體衡量傷害和工作的關(guān)聯(lián)性，以此來判斷傷害是否源于工作內(nèi)容或工作過程。

經(jīng)濟社會的發(fā)展深刻改變了社會形態(tài)、組織運行和勞動者的工作模式。在此背景下，政府、組織和社會等不同主體，都應(yīng)積極應(yīng)對遠程辦公可能帶來的種種挑戰(zhàn)。政府需在法律法規(guī)層面，對組織運行和遠程辦公勞動者的基本權(quán)益保障問題作出回應(yīng)，并加強潛在風(fēng)險預(yù)防和管理；企業(yè)則需要完善管理機制，加快構(gòu)建多元化的遠程辦公勞動者職業(yè)安全與健康保護體系；全國總工會與各級工會可協(xié)同各界，制定遠程辦公勞動管理規(guī)范，推動經(jīng)濟和社會有序健康發(fā)展。