信息化背景下軍工單位型號(hào)檔案管理建設(shè)工作探究

趙昕

（中國直升機(jī)設(shè)計(jì)研究所，江西景德鎮(zhèn) 333000）

0. 引言

隨著多媒體信息技術(shù)的飛速發(fā)展，單一傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足多元化的檔案管理需求。檔案管理建設(shè)工作正在向“信息化”方向轉(zhuǎn)變。通過借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通信技術(shù)等信息化手段，打破原有以人工收集、鑒別、分類、著錄、檢索為主導(dǎo)的低效檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化建設(shè)，促使檔案的增量與存量雙指標(biāo)提升。型號(hào)檔案管理與信息化技術(shù)手段相結(jié)合，有利于增強(qiáng)檔案管理建設(shè)工作的先進(jìn)性、安全性和高效性，對(duì)國家戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展提供強(qiáng)而有力的堅(jiān)實(shí)保障。

1. 型號(hào)檔案含義

型號(hào)檔案是指在型號(hào)設(shè)計(jì)、試驗(yàn)和制造過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式、載體的文件材料。型號(hào)檔案是型號(hào)研制過程的真實(shí)記錄，是設(shè)計(jì)、研制及生產(chǎn)人員的智慧結(jié)晶，也是國家型號(hào)研制任務(wù)的重要成果，關(guān)系著重要型號(hào)產(chǎn)品的再生產(chǎn)與后期維護(hù)升級(jí)等工作，是重要的國家秘密和國防科技財(cái)富[1]。軍工單位產(chǎn)品檔案管理的基本原則是集中統(tǒng)一的管理型號(hào)檔案，維護(hù)型號(hào)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，實(shí)現(xiàn)型號(hào)檔案的有效利用。其中，集中統(tǒng)一的管理型號(hào)檔案是產(chǎn)品檔案管理工作原則的核心，具體包括建立統(tǒng)一的檔案工作機(jī)構(gòu)、建立統(tǒng)一的檔案管理制度、建立統(tǒng)一的檔案保管中心。維護(hù)型號(hào)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全是產(chǎn)品檔案管理的基本要求。實(shí)現(xiàn)型號(hào)檔案的有效利用則是產(chǎn)品檔案管理工作的根本目的。

2. 型號(hào)檔案特征

2.1 專業(yè)性

型號(hào)檔案主要記錄國防軍事工業(yè)產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中形成的一系列具有保存價(jià)值的科研文件材料，是某些特定專業(yè)領(lǐng)域的產(chǎn)物，主要服務(wù)于同類專業(yè)的科研、生產(chǎn)和建設(shè)活動(dòng)。其專業(yè)性特征主要可表現(xiàn)在以下2個(gè)方面。從檔案本身內(nèi)容的應(yīng)用領(lǐng)域來看，軍工單位型號(hào)檔案具有國防軍事屬性，其產(chǎn)品多應(yīng)用于航空、航天、核能、船舶、兵器等領(lǐng)域，知識(shí)的專業(yè)深度較高。從對(duì)檔案的管理目的來看，型號(hào)檔案管理主要是對(duì)軍工產(chǎn)品在設(shè)計(jì)、創(chuàng)新、完善、生產(chǎn)過程中所形成原始而真實(shí)數(shù)據(jù)憑據(jù)的管理，可為后續(xù)產(chǎn)品研發(fā)、優(yōu)化提供一定的參考思路，同時(shí)也為日后信息備查提供依據(jù)。因此，基于軍工單位型號(hào)檔案具有較高的專業(yè)性管理要求，相應(yīng)地，檔案人員的專業(yè)管理、編研能力也需不斷加強(qiáng)。

2.2 保密性

型號(hào)檔案主要是圍繞國防軍工項(xiàng)目或軍工產(chǎn)品形成的圖樣文件材料。因其技術(shù)成果將直接或間接應(yīng)用于國防建設(shè)服務(wù)中，一旦泄露會(huì)給國家安全、公共利益帶來不良影響甚至是重大損失。所以，型號(hào)檔案相較于其他類型檔案具有較強(qiáng)的保密性。根據(jù)檔案涉密程度的不同，相應(yīng)地，在其日常收、管、存、用的保密管理上也有著不同的策略和要求。因此，需要嚴(yán)格把控國家秘密的知悉范圍，文件、圖紙等信息載體通常采用國密和商密雙標(biāo)密的形式進(jìn)行謹(jǐn)慎標(biāo)注，嚴(yán)格按照人員涉密等級(jí)控制文件內(nèi)容的知悉范圍，以確保檔案信息的安全性。在日常檔案管理工作中，需平衡檔案保密和檔案利用二者之間的關(guān)系，嚴(yán)格履行審批制度，做好型號(hào)檔案保密管理工作。

2.3 成套性

作為檔案的一個(gè)分支類目，軍工單位型號(hào)檔案是在國防工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、制造等活動(dòng)中形成的。其基本特點(diǎn)就是成套性。成套性是型號(hào)檔案的形成與內(nèi)容構(gòu)成特征的體現(xiàn)。具體表現(xiàn)在圍繞一個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目或某一科研對(duì)象形成的一系列文件是一個(gè)具有有機(jī)聯(lián)系的整體，管理中不允許分散。成套性特征對(duì)于型號(hào)檔案管理具有重要規(guī)范與制約作用，是確定型號(hào)文件歸檔范圍和檢驗(yàn)型號(hào)檔案完整性的依據(jù)，是型號(hào)檔案整理分類、價(jià)值鑒定、排架組合、檔案統(tǒng)計(jì)等工作的基礎(chǔ)。因此，為保證型號(hào)檔案的完整性與統(tǒng)一性，使歸檔的圖樣文件逐步形成相互聯(lián)系的有機(jī)整體，在實(shí)際的檔案管理工作中，型號(hào)檔案可以按照型號(hào)研制順序的先后進(jìn)行成套。成套性管理對(duì)于避免關(guān)聯(lián)檔案遺漏、分散具有相當(dāng)重要的作用，是保障軍工單位型號(hào)檔案能夠集中、系統(tǒng)、有序管理的關(guān)鍵屬性。

3. 型號(hào)檔案的信息化管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用為軍工單位管理帶來了新的生命與活力，便捷化、高效化的管理方式儼然已成為軍工單位管理新方向。檔案工作在信息技術(shù)的沖擊下其管理模式也悄然發(fā)生著變化。由原先以紙質(zhì)檔案為主的物本管理逐漸向以電子檔案為主的信息化管理過渡。海量電子檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生標(biāo)志著檔案管理工作正向以信息技術(shù)為手段的現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)型。2016年4月1日，國家檔案局頒布并印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出要以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺(tái)、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案信息化體系。2018年5月21日，航空工業(yè)檔案館發(fā)布了《關(guān)于開展航空工業(yè)檔案工作“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型試點(diǎn)工作的通知》，通知要求落實(shí)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》精神，推動(dòng)電子檔案“單套制”管理，盡快實(shí)現(xiàn)從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型[2]。

截至目前，在航空工業(yè)成員單位檔案管理部門中，針對(duì)型號(hào)檔案主要采用以下3種方式進(jìn)行信息化管理：（1）大部分成員單位的檔案管理部門已經(jīng)形成了依托信息技術(shù)平臺(tái)構(gòu)建的檔案數(shù)據(jù)庫，按照基建、設(shè)備、文書、產(chǎn)品等類別下設(shè)檔案資源全文數(shù)據(jù)庫，以型號(hào)分類法為分類原則，依據(jù)產(chǎn)品或設(shè)備型號(hào)為分類單元進(jìn)行劃分。通過開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作完成傳統(tǒng)檔案的掃描、上傳，實(shí)現(xiàn)“舊檔換新顏”，以確保檔案載體過渡時(shí)的統(tǒng)一性和完整真實(shí)性。（2）通過接入相應(yīng)的電子端口，實(shí)現(xiàn)各單位、各部門之間文件傳輸?shù)幕ヂ?lián)互通，利用電子簽章、電子認(rèn)證等技術(shù)，進(jìn)行審簽人員身份確認(rèn)，嚴(yán)格把控人員權(quán)限，達(dá)成各單位、各部門對(duì)于電子檔案信息的互信、互認(rèn)。利用各個(gè)系統(tǒng)完成各單位、各層級(jí)人員之間的流轉(zhuǎn)審簽、發(fā)放管理，設(shè)計(jì)人員無需拿著紙質(zhì)文件去找對(duì)應(yīng)人員逐一審簽，而是將線下的文件流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移到線上進(jìn)行，大大縮短各單位、各部門之間的文件處理時(shí)長，提高檔案傳輸效率。同時(shí)，減少了線下審簽過程中文件被遺失、篡改風(fēng)險(xiǎn)。（3）為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案資源的利用、管理，部分單位開發(fā)了網(wǎng)頁版蘭臺(tái)系統(tǒng)，設(shè)計(jì)人員依據(jù)自身需求，通過申請(qǐng)相應(yīng)權(quán)限，審批通過后即可實(shí)現(xiàn)對(duì)所需檔案資源的檢索、查閱、下載等功能。

4. 型號(hào)檔案管理中的問題

4.1 型號(hào)檔案收集被動(dòng)

檔案收集是檔案管理活動(dòng)的源頭，也是檔案工作中十分重要的環(huán)節(jié)。檔案資料被動(dòng)收集，易妨礙后續(xù)型號(hào)檔案管理工作的良性開展，主要體現(xiàn)在2個(gè)方面[3]。（1）在實(shí)際的檔案管理過程中，該環(huán)節(jié)通常僅依賴于科研設(shè)計(jì)人員主動(dòng)提交歸檔，因此型號(hào)檔案收集較為被動(dòng)。考慮到型號(hào)研制任務(wù)周期較長，若型號(hào)檔案歸檔與型號(hào)研制的各個(gè)階段難以實(shí)現(xiàn)及時(shí)同步，受時(shí)間、人員等因素影響，資料歸檔環(huán)節(jié)便會(huì)潛藏風(fēng)險(xiǎn)，易造成型號(hào)檔案遺漏、缺失，資料整體的完整性難以保障，且型號(hào)檔案收集被動(dòng)會(huì)對(duì)后續(xù)整理、鑒定、利用等環(huán)節(jié)帶來一定程度上的困難，不利于檔案系統(tǒng)性管理，影響型號(hào)檔案管理工作質(zhì)量。（2）設(shè)計(jì)人員臨近任務(wù)提交節(jié)點(diǎn)，大量資料提交歸檔易使檔案管理人員工作量明顯增大，工作壓力增強(qiáng)極易影響日常其他檔案工作的穩(wěn)定有序運(yùn)行。

4.2 檔案管理模式轉(zhuǎn)變存在阻礙

型號(hào)檔案的存檔單位多為革新活力相對(duì)不足的央企、國企、事業(yè)單位等。與普通企業(yè)相比，其檔案管理體系的靈活性較差、人員革新意識(shí)不足、管理手段相對(duì)落后。部分單位甚至依舊沿用較為傳統(tǒng)的管理制度與模式。在如今社會(huì)信息化的大背景下，這樣過于保守的檔案管理方法與使用者多樣化的檔案需求，二者之間的矛盾已逐漸顯露。因此，檔案工作由實(shí)物管理向信息化管理過渡時(shí)，無疑會(huì)阻礙重重。信息化技術(shù)手段與傳統(tǒng)檔案管理模式融合困難，管理方式及側(cè)重角度均有明顯改變，此外，信息技術(shù)設(shè)備的引入、型號(hào)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案工作轉(zhuǎn)型的重視程度等因素也會(huì)制約檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，因此，在實(shí)際工作中，信息化檔案管理推進(jìn)較為困難，發(fā)展速度略為遲緩。

4.3 檔案人員專業(yè)素養(yǎng)良莠不齊

目前，受限于對(duì)傳統(tǒng)檔案管理人員的刻板印象，大多機(jī)構(gòu)、單位對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)較為片面，人員專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，計(jì)算機(jī)實(shí)操能力差，檔案人員整體未能形成一支具有專業(yè)能力的高水平管理人才隊(duì)伍。此外，單位每年招新工作的開展會(huì)吸納一些具有檔案專業(yè)背景的人員加入，新生力量補(bǔ)入致使單位內(nèi)部檔案人員的專業(yè)技術(shù)能力逐漸參差不齊，知識(shí)背景差異較大，部分依附于傳統(tǒng)檔案管理模式的“老”檔案工作者在業(yè)務(wù)革新中思想意識(shí)保守，學(xué)習(xí)積極性不強(qiáng)，人員工作整體協(xié)調(diào)困難，基于這一現(xiàn)狀，檔案人員專業(yè)素養(yǎng)的整體融合難度加大，會(huì)制約檔案信息化管理的革新速度。

5. 相應(yīng)對(duì)策及建議

5.1 健全檔案管理規(guī)章制度，增強(qiáng)歸檔效率

檔案管理規(guī)章制度是保障檔案工作長遠(yuǎn)有序運(yùn)行的重要依據(jù)，是對(duì)檔案收集、整理、保管、編研、統(tǒng)計(jì)、利用各項(xiàng)環(huán)節(jié)提出的規(guī)范化要求。完善型號(hào)檔案管理規(guī)章制度，構(gòu)建科學(xué)合理的型號(hào)檔案管理體系對(duì)于后續(xù)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的順利推進(jìn)尤為關(guān)鍵，是指導(dǎo)檔案管理工作、明確檔案人員職責(zé)的重要準(zhǔn)則。鑒于軍工單位型號(hào)檔案具有保密性、成套性，所以圖樣、文件需依據(jù)相應(yīng)的檔案規(guī)章制度及時(shí)歸檔，保證其完整性。在一定時(shí)間限度內(nèi)，通過設(shè)置檔案歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)，嚴(yán)格把控檔案資料的最晚移交期限，從檔案收集環(huán)節(jié)加強(qiáng)科研設(shè)計(jì)部門與檔案部門之間的聯(lián)系交流，定期查遺補(bǔ)漏，做好過程跟蹤和階段收集工作，確保檔案鏈的完整性的同時(shí)也可以減輕檔案人員的集中處理壓力[4]。此外，還需依據(jù)檔案管理規(guī)章制度對(duì)歸檔文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，減少冗余、無關(guān)檔案，實(shí)現(xiàn)圖樣、文件高效歸檔。

5.2 強(qiáng)化檔案人員革新意識(shí)，提高硬件設(shè)施水平

為優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案管理效率，積極承擔(dān)起信息時(shí)代賦予檔案人員的責(zé)任，必須清楚地認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性與轉(zhuǎn)變的迫切性。促使“老”檔案工作者以從業(yè)經(jīng)驗(yàn)為導(dǎo)向，“新”檔案工作者以信息化技術(shù)為手段，相輔相成，增強(qiáng)人員的工作參與感和使命感，提高檔案人員對(duì)多元思想的包容程度。以當(dāng)前形勢(shì)和型號(hào)檔案工作發(fā)展需要為立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)，摒棄傳統(tǒng)檔案管理弊端，結(jié)合前沿的信息技術(shù)手段，圍繞使用者需求，提升并扭轉(zhuǎn)檔案人員思想服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。同時(shí)，加大型號(hào)檔案管理中信息技術(shù)硬件設(shè)施的投入占比，根據(jù)軍工單位實(shí)際需要做好檔案應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)工作，合理規(guī)劃投入成本，對(duì)于必要的使用功能和應(yīng)用率較高的使用模塊，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)開發(fā)，在經(jīng)費(fèi)允許范圍內(nèi)提高型號(hào)檔案管理系統(tǒng)及其他相應(yīng)資源配置的硬件設(shè)施水平，以保障電子檔案管理系統(tǒng)能夠良性運(yùn)行和高效利用。

5.3 調(diào)動(dòng)檔案人員學(xué)習(xí)積極性，提升專業(yè)知識(shí)技能

檔案人才專業(yè)素養(yǎng)的高低對(duì)于檔案管理工作能否積極、高效的開展有重大影響。積極鼓勵(lì)在職檔案人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)，設(shè)置考評(píng)機(jī)制、優(yōu)獎(jiǎng)劣懲，激發(fā)檔案人員主動(dòng)學(xué)習(xí)、認(rèn)真學(xué)習(xí)的積極性。此外，由于檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，檔案從業(yè)人員日常需加強(qiáng)對(duì)檔案工作業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，通過定期組織檔案人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，舉辦檔案人員知識(shí)技能大賽、開展信息化檔案講座等形式，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，彌補(bǔ)知識(shí)盲點(diǎn)，加強(qiáng)實(shí)操技能。以理論指導(dǎo)實(shí)踐，用實(shí)踐豐富理論，立足于實(shí)際型號(hào)檔案管理工作，從中歸納總結(jié)，細(xì)化補(bǔ)充，熟練掌握型號(hào)檔案管理工作中各項(xiàng)業(yè)務(wù)模塊的知識(shí)技能，努力做到檔案理論知識(shí)與業(yè)務(wù)實(shí)操技能的“雙提升”，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)水平的整體優(yōu)化。

6. 結(jié)語

檔案管理信息化是檔案革新過程中的重要途徑，符合當(dāng)前時(shí)代對(duì)于檔案工作的管理要求。為保障檔案管理建設(shè)工作的有效實(shí)施需要同時(shí)兼顧檔案管理的“軟、硬”水平建設(shè)，完善、優(yōu)化檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式轉(zhuǎn)型，推動(dòng)管理人員專業(yè)素養(yǎng)穩(wěn)步提升，以確保我國軍工單位型號(hào)檔案的管理建設(shè)水平實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。