電力企業(yè)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的應(yīng)用

潘勇

（國網(wǎng)襄陽供電公司，湖北襄陽 441002）

0. 引言

近幾年，隨著電力企業(yè)文化的不斷進(jìn)步與發(fā)展，企業(yè)原始的數(shù)據(jù)庫與資料也在不斷累積。為了確保電力公司公文流轉(zhuǎn)與業(yè)務(wù)工作順利高效的同步開展，需要建立電力公司獨特的公文流轉(zhuǎn)管理體系，深刻落實公文流轉(zhuǎn)的各項舉措，規(guī)范公文流轉(zhuǎn)資料的收集以及整理工作，不斷提高我國電力公司公文流轉(zhuǎn)的管理水平以及公文流轉(zhuǎn)的準(zhǔn)確性、高效性，確保其不斷朝著現(xiàn)代化研究方向去發(fā)展。在科技水平高速發(fā)展的影響下，現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使辦公效率得到了極大的提升，自動化辦公的需求反映越來越強烈，國家更是將自動化辦公技術(shù)作為信息化的首要條件，實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化是自動化辦公的核心條件之一。為了為改善公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)提供便利性、可能性，建立完善的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)非常必要。

1. 電力企業(yè)特點

（1）電力企業(yè)是我國重要的骨干產(chǎn)業(yè)。電力企業(yè)受其產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)律和特點的制約，是公益以外的商品，是為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的。我國電力企業(yè)是國有壟斷企業(yè)，由其發(fā)展特點界定。能源企業(yè)的發(fā)展規(guī)模與區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相對應(yīng)。電力行業(yè)既是基礎(chǔ)行業(yè)，又是輔助行業(yè)。它們的發(fā)展和規(guī)劃，必須建立在堅實的科學(xué)基礎(chǔ)上穩(wěn)步推進(jìn)，才能為國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。電氣工業(yè)是我國的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，影響著我國國民經(jīng)濟(jì)和人民財產(chǎn)安全。輸電網(wǎng)絡(luò)將電力輸送到全國所有地區(qū)。發(fā)電廠、變電站和發(fā)電廠的運營是電能工業(yè)的基礎(chǔ)。在保障人民用電和財產(chǎn)安全的同時，也為自己創(chuàng)造了利益，能源企業(yè)的電力來源于煤炭、煤炭、石油、天然氣等不可再生資源，以及水、風(fēng)等可再生資源。通過能源的轉(zhuǎn)換和加工，電力供應(yīng)給廣大消費者，使電力資源成為人類生活不可或缺的重要資源。因此，能源產(chǎn)業(yè)與煤炭、煤炭、石油等產(chǎn)業(yè)一樣，是我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)。

（2）電力公司關(guān)系密切。電力是一種不能大規(guī)模積累的能源，在通過電網(wǎng)發(fā)電和輸電的過程中得到補充。為使能源的發(fā)、輸環(huán)節(jié)正確連接，需要大量運用電力行業(yè)的控制自動化技術(shù)，以及實施產(chǎn)、輸、銷、用的機器設(shè)備。為確保電力裝置的安全運行，保證電力供應(yīng)的數(shù)量和質(zhì)量，必須嚴(yán)格控制電力的發(fā)、輸、供、用關(guān)系。該行業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中通過各環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)與配合，區(qū)別于其他行業(yè)。電力行業(yè)面臨的需求波動。在電力行業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，每一個連接的操作都要始終按照消費者的需求進(jìn)行。因此，在定義行業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，需要預(yù)測能源資源負(fù)荷，“保持不變，應(yīng)對變化”，維持整個電力系統(tǒng)的正常運行，保持一定的儲備水平。使用可以防止能源資源短缺現(xiàn)象，也可以防止資源浪費現(xiàn)象，保持一定的生產(chǎn)能力。在電力公司各方面相互協(xié)調(diào)的情況下，傳統(tǒng)的能源管理系統(tǒng)屬于綜合管理模式，加強關(guān)聯(lián)屬性。

2.公文流轉(zhuǎn)現(xiàn)狀

隨著信息爆炸時代的到來，電力公司的工作者（個人和公司）要處理的信息量每天都呈指數(shù)級增長。公司和機構(gòu)公文的日常處理是一項艱巨而重要的任務(wù)。傳統(tǒng)的公文往往是紙質(zhì)文件，必須親手交接，人傳人。該過程復(fù)雜且耗時。在實際工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)申請過程中的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致公文丟失或?qū)徍瞬患皶r，嚴(yán)重影響工作效率的情況。在現(xiàn)代世界信息就是財富，傳遞公文的劣勢往往會給企業(yè)帶來不成比例的損失。因此，在社會信息技術(shù)日新月異的環(huán)境下，開發(fā)電子文檔管理系統(tǒng)以提高工作效率，實現(xiàn)辦公自動化是非常必要和重要的。

3. 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)

公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)是工作自動化系統(tǒng)的核心系統(tǒng)。近年來，高科技互聯(lián)網(wǎng)辦公的方式就像雨后春筍一般出現(xiàn)在各大企業(yè)的管理模式當(dāng)中，互聯(lián)網(wǎng)辦公的便利性逐漸深入人心，公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)就是其中的一大利器。而公文流轉(zhuǎn)這項工作本身具有復(fù)雜繁重的特點，在這項工作中，通常會出現(xiàn)某個人的文書管理的操作不當(dāng)，發(fā)生文件丟失、未審批、過時，或者外出工作未能及時審閱的情況。傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)文件往往都是一份厚重冗沉的文件檔案或者是紙質(zhì)文件，想要從中查詢一份歷史性的數(shù)據(jù)就必須到文件專門歸檔的部門，從年份開始查詢，從而找到歸檔的文件，耗時且繁瑣。因此對于公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的開發(fā)是很有必要性的，這種系統(tǒng)的開發(fā)可以讓工作人員從長期復(fù)雜的公文事務(wù)中脫身，極大加快工作效率，大大降低了行政文本，實現(xiàn)了自動化辦公。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)具有基于角色管理的控制權(quán)限，可以通過模塊權(quán)限、功能權(quán)限以及業(yè)務(wù)范圍這3個三級權(quán)限是與角色關(guān)聯(lián)，賬戶與角色關(guān)聯(lián)，賬戶和業(yè)務(wù)范圍之間的關(guān)聯(lián)，從而達(dá)到系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)、方便管理的權(quán)限管理。系統(tǒng)通過模塊、功能和業(yè)務(wù)范圍3個層面詮釋了三級權(quán)限的結(jié)構(gòu)層次，能夠做到對賬戶權(quán)限的準(zhǔn)確定義，極大程度上滿足了工作流過程中對文件安全性以及權(quán)限的要求，增加了系統(tǒng)的安全性。此系統(tǒng)完全建立于用戶進(jìn)行的權(quán)限管理，不需要再次對賬戶進(jìn)行逐一的開放權(quán)限，角色可以根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部情況提前警醒用戶的管理以及用戶的授權(quán)，然后在角色開放權(quán)限的時候就能夠簡單地進(jìn)行用戶權(quán)限授予操作。用戶管理允許單一的賬戶具有多個用戶，但是在操作過程中，有且只能有一個用戶為當(dāng)前角色，所有的業(yè)務(wù)處理都是以此用戶權(quán)限進(jìn)行限制，當(dāng)需要進(jìn)行其他用戶業(yè)務(wù)的時候，可以在系統(tǒng)中直接進(jìn)行用戶切換，并不需要再次登錄[1]。

4.公文流轉(zhuǎn)在電力企業(yè)的應(yīng)用

4.1 對于公文質(zhì)量的提高

在電力企業(yè)中公文的質(zhì)量要求是比較高的，公文的質(zhì)量是企業(yè)公文管理的重要一環(huán)，因此對于公文質(zhì)量高要求的因素的存在，企業(yè)對于高精度的公文流轉(zhuǎn)工作的需求性就很高。作為一所電力企業(yè)，要想在日常工作中及時看見問題、改善問題，建立一個完善的公文管理系統(tǒng)評價體系是非常迫切的，公文流轉(zhuǎn)體系可以使得企業(yè)對于公文的管理基礎(chǔ)得到加強，對于規(guī)則的細(xì)化以及管理制度的完善起到?jīng)Q定性作用，使得日常公文管理工作的效率以及質(zhì)量同步提高?？梢园涯骋豁椆ぷ骰蛘吣骋粋€任務(wù)分解成為多個不同的步驟，然后又多個人員進(jìn)行協(xié)作，共同完成。就相當(dāng)于多個人將同一張表格共同進(jìn)行填寫，這個操作可以完成業(yè)務(wù)或者公文的申請、管理、審批，并且能夠?qū)崿F(xiàn)一些數(shù)據(jù)的規(guī)范性錄入、存檔以及查詢[2]。

（1）制定穩(wěn)工流轉(zhuǎn)的管理評價標(biāo)準(zhǔn)，在日常的公文管理工作中所涉及的方方面面非常廣泛，在這個工作中有許多細(xì)節(jié)可以去改善。在電力公司中可以采取一些高效的措施，比如可以將每一個公文當(dāng)做一個獨立的評價標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容的考核可以涉及文字、主題、格式、流程等其他部分，這種方法可以使管理規(guī)格更明確精準(zhǔn)，并且嚴(yán)格政治性管理評價標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度，有利于日常公文管理以及審核的徐律提高。

（2）定量考評，電力公司能夠讓員工以及下屬公司進(jìn)行部門的考核以及記分制，將定性的公文管理轉(zhuǎn)化成定量的日?？己?。參照這種考核的標(biāo)準(zhǔn)可以更好地將企業(yè)各部門所存在的問題凸顯出來，使得公文管理工作更加規(guī)范。

4.2 對于公文效率的提高

對于公文流轉(zhuǎn)工作管理制度的加強就是防止對于日常公文工作的拖拉。眾所周知，公文具有非常強的事項行，在日常公文管理的及時性的把控是很重要的。

（1）應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守限時辦理的規(guī)則，對于電力企業(yè)的基層部門將龔文遞交工作結(jié)束之后，公文辦理的工作必須依照公文的辦理時限的要求。對于加急的公文必須要緊急處理，不得拖拉，在規(guī)定時間內(nèi)將加急公文處理完成，拒絕拖拉，若出現(xiàn)客觀因素影響公文管理工作是，應(yīng)當(dāng)將公文交由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，有管理人員先行答復(fù)或者對于公文進(jìn)行處理時間的明確。

（2）遲到缺席制度的嚴(yán)格要求。如果企業(yè)基層部門出現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)請示時限過期或者遲遲未得到答復(fù)，應(yīng)將請示文件的請示內(nèi)容直接通過，視作管理部門的同意請示，之后責(zé)任應(yīng)由管理領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)公文產(chǎn)生的后續(xù)影響。

4.3 對于日常公文數(shù)量的精簡

在公文流轉(zhuǎn)的工作中要求就是精益求精，應(yīng)該在日常公文處理工作中體現(xiàn)出來，這也是在基層公文管理制度的基本原則，必須要在行動上落實的。

（1）對于公文發(fā)布的數(shù)量要具有嚴(yán)格的控制，在電力企業(yè)中可以將前幾年的公文發(fā)表情況當(dāng)做一個全新的衡量標(biāo)準(zhǔn)，對公文發(fā)布數(shù)量進(jìn)行規(guī)定，下達(dá)每月公文發(fā)布的指標(biāo)，這個進(jìn)程一定要嚴(yán)格地把控住，要把公文發(fā)布的總數(shù)量嚴(yán)格地控制起來。

（2）公文發(fā)布要加強協(xié)調(diào)性，電力企業(yè)的公共管理流程中要對發(fā)布的公文進(jìn)行審核力度的加強，對于沒有必要發(fā)布的公文進(jìn)行嚴(yán)格的把控，要求各個部門在橫向協(xié)同工作上加強，相同類似的事件要進(jìn)行歸并使得公文的總數(shù)減少，以避免資源以及工作效率的浪費；在節(jié)假日以及安排活動時發(fā)布的公文不能重復(fù)。

5.問題以及建議

5.1 存在的問題

其實現(xiàn)代的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)所具有的功能已經(jīng)很全面了，但是使用率方面最高的是收文和發(fā)文，它具有的相關(guān)的功能使用率較低，甚至處在零使用率的狀態(tài)，如請示匯報和網(wǎng)絡(luò)報銷等，這些是大部分公司企業(yè)普遍存在的問題。而且在正常的收文和發(fā)文的流程中，普遍存有公司管理者簽發(fā)或者批辦節(jié)點，但是因為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者長期外出辦公或者工作業(yè)務(wù)繁忙等各種各樣的潛在因素致使不能及時地審閱和批示相關(guān)的公文，因此導(dǎo)致了公司公文處理人員的工作速度和效率，公文處理系統(tǒng)具有的方便快捷的特點得不到充分的發(fā)揮。雖然絕大多數(shù)公司都已經(jīng)采取了無紙化，信息化辦公模式，但是在最后階段進(jìn)行公文歸檔的時候，紙質(zhì)的公文文件也是必須攜帶的，這種紙質(zhì)文件在辦公、業(yè)務(wù)往來的過程中被標(biāo)上了不能缺少的標(biāo)簽，使得電子檔和紙質(zhì)檔兩者并存的局面。這種管理方式不僅僅致使工作量大大增加，也使得公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)對于電子檔案快捷檢索、傳輸、閱讀、管理的特點得不到體現(xiàn)。企業(yè)在發(fā)文的過程中，文的擬制、格式、內(nèi)容不符合發(fā)文要求的情況普遍存在，如越級請示、越權(quán)發(fā)文等行文規(guī)則上的錯誤，以及請示的內(nèi)容、標(biāo)點符號、公文結(jié)構(gòu)層次等錯誤[3]。

5.2 關(guān)于公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的建議

一方面加強在收文時的初步審閱，管理好公文入口，堅持統(tǒng)一一個收文入口，制定專門負(fù)責(zé)簽收、登記的專員，單間收文的賬目，才能確保工作流的管理工作每個環(huán)節(jié)都能精準(zhǔn)查詢，提高員工的辦公責(zé)任感，一起落實辦文時限，提高工作效率。規(guī)范公文的審批簽收程序也是很有必要的，建立一個嚴(yán)格的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，對于上層的批示或者紀(jì)檢，首先需要建立急件，其次才是普通公文，對于日常的公文辦理事務(wù)，收文當(dāng)天即按流程處理完畢。實施公文辦理顏色提醒項目，急件分類管理。依照公文的處理類別將公文的文件夾分成紅、藍(lán)、綠3種顏色，每種顏色對應(yīng)的公文采取不同的處理方式，不僅能及時提醒管理者審批，也有利于管理者比較和權(quán)衡，這項舉措能有效提高公文的擬辦和簽收的效率。

5.3 制度完善流程嚴(yán)謹(jǐn)

企業(yè)中的公文流轉(zhuǎn)管理工作應(yīng)該由標(biāo)準(zhǔn)化向職責(zé)方面轉(zhuǎn)化。在公文流轉(zhuǎn)運行進(jìn)程中的每一個環(huán)節(jié)都能相互掛鉤、聯(lián)系密切的，穩(wěn)定性、確定性的特征都是比較強的，因此要求工作流程必須建立起連續(xù)性的特點，可以讓它運行更加規(guī)范的緊密管理制度，以此作為標(biāo)準(zhǔn)使得文件在運行流轉(zhuǎn)時的規(guī)范性能夠得到一定的保障。為了把發(fā)布的公文效力充分地發(fā)揮出來，電力企業(yè)要對內(nèi)部的公文管理制度進(jìn)行修訂是迫切的，一旦施行就要嚴(yán)格地執(zhí)行，必須保證企業(yè)中發(fā)布的公文不僅都要有統(tǒng)一的格式，而且在程序上也要進(jìn)行規(guī)范。公文的質(zhì)量管理以及流轉(zhuǎn)制度也要建立起來，把工作的流程完善得更加的細(xì)化。

6.結(jié)語

在實際辦公中，公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)早就普遍在政府機關(guān)、各企業(yè)、事業(yè)單位所運用，并且計算機和相關(guān)輔助系統(tǒng)的幫助下對于海量信息的整合以及公文的有效集成工作提供了便利性。電力公司公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)不僅可以大大提高員工的工作效率，并且正確地使用公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)能夠使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程更加高效便捷，加速企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展，提高電力公司在市場上的競爭性，避免被市場的潮流淘汰的噩夢。縱然公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)并非全能，但是相較于傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)辦理，其幫助性和對于業(yè)務(wù)管理的發(fā)展能力的促進(jìn)不言而喻，時代在進(jìn)步，作為現(xiàn)在信息化、無紙化辦公的企業(yè)，這樣的進(jìn)步是必須適應(yīng)的，跟不上腳步就會被淘汰。