數(shù)字化時(shí)代企業(yè)檔案的開發(fā)與利用

曹瑾珩

（中國(guó)直升機(jī)設(shè)計(jì)研究所，江西景德鎮(zhèn) 333001）

0.引言

企業(yè)檔案是企業(yè)在長(zhǎng)期的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)以及管理活動(dòng)中形成的有價(jià)值的歷史記錄，對(duì)于維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展具有重要價(jià)值。對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行開發(fā)利用是指以檔案信息資源為前提，以用戶為對(duì)象，以滿足用戶的利用需求為目的，按照一定的原則和要求，通過多種形式、途徑、渠道對(duì)檔案資源中包含的價(jià)值進(jìn)行挖掘揭示，使其服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字虛擬再現(xiàn)技術(shù)、數(shù)字立體化視覺技術(shù)、數(shù)字動(dòng)畫技術(shù)、人機(jī)交互技術(shù)等新興技術(shù)得到應(yīng)用與發(fā)展，極大拓展了企業(yè)檔案開發(fā)空間，為企業(yè)檔案的開發(fā)利用提供了新的契機(jī)，如何高效開發(fā)檔案信息資源，最大化發(fā)揮檔案的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，使其更好服務(wù)與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，是值得研究的重要課題。

1.企業(yè)檔案開發(fā)利用的意義

1.1 企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用為企業(yè)的決策提供了信息支持

檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始積累，真實(shí)反映了企業(yè)發(fā)展的整個(gè)過程，是企業(yè)決策活動(dòng)不可忽視的第一手參考資料。通過企業(yè)檔案開發(fā)分析檔案中蘊(yùn)含的各種有效信息，有利于準(zhǔn)確把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，獲取經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)教訓(xùn)，從而做出符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行規(guī)律及企業(yè)發(fā)展實(shí)際的科學(xué)決策。

1.2 企業(yè)檔案的開發(fā)利用利于推動(dòng)企業(yè)的文化建設(shè)

企業(yè)檔案不僅是企業(yè)重要的信息資源，也是企業(yè)宣傳教育等文化活動(dòng)的重要素材，對(duì)于企業(yè)文化建設(shè)具有輔導(dǎo)作用。在長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中，企業(yè)的管理思想、經(jīng)營(yíng)理念、行為規(guī)范等以檔案的形式被記錄下來，成為企業(yè)寶貴的無形資產(chǎn)，為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史參考文獻(xiàn)，對(duì)企業(yè)文化建設(shè)起著宣傳推廣和支持作用[1]。對(duì)于發(fā)展歷史較長(zhǎng)的企業(yè)來說，檔案更是一種文化競(jìng)爭(zhēng)力的表現(xiàn)，合理地開發(fā)利用檔案資源，能夠助力企業(yè)對(duì)內(nèi)的文化建設(shè)和對(duì)外的宣傳推廣，有助于企業(yè)樹立良好的社會(huì)形象。

1.3 提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的保障

企業(yè)的發(fā)展是以經(jīng)濟(jì)利益為根本目標(biāo)的，檔案管理工作要滿足企業(yè)內(nèi)在、本質(zhì)的需求。企業(yè)檔案利用的形式大多是圍繞企業(yè)招投標(biāo)、科技開發(fā)、設(shè)施改造等外向型經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，能夠幫助企業(yè)有效提升資質(zhì)信譽(yù)，化解經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中可能面臨的危機(jī)，使得檔案以知識(shí)載體的形式為企業(yè)后期的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。由此可見，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行開發(fā)利用有助于提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2.目前企業(yè)檔案開發(fā)利用的現(xiàn)狀及問題

2.1 檔案開發(fā)利用意識(shí)淡薄，重視不足，投入有限

受傳統(tǒng)“重保管，輕利用”思想及檔案自身封閉性以及價(jià)值滯后性等因素的影響，企業(yè)管理人員的檔案開發(fā)意識(shí)淡薄，未能意識(shí)到檔案工作的重要性，工作重心始終圍繞提升經(jīng)濟(jì)效益這一目標(biāo)，而將檔案工作置于邊緣地位，對(duì)檔案開發(fā)利用工作的資金投入不足制約了企業(yè)檔案的開發(fā)利用，導(dǎo)致檔案資源的價(jià)值不能充分挖掘和發(fā)揮。

2.2 檔案管理體系不健全

企業(yè)檔案的有效開發(fā)離不開科學(xué)的管理制度體系，目前，我國(guó)已制定了眾多檔案管理的相關(guān)制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。但是在企業(yè)檔案工作中未能得到有效的落實(shí)，許多企業(yè)的檔案管理工作制度體系仍不完善，科學(xué)性和規(guī)范性不足，歸檔、借閱等多個(gè)環(huán)節(jié)缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫缺Ｕ?，管理工作存在較大的隨意性，例如歸檔范圍不統(tǒng)一，檔案分類籠統(tǒng)，邏輯性差，檔案開發(fā)利用活動(dòng)依賴于檔案管理人員的主觀經(jīng)驗(yàn)等，難以實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化，阻礙了企業(yè)檔案開發(fā)利用工作的開展[2]。

2.3 檔案開發(fā)隊(duì)伍建設(shè)不足

當(dāng)前，相較于其他崗位的人才建設(shè)，企業(yè)檔案管理人員的招聘及后期培訓(xùn)工作存在缺失。一方面，企業(yè)檔案管理崗位對(duì)人才的吸引力有限，許多企業(yè)并未設(shè)置專門的檔案管理崗位，檔案管理工作多由行政部門人員兼任，缺乏檔案基礎(chǔ)知識(shí)技能，且對(duì)檔案工作投入的時(shí)間和精力有限。另一方面，檔案開發(fā)主體的知識(shí)結(jié)構(gòu)比較單一，對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的檔案缺乏相關(guān)的知識(shí)背景，這不利于檔案資源價(jià)值的充分挖掘。

2.4 開發(fā)利用的軟硬件支持動(dòng)力不足

在硬件方面，當(dāng)前隨著數(shù)字化的發(fā)展，企業(yè)產(chǎn)生了大量的以數(shù)字化形式存在的檔案資源，加之原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，這一現(xiàn)狀對(duì)企業(yè)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的容量提出了更高的要求，而當(dāng)前許多企業(yè)的計(jì)算機(jī)內(nèi)存不足，無法滿足海量數(shù)字檔案存儲(chǔ)和紙質(zhì)檔案電子備份的需求。在軟件方面，當(dāng)前應(yīng)用專門軟件進(jìn)行檔案管理的企業(yè)較少，大多數(shù)企業(yè)都選擇在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中設(shè)置檔案管理模塊，功能簡(jiǎn)單，性能較差，無法滿足檔案開發(fā)利用的需求[3]。

2.5 檔案開發(fā)利用水平較低

當(dāng)前企業(yè)檔案管理受“重保管，輕利用”的影響，對(duì)檔案的開發(fā)利用水平較低。一方面，表現(xiàn)為開發(fā)渠道狹窄，當(dāng)前企業(yè)檔案的開發(fā)利用主要通過檔案借閱、檔案復(fù)制、檔案編研等形式，開發(fā)形式單一，內(nèi)容簡(jiǎn)單，缺乏對(duì)檔案信息資源的深層次挖掘。另一方面，因缺乏檔案開發(fā)人員和利用人員之間的有效溝通和交流，使得所開發(fā)的檔案資源與用戶的利用需求匹配度不足，利用率低。此外，當(dāng)前企業(yè)檔案開發(fā)利用的對(duì)象大多數(shù)針對(duì)于企業(yè)內(nèi)部，共建共享意識(shí)薄弱，不利于檔案資源的有效開發(fā)和充分利用。

3.企業(yè)檔案開發(fā)利用工作的原則

3.1 資源為王原則

豐富的館藏是企業(yè)檔案開發(fā)利用必不可少的前提條件，檔案價(jià)值的充分發(fā)揮必然建立在一定數(shù)量和良好質(zhì)量的基礎(chǔ)上，因此要做企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作，必須堅(jiān)持“資源為王”原則，重視企業(yè)檔案的館藏建設(shè)，確保檔案資源的數(shù)量和質(zhì)量，從而為檔案的開發(fā)利用提供資源保障。

3.2 需求導(dǎo)向原則

檔案工作的根本目的在于服務(wù)社會(huì)，因此檔案的開發(fā)利用工作要始終堅(jiān)持以用戶需求為導(dǎo)向，了解企業(yè)檔案開發(fā)利用的用戶需求，在此基礎(chǔ)上制訂科學(xué)合理的開發(fā)策略。

3.3 技術(shù)保障原則

在數(shù)字化時(shí)代背景下，企業(yè)檔案呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，數(shù)量上更為豐富，形式上更為多樣，涵蓋了視頻、音頻等多種形式。數(shù)字形式檔案的開發(fā)離不開技術(shù)支持。

一方面，通過掃描等數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)全面整合數(shù)據(jù)信息。另一方面，利用高效的檢索系統(tǒng)準(zhǔn)確定位，從而在海量的檔案數(shù)據(jù)庫中精確找到所需的檔案資源。檔案資源的深層次挖掘也依賴于先進(jìn)的信息技術(shù)，通過數(shù)字化管理的分析預(yù)測(cè)能力能更好地挖掘檔案信息的潛在價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的深層次開發(fā)利用。

4.企業(yè)檔案開發(fā)利用工作的發(fā)展方向

4.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，重視檔案資源的開發(fā)與利用

企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用是企業(yè)檔案工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于企業(yè)的建設(shè)具有不可忽視的作用。因此，一方面，要增強(qiáng)企業(yè)管理人員的檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案開發(fā)利用工作的重視程度，提供足夠的經(jīng)費(fèi)保障和物質(zhì)投入。例如，企業(yè)內(nèi)部舉行檔案開發(fā)利用的相關(guān)講座，以增強(qiáng)企業(yè)員工的檔案意識(shí)，為企業(yè)檔案開發(fā)利用提供良好的支持環(huán)境。另一方面，要增強(qiáng)檔案管理人員的檔案開發(fā)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，打破“重視保管、輕視利用”的舊觀念和“你調(diào)我查”的被動(dòng)服務(wù)觀念，積極了解用戶對(duì)于檔案的利用需求，制訂有針對(duì)性的檔案服務(wù)體系和有效的反饋機(jī)制，以充分了解用戶的檔案需求，提高檔案開發(fā)利用工作的質(zhì)量[4]。

4.2 建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理體系

完善的檔案管理體系是檔案開發(fā)利用工作有效開展的制度保障，企業(yè)要認(rèn)真落實(shí)檔案管理的相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合企業(yè)檔案工作實(shí)際，制訂符合企業(yè)實(shí)際的科學(xué)的制度體系，使企業(yè)檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都有制度標(biāo)準(zhǔn)可依，杜絕檔案工作中的隨意性。要建立合理的監(jiān)督管理機(jī)制，對(duì)企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作進(jìn)行監(jiān)管，保證管理制度能夠得到高效執(zhí)行。要建立完善的考評(píng)機(jī)制，對(duì)檔案開發(fā)利用工作的效果進(jìn)行全面考核，為企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作提供動(dòng)力。

4.3 完善企業(yè)檔案的館藏建設(shè)

作為檔案開發(fā)利用的前提和基礎(chǔ)，企業(yè)檔案的館藏建設(shè)至關(guān)重要。一方面，要重視企業(yè)檔案館藏的數(shù)量建設(shè)，可通過收集、征集、購(gòu)買等多種方式對(duì)有價(jià)值的檔案資源進(jìn)行采集，為檔案的開發(fā)利用工作提供豐富的資源基礎(chǔ)。另一方面，要重視企業(yè)檔案館藏的質(zhì)量建設(shè)，對(duì)館藏資源進(jìn)行整合與優(yōu)化，對(duì)同一主題的各類信息進(jìn)行有效的整合，對(duì)重復(fù)多余的資源進(jìn)行刪除。同時(shí)，優(yōu)化順序，突出關(guān)鍵信息，改變檔案的分散性和無序性，以提升其開發(fā)價(jià)值。

4.4 加強(qiáng)企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)

歸根到底，檔案開發(fā)人員才是企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的主體，對(duì)企業(yè)檔案的開發(fā)利用起著重要作用。因此，要加強(qiáng)企業(yè)的檔案隊(duì)伍建設(shè)。（1）改變檔案崗位的兼任狀況，設(shè)置專門的檔案管理崗位，并明確崗位職責(zé)，保證檔案開發(fā)利用工作的規(guī)范性。（2）強(qiáng)化對(duì)檔案工作人員的知識(shí)和技能培訓(xùn)，提升檔案開發(fā)利用工作的專業(yè)性。（3）重視檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的拓展，在對(duì)一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案資源進(jìn)行開發(fā)時(shí)，不僅需要扎實(shí)的檔案專業(yè)素養(yǎng)，還要求開發(fā)人員對(duì)所開發(fā)的檔案資源有一定了解。（4）提高檔案管理崗位的吸引力，可結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況制訂崗位激勵(lì)政策，提升檔案工作人員的福利待遇，以吸收專業(yè)人才，為企業(yè)檔案的開發(fā)利用提供人力支持[5]。

4.5 完善企業(yè)檔案工作的軟硬件支持

企業(yè)檔案的開發(fā)利用離不開軟硬件設(shè)備的支持，一方面，企業(yè)要重視檔案的硬件建設(shè)，增強(qiáng)檔案資源數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)能力以及計(jì)算機(jī)應(yīng)對(duì)海量數(shù)據(jù)資源的運(yùn)行能力。另一方面，要加強(qiáng)檔案工作軟件的建設(shè)，不同于當(dāng)前業(yè)務(wù)系統(tǒng)中集成的簡(jiǎn)單的檔案管理模塊，要積極建設(shè)具有數(shù)字化傳輸、數(shù)字資源存儲(chǔ)、數(shù)字信息處理、數(shù)字信息利用以及安全保障的綜合檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的有序管理和高效開發(fā)，從而更好地滿足用戶的使用需求。

4.6 深化企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用

促進(jìn)檔案資源的深層次開發(fā)利用是提升企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用水平的重中之重。當(dāng)前企業(yè)對(duì)于檔案資源的開發(fā)利用活動(dòng)大多是簡(jiǎn)單的資源整理、復(fù)制、借閱以及編研，內(nèi)容簡(jiǎn)單，形式單一，很難充分挖掘企業(yè)檔案信息資源的價(jià)值。對(duì)此，要深化企業(yè)檔案資源的開發(fā)與利用，豐富利用形式，如除傳統(tǒng)的檔案查閱、檔案復(fù)制、檔案陳列、編研服務(wù)之外,可開辟情報(bào)服務(wù)、專題服務(wù)、咨詢服務(wù)、制發(fā)檔案證明等新型服務(wù)方式。要積極利用新技術(shù)，依托新媒體，進(jìn)行創(chuàng)新型開發(fā)。如利用知識(shí)挖掘、智能代理以及模仿仿真等新技術(shù)充分挖掘有價(jià)值的信息，建立全面的數(shù)據(jù)信息庫，為檔案資源的利用提供資源保障。此外，企業(yè)檔案部門要積極與圖書館、博物館等文化機(jī)構(gòu)建立長(zhǎng)效合作機(jī)制，形成檔案開發(fā)利用的合力[6]。

4.7 處理好檔案開發(fā)利用工作與保護(hù)和信息安全的關(guān)系

企業(yè)檔案的開發(fā)和利用面臨開發(fā)與保護(hù)、開發(fā)與信息安全的雙重矛盾。一方面，對(duì)于年代久遠(yuǎn)的歷史檔案進(jìn)行開發(fā)時(shí)，要充分考慮到其脆弱性，堅(jiān)持保護(hù)原則，可通過兩種方式：（1）借助專業(yè)的修復(fù)技術(shù)和裝裱手段，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行維護(hù)，從而減少開發(fā)過程對(duì)其造成的損壞。（2）利用數(shù)字化技術(shù)，通過數(shù)字化掃描等方式進(jìn)行數(shù)字化備份，從而減少對(duì)紙質(zhì)原件的利用。另一方面，在數(shù)字化背景下，以數(shù)字化形式儲(chǔ)存的檔案資源具有載體和內(nèi)容可分離、內(nèi)容易更改性等特點(diǎn)，成為開發(fā)利用過程中的安全隱患，在開發(fā)利用過程中要注重對(duì)信息安全進(jìn)行維護(hù)。不僅要對(duì)開放對(duì)象進(jìn)行管理，即不可無原則向所有利用者開放檔案資源，而要根據(jù)檔案資源的密集屬性進(jìn)行有差別的開放。對(duì)于檔案資源的利用方式也需要加強(qiáng)管理，要根據(jù)檔案資源內(nèi)容的密級(jí)屬性與密級(jí)層次提供相應(yīng)層次的利用方式[7]。其中，對(duì)于以拷貝方式提供利用的檔案資源，要對(duì)利用過程進(jìn)行全過程跟蹤，保證資源的可控性。

5.結(jié)語

企業(yè)檔案的開發(fā)利用對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及管理等各項(xiàng)活動(dòng)都具有重要意義，隨著數(shù)字化的發(fā)展，企業(yè)檔案的開發(fā)利用面臨新的契機(jī)，對(duì)檔案開發(fā)利用工作提出了新的要求。在新的時(shí)代背景下，要堅(jiān)持資源為王、需求導(dǎo)向和技術(shù)保障3大原則，通過增強(qiáng)檔案意識(shí)，增強(qiáng)財(cái)力支撐和人才保障，完善館藏建設(shè)，強(qiáng)化制度體系建設(shè)和軟硬件建設(shè)，促進(jìn)檔案資源的深層次開發(fā)和利用，處理好開發(fā)與保護(hù)、開發(fā)與信息安全的關(guān)系等多途徑逐層推進(jìn)檔案開發(fā)利用工作，充分挖掘企業(yè)檔案的價(jià)值。