行政事業(yè)單位專項資金內(nèi)部控制優(yōu)化探究

王喆

（紹興市消防救援支隊，浙江 紹興 312300）

一、引言

近年來，我國針對各單位專項資金的撥款規(guī)模持續(xù)擴張，專項資金在單位預算金額中所占的比例越來越高，單位需要思考如何確保專項資金使用的規(guī)范性，提高資金使用效率，確保專項資金相關信息的透明度。優(yōu)化專項資金內(nèi)部控制體系，能夠解決專項資金在使用過程中出現(xiàn)的各類問題，有利于專項資金安全、高效地使用，并通過健全風險管理機制，達到應有的管理效果，提升單位各項管理活動的效率。

二、行政事業(yè)單位專項資金內(nèi)部控制存在的問題

（一）控制環(huán)境存在弊端

首先，部分單位對內(nèi)部控制認識存在不足，單位內(nèi)部認為專項資金管理僅是財務部門的工作，沒有讓全體成員參與到專項資金管理過程中，單位領導層和基層人員沒有認識到專項資金管理工作的重要性。其次，部分單位沒有對專項資金管理的關鍵崗位、關鍵流程予以明確，管理規(guī)則與管理要求不健全，崗位責任機制不明確，在管理過程中容易出現(xiàn)推諉扯皮的問題。再次，部分行政事業(yè)單位內(nèi)部成員缺乏對專項資金管理工作的認識，沒有結(jié)合法律法規(guī)方面的要求，學習專項資金管理相關文件。在專項資金管理過程中，由于自身專業(yè)素養(yǎng)不足，資金浪費的現(xiàn)象較為常見。最后，部分單位沒有健全獎懲機制，專項資金管理缺乏合理的考評體系，不利于提高單位成員參與內(nèi)部控制工作的積極性。

（二）風險評估乏力

首先，部分行政事業(yè)單位沒有認識到專項資金風險管理的重要性，認為有國家財政兜底，即便專項資金管理產(chǎn)生風險也不會對自身造成影響。其次，部分單位沒有針對各類風險制定合理的管控措施，沒有對風險進行分類管理，也沒有制定專項資金風險監(jiān)督機制，導致風險管理工作流于形式。

（三）控制活動不細致

專項資金內(nèi)部控制活動包括預算控制、財產(chǎn)保全控制、政府采購控制等，但是很多行政事業(yè)單位在專項資金管理的過程中，沒有通過優(yōu)化內(nèi)部控制流程改善專項資金管理，專項資金管理存在一定缺陷，阻礙了單位專項資金管理水平的提高。

（四）信息溝通不暢

我國很多行政事業(yè)單位還沒有搭建信息平臺對專項資金進行全過程管理，沒有通過網(wǎng)絡系統(tǒng)跟蹤分析專項資金執(zhí)行進度，也沒有要求各部門及時對專項資金執(zhí)行進度的偏差進行修正。很多單位甚至通過Excel表格分析專項資金的使用情況，信息建設較為滯后，影響了專項資金管理的效果。

（五）監(jiān)督體系不完善

部分行政事業(yè)單位沒有健全專項資金監(jiān)督機制，沒有明確專項資金內(nèi)部監(jiān)督制度，導致內(nèi)部監(jiān)督機制不具有權(quán)威性和獨立性。同時，部分地區(qū)的財政主管部門對各行政事業(yè)單位專項資金的使用缺乏全過程的監(jiān)督，僅在年終對專項資金使用情況進行檢查，忽視了事中的監(jiān)督，不利于對專項資金使用過程中的各類問題進行動態(tài)糾偏。

三、行政事業(yè)單位專項資金內(nèi)部控制優(yōu)化思考

（一）優(yōu)化專項資金內(nèi)部控制環(huán)境

第一，提高對專項資金內(nèi)部控制的重視程度。行政事業(yè)單位要根據(jù)上級政府部門的文件，明確管理專項資金的各類標準，明確專項資金執(zhí)行原則、執(zhí)行方案等方面的規(guī)定，確保專項資金管理的各項流程具有必要性，有效推進專項資金管理工作，達到預期的效果，并根據(jù)政策不斷調(diào)整專項資金管理方案。單位內(nèi)部要定期召開專項資金管理會議，要求全體成員對專項資金內(nèi)部控制予以重視，確保各項經(jīng)濟業(yè)務活動合規(guī)、合法。

第二，提高單位管理層的專業(yè)素養(yǎng)。我國財政體系不斷改革，對行政事業(yè)單位的管理提出了更高的要求。單位內(nèi)部的管理層需要了解專項資金管理工作的要求，并督促單位的專項資金管理人員學習專項資金管理的理念。近年來，在專項資金政策不斷更新的背景下，財務人員也需要學習專項資金管理的內(nèi)容，及時補充法律、合同、稅收等方面的知識，掌握專項資金管理各環(huán)節(jié)的要求。單位要通過業(yè)務培訓、繼續(xù)教育等方式，提高專項資金管理水平，規(guī)范專項資金管理流程，加大對專項資金的監(jiān)管力度，使財務人員在工作中相互探討專項資金管理理念，形成共識，解決專項資金管理中的各類問題。此外，也要對內(nèi)部審計人員加強培訓，提高相關人員審計方面的素養(yǎng)，使其準確了解專項資金管理要求，避免單位內(nèi)部資金出現(xiàn)閑置或浪費等問題。

（二）改進專項資金風險評估機制

第一，重視單位內(nèi)部的風險管理工作。行政事業(yè)單位內(nèi)部人員需要認識到風險管理工作的重要性，使用專項資金所產(chǎn)生的各類風險都可能對單位的發(fā)展產(chǎn)生影響，只有落實風險管理工作的要求，才能為風險防控打下基礎，確保專項資金的各個項目順利開展。行政事業(yè)單位需要明確專項資金管理的總體要求，分析專項資金管理中可能存在的風險，對各類風險進行梳理，并探索潛在的風險，結(jié)合單位的實際情況，分析各項業(yè)務流程的風險點，對風險發(fā)生的可能性及風險產(chǎn)生的影響進行評分，發(fā)生可能性高且影響程度大的為重大風險，發(fā)生可能性不高且對單位的影響程度可忽略的為次要風險。評估不同等級的風險，采用不同的應對機制。對于重大風險，單位要全面考慮應對措施，制訂完善的解決方案，防范重大風險給單位帶來嚴重影響，彌補風險管理中的缺陷，制定合理的風險管理配套機制，完善單位的監(jiān)督管理體系，有效預防各類潛在風險，使風險管理工作取得應有的效果，促使專項資金管理工作更加順利地開展。

第二，監(jiān)管部門需要加強對單位專項資金風險的管理。財政主管部門在單位的專項資金風險管理中應該起到輔助性的作用，加強對單位各項專項資金風險點的檢查，避免各單位出現(xiàn)專項資金被挪用、被擠占等一系列問題。在專項資金經(jīng)過人大審批之后，財政部門需要及時將其撥付給各單位，并在各單位使用專項資金期間，指導單位開展專項資金風險管理工作，對各類風險應對措施的科學性和有效性進行判斷，幫助各單位不斷優(yōu)化風險管理體系。

（三）完善專項資金控制活動

第一，加強對項目申報的預算控制。行政事業(yè)單位在編制預算時，需要對預算的合理性進行分析。預算編制合理是專項資金順利使用的必要條件，因此在專項資金申報之前，要對專項資金預算的必要性進行全面分析，判斷專項資金投入的項目是否具有必要性。對于重大專項資金支出項目，需要邀請單位內(nèi)外的專家參與論證，有條件的單位可以設立專門負責專項資金管理的部門，統(tǒng)籌各項專項資金申報工作，并對單位內(nèi)部各部門的實際情況進行匯總，由該科室負責對專項資金管理進行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一整理并編制申報材料，幫助財務部門提高審核預算材料與收集預算材料的效率，提升預算編制的合理性，幫助單位實現(xiàn)對專項資金的有效管理。對于單位內(nèi)部專項資金投入的項目，需要優(yōu)化資源配置，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，提高專項資金使用效益，并通過科學的決策提高專項資金使用的透明性和合規(guī)性，明確專項資金管理重點，做到物盡其用，確保每筆資金發(fā)揮應有的價值。

第二，加強財產(chǎn)保全控制。行政事業(yè)單位的財務部門需要督促專項資金及時支付，了解項目的實施進度，并對項目的執(zhí)行質(zhì)量進行檢查，避免項目執(zhí)行存在問題導致項目無法按時完成。同時，單位需要針對專項資金建立結(jié)余管理機制。財政主管部門會收回未執(zhí)行完的專項資金，單位要對未執(zhí)行完的專項資金進行分析，分析項目建設進程與專項資金結(jié)余的原因。財政主管部門也需要對各單位的專項資金使用情況進行摸底，按時收回結(jié)余的資金，注重對各項資金的統(tǒng)籌使用，并督促整改執(zhí)行進度較慢、嚴重影響專項資金執(zhí)行效率的問題。

第三，改善政府采購計劃。首先，優(yōu)化職責分工體系。各行政事業(yè)單位在政府采購過程中，要優(yōu)化采購流程和提高采購效率，關注采購項目的真實性和必要性，確保采購預算真實、公允，嚴格按照規(guī)定履行采購程序，嚴格執(zhí)行各項預算配套項目，提高專項資金使用的透明度，杜絕專項資金使用過程中出現(xiàn)違規(guī)問題。其次，提高信息技術(shù)的使用水平。各單位需要加強對政府采購分類工作的管理，通過信息技術(shù)實現(xiàn)對各項采購的分類。單位需要充分利用信息系統(tǒng)，自動分類各部門提出的采購申請，從而更加直觀地了解單位的各項采購資產(chǎn)，減少信息不對稱產(chǎn)生的風險。

第四，強化績效評價。專項資金項目在執(zhí)行結(jié)束之后，需要加強績效評價工作，分析專項資金使用的績效，并就績效管理中發(fā)現(xiàn)的問題明確責任，督促相關成員整改。各單位需要建立預算編制、績效管理相結(jié)合的管理模式，對單位內(nèi)部各責任主體的預算執(zhí)行效果進行評價，督促執(zhí)行效果差或績效不達標的單位整改，由財政主管部門進行統(tǒng)一的考核，并對各單位的專項資金執(zhí)行效果進行全面分析，為下一年度專項資金預算的分配提供參考。對于績效不達標的單位，規(guī)劃下一年度財政資金時需要謹慎考慮。

（四）優(yōu)化專項資金信息溝通機制

有效的信息公開機制有利于提升行政事業(yè)單位內(nèi)部控制水平，單位需要通過信息平臺規(guī)范各項管理流程，提高單位內(nèi)部的信息反饋效率，通過健全信息公開機制，響應財政部門的績效管理需求。單位需要在一定范圍內(nèi)公開績效考評結(jié)果，幫助全體成員了解專項資金績效水平，并幫助單位各責任人認識到專項資金執(zhí)行過程中存在的問題。行政事業(yè)單位的專項資金績效管理需要大量的數(shù)據(jù)作為支撐，因此單位在財政項目預算編制過程中，要對網(wǎng)絡平臺進行更新與升級。建立扁平化的網(wǎng)絡體系，提高各項信息匯總的速度與信息處理的質(zhì)量，加強信息化建設，讓單位內(nèi)部各部門及時上傳相關資料，利用系統(tǒng)進行統(tǒng)計，改變傳統(tǒng)管理模式下使用Excel表格統(tǒng)計相關數(shù)據(jù)的情況，保證信息管理的公開、透明。在專項資金執(zhí)行過程中，可以要求單位內(nèi)部各部門及時上傳預算執(zhí)行進度數(shù)據(jù)，使財務部門及時了解執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中存在的各類問題。另外，行政事業(yè)單位內(nèi)部需要針對專項資金使用過程中的各類問題進行溝通，實現(xiàn)平級間與上下層級間的有效交流。部分專項資金項目需要多個部門共同協(xié)作，只有實現(xiàn)各部門之間的協(xié)作，才能切實提高單位的專項資金管理水平。

（五）完善專項資金監(jiān)督體系

第一，行政事業(yè)單位內(nèi)部需要對專項資金使用過程進行監(jiān)督，落實監(jiān)督管理責任。例如，單位內(nèi)部的財務部門要對專項資金支出的合法性進行監(jiān)督審查，確保每筆資金支出合法。單位內(nèi)部的國有資產(chǎn)管理部門要加強對國有資產(chǎn)管理工作的監(jiān)督，單位要通過落實各部門的歸口責任，明確執(zhí)行監(jiān)督機制。

第二，對專項資金使用進行常態(tài)化管理。行政事業(yè)單位的上級財政主管部門需要加強對各單位專項資金的指導監(jiān)督，還需要對專項資金使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。財政主管部門還可以委托第三方機構(gòu)，對專項資金的使用情況進行審計，形成常態(tài)化的審計機制，并將審計中發(fā)現(xiàn)的問題及時通知給各單位。各單位根據(jù)專項資金使用過程中存在的問題，改善管理流程。同時，上級財政部門可以邀請法律、合同、稅收、采購方面的專家參與審計工作，提高審計監(jiān)督質(zhì)量，幫助各單位更好地開展專項資金管理工作。

四、結(jié)語

隨著我國行政事業(yè)單位的發(fā)展，專項資金的重要性也在逐漸提高，如果不優(yōu)化專項資金管理流程，單位將難以達到國家的相關要求。行政事業(yè)單位在未來發(fā)展的過程中，需要認識到專項資金管理的重要性，在國家財政體制改革的背景下，統(tǒng)一思想認識，加強對專項資金的管控，在單位內(nèi)部形成權(quán)責明確、相互監(jiān)督、相互制衡的關系，制定健全的風險防范與應對機制，細化專項資金管理工作的各項管理流程，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)對專項資金的全過程管控，不斷提高專項資金管理水平。