信息化視角下的全面預(yù)算管理建設(shè)分析

柴丹丹

（武漢大族金石凱激光系統(tǒng)有限公司，湖北武漢 430223）

一、引言

全面預(yù)算管理集計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制等于一體，是優(yōu)化企業(yè)資源配置的重要方法。近年來，越來越多企業(yè)通過全面預(yù)算管理機(jī)制提高了企業(yè)的管理水平；預(yù)算管理體系也在越來越多企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)活動(dòng)中起到預(yù)測、控制、分析、獎(jiǎng)懲的作用。全面預(yù)算管理能夠有效提高企業(yè)的戰(zhàn)略管理能力，幫助企業(yè)獲取各方面的信息，并建立合理配置資源的機(jī)制。在信息化時(shí)代，企業(yè)需要通過搭建信息系統(tǒng)來完善預(yù)算管理體系，從而提高企業(yè)預(yù)算管理水平，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)預(yù)算管理的有效性。

二、相關(guān)概念

全面預(yù)算管理是以企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)為依據(jù)，通過一系列流程最大限度地調(diào)動(dòng)企業(yè)的各類資源，以階段性的方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。信息化視角下的全面預(yù)算管理要求充分通過信息系統(tǒng)共享企業(yè)內(nèi)部的各類資源，并充分利用各類信息完成預(yù)算管理的各環(huán)節(jié)工作，推進(jìn)預(yù)算工作順利執(zhí)行。

三、企業(yè)全面預(yù)算管理常見的問題

（一）預(yù)算目標(biāo)沒有和企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相銜接

很多企業(yè)的預(yù)算管理目標(biāo)僅以短期的經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)為主，沒有將戰(zhàn)略目標(biāo)作為預(yù)算編制的出發(fā)點(diǎn)，在預(yù)算目標(biāo)確定之后，也沒有分析預(yù)算目標(biāo)是否具有可行性。部分企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)和企業(yè)戰(zhàn)略脫節(jié)，無法落實(shí)為具體的管理工作，導(dǎo)致預(yù)算流于形式。

（二）預(yù)算編制存在問題

傳統(tǒng)的預(yù)算編制通過手工填制表格的方式進(jìn)行編制，但手工匯總各類數(shù)據(jù)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間且容易出錯(cuò)。部分企業(yè)在預(yù)算編制時(shí)僅通過手工填制數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的各類數(shù)據(jù)沒有實(shí)現(xiàn)有效鉤稽，導(dǎo)致各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)之間的聯(lián)系不夠緊密，預(yù)算編制的效率較低。

（三）預(yù)算控制與分析環(huán)節(jié)存在問題

首先，傳統(tǒng)的預(yù)算分析是通過Excel 表格開展的，無法實(shí)現(xiàn)信息化和系統(tǒng)化的自動(dòng)分析，分析具有明顯的滯后性。當(dāng)預(yù)算項(xiàng)目完成之后，僅由財(cái)務(wù)人員通過手工的方式進(jìn)行判斷，無法實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)控。其次，由于沒有通過信息系統(tǒng)進(jìn)行分析，企業(yè)預(yù)算管理過程中的各管理環(huán)節(jié)較為粗糙，企業(yè)也沒有通過信息化管控流程明確各環(huán)節(jié)的審批要求。例如，在預(yù)算調(diào)整時(shí)，沒有明確預(yù)算調(diào)整的條件，當(dāng)預(yù)算無法繼續(xù)執(zhí)行時(shí)便隨意進(jìn)行調(diào)整。

（四）預(yù)算考評存在問題

很多企業(yè)的預(yù)算考評不夠細(xì)致，僅將預(yù)算責(zé)任分派到各部門，而沒有落實(shí)到具體的員工身上，導(dǎo)致員工參與預(yù)算工作的積極性較低，即便預(yù)算目標(biāo)沒有完成對員工的薪資也沒有實(shí)質(zhì)性影響。

四、全面預(yù)算管理的內(nèi)容

（一）業(yè)務(wù)預(yù)算

業(yè)務(wù)預(yù)算是企業(yè)相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的預(yù)算，包括銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、人工預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算等。銷售預(yù)算是預(yù)算編制的起點(diǎn)，需要結(jié)合企業(yè)的歷史銷量數(shù)據(jù)、市場行情等方面的信息進(jìn)行全面的預(yù)測。成本預(yù)算則包括管理費(fèi)用預(yù)算、銷售費(fèi)用預(yù)算、生產(chǎn)成本預(yù)算等方面的預(yù)算。成本預(yù)算要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部不同部門的情況，分部門進(jìn)行編制。

（二）資本預(yù)算

資本預(yù)算是跨越幾個(gè)會計(jì)周期的預(yù)算，如構(gòu)建固定資產(chǎn)、開展無形資產(chǎn)研發(fā)等方面的預(yù)算。企業(yè)需要通過滾動(dòng)預(yù)算的方式開展資本預(yù)算，確保預(yù)算更加貼近企業(yè)實(shí)際。

（三）財(cái)務(wù)預(yù)算

財(cái)務(wù)預(yù)算是現(xiàn)金收支和經(jīng)營成果的預(yù)算，是預(yù)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)預(yù)算根據(jù)收入、支出、投資等方面的情況進(jìn)行分析，結(jié)合初期資產(chǎn)負(fù)債表和業(yè)務(wù)預(yù)算進(jìn)行編制。

五、信息化視角下的全面預(yù)算管理建設(shè)

（一）企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)與預(yù)算目標(biāo)的確定

1.確定企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)

企業(yè)在制訂戰(zhàn)略目標(biāo)時(shí)，需要通過SWOT分析思考如何提高企業(yè)的整體競爭力與價(jià)值，以此來確定企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，并將戰(zhàn)略目標(biāo)細(xì)化分解為具體的預(yù)算目標(biāo)。在將戰(zhàn)略目標(biāo)分解為年度目標(biāo)之后，還需要將其進(jìn)一步分解為月度與季度目標(biāo)，再將預(yù)算目標(biāo)分解為具體部門和員工的目標(biāo)。層層分解能夠確保企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)更加科學(xué)、合理，更具可操作性。

2.制定具體的預(yù)算目標(biāo)

企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)是企業(yè)開展預(yù)算編制工作的基礎(chǔ)，也是預(yù)算考核等環(huán)節(jié)的重要參考。企業(yè)在編制預(yù)算目標(biāo)時(shí)，需要細(xì)致地分析與討論預(yù)算方案，并結(jié)合企業(yè)的預(yù)算方案，分析預(yù)算目標(biāo)是否能夠支持企業(yè)的具體工作。如果企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)和企業(yè)的具體工作存在矛盾，則需要適當(dāng)調(diào)整預(yù)算目標(biāo)，確保預(yù)算目標(biāo)具有可執(zhí)行性、可操作性。預(yù)算目標(biāo)要能夠有效控制企業(yè)管理工作，并結(jié)合企業(yè)發(fā)展過程中各類指標(biāo)的變動(dòng)不斷優(yōu)化預(yù)算控制的重點(diǎn)。企業(yè)也可以根據(jù)內(nèi)部不同責(zé)任中心的要求，將企業(yè)內(nèi)部分為利潤中心、成本中心、收入中心，并針對不同中心設(shè)置相應(yīng)的預(yù)算目標(biāo)。例如，A 企業(yè)在預(yù)算編制的過程中，結(jié)合利潤中心、成本中心、收入中心明確了不同中心的管理規(guī)劃，并針對不同中心需要達(dá)到的目標(biāo)進(jìn)行了細(xì)化與分解，通過對各項(xiàng)指標(biāo)的量化，確保預(yù)算目標(biāo)更加詳細(xì)，從而促使企業(yè)達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)（見表1）。

表1 A 企業(yè)各責(zé)任中心的預(yù)算核心表

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（二）信息化視角下的預(yù)算編制

不同企業(yè)所處的發(fā)展階段不一致，管理特點(diǎn)也有所不同，經(jīng)營方式的側(cè)重點(diǎn)更是存在差異，故不同企業(yè)管理的要求也不同。企業(yè)需要在信息系統(tǒng)中定義預(yù)算管理體系，包括定義預(yù)算項(xiàng)目表格、預(yù)算流程要求，并分配預(yù)算表格，規(guī)范預(yù)算審批流程，根據(jù)預(yù)算編制的要求，明確預(yù)算編制方法。預(yù)算編制以銷售數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際編制相應(yīng)的銷售費(fèi)用預(yù)算和管理費(fèi)用預(yù)算，編制直接材料、直接人工等方面的預(yù)算。同時(shí)，企業(yè)還需要編制財(cái)務(wù)預(yù)算、資本預(yù)算，并匯總各類預(yù)算數(shù)據(jù)。在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了對各類預(yù)算信息的全面匯總，企業(yè)只需要定義好數(shù)據(jù)來源，其他工作就可以交由計(jì)算機(jī)完成。

信息化視角下的全面預(yù)算編制要求在現(xiàn)有的資源下，對各部門的預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行相互鉤稽，在預(yù)算編制完成之后不得隨意更改。企業(yè)需要注意到企業(yè)內(nèi)部不同責(zé)任中心所關(guān)注的重點(diǎn)也有所差異，信息化視角下的預(yù)算編制不能僅考慮某一責(zé)任中心的需求，也不能僅考慮某一層級員工的需求，而需要考慮企業(yè)整體的實(shí)際情況。在傳統(tǒng)的編制流程中，需要通過書面或郵件等方式將預(yù)算數(shù)據(jù)傳遞到相關(guān)責(zé)任人手中，讓其審批。而在信息化時(shí)代，則可以通過預(yù)先設(shè)定的審批流程自動(dòng)提交相關(guān)表格，在系統(tǒng)中完成審批，并跟蹤預(yù)算流程，這種方式提高了預(yù)算編制的效率。

（三）信息化視角下的預(yù)算控制與分析

1.優(yōu)化預(yù)算控制

信息化視角下的預(yù)算控制，包括事前、事中、事后控制。事前控制指的是預(yù)算編制部門在分析內(nèi)外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境的基礎(chǔ)上，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)預(yù)測各類項(xiàng)目，并結(jié)合現(xiàn)有的資源分析預(yù)算目標(biāo)是否能夠順利達(dá)成。在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)之前，需要通過預(yù)算審批，明確相應(yīng)的審批流程，達(dá)到事前控制的目標(biāo)。業(yè)務(wù)活動(dòng)的發(fā)起人和審批人能夠從信息系統(tǒng)中獲得該項(xiàng)業(yè)務(wù)對應(yīng)的預(yù)算數(shù)額、預(yù)算余額、已發(fā)生額，并借此判斷該項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的資源配置是否合理。在審批流程中，需要結(jié)合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的重要性與企業(yè)的實(shí)際情況，優(yōu)化設(shè)置不同層級的審批權(quán)限，通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化審批，隨后由審批人員通過信息系統(tǒng)查看預(yù)算數(shù)是否足夠，并分析執(zhí)行的合理性。如果預(yù)算數(shù)額不夠，但是業(yè)務(wù)必須要實(shí)施，那么必須經(jīng)過增設(shè)流程對該部分的資源進(jìn)行追加，之后才可以進(jìn)行支出。若預(yù)算資源充足，則要對預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行判斷，分析支出是否合理。而在事中控制的過程中，要以預(yù)算控制為重點(diǎn)，通過信息軟件設(shè)置控制條件，在預(yù)算執(zhí)行活動(dòng)出現(xiàn)異常時(shí)，信息系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警，提醒相關(guān)責(zé)任人引起注意。信息化視角下的事中控制要求跟蹤企業(yè)的預(yù)算支出活動(dòng)，并在每個(gè)階段的款項(xiàng)支出時(shí)自動(dòng)分析支出情況。最后，事后控制要求對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行分析，通過判斷預(yù)算的科學(xué)性，將預(yù)算分析的結(jié)果傳遞給企業(yè)內(nèi)的相關(guān)部門判斷預(yù)算執(zhí)行過程中是否存在偏差，并根據(jù)偏差的程度要求相關(guān)責(zé)任主體對預(yù)算工作進(jìn)行糾偏，以此開展考核。

2.對預(yù)算進(jìn)行分析

企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行之后，需要結(jié)合預(yù)算執(zhí)行的數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與總結(jié)，并根據(jù)分析結(jié)果提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。預(yù)算分析需要總結(jié)預(yù)算活動(dòng)的優(yōu)勢、劣勢，并將分析結(jié)果提交給企業(yè)的管理層，為管理層提供決策依據(jù)。判斷企業(yè)預(yù)算執(zhí)行的強(qiáng)項(xiàng)與弱項(xiàng)，若存在弱項(xiàng)則需要積極改進(jìn)相關(guān)問題。同時(shí)，當(dāng)預(yù)算執(zhí)行存在問題時(shí)，需要分析其是由外部因素還是內(nèi)部因素引起的。如果問題是由外部因素造成的，則需要合理預(yù)警外部風(fēng)險(xiǎn)；如果問題是由內(nèi)部因素造成的，則需要優(yōu)化內(nèi)部工作。在信息化時(shí)代，企業(yè)實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)與預(yù)算管理的有效銜接，能夠通過信息系統(tǒng)自動(dòng)分析預(yù)算，避免傳統(tǒng)預(yù)算因?yàn)槿斯し治鰧?dǎo)致的錯(cuò)誤，并自動(dòng)生成分析結(jié)果，針對重點(diǎn)的預(yù)算執(zhí)行指標(biāo)也可以進(jìn)行專項(xiàng)分析。

3.明確信息化視角下預(yù)算調(diào)整的要求

預(yù)算目標(biāo)一經(jīng)下達(dá)就不得隨意調(diào)整，但若是發(fā)生重大宏觀經(jīng)濟(jì)變動(dòng)、企業(yè)重大業(yè)務(wù)方向調(diào)整等，就需要對預(yù)算進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整。當(dāng)預(yù)算無法繼續(xù)執(zhí)行時(shí)，需要分析是由客觀原因，還是由企業(yè)內(nèi)部人員的主觀判斷造成的。若是受企業(yè)內(nèi)部人員主觀判斷的影響，則需要責(zé)令相關(guān)人員改進(jìn)自身的工作。若是由于客觀因素導(dǎo)致預(yù)算無法繼續(xù)執(zhí)行的，需要開展預(yù)算調(diào)整工作。在信息化視角下的預(yù)算調(diào)整，需要分析預(yù)算調(diào)整的必要性，并且要求在信息系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)算調(diào)整的審批流程，當(dāng)某一審批條件達(dá)不到要求時(shí)可自動(dòng)駁回審批申請。

4.在信息化視角下建立財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的管控模式

全面預(yù)算管理要求實(shí)現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)資源的全面控制與分析，要結(jié)合企業(yè)需要的各類資源進(jìn)行判斷，并通過業(yè)財(cái)一體化控制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)的有效銜接。預(yù)算執(zhí)行的過程中必須具有相應(yīng)的單據(jù)，確保預(yù)算活動(dòng)得到全面審批，合理反映各階段的工作是否科學(xué)合理，并判斷各類業(yè)務(wù)資源是否得到有效利用。在財(cái)務(wù)確認(rèn)階段，需要財(cái)務(wù)及時(shí)完成稽核、支付、憑證處理等工作，實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)工作的有效控制。

（四）信息化視角下的預(yù)算考評體系

首先，預(yù)算考評需要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)考評，企業(yè)要根據(jù)預(yù)算管理的目標(biāo)情況，通過信息系統(tǒng)高效的信息處理功能，對各責(zé)任中心予以動(dòng)態(tài)考評，關(guān)注經(jīng)營過程中預(yù)算執(zhí)行的情況，并根據(jù)預(yù)算執(zhí)行的情況對比預(yù)算目標(biāo)，剖析關(guān)鍵指標(biāo)的情況及其對企業(yè)的影響，及時(shí)掌握預(yù)算完成進(jìn)度與存在的問題，促使各責(zé)任中心更加關(guān)注自身的工作情況。

其次，促使預(yù)算考評和績效考評相銜接。預(yù)算考評的結(jié)果要和員工的獎(jiǎng)懲制度相銜接，讓員工積極參與預(yù)算工作，以落實(shí)預(yù)算考評的要求。合理的獎(jiǎng)懲制度能夠引導(dǎo)員工約束自身的行為，促使員工獲得更好的業(yè)績。預(yù)算考評的結(jié)果要和員工的薪酬掛鉤，以獎(jiǎng)懲的方式將考評結(jié)果落實(shí)為具體的績效工資和獎(jiǎng)金。

再次，考評內(nèi)容要細(xì)化與具體化，預(yù)算目標(biāo)需要分解到基層人員，確保預(yù)算考評內(nèi)容細(xì)致、全面，針對各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面分析，通過設(shè)置預(yù)算考評體系，構(gòu)建全面的考評機(jī)制，各責(zé)任單位在確定預(yù)算考評制度的基礎(chǔ)上，明確考評的具體要求，不僅要求對各責(zé)任中心進(jìn)行考評，還需要對責(zé)任中心內(nèi)部的員工進(jìn)行考評。在考評時(shí)，企業(yè)還可以設(shè)置以季度或年度為考評周期的考評指標(biāo)，充分分析財(cái)務(wù)指標(biāo)和非財(cái)務(wù)指標(biāo)。企業(yè)可以采用平衡計(jì)分卡的方式，將指標(biāo)分解為具體的管理指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)考評工作的全面性。

最后，需要規(guī)范考評程序。在考評時(shí)，需要全面收集考評所需要的各類資料，對比預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算目標(biāo)，并根據(jù)預(yù)算差異判斷出現(xiàn)差異的成因，結(jié)合成因落實(shí)獎(jiǎng)懲制度。

此外，需要對預(yù)算考評實(shí)行信息化管理。預(yù)算考評要通過信息化管理進(jìn)行打分，在信息系統(tǒng)中設(shè)置指標(biāo)項(xiàng)與考評方法，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的自動(dòng)化考評，通過靈活選取各類考評模板，自動(dòng)匯總分?jǐn)?shù)，結(jié)合模板的相應(yīng)數(shù)據(jù)分值獲得最終的考核分?jǐn)?shù)。預(yù)算考評系統(tǒng)在設(shè)置好相關(guān)的考評規(guī)則之后，由信息系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行考評，實(shí)現(xiàn)高效考核。

六、結(jié)語

文章探討信息化視角下的全面預(yù)算管理工作，重點(diǎn)研究信息化視角下全面預(yù)算的改進(jìn)措施。綜上所述，企業(yè)在信息化時(shí)代要實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理體系的優(yōu)化，不僅需要結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展優(yōu)化管理體系，還需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展與技術(shù)的進(jìn)步進(jìn)一步改進(jìn)預(yù)算體系，只有這樣，企業(yè)才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。