大數(shù)據(jù)背景下的Y企業(yè)會計管理轉(zhuǎn)型思考

陳紅霞，周淑卿，劉靜雯

（1安徽省煙草公司池州市公司，安徽 池州 247000；2安徽省煙草公司阜陽市公司，安徽 阜陽 236000；3安徽省煙草公司滁州市公司，安徽 滁州 239000）

在現(xiàn)代經(jīng)營管理中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用越來越廣泛。大數(shù)據(jù)由海量數(shù)據(jù)集組成，是通過對其中有使用價值的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化加工處理，實現(xiàn)增值的數(shù)據(jù)信息化資產(chǎn)。北京國家會計學(xué)院張慶龍教授曾提出：下一代財務(wù)的思維模型基于數(shù)字化、智能化背景。

當(dāng)前，新興的科技大革命和產(chǎn)業(yè)大變革發(fā)展突飛猛進(jìn)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為新的方向。在2022年3月召開的煙草行業(yè)財審工作會議上，國家煙草專賣局財務(wù)管理與監(jiān)督司（審計司）司長張孝堂在工作報告中明確提出，要加強財務(wù)數(shù)字化研究，積極推進(jìn)財務(wù)數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，Y企業(yè)進(jìn)行會計管理轉(zhuǎn)型是新時代的客觀需要和必然結(jié)果。

一、Y企業(yè)會計管理現(xiàn)狀

（一）財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部各模塊數(shù)據(jù)未完全融合

目前，Y企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)包含NC核算、預(yù)算管理、報銷管理、資產(chǎn)管理、資金監(jiān)管等相互牽制又不完全融合的系統(tǒng)模塊。相互牽制是因為各模塊數(shù)據(jù)要相互比對一致，不完全融合是因為模塊與模塊之間出現(xiàn)接口設(shè)置等問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能取之即用，既有同一家軟件公司開發(fā)的不同模塊未能對接取數(shù)的問題，又有不同軟件公司開發(fā)的模塊不能對接取數(shù)的問題。在Y企業(yè)需要提取數(shù)據(jù)時，財務(wù)人員需要花費大量時間核對比較各模塊數(shù)據(jù)，甄別難度較大，工作效率難以在短期內(nèi)提升。

財務(wù)無紙化報銷系統(tǒng)是Y企業(yè)為建設(shè)財務(wù)共享中心邁出的重要一步，也是Y企業(yè)為實施財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)行的基礎(chǔ)準(zhǔn)備。但是，在財務(wù)無紙化報銷系統(tǒng)的實施過程中，還存在不完善不穩(wěn)定的問題，報銷事項和指標(biāo)的設(shè)置未能完全一一對應(yīng)，需要第三方軟件運維人員介入解決，財務(wù)智能化尚停留在表層。Y企業(yè)定額標(biāo)準(zhǔn)體系已正式推行兩年多，但是作為預(yù)算管理工作的重要組成部分，在預(yù)算管理模塊中定額標(biāo)準(zhǔn)體系的嵌入基本還是空白，預(yù)算管理模塊的功能還停留在最初的編制、調(diào)整、批復(fù)和執(zhí)行層面，且不能按需求實時生成預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，填制部門的預(yù)算執(zhí)行明細(xì)無法查看。資金監(jiān)管模塊是另一獨立軟件公司實施的項目，與預(yù)算、報銷系統(tǒng)的結(jié)合問題重重。

（二）財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)未完全融合

數(shù)出多門一直是Y企業(yè)經(jīng)營管理中提取數(shù)據(jù)面臨的難題。統(tǒng)計部門往往找財務(wù)部門要數(shù)據(jù)，企管部門也找財務(wù)部門要數(shù)據(jù)，人事部門還找財務(wù)部門要數(shù)據(jù)。財務(wù)部門演變成手工數(shù)據(jù)集成中心，這與Y企業(yè)建立各系統(tǒng)模塊的初衷不符。財務(wù)部門甚至還要分析數(shù)據(jù)產(chǎn)生的原因，每月光是與各個單位（部門）協(xié)同查閱數(shù)據(jù)就花費財務(wù)人員大量的時間、精力，導(dǎo)致財務(wù)工作總體效率不高，而各個部門完全依賴財務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)開展工作，極大地限制了其工作職能的有效發(fā)揮。

財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部、財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)等，諸多信息系統(tǒng)分屬于不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，且各自專注于自身領(lǐng)域內(nèi)的業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等信息，尤其有的系統(tǒng)還分屬不同的軟件開發(fā)商，形成了一座座“數(shù)據(jù)信息孤島”，即數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系性和信息之間的交互作用被削弱。首先，缺少一套標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)體系是系統(tǒng)內(nèi)部及系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)未完全融合的主要原因。其次，缺乏全面的不同結(jié)構(gòu)系統(tǒng)整合能力，新型基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)施建設(shè)不到位，整合和應(yīng)用數(shù)據(jù)的技術(shù)架構(gòu)相對落后。再次，缺乏根據(jù)自我需求設(shè)計的靈活多形式的可視化展示和多維分析。最后，缺乏涵蓋全面監(jiān)控、風(fēng)險預(yù)警防控、決策引領(lǐng)等在內(nèi)的大數(shù)據(jù)集成應(yīng)用場景設(shè)計。

（三）會計檔案保管仍依賴紙質(zhì)會計檔案

Y企業(yè)目前采取的會計檔案保管模式如下：紙質(zhì)會計檔案由市公司保管在市公司所在地，電子會計檔案由省公司搭建的財務(wù)智能化共享平臺統(tǒng)一保管。分析該企業(yè)檔案室數(shù)據(jù)調(diào)閱記錄不難發(fā)現(xiàn)，該企業(yè)數(shù)據(jù)調(diào)閱過多依賴紙質(zhì)會計檔案，各條線獲取數(shù)據(jù)的途徑主要是去財務(wù)部門調(diào)閱會計憑證、復(fù)印發(fā)票等原始報銷記錄。

較高的調(diào)閱頻次暴露了傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案的弊端。第一，紙質(zhì)會計檔案易磨損、不易保存。隨著存放時間的延長和調(diào)閱頻次的增加，原始憑證上的字跡逐漸模糊，甚至難以辨別，尤其是多年前開具的帶有復(fù)寫紙張類型的手工發(fā)票。第二，保存成本較高。一是紙質(zhì)會計檔案對保存環(huán)境要求較高，對檔案室的溫度、濕度都有相應(yīng)的要求，否則易霉?fàn)€變質(zhì)。二是隨著紙質(zhì)會計檔案的增加，需要有足夠空間的檔案室去儲存保管，耗費固定資產(chǎn)的成本價值較高。三是Y企業(yè)核算精細(xì)化，會計科目輔助核算設(shè)置較多，紙質(zhì)賬簿等會計檔案打印需要大量紙張，資源耗費較大。第三，調(diào)閱不便，費時費力。紙質(zhì)會計檔案保管在當(dāng)?shù)貦n案室，上級或者政府監(jiān)管部門檢查或者審計時，異地調(diào)取資料不便，只能現(xiàn)場調(diào)閱取證，調(diào)閱成本較高。

（四）財務(wù)人員思維仍停留于傳統(tǒng)財務(wù)會計

現(xiàn)階段Y企業(yè)的財務(wù)管理模式還屬于傳統(tǒng)財務(wù)會計管理，單一的財務(wù)會計思維已經(jīng)無法滿足企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

財務(wù)人員將主要精力放在多頻次收集和整理歸納企業(yè)經(jīng)營管理中產(chǎn)生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)上，這極大地影響了整體財務(wù)工作的效率，使財務(wù)人員的作用得不到有效發(fā)揮，對新型財務(wù)管理理念的認(rèn)同感不強，財務(wù)人員往往處于兩難境地。同時，人才結(jié)構(gòu)不夠合理，梯隊建設(shè)不明顯，財務(wù)人員新老銜接不暢。財務(wù)老同志沒有接受足夠的管理會計和前沿理論知識培訓(xùn)，思維方式未改變，會計管理思維不夠開闊，接受和運用大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)的能力較弱；新同志缺少崗位實踐操作，未熟練掌握行業(yè)財務(wù)知識，專業(yè)技能不足。這給Y企業(yè)的會計管理思維轉(zhuǎn)型帶來了一定挑戰(zhàn)。

二、應(yīng)對策略思考

（一）建立生產(chǎn)經(jīng)營一體化的大數(shù)據(jù)平臺

財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部各模塊數(shù)據(jù)、財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的融合問題已經(jīng)引起行業(yè)總公司的高度重視，統(tǒng)一大數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)亟須提上日程。

建設(shè)大數(shù)據(jù)平臺，首先要解決數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的問題。數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化是構(gòu)建財務(wù)大數(shù)據(jù)中心的基礎(chǔ)。報銷是財務(wù)數(shù)據(jù)取數(shù)的源頭，Y企業(yè)兩年前已實施財務(wù)無紙化報銷管理，現(xiàn)階段仍在優(yōu)化。它是財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能化改造的基礎(chǔ)和關(guān)鍵一步，是建設(shè)財務(wù)共享中心的前置條件，是實現(xiàn)會計信息跨地域、跨時間、跨空間協(xié)同應(yīng)用的基礎(chǔ)。因此，Y企業(yè)建立標(biāo)準(zhǔn)化經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項體系，較大程度地規(guī)避人為操作方面的不當(dāng)，支撐財務(wù)無紙化報銷系統(tǒng)，完善會計信息系統(tǒng)從輸入到處理再到輸出等一系列環(huán)節(jié)的會計數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系，使定額、預(yù)算、資產(chǎn)、資金監(jiān)管和無紙化報銷系統(tǒng)互聯(lián)互通、高效融合，最終達(dá)到數(shù)據(jù)高度集成統(tǒng)一的目的。

“1+1+N”的建設(shè)思路在這樣的設(shè)想下提出，即建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心、一個大數(shù)據(jù)分析平臺、N個常用分析場景，實現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、保管、調(diào)取、應(yīng)用一體化，圍繞企業(yè)核心經(jīng)營決策，為企業(yè)提供數(shù)據(jù)化支撐服務(wù)。一個數(shù)據(jù)中心，就是將Y企業(yè)的核算、預(yù)算、資產(chǎn)、資金、采購、營銷、專賣、OA等各個系統(tǒng)模塊整合集成，統(tǒng)一財務(wù)、業(yè)務(wù)事項數(shù)據(jù)來源，統(tǒng)一輸入輸出標(biāo)準(zhǔn)，最終形成完善的一體化的數(shù)據(jù)應(yīng)用體系。一個大數(shù)據(jù)分析平臺，就是在落實大數(shù)據(jù)中心建設(shè)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建數(shù)據(jù)應(yīng)用處理平臺，根據(jù)企業(yè)不同層次的需求，通過多種數(shù)據(jù)分析工具多維度分析和可視化智能展示整體經(jīng)營情況，出具“量身定做”的智能分析報告。N個常用分析場景，就是將數(shù)據(jù)分析延伸到消費者行為、產(chǎn)品價值、精益管理、精準(zhǔn)營銷、風(fēng)險防控、市場監(jiān)管、案件分析等應(yīng)用場景中，達(dá)到實時排異、輔助領(lǐng)導(dǎo)實施管理決策的目的，最大限度挖掘數(shù)據(jù)背后的價值。

（二）建立升級換代的電子會計檔案

隨著電子發(fā)票、電子財政票據(jù)及鐵路客票等各類原始票據(jù)在各自領(lǐng)域數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的試點和推廣，電子合同的簽訂、影像設(shè)備的配置、會計檔案的升級換代已經(jīng)到來，依托財務(wù)智能化共享平臺統(tǒng)一管理會計憑證、報表、賬簿等檔案資料，實現(xiàn)全面的會計檔案電子化管理已不是一句空話。

大數(shù)據(jù)背景下的會計檔案管理，要求具有較好的存放條件，標(biāo)準(zhǔn)化、一體化的數(shù)據(jù)平臺是基礎(chǔ)，要把所有單據(jù)、會計憑證、會計報表和會計賬簿等保管到省公司財務(wù)智能化平臺。

今后，Y企業(yè)應(yīng)采取“四步法”管理電子會計檔案管理。

首先，建立掃描中心管理影像和文檔資料，這個掃描中心既可以是省公司設(shè)立的，又可以是市公司設(shè)立的，目的是便捷地管理影像系統(tǒng)所傳遞的所有會計檔案，以隨時滿足企業(yè)內(nèi)外部調(diào)閱資料的需求。隨著業(yè)務(wù)量的增加，掃描傳遞的成本也愈來愈高，影像資料占用存儲空間大，長此以往，會導(dǎo)致系統(tǒng)運行緩慢。根據(jù)Y企業(yè)的實際情況，建議建立獨立的一個或多個第三方電子檔案管理系統(tǒng)，解決存儲空間不足的難題。

其次，將近幾年使用和查閱頻次較高的會計檔案暫存于市公司，待超過一定年限很少被調(diào)閱時，再提交至省公司財務(wù)智能化平臺歸檔。

再次，無紙化報銷系統(tǒng)上傳的影像掃描件，通過財務(wù)智能化平臺，收集、存儲、調(diào)閱紙質(zhì)原始單據(jù)，實現(xiàn)電子與紙質(zhì)會計檔案的逐步接軌，達(dá)到全流程化管理的目的。

最后，梳理核實無紙化報銷系統(tǒng)中報銷部門、經(jīng)辦人及統(tǒng)一的財務(wù)智能化平臺三者職責(zé)，形成三位一體、各司其職的會計信息質(zhì)量體系，逐步實現(xiàn)會計信息管理全流程電子化、數(shù)字化，從根本上降低會計信息存儲和輸入輸出的成本，改善會計工作的面貌。

（三）建立現(xiàn)代化的管理會計思維

一切管理問題的根源在于人的思想，一切工作方法的轉(zhuǎn)變始于思維的轉(zhuǎn)變。數(shù)字化轉(zhuǎn)型的首要問題歸根結(jié)底是人的問題。要做的第一步是培養(yǎng)財務(wù)人員的數(shù)字化思維。

Y企業(yè)可以通過內(nèi)部培訓(xùn)與外部培訓(xùn)相結(jié)合的形式，引導(dǎo)財務(wù)從業(yè)人員逐步接受管理會計思維的熏陶，感受大數(shù)據(jù)智能化轉(zhuǎn)型的切身影響，具體措施如下：一是加強專業(yè)人才培養(yǎng)，開展財務(wù)人才選拔，吸納業(yè)務(wù)能力強、理論水平高的財務(wù)人員組建財務(wù)人才庫，適時開展內(nèi)部培訓(xùn)；二是圍繞數(shù)據(jù)化建設(shè)中心要求，打造財務(wù)信息化隊伍，深度參與Y企業(yè)系統(tǒng)對接、新系統(tǒng)建設(shè)等信息化項目，提升數(shù)據(jù)化建設(shè)實踐水平；三是帶領(lǐng)財務(wù)人員“走出去”，參觀學(xué)習(xí)國內(nèi)財務(wù)信息化建設(shè)領(lǐng)先企業(yè)的信息化項目，博采眾長，結(jié)合自身實際適當(dāng)應(yīng)用。最終培養(yǎng)出既懂會計，又懂業(yè)務(wù)，還懂信息化的復(fù)合型人才。

在這種思維模式下，財務(wù)部門將實現(xiàn)高度專業(yè)化，進(jìn)而演變?yōu)閿?shù)據(jù)集成處理部門，財務(wù)人員將得到更好的職業(yè)發(fā)展。在一體化數(shù)據(jù)平臺建立的基礎(chǔ)上，Y企業(yè)財務(wù)人員可以從平臺直接獲取各項數(shù)據(jù)，根據(jù)個性化需求進(jìn)行精準(zhǔn)分析預(yù)測，為領(lǐng)導(dǎo)實施決策提供參考，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。從成本收益角度出發(fā)，大數(shù)據(jù)平臺能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)同源、同時、同步共享，及時發(fā)出事前預(yù)警，提升會計數(shù)據(jù)治理能力，實現(xiàn)企業(yè)高效能治理，提升財務(wù)管理水平。

（四）建立健全相關(guān)制度

現(xiàn)代化管理離不開規(guī)范化制度的約束。Y企業(yè)應(yīng)加快解決會計管理轉(zhuǎn)型過程中的標(biāo)準(zhǔn)缺失、制度缺位的問題。

依靠智能化數(shù)據(jù)平臺管理，雖然能便捷高效地獲取數(shù)據(jù)，但也帶來了數(shù)據(jù)管理安全性隱患，只要聯(lián)網(wǎng)，難保數(shù)據(jù)不會受到惡意攻擊。因此，必須建立會計信息系統(tǒng)安全管理方面的具體制度，識別安全漏洞，安裝有效的殺毒軟件，檢測會計信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性，規(guī)避數(shù)據(jù)外泄的安全事故發(fā)生。

隨著越來越多的電子會計檔案的產(chǎn)生，Y企業(yè)原有的會計檔案管理辦法已不再完全適應(yīng)當(dāng)前形勢，需要根據(jù)電子會計檔案的形成、存儲、保管特點，建立電子會計檔案管理制度，界定規(guī)范電子會計檔案。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，單據(jù)報銷、掃描影像等多崗位角色的變化促使企業(yè)需要及時制定新的財務(wù)制度以防范和解決問題。

要求財務(wù)人員轉(zhuǎn)變會計思維方式的同時，應(yīng)適當(dāng)建立獎勵激勵制度，提高財務(wù)從業(yè)人員的工作效率，以此督促財務(wù)人員轉(zhuǎn)變思維模式，主動加強管理會計、新準(zhǔn)則實務(wù)和新財稅法規(guī)知識的應(yīng)用，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，發(fā)揮管理會計職能，挖掘大數(shù)據(jù)價值，恪盡職守，真正做到“人盡其才，才盡其用”。

三、結(jié)語

科學(xué)技術(shù)快速迭代，迅猛發(fā)展的新型智能技術(shù)的應(yīng)用使未來的應(yīng)用場景不斷深化。數(shù)字化轉(zhuǎn)型是國家、行業(yè)和企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，切實轉(zhuǎn)變思維，提升會計數(shù)據(jù)治理能力，發(fā)揮大數(shù)據(jù)平臺的工具作用，運用新技術(shù)推動會計工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是現(xiàn)階段企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的戰(zhàn)略任務(wù)。