企業(yè)財(cái)會(huì)部門在合同管理中的角色探究

樊承業(yè)

（安徽錦天新能源科技有限公司，安徽 合肥 230031）

一、引言

財(cái)政部門頒布的合同管理?xiàng)l例，對合同管理具體的操作流程進(jìn)行了規(guī)范，指明了合同訂立、履行、評估等管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，同時(shí)還針對性地給出具體的控制措施。合同管理與企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)有著較為密切的關(guān)系，積極開展合同管理對企業(yè)降低自身運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)、提升企業(yè)經(jīng)營業(yè)績等具有重要的促進(jìn)作用。在開展合同管理過程中，財(cái)務(wù)部門十分關(guān)鍵，基于此，文章對財(cái)務(wù)部門在合同管理中的角色定位展開分析與論述。

二、財(cái)會(huì)部門參與企業(yè)合同管理的必要性

對企業(yè)來說，各個(gè)部門的財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)需要集中到財(cái)會(huì)管理部門，資金管理和財(cái)務(wù)管理的相關(guān)操作都是由財(cái)會(huì)部門實(shí)施的，各種資金的收付操作都是通過財(cái)會(huì)部門完成的，因此企業(yè)的財(cái)會(huì)部門掌握了企業(yè)的各種業(yè)務(wù)合同，處于企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是企業(yè)內(nèi)部的信息中心。

財(cái)會(huì)部門掌控著企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在開展合同管理的時(shí)候，可以發(fā)揮自身的優(yōu)勢，參與到合同管理中。同時(shí)，財(cái)會(huì)部門人員具備專業(yè)知識(shí)與素質(zhì)，采用科學(xué)的財(cái)務(wù)管理模式，保證合同合法合規(guī)，可以降低企業(yè)成本，通過合同的財(cái)會(huì)管理，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，基于《會(huì)計(jì)法》的要求，財(cái)會(huì)部門應(yīng)對企業(yè)的相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督與管理，對內(nèi)部控制提出相關(guān)要求。尤其是對企業(yè)影響重大的合同文本，都需要征詢財(cái)會(huì)部門的意見。

三、企業(yè)財(cái)會(huì)部門在合同管理中的職能分析

（一）參與重大合同簽約前的決策與調(diào)查

針對重大項(xiàng)目，財(cái)會(huì)人員應(yīng)積極參與到討論、研究活動(dòng)中，且開啟集體決策程序。財(cái)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極參與到采購、銷售、外包、投融資等項(xiàng)目簽約前的決策中。例如，針對工程項(xiàng)目與投融資項(xiàng)目，財(cái)會(huì)部門應(yīng)在項(xiàng)目資料的基礎(chǔ)上，對項(xiàng)目所能夠獲取的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行準(zhǔn)確預(yù)測，并對投資回收率、融資方式及風(fēng)險(xiǎn)大小等進(jìn)行全方位分析，從而歸納總結(jié)出科學(xué)合理的意見。企業(yè)應(yīng)對對方主體資格、信用情況了如指掌，確保其具有較強(qiáng)的履約能力。財(cái)會(huì)部門應(yīng)對對方所提供的財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)證明、開戶銀行等進(jìn)行重點(diǎn)審閱，精準(zhǔn)預(yù)測其財(cái)務(wù)狀況及按時(shí)履行約定的實(shí)力。

（二）參與重大合同的談判

涉及結(jié)算條款復(fù)雜、大額資金支付、影響重大的合同，財(cái)會(huì)人員應(yīng)積極參與到談判活動(dòng)中。針對信用條件、銷售定價(jià)、涉稅事項(xiàng)、結(jié)算方式、發(fā)票種類和收付款憑證形式、履約擔(dān)保、預(yù)付款、違約金和滯納金等事項(xiàng)，財(cái)會(huì)人員應(yīng)提出專業(yè)意見。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員搜集與有效保存其他參與人員所提出的建議，有利于后續(xù)責(zé)任的明確。

（三）參與合同審核

企業(yè)制定與實(shí)施合同會(huì)審機(jī)制，組織相關(guān)職能部門積極審核重要的合同文本。為了預(yù)防財(cái)稅、資金等方面的風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)會(huì)人員應(yīng)避免介入其中，可上溯到業(yè)務(wù)前端，在簽約前審核把關(guān)重要合同。對財(cái)會(huì)部門而言，其審核的關(guān)鍵在于涉稅事項(xiàng)、定價(jià)方法、發(fā)票與其他收付款憑證等。值得注意的是，若財(cái)會(huì)部門參與到合同談判中，應(yīng)重點(diǎn)審核其意見是否體現(xiàn)在合同文本中，若沒有材料，應(yīng)要求合同承辦部門進(jìn)行說明。在必要情況下，在審核合同時(shí)，財(cái)會(huì)人員可再一次提出這一建議。

（四）監(jiān)控合同履行

一般情況下，企業(yè)合同承辦部門及相關(guān)人員應(yīng)全程跟蹤與管理合同。從合同結(jié)算的角度出發(fā)監(jiān)控合同履行情況，這也是財(cái)會(huì)部門的職能之一。財(cái)會(huì)部門應(yīng)對企業(yè)履行合同進(jìn)行全面監(jiān)控，有效預(yù)防企業(yè)出現(xiàn)違約風(fēng)險(xiǎn)，也可避免經(jīng)辦人出現(xiàn)舞弊風(fēng)險(xiǎn)。對對方企業(yè)履行合同進(jìn)行全面監(jiān)控，從而有效避免經(jīng)濟(jì)損失。財(cái)會(huì)部門應(yīng)憑借自身專業(yè)技能，主動(dòng)關(guān)注匯率、利率及宏觀經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)變化情況，分析其對企業(yè)已經(jīng)訂立或擬定合同的影響，第一時(shí)間提出科學(xué)合理的應(yīng)對措施。

四、財(cái)會(huì)部門參與企業(yè)合同管理存在的問題

（一）缺乏全程參與的意識(shí)

財(cái)會(huì)人員普遍認(rèn)為只要按時(shí)履行合同會(huì)簽、結(jié)算與稅務(wù)審核等工作即可，前期調(diào)研、談判是其他業(yè)務(wù)部門的職責(zé)，財(cái)會(huì)部門不用參與其中。同時(shí)，因缺乏法律知識(shí)、經(jīng)濟(jì)知識(shí)與行業(yè)技術(shù)，再加上全程參與意識(shí)的不足，財(cái)務(wù)人員并未積極參與到合同管理的全部環(huán)節(jié)中，所以難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)與控制潛在風(fēng)險(xiǎn)。

（二）缺乏合同審核的具體標(biāo)準(zhǔn)

合同審核是財(cái)會(huì)部門參與整個(gè)合同管理的關(guān)鍵所在，但目前仍沒有比較統(tǒng)一的審核標(biāo)準(zhǔn)。在具體的實(shí)務(wù)操作中，財(cái)務(wù)部門具體審核合同金額、結(jié)算條件及相關(guān)涉稅事務(wù)，還有些會(huì)涉及預(yù)算的管理、資金流向及存在的違約風(fēng)險(xiǎn)等。因?yàn)樨?cái)會(huì)人員自身的知識(shí)儲(chǔ)備和風(fēng)險(xiǎn)偏好等存在差異，公司缺乏統(tǒng)一的審核標(biāo)準(zhǔn)，所以財(cái)會(huì)人員在審核中缺乏科學(xué)公正的審核態(tài)度，這對開展有效科學(xué)的管理十分不利。

（三）缺乏主動(dòng)參與的意識(shí)

從傳統(tǒng)的角度分析，財(cái)會(huì)人員自身的定位是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，也就是對事后的信息進(jìn)行核算。根據(jù)這一基本的定位，財(cái)會(huì)人員僅需要按部就班地工作，依據(jù)業(yè)務(wù)合同進(jìn)行賬目的記錄與審核，支付相關(guān)的款項(xiàng)。這種定位的片面性使得其缺乏必要的參與意識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致大部分企業(yè)的財(cái)會(huì)部門都被攔在合同管理的大門之外。

五、財(cái)會(huì)部門參與企業(yè)合同管理的角色定位

（一）參與合同管理制度的搭建與管理培訓(xùn)工作

現(xiàn)代企業(yè)需要建立符合自身要求的現(xiàn)代合同管理制度，明確合同管理具體部門、相關(guān)的程序及各部門人員的具體責(zé)任。財(cái)會(huì)部門需要積極參與到企業(yè)合同管理制度的建設(shè)中，從專業(yè)角度為制度的建立提供建議，保證財(cái)會(huì)部門可以參與到重大的合同確定、簽訂及審核等全部的過程中，明確自身依據(jù)合同結(jié)算、履行相關(guān)責(zé)任與義務(wù)的實(shí)際權(quán)利。

若企業(yè)未制定與實(shí)施全方位、多層次的合同管理體系，財(cái)會(huì)部門需要進(jìn)行及時(shí)的引導(dǎo)。若合同管理制度沒有明確財(cái)會(huì)部門職責(zé)，財(cái)會(huì)部門需要主動(dòng)提出具體的修改意見與對策。此外，財(cái)會(huì)部門還需要對企業(yè)員工開展合同管理的相關(guān)培訓(xùn)工作，選擇合適的講師，使其積極參與企業(yè)的合同管理培訓(xùn)工作，進(jìn)而大幅提升企業(yè)合同管理的水平。企業(yè)的合同管理培訓(xùn)對象包含企業(yè)的管理人員、各個(gè)職能部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員等，尤其是經(jīng)辦合同業(yè)務(wù)的人員。具體培訓(xùn)的內(nèi)容可根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)進(jìn)行安排。

（二）參與合同簽訂前的調(diào)查與合同談判

在企業(yè)開展重大項(xiàng)目前，財(cái)會(huì)部門工作人員必須開展調(diào)查與分析，財(cái)會(huì)人員需要參與到企業(yè)簽約重大銷售或采購項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、外包項(xiàng)目、投融資項(xiàng)目等前期調(diào)查工作中。例如，就投融資項(xiàng)目而言，財(cái)會(huì)部門需要基于業(yè)務(wù)部門提供的基礎(chǔ)資料，對項(xiàng)目具有的盈利能力、投資回報(bào)率、資金缺口、潛在風(fēng)險(xiǎn)等內(nèi)容進(jìn)行評估，進(jìn)而從財(cái)會(huì)的角度給出專業(yè)的意見，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略決策提供精準(zhǔn)、全面的數(shù)據(jù)信息支持。

因此，企業(yè)需要事先充分了解對方的主體情況、信用情況等，并明確對方的具體實(shí)力。企業(yè)的財(cái)會(huì)部門可以從財(cái)務(wù)角度分析對方的財(cái)務(wù)報(bào)告、完稅證明等相關(guān)資料，分析對方的財(cái)務(wù)情況與信用能力。此外，企業(yè)財(cái)會(huì)部門還可以選擇實(shí)地調(diào)研，開展相關(guān)。

在合同談判階段，財(cái)會(huì)部門應(yīng)積極參與其中，尤其是一些事項(xiàng)巨大、結(jié)算資金規(guī)模較大的合同。例如，企業(yè)的重大采購與銷售、業(yè)務(wù)分包、投資融資等活動(dòng)，在合同談判的時(shí)候都需要財(cái)會(huì)人員的全程參與。財(cái)會(huì)人員需要對業(yè)務(wù)涉及的信用條件、銷售定價(jià)、結(jié)算的模式與相關(guān)責(zé)任、違約事項(xiàng)等提出專業(yè)的意見，積極開展會(huì)計(jì)核算、資金流預(yù)測等工作，進(jìn)而為談判人員提供專業(yè)、合理的建議，有利于促使企業(yè)獲取最大的權(quán)益。

（三）開展合同的結(jié)算與會(huì)計(jì)處理

企業(yè)財(cái)務(wù)部門最核心的職能是根據(jù)合同條款進(jìn)行結(jié)算與會(huì)計(jì)處理。開展審核之后，利用搭建的合同臺(tái)賬模式進(jìn)行合同的跟蹤與管理操作，保證及時(shí)付款，避免出現(xiàn)重復(fù)付款或者違約的情況。在重新評估支付時(shí)，會(huì)計(jì)人員需確認(rèn)對方是否按照合同要求履行責(zé)任。如果存在不遵守合同規(guī)定或者未簽署合同的情況，會(huì)計(jì)部門有權(quán)拒絕支付，并及時(shí)向負(fù)責(zé)人報(bào)告。關(guān)于工程建設(shè)和項(xiàng)目外包等的疏漏，應(yīng)加強(qiáng)與合同對方的交流，全面了解項(xiàng)目的實(shí)施情況，按照特定的標(biāo)準(zhǔn)及程序進(jìn)行價(jià)格結(jié)算。合同對方不能按照合同支付時(shí)，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門聯(lián)系。注意現(xiàn)金收集的安全性，加強(qiáng)支票和其他賬單、存款支付回單、銷售回單的收集與整理，防止偽商業(yè)票據(jù)詐騙。

要做好會(huì)計(jì)核算工作。財(cái)會(huì)部門要準(zhǔn)確、及時(shí)、反映資產(chǎn)（主要是應(yīng)收賬款和預(yù)付賬款）、負(fù)債（主要是應(yīng)付賬款和預(yù)收賬款）、合同所包含的收入、成本、利潤和損失，做好減值準(zhǔn)備。同時(shí)，根據(jù)我國的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，企業(yè)的財(cái)務(wù)部門還需要計(jì)算項(xiàng)目具體的損失情況并及時(shí)反映合同的具體實(shí)施情況。

（四）監(jiān)督合同履行

對合同的結(jié)算進(jìn)行監(jiān)督管理也是財(cái)會(huì)人員的基本任務(wù)，財(cái)會(huì)部門具體的操作規(guī)范包括以下內(nèi)容。

全方位、多層次地監(jiān)控合同各個(gè)業(yè)務(wù)，有效預(yù)防違約、舞弊等不法行為的出現(xiàn)。部分地區(qū)的企業(yè)就曾經(jīng)出現(xiàn)采購人員利用各種理由推遲支付貨款以此謀取個(gè)人利益的情況，雖然最后這些采購人員受到了法律的制裁，但企業(yè)也因此支付了大筆違約金。之所以出現(xiàn)這種情況，是因?yàn)槠髽I(yè)在履行合同的時(shí)候，采購人員可截留貨款，而企業(yè)沒有定期同客戶進(jìn)行對賬。因此，如果企業(yè)的財(cái)會(huì)人員能夠定期與對方企業(yè)相關(guān)人員進(jìn)行對賬，并定期分析賬齡，及時(shí)核對往來，就能夠有效減少甚至避免類似情況的出現(xiàn)，進(jìn)而降低可能出現(xiàn)的違約風(fēng)險(xiǎn)，將債權(quán)的損失減至最小。監(jiān)督、檢查對方企業(yè)對合同的履行情況，關(guān)注對方企業(yè)的財(cái)務(wù)情況并分析合同履行期間存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，以避免出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失?？蔀榧悍狡髽I(yè)提出相關(guān)的管理措施與方法，如合同的變更與解除等操作。同時(shí)，還要密切關(guān)注經(jīng)濟(jì)形勢的變化、匯率及利率的變化等，針對企業(yè)的合同履行方案提供相關(guān)建議，提升經(jīng)濟(jì)效益。

（五）協(xié)同處理合同糾紛與事后評價(jià)

針對合同履行糾紛，應(yīng)參照相關(guān)法律，在時(shí)效期內(nèi)同對方溝通，有效調(diào)解。若依然難以解決，可采取仲裁或者訴訟的方式解決。此時(shí)財(cái)務(wù)部門可以積極協(xié)助發(fā)揮重要的作用——舉證。財(cái)務(wù)部門可提供包括但不限于與合同相關(guān)的證據(jù)，如合同協(xié)議、往來款項(xiàng)憑證及相關(guān)證明、相關(guān)發(fā)票、收寄記錄、與合同相關(guān)的加蓋合同章的協(xié)議及其他證明文件等。因此，企業(yè)要嚴(yán)格要求財(cái)務(wù)部門的日常工作流程，及時(shí)且妥善保留相關(guān)證據(jù)。

財(cái)務(wù)部門在做好上述工作的同時(shí)，還可以更好地參與合同的評估工作。目前，能夠?qū)贤男星闆r進(jìn)行后續(xù)評估的企業(yè)并不多，更不用說能夠進(jìn)行制度化、常態(tài)化的合同后評估，一般情況是頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳。因此，如果能夠建立合同履行情況評估制度，并將合同后評估納入管制體系，再與相關(guān)人員的績效考核與獎(jiǎng)賞相結(jié)合，就可以真正提升企業(yè)合同管理水平。企業(yè)財(cái)會(huì)部門可結(jié)合自身優(yōu)勢，對以下方面提出意見和建議：合同簽訂是否符合相關(guān)規(guī)定；合同履行是否完成，分析其原因并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；履行過程之中有何問題出現(xiàn)，并提出改進(jìn)措施；經(jīng)常會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失的情況有哪些，如何避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失，提出應(yīng)對措施；對特定類型業(yè)務(wù)的結(jié)算方式提出改進(jìn)建議等。

六、結(jié)語

要想充分發(fā)揮財(cái)會(huì)人員在企業(yè)合同管理中的具體功能，首先，企業(yè)需要建立符合自身需求的合同管理制度，進(jìn)而使合同管理有科學(xué)的規(guī)程與方法。其次，財(cái)會(huì)部門人員需要積極增強(qiáng)自身的合同管理意識(shí)，主動(dòng)參與到合同管理的全局中。除了開展必要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)核算之外，還要發(fā)揮監(jiān)督管理職能。如果出現(xiàn)未依據(jù)合同項(xiàng)目履約的情況、驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目等，財(cái)會(huì)部門可以提出相關(guān)的建議。最后，財(cái)會(huì)人員還要做好各個(gè)部門合同的后期管理工作，利用自身的專業(yè)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，提升企業(yè)合同管理的科學(xué)水平，抑制風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，從而獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。