探討現(xiàn)代企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理

王 靜

（山西焦化集團(tuán)有限公司，臨汾 041606）

合同是當(dāng)事人雙方之間的設(shè)立、變更或者具有終止效應(yīng)的民事關(guān)系協(xié)議，該協(xié)議具有法律效力，受到法律的保護(hù)。合同是當(dāng)事人協(xié)商處理之后的結(jié)果的一種體現(xiàn)，是雙方意愿相一致的結(jié)果，依法成立的合同自成立那天起就具備相應(yīng)的法律效力，擁有較強(qiáng)的法律約束能力。合同標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠幫助企業(yè)解決現(xiàn)存的實(shí)際問(wèn)題，提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理效率。如果企業(yè)缺少標(biāo)準(zhǔn)化合同管理，在簽訂合同的過(guò)程中不夠謹(jǐn)慎和仔細(xì)，對(duì)合同內(nèi)容缺少有效的控制，那么就無(wú)法保障自己的經(jīng)濟(jì)利益。

一、合同標(biāo)準(zhǔn)化管理概述

合同標(biāo)準(zhǔn)化管理需要企業(yè)與合作方對(duì)所得到的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析比較，選擇其中的核心內(nèi)容加以提煉，最終對(duì)分析的數(shù)據(jù)進(jìn)行研究，得出最嚴(yán)謹(jǐn)客觀(guān)的結(jié)果。在進(jìn)行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的過(guò)程中，合同涉及主體需要先對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行制定，同時(shí)進(jìn)行修改，最后不斷改進(jìn)。通過(guò)科學(xué)技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷修改和完善合同內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)有計(jì)劃，有組織的合同管理。

合同約束的主體主要包含當(dāng)事人雙方或者數(shù)方，在合同內(nèi)容的規(guī)定下，各方主體需要明確并履行各自的義務(wù)和權(quán)利，受到法律約束，具有法律效力。合同管理指的則是管理人員針對(duì)項(xiàng)目工程開(kāi)展具體的管理監(jiān)督，保證合同內(nèi)容符合協(xié)商結(jié)果，并確保合同能容能夠順利依法開(kāi)展和實(shí)施，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供保障。

二、現(xiàn)代企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理問(wèn)題分析

（一）缺少完善的合同標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制

實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的目的并不是單純地提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，而是為了讓企業(yè)提升內(nèi)部監(jiān)督力度，使企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)良好的內(nèi)部控制，保證企業(yè)能夠按照合同規(guī)定的內(nèi)容履行自己的職責(zé)和義務(wù)。但是，當(dāng)前很多企業(yè)在執(zhí)行合同管理工作的時(shí)候不僅無(wú)法對(duì)自身進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，而且缺少對(duì)合同的另一方或多方當(dāng)事人的管理監(jiān)督，遇到了很多阻礙，合同管理中的形式主義嚴(yán)重。部分企業(yè)雖然采取了相應(yīng)的措施開(kāi)展自我監(jiān)督和管理，但大多是表面性質(zhì)的工作，缺少實(shí)質(zhì)效果，合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的意識(shí)較為淺薄。很多企業(yè)沒(méi)有結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況建立完善的合同標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制，導(dǎo)致合同管理得不到有效落實(shí)和開(kāi)展。

（二）合同管理質(zhì)量效率有待提升

如今，大部分企業(yè)都成立了合同監(jiān)督管理部門(mén)，但是只有少數(shù)大型企業(yè)真正發(fā)揮了合同管理部門(mén)的職能，很多中小型企業(yè)的合同管理部門(mén)只是為了應(yīng)付上級(jí)部門(mén)的檢查而成立的，其工作內(nèi)容經(jīng)常由別的部門(mén)兼職進(jìn)行，不僅缺少獨(dú)立性，而且缺少足夠的專(zhuān)業(yè)管理人員。很多企業(yè)的合同管理人員本身的責(zé)任意識(shí)較為淡薄，并沒(méi)有嚴(yán)格按照合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求開(kāi)展合同管理工作，在工作過(guò)程中態(tài)度散漫，這不利于企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，合同管理質(zhì)量效率大大下降。國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的重視程度還不足，普遍存在合同管理體系不健全、領(lǐng)導(dǎo)人及其他管理層人員缺少足夠的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)的情況。為了節(jié)約企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，少部分企業(yè)并沒(méi)有單獨(dú)設(shè)置合同管理部門(mén)，只有在需要簽訂合同的時(shí)候才會(huì)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行法律審查。但是，合同標(biāo)準(zhǔn)化管理并不是一個(gè)“短時(shí)管理”的工作，而是一個(gè)長(zhǎng)期動(dòng)態(tài)性的管理過(guò)程。如果企業(yè)缺少足夠的高素質(zhì)合同管理人員，就會(huì)導(dǎo)致之后合同的履行、歸檔和分析統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量的降低，甚至有可能導(dǎo)致忽視合同中存在的漏洞和問(wèn)題，無(wú)法對(duì)合同中所涉及的法律問(wèn)題進(jìn)行分析和解決，最終給企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）企業(yè)信用管理效果不明顯

很多企業(yè)中的高級(jí)管理者及財(cái)務(wù)管理人員都缺少足夠的信用意識(shí)，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理者所需要具備的信用管理專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的認(rèn)知不夠清晰和深入，導(dǎo)致在合同管理工作中出現(xiàn)了很多“授信不當(dāng)”的現(xiàn)象。部分企業(yè)的高級(jí)管理者及財(cái)務(wù)管理人員認(rèn)識(shí)到了信用管理的重要性，但是在具體的實(shí)施過(guò)程中缺少抓住重點(diǎn)的能力和意識(shí)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法做到有效的防范，當(dāng)合同出現(xiàn)問(wèn)題之后，維權(quán)的手段過(guò)于單一，無(wú)法有效維護(hù)企業(yè)的權(quán)益。有的企業(yè)擁有一定的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，并且能夠積極運(yùn)用現(xiàn)行的法律武器維護(hù)自己的權(quán)益，但在具體的實(shí)施過(guò)程中往往無(wú)法獲得令人滿(mǎn)意的結(jié)果。種種問(wèn)題都展現(xiàn)出了當(dāng)前企業(yè)信用管理機(jī)制有待完善的現(xiàn)狀，如果企業(yè)不加以重視，在發(fā)展過(guò)程中就會(huì)導(dǎo)致信用等級(jí)不斷降低，甚至導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。

（四）合同管理和時(shí)代發(fā)展脫節(jié)

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的支撐下，企業(yè)開(kāi)始實(shí)施信息化管理，很多企業(yè)對(duì)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的依賴(lài)程度大大增加，材料的采購(gòu)、產(chǎn)品的銷(xiāo)售等工作都從線(xiàn)下轉(zhuǎn)移到了線(xiàn)上。而在這種網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)模式下，企業(yè)無(wú)法了解對(duì)方當(dāng)事人的資信狀況及實(shí)際履約能力，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率大大增加。企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展就離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)，想要在線(xiàn)上交易中降低風(fēng)險(xiǎn)，就必須實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理，從而有效避免當(dāng)事人資信狀況或者履約能力較差帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。但目前，仍然有很多企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中不重視標(biāo)準(zhǔn)化管理，使管理效率大大下降，同時(shí)還不利于企業(yè)的活力。傳統(tǒng)的合同管理模式導(dǎo)致企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力大大下降，無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)代發(fā)展的需求，現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程緩慢。

（五）忽視合同動(dòng)態(tài)管理

嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，企業(yè)的合同管理是一個(gè)全生命周期的管理過(guò)程，因此企業(yè)不僅需要重視其靜態(tài)管理，還需要加強(qiáng)合同的動(dòng)態(tài)管理。但當(dāng)前，很多企業(yè)在發(fā)展經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中只重視合同的靜態(tài)管理，忽視了合同的動(dòng)態(tài)化管理。在合同簽訂之后，企業(yè)在履行合同內(nèi)容的過(guò)程中涉及多個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)交叉，而合同管理部門(mén)實(shí)際上并不會(huì)對(duì)具體的合同履行過(guò)程過(guò)多關(guān)注。例如，企業(yè)在簽訂合同之后，都會(huì)對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審查，但是在這之后依舊會(huì)在合同履行過(guò)程中出現(xiàn)大量的法律糾紛或者訴訟，導(dǎo)致這一問(wèn)題的原因就是企業(yè)的合同動(dòng)態(tài)管理工作不到位，沒(méi)有做到合同得標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三、現(xiàn)代企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的對(duì)策探討

（一）健全合同標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)構(gòu)

在新時(shí)代，合同管理機(jī)構(gòu)成了合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要監(jiān)督者和管理主體。在企業(yè)與其他主體進(jìn)行合作的過(guò)程中，需要健全的管理機(jī)構(gòu)作為合同管理效率的重要保障。因此，企業(yè)需要建立健全的合同管理結(jié)構(gòu)，完善人員結(jié)構(gòu)，優(yōu)化資源配置，提升管理機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性。

首先，在進(jìn)行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)該積極構(gòu)建與企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況相符合的項(xiàng)目申報(bào)部門(mén)。項(xiàng)目申報(bào)部門(mén)則需要負(fù)責(zé)整個(gè)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的具體申報(bào)事務(wù)，結(jié)合合同管理的具體內(nèi)容，充分調(diào)動(dòng)企業(yè)內(nèi)部其他各個(gè)部門(mén)，從而有效提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展效率，為項(xiàng)目的順利開(kāi)展提供有力保障，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

其次，企業(yè)需要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的合同標(biāo)準(zhǔn)化管理部門(mén)，這樣可以有效減少合同履行過(guò)程中職責(zé)重復(fù)的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一管理。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程中，通過(guò)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理部門(mén)可以避免內(nèi)部其他部門(mén)出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清甚至推脫責(zé)任的情況，有效提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展效率。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該針對(duì)合同簽訂程序、合同解除與變更，以及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，設(shè)置符合實(shí)際情況的管理制度。這樣才能夠有效提升同管理的有效性，使其能夠嚴(yán)格按照規(guī)定要求開(kāi)展合同標(biāo)準(zhǔn)化管理。

最后，企業(yè)還需要設(shè)置獨(dú)立的合同管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)涉及合同管理的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，做好針對(duì)各個(gè)部門(mén)的監(jiān)督管理工作，如在針對(duì)管理層進(jìn)行監(jiān)督的時(shí)候，就需要積極開(kāi)展合同簽訂前的準(zhǔn)備指導(dǎo)工作。同時(shí)，企業(yè)還需要針對(duì)合同談判與簽約的過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)督，這樣才能夠避免基層合同管理人員出現(xiàn)工作上的失誤。

（二）加強(qiáng)合同標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施流程的規(guī)范性

首先，企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)需要聯(lián)合專(zhuān)業(yè)工程師和專(zhuān)門(mén)的法律顧問(wèn)參與到合同簽訂的過(guò)程中，進(jìn)一步提升合同管理實(shí)施的規(guī)范性。在合同管理的過(guò)程中，企業(yè)需要明確各部門(mén)和各個(gè)管理人員的職責(zé)，進(jìn)行科學(xué)合理的分工。而作為合同簽訂的主要負(fù)責(zé)人，合同承辦人需要肩負(fù)起和合作方協(xié)商溝通的職責(zé)。企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)部門(mén)及運(yùn)營(yíng)部門(mén)則應(yīng)該積極發(fā)揮合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的輔助作用，提供足夠的參考數(shù)據(jù)，促進(jìn)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的開(kāi)展。

其次，企業(yè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度，促進(jìn)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施。合同負(fù)責(zé)人需要結(jié)合具體的合同內(nèi)容對(duì)合同檔案資料進(jìn)行整理歸納和分類(lèi)，做好合同檔案資料存儲(chǔ)工作，并將檔案資料運(yùn)用到合同標(biāo)準(zhǔn)化管理過(guò)程，如合同簽訂前、簽訂中及合同履行和結(jié)束的全過(guò)程中。除此之外，合同負(fù)責(zé)人需要將合同檔案資料整理成冊(cè)，這些重要資料則會(huì)由企業(yè)內(nèi)部專(zhuān)門(mén)的合同管理人員負(fù)責(zé)。

最后，企業(yè)需要加強(qiáng)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的責(zé)任分工，雖然企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)有著各自的經(jīng)營(yíng)發(fā)展任務(wù)，但是合同管理中涉及的工作內(nèi)容通常會(huì)輻射到多個(gè)部門(mén)，和企業(yè)多個(gè)工作內(nèi)容都有一定的關(guān)聯(lián)性。企業(yè)通過(guò)建立合同管理互控體系，形成一個(gè)不可分割的整體。例如，合同管理人員能夠針對(duì)合同的文本、驗(yàn)工計(jì)價(jià)或者財(cái)務(wù)付款等內(nèi)容進(jìn)行檢查和糾正，提升合同管理的規(guī)范性。

（三）加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，信息化管理成了當(dāng)前社會(huì)的主流發(fā)展趨勢(shì)。要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)就需要積極開(kāi)展合同管理信息化，提升合同管理效果。企業(yè)需要進(jìn)一步加大信息系統(tǒng)資金的投入力度，完善合同管理部門(mén)的硬件建設(shè)和軟件更新，最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)合同管理的信息化建設(shè)。加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)不僅能夠提高企業(yè)的合同管理效率，降低人為操作帶來(lái)的失誤，同時(shí)還能夠有效減少管理成本，緩解合同管理人員的工作壓力，從而為企業(yè)合同管理的安全性提供保障。

（四）完善合同管理制度，加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度

要想進(jìn)一步提升企業(yè)合同管理的有效性，就應(yīng)該加強(qiáng)合同管理人才培訓(xùn)的力度，為合同標(biāo)準(zhǔn)化管理工作提供有力的人才保障。加強(qiáng)合同管理人才隊(duì)伍建設(shè)，才能夠促進(jìn)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施。在合同管理人才隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程中，企業(yè)需要從軟硬兩方面入手。

首先，針對(duì)“軟”這一方面，企業(yè)需要遵循以人為本的管理理念，明白人才是整個(gè)合同管理工作中的主要執(zhí)行者，因此在進(jìn)行合同管理工作的過(guò)程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者一定要充分考慮到合同管理人員的實(shí)際需求，在此基礎(chǔ)上保證合同管理有效性的提升。

其次，在“硬”這一方面，企業(yè)需要建立嚴(yán)格的管理制度，并要求合同管理人員在規(guī)章制度的約束下對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行管理，如果出現(xiàn)有人違反合同管理規(guī)章制度的情況，要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

企業(yè)需要在軟硬兼施的基礎(chǔ)上開(kāi)展合同標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，促使合同管理達(dá)到預(yù)期的效果，并進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的培訓(xùn)力度，提升合同管理人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，就需要配備專(zhuān)業(yè)的管理人員來(lái)完成。企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到最重要的資源并不是金錢(qián)，而是人才，如果缺少高素質(zhì)的人才，那么即便是再先進(jìn)的科技、再多的資金也僅僅是表面工作。企業(yè)需要制訂一個(gè)系統(tǒng)性的培訓(xùn)計(jì)劃，不斷提升對(duì)合同管理人員的培訓(xùn)力度。

一方面，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的理論知識(shí)培訓(xùn)，豐富他們的知識(shí)儲(chǔ)備，培養(yǎng)他們的合同管理意識(shí)，增強(qiáng)他們對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的理解和掌握。

另一方面，企業(yè)需要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，積極為合同管理人員提供更多調(diào)查合作企業(yè)特點(diǎn)的機(jī)會(huì)，讓合同管理人員能夠明確了解合同雙方當(dāng)事人的資信狀況及履約能力，同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)，提升合同管理人員的合同標(biāo)準(zhǔn)化管理能力。

（五）加強(qiáng)合同動(dòng)態(tài)化管理

合同標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的內(nèi)容不僅體現(xiàn)在合同的簽訂中，其應(yīng)該貫穿合同的整個(gè)過(guò)程中。企業(yè)需要開(kāi)展動(dòng)態(tài)管理。例如：在合同的準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，有針對(duì)性地去了解合同另一方的資信情況和履約能力；在合同的談判環(huán)節(jié)，需要在保障合同公平公正的基礎(chǔ)上，維護(hù)自身企業(yè)的合法權(quán)益；在簽署合同的過(guò)程中，企業(yè)需要保證合同的文本內(nèi)容符合法律法規(guī)的規(guī)范要求；在最后的合同結(jié)算支付的過(guò)程中，需要對(duì)合同支付關(guān)口進(jìn)行有力控制。只有加強(qiáng)對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，才能夠避免出現(xiàn)合同糾紛和風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。合同管理是一個(gè)連續(xù)漸進(jìn)的過(guò)程，因此任何一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響到合同管理的效果，最終影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，企業(yè)各部門(mén)需要做好相互配合的工作，建立長(zhǎng)效合作機(jī)制。一方面，合同履約部門(mén)需要做好合同的管理和收集，并保證合同相關(guān)檔案資料的完整性，同時(shí)將資料檔案交予合同管理部門(mén)備案。另一方面，合同管理部門(mén)需要及時(shí)將相應(yīng)數(shù)據(jù)和相關(guān)條款進(jìn)行存檔，并對(duì)招標(biāo)過(guò)程中的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，促進(jìn)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，在如今契約精神深入人心的時(shí)代，當(dāng)事人在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和利益往來(lái)的過(guò)程中，合同成為其保障自身合法權(quán)益的重要工具?？茖W(xué)制定的規(guī)范的合同，包含著企業(yè)與合作方的權(quán)利與義務(wù)，并且具有很強(qiáng)的法律效力，能夠約束涉及主體的不當(dāng)行為。我國(guó)當(dāng)前很多企業(yè)對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理不夠重視，合同管理工作在具體落實(shí)的過(guò)程中存在著不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的情況，企業(yè)需要積極針對(duì)問(wèn)題制定有針對(duì)性的改善策略，促進(jìn)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施，使企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。