信息化條件下的備品備件全流程管理探討

趙輝

（河北中煙工業(yè)有限責(zé)任公司，河北 石家莊 050051）

一、引言

在煙草工業(yè)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展中，備品備件種類繁多，其作用價值存在明顯差異，所以備品備件管理是企業(yè)必須重視的關(guān)鍵工作。結(jié)合不斷發(fā)展的信息技術(shù)，可以在一定程度上提高備品備件的管理效率，進(jìn)而讓備品備件達(dá)到降本增效的最終效果。因此，有必要對信息化條件下備品備件全流程管理進(jìn)行分析，以此為煙草工業(yè)企業(yè)提供廣闊的發(fā)展空間。

二、備品備件全流程管理綜述

（一）備品備件全流程管理分析

在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，需要依靠備品備件保障各項(xiàng)生產(chǎn)活動的正常運(yùn)行，因此備品備件管理是支撐企業(yè)發(fā)展不可或缺的一環(huán)。對于煙草工業(yè)企業(yè)而言，備品備件涉及的物資數(shù)量多，而且物資種類復(fù)雜。由于備品備件具有不可預(yù)知的特點(diǎn)，備品備件的采購、庫存管理難度極高。若庫存數(shù)量過多，就容易造成物資積壓并提高倉儲成本，而庫存?zhèn)浼^少則有可能影響到生產(chǎn)線的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。為了讓備品備件發(fā)揮出真正的價值，就必須加強(qiáng)對備品備件的全流程管理，從備品備件的管理細(xì)節(jié)入手，在提高管理質(zhì)量的同時增強(qiáng)倉儲經(jīng)濟(jì)性。對于煙草工業(yè)企業(yè)而言，備品備件全流程管理可以借助信息技術(shù)提升管理質(zhì)量。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)可以憑借強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息處理能力實(shí)現(xiàn)對各個管理環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理，以此提高備品備件的周轉(zhuǎn)效率與管理質(zhì)量。

（二）備品備件管理的重要性

1.信息技術(shù)是備品備件基礎(chǔ)管理的現(xiàn)實(shí)需求

在煙草工業(yè)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，傳統(tǒng)的備品備件管理流程十分復(fù)雜，而且備品備件各項(xiàng)數(shù)據(jù)參數(shù)的統(tǒng)計分析速度較慢，因此很難在大規(guī)模的數(shù)據(jù)中及時獲取精確有用的數(shù)據(jù)信息。為了提高備品備件數(shù)據(jù)管理效率，必須結(jié)合時代發(fā)展趨勢，強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)在備品備件數(shù)據(jù)分析中的價值，以此實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息管、控、用的全方位融合。在信息化的影響下，備品備件管理更加容易完成賬務(wù)核查，能夠在降低數(shù)據(jù)出錯概率的同時，更加高效地完成各項(xiàng)管理任務(wù)。而且在對備品備件進(jìn)行全流程管理時，還可以借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對備品備件的全生命周期實(shí)時監(jiān)管。

2.信息技術(shù)是提高備品備件管理水平的關(guān)鍵

在科技不斷發(fā)展的今天，煙草工業(yè)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展發(fā)生了翻天覆地的變化，備品備件的數(shù)據(jù)量也因此大幅增長，傳統(tǒng)備品備件管理方式、手段已經(jīng)無法滿足如今的企業(yè)實(shí)際需求，因此實(shí)現(xiàn)備品備件信息化管理是煙草企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的必經(jīng)之路。企業(yè)通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，能夠判斷備品備件全流程管理的實(shí)際需求，在降低管理成本的同時實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，進(jìn)而促使煙草工業(yè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)備品備件管理的降本增效。

三、備品備件管理問題

（一）備品備件基礎(chǔ)管理問題

1.問題分析

煙草工業(yè)企業(yè)在開展備品備件管理時，管理方法主要來源于卷煙廠生產(chǎn)流程與相關(guān)制度體系，因此備品備件并沒有專門、統(tǒng)一的管理制度。由于管理制度存在瑕疵，備品備件管理有時會出現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完善等問題，而且由于信息化不足，不同部門之間的聯(lián)系也不密切。基礎(chǔ)管理問題意味著備品備件難以快速直接地提供設(shè)備機(jī)型，也難以滿足同種備品備件的相關(guān)采購需求，因此會在一定程度上影響企業(yè)備品備件管理的整體決策。與此同時，省內(nèi)不同的卷煙廠的管理人員往往在專業(yè)能力、工作習(xí)慣上存在差異，在面對同品種到貨備品備件時，入庫、出庫信息等各項(xiàng)信息會更加復(fù)雜，增加了備品備件管理工作量。

2.解決對策

從問題本身出發(fā)，基礎(chǔ)管理的核心問題是備品備件管理無法真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。管理制度的缺失使備品備件管理很難保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)參數(shù)的準(zhǔn)確性。只有結(jié)合信息技術(shù)完善現(xiàn)有的管理制度，才能借助信息技術(shù)的強(qiáng)大運(yùn)算能力增強(qiáng)備品備件的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。信息化備品備件管理強(qiáng)調(diào)的是利用信息設(shè)備在各個管理環(huán)節(jié)中代替人工，以此提高各個管理環(huán)節(jié)的管理效率。因此在整合備品備件信息技術(shù)時，要注意對各個管理環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理，規(guī)范備品備件的出入庫等環(huán)節(jié)，大幅降低備品備件的管理難度，并借助信息技術(shù)降低人工管理成本。

（二）車間備品備件管理問題

1.問題分析

其他學(xué)生陸續(xù)舉手發(fā)言，舉例說明，汽車勻速行駛時路程隨時間的變化，購買蘋果時總價隨著數(shù)量的變化，都是勻速變化。

在煙草工業(yè)企業(yè)中，以往最常使用的備品備件成本核算系統(tǒng)為NC財務(wù)系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠?qū)淦穫浼媱潯⑷霂斓雀鞣N備件庫存數(shù)據(jù)信息進(jìn)行信息化管理。但該系統(tǒng)同樣存在缺陷，即對車間備件庫中的實(shí)物管理略有不足，車間一般會結(jié)合技術(shù)人員的判斷去備件庫中領(lǐng)取并使用備品備件。但是由于管理并不規(guī)范，極個別單據(jù)往往并沒有獲得車間負(fù)責(zé)人、領(lǐng)料人的簽字批準(zhǔn)，這也是監(jiān)督機(jī)制不完善的一種表現(xiàn)。除此之外，由于備品備件從領(lǐng)用到實(shí)際更換環(huán)節(jié)間隔的時間較長，且備品備件品種、數(shù)量多且復(fù)雜，手工記錄的流水臺賬無法直接顯示出入庫、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)的鉤稽關(guān)系。當(dāng)備品備件管理難以實(shí)時、高效辨識備品備件信息時，備品備件管理質(zhì)量便會有所降低。

2.解決對策

為了保障車間備品備件效果，應(yīng)在原有備品備件管理體系下，強(qiáng)調(diào)全流程信息化管理。將車間內(nèi)各個施工環(huán)節(jié)完全納入管理體系中，以大幅提高備件管理質(zhì)量。在信息化管理的影響下，備品備件相關(guān)的各項(xiàng)信息都會在第一時間記錄下來并上傳至信息系統(tǒng)，相關(guān)管理人員都能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺上確認(rèn)與簽字。而且在信息技術(shù)的助力下，還可以監(jiān)督管理備品備件出入庫等環(huán)節(jié)，以此提高備品備件的管理質(zhì)量，避免備品備件因?yàn)檫^于雜亂影響到整體的管理效果。

（三）備品備件一庫制建設(shè)問題

1.問題分析

煙草工業(yè)企業(yè)推行的是獨(dú)立核算制度，因此備品備件并未完全實(shí)現(xiàn)一庫制管理。就目前而言，全省卷煙廠在備品備件的庫存調(diào)整等各個環(huán)節(jié)的管理上有待加強(qiáng)。以目前企業(yè)的技術(shù)能力，很難直接實(shí)現(xiàn)縮短供應(yīng)周期和生產(chǎn)、采購層面的無縫對接。因此在煙草工業(yè)企業(yè)的長期發(fā)展中，要結(jié)合當(dāng)前的備品備件管理需求，完成一庫制建設(shè)。

2.解決對策

煙草工業(yè)企業(yè)難以實(shí)現(xiàn)備品備件管理的根本在于技術(shù)能力稍顯稚嫩，為了進(jìn)一步提高企業(yè)管理能力，應(yīng)在備品備件管理中加強(qiáng)信息化建設(shè)，以信息技術(shù)為中心來實(shí)現(xiàn)備品備件需求、供應(yīng)環(huán)節(jié)的有效對接。一庫制管理的核心優(yōu)勢便是最大限度地利用備品備件，在不影響供應(yīng)的同時壓縮備品備件管理成本。因此必須打造具有可擴(kuò)展性的備品備件信息化系統(tǒng)，以此為一庫制建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

四、備品備件配套信息化全流程管理制度

備品備件全流程管理涉及的內(nèi)容非常多，備品備件相關(guān)的人員、設(shè)備以及各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)均要在全流程管理中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合。需要注意的是，由于信息化系統(tǒng)離不開專業(yè)人員的相關(guān)操作與管理，因此必須打造一套能夠匹配備品備件全流程信息化管理的管理制度，以此約束各項(xiàng)工作，進(jìn)而達(dá)到提高備品備件管理質(zhì)量的目的。

（一）人員管理數(shù)據(jù)信息化

（二）存放保管數(shù)據(jù)信息化

在信息化管理過程中，要明確企業(yè)備品備件存放、保管等環(huán)節(jié)的制度。然后讓信息技術(shù)發(fā)揮應(yīng)有的價值，分類管理所有備品備件。備品備件的屬性各不相同，如常規(guī)消耗類的備品備件可以正常劃分，而個別備品備件則需要單獨(dú)存放在指定位置，并結(jié)合存放標(biāo)準(zhǔn)開展信息化管理工作，以此保證備品備件的安全，避免因?yàn)楣芾聿划?dāng)影響到備品備件的正常使用。

五、備品備件信息化全流程管理對策

由于備品備件管理難度較高，信息化建設(shè)有待完善，煙草工業(yè)企業(yè)必須革新現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)，通過聯(lián)合NC用友軟件公司開發(fā)功能更加齊全的信息管理系統(tǒng)，錄入備品備件所有信息，并對備品備件的使用全流程進(jìn)行閉環(huán)控制。在信息系統(tǒng)的作用下，備品備件的使用全過程將變得更加透明、操作管理更具有規(guī)范性。在信息化系統(tǒng)的助力下，備品備件全流程管理不僅能夠提高抗風(fēng)險能力，還可以實(shí)現(xiàn)備品備件管、控、用的一條龍服務(wù)。

（一）備品備件精細(xì)化管理

備品備件信息管理系統(tǒng)建設(shè)完成后，可以在NC平臺上從備品備件數(shù)據(jù)源頭直接為企業(yè)的備品備件貼碼，并在流轉(zhuǎn)和其他管理環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)對備品備件的實(shí)時動態(tài)監(jiān)控。該系統(tǒng)可以在一定程度上完善現(xiàn)有的備品備件管理模式，讓整個管理流程全部處于信息系統(tǒng)的監(jiān)管中，因此備品備件從庫房領(lǐng)用直至實(shí)際使用的情況，都會在系統(tǒng)中體現(xiàn)出來，財務(wù)、實(shí)物管理可以保證管理效果。

在備品備件到貨時，需要按照統(tǒng)一編碼規(guī)則自動生成二維碼，該二維碼是備品備件全生命周期內(nèi)的唯一身份證明，備品備件必須帶有二維碼才能在車間內(nèi)流轉(zhuǎn)和使用。因?yàn)槲促N碼備品備件無法正常流轉(zhuǎn)，所以可以規(guī)避未入庫備品備件由個別部門先使用后補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)的不規(guī)范管理問題，大幅增強(qiáng)備品備件使用效果。

（二）備品備件管理流程優(yōu)化

備品備件信息管理系統(tǒng)可以整合全省煙企備品備件在流轉(zhuǎn)階段的數(shù)據(jù)信息，有效管理海量數(shù)據(jù)可大幅降低業(yè)務(wù)操作時出現(xiàn)失誤的概率，因此備品備件的工作效率將有所提高。由于信息管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)備品備件的可視化管理，基礎(chǔ)信息完全透明，能夠在備品備件流轉(zhuǎn)使用時，實(shí)時動態(tài)監(jiān)管使用全過程。不同部門可以相互監(jiān)督備品備件的使用情況，有效保障備品備件使用的安全性。而且通過深度挖掘備品備件的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，能進(jìn)一步明確備品備件信息，并實(shí)現(xiàn)對備品備件的預(yù)測性管理。對于備品備件管理而言，若能利用管理系統(tǒng)打破信息通道的技術(shù)壁壘，就可以明顯加快業(yè)務(wù)處理速度，在查詢同類機(jī)型數(shù)據(jù)時，統(tǒng)計結(jié)果將更加準(zhǔn)確。在信息管理系統(tǒng)的助力下，煙企在備品備件全流程管理中能夠真正實(shí)現(xiàn)事前預(yù)測、事中控制、事后管理的一條龍管理，因此備品備件管理將變得更加科學(xué)合理。

（三）堅(jiān)持先進(jìn)先出管理方針

為了保障信息管理質(zhì)量，備品備件信息管理要在運(yùn)行中始終貫徹先進(jìn)先出的管理原則，以此優(yōu)化備品備件的出庫流程，進(jìn)一步提高備品備件的財務(wù)成本核算質(zhì)量。先進(jìn)先出可以讓各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息變得更加真實(shí)可信，若先進(jìn)備品備件未出庫，則不會使用后進(jìn)備品備件，即在車間部門領(lǐng)用備品備件時，如果擬出庫備品備件未嚴(yán)格遵循先進(jìn)先出管理原則，則系統(tǒng)不予響應(yīng)，無法出庫，只有擬出庫備品備件屬于該型號設(shè)備最先入庫的設(shè)備，方能繼續(xù)開展后續(xù)管理工作。這種管理模式可以在一定程度上避免出現(xiàn)前期采購結(jié)束未及時領(lǐng)用的情況。若優(yōu)先領(lǐng)用后期部件，就會導(dǎo)致備品備件利用率降低，備品備件的實(shí)物與賬面使用信息也將出現(xiàn)脫節(jié)問題。而且?guī)齑鏁r間過長的備品備件還可能在時間的推移下老化，各項(xiàng)性能也將出現(xiàn)損耗。

（四）提高單機(jī)臺信息準(zhǔn)確度

在備品備件信息管理系統(tǒng)的支持下，系統(tǒng)能夠?yàn)閭淦穫浼芾硖峁?shù)據(jù)精確的單機(jī)臺消耗量數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)作為全流程管理不可忽視的重要組成部分，其精確性、及時性是開展各項(xiàng)工作任務(wù)的關(guān)鍵。因此信息管理系統(tǒng)可以為備品備件管理提供大量數(shù)據(jù)支撐，在備品備件管理中，還可以綜合判斷單機(jī)臺產(chǎn)量、運(yùn)行時間、消耗量等數(shù)據(jù)，以此為煙企設(shè)備的修理工作提供數(shù)據(jù)支持。需要注意的是，雖然全流程管理能為煙企各項(xiàng)工作提供管理上的支持，但是同樣需要明確重點(diǎn)環(huán)節(jié)，以此讓管理工作的開展更加順利，避免出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)葐栴}。

六、結(jié)語

在信息技術(shù)的作用下，煙企可以大幅提高備品備件全流程管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)備品備件管理各個環(huán)節(jié)的透明化、規(guī)范化管理，動態(tài)監(jiān)管備品備件。在提升企業(yè)信息技術(shù)水平的同時降低備品備件管理成本。將信息管理系統(tǒng)完全融入全省煙企日常管理中，可以促進(jìn)煙草行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。