牛海萍
(青島市科學(xué)技術(shù)信息研究院,山東 青島 266003)
科技專項(xiàng)資金是指財(cái)政部門(mén)安排,納入科技行政部門(mén)預(yù)算管理,用于推動(dòng)科技事業(yè)發(fā)展的專項(xiàng)資金。2021年國(guó)家發(fā)布了《關(guān)于改革完善中央財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)管理的若干意見(jiàn)》。事業(yè)單位科技專項(xiàng)資金管理與以往政策相比發(fā)生了較大的變化,主要體現(xiàn)在將經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)劑使用權(quán)下放,科研項(xiàng)目承擔(dān)單位可根據(jù)實(shí)際情況自主進(jìn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算項(xiàng)目?jī)?nèi)部調(diào)劑。因此,探討科技專項(xiàng)資金管理新規(guī)則對(duì)事業(yè)單位科研項(xiàng)目管理的影響及其管理應(yīng)對(duì)措施具有現(xiàn)實(shí)意義。
而按照以往相關(guān)政策,科研項(xiàng)目結(jié)題并通過(guò)驗(yàn)收,兩年后未使用完的結(jié)余資金,要求按撥付路徑退回。這樣容易造成科研事業(yè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為了完成預(yù)算執(zhí)行目標(biāo),購(gòu)買(mǎi)與該科研項(xiàng)目無(wú)關(guān)的設(shè)備、儀器,支付較多數(shù)額的差旅費(fèi),給專家支付較高的咨詢費(fèi)等。按照當(dāng)前新的規(guī)則,科研項(xiàng)目任務(wù)完成并通過(guò)驗(yàn)收或綜合績(jī)效評(píng)價(jià)后,結(jié)余資金留歸項(xiàng)目承擔(dān)單位使用。在這里并未指定用途,這就意味著科研事業(yè)單位科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人可以自主決定這部分結(jié)余資金的使用??蒲许?xiàng)目結(jié)余資金,仍然屬于專項(xiàng)資金范疇。在實(shí)際工作中,科研事業(yè)單位內(nèi)部可以對(duì)該資金進(jìn)行重新立項(xiàng),作為本單位內(nèi)部課題經(jīng)費(fèi),參照科技專項(xiàng)資金立項(xiàng)申請(qǐng)——獲批——執(zhí)行——結(jié)題等類似的流程來(lái)使用。
面對(duì)當(dāng)前“放管服”改革要求,為合理減輕科研人員事務(wù)性的負(fù)荷,使他們能夠?qū)⒏嗟木ν度肟蒲许?xiàng)目中,科研專項(xiàng)資金的內(nèi)部審批流程理應(yīng)從繁入簡(jiǎn)。具體做法是,按新制度要求,對(duì)科研專項(xiàng)資金預(yù)算、決算、績(jī)效評(píng)價(jià)、財(cái)務(wù)監(jiān)督過(guò)程的內(nèi)部審批環(huán)節(jié)進(jìn)行流程再造,砍掉一些不必要的環(huán)節(jié)。同時(shí),實(shí)行科學(xué)優(yōu)化的科技專項(xiàng)資金的報(bào)銷(xiāo)程序,改變以往層層審批、多頭管理、報(bào)銷(xiāo)手續(xù)煩鎖的管理模式,是今后科技專項(xiàng)資金管理的必經(jīng)之路。
新規(guī)定要求加強(qiáng)事中事后監(jiān)管,對(duì)科技專項(xiàng)資金績(jī)效目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度和預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度實(shí)行“雙監(jiān)控”。為保障科技專項(xiàng)資金??顚S?、更好地發(fā)揮科技資金流向涉及國(guó)民科技進(jìn)步、戰(zhàn)略發(fā)展、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)最需要的地方,加強(qiáng)對(duì)科技專項(xiàng)資金監(jiān)管特別是事中事后監(jiān)管,十分重要。近年來(lái),各級(jí)財(cái)政資金監(jiān)管部門(mén)越來(lái)越重視資金績(jī)效評(píng)價(jià),在“花錢(qián)必有效無(wú)效必追責(zé)”的趨勢(shì)下,事業(yè)單位對(duì)科技專項(xiàng)資金管理,不能僅限于嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算、用完科技專項(xiàng)資金、完成科研項(xiàng)目,更應(yīng)當(dāng)講究資金使用的效果和效率。事業(yè)單位管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)資金使用過(guò)程中績(jī)效目標(biāo)的執(zhí)行和投入產(chǎn)出比的管理,以期科技專項(xiàng)資金使用達(dá)到最優(yōu)化的目的。
現(xiàn)在以A科研事業(yè)單位為例,簡(jiǎn)述科技專項(xiàng)資金的相關(guān)內(nèi)部控制建設(shè)。
A科研事業(yè)單位為公益一類事業(yè)單位,主要從事與政府部門(mén)科技信息服務(wù)有關(guān)的軟科學(xué)研究。2017年A科研事業(yè)單位建立了本單位內(nèi)部控制制度,涵蓋了本單位的科技專項(xiàng)資金內(nèi)部控制管理辦法。該辦法包括兩大部分內(nèi)容,一是科技專項(xiàng)資金管理制度與職責(zé)分工,二是科技專項(xiàng)資金預(yù)算編報(bào)與批復(fù)內(nèi)控實(shí)施指南。具體內(nèi)容包括:管理目標(biāo);職責(zé)分工;文件依據(jù);業(yè)務(wù)流程;主要風(fēng)險(xiǎn)提示;關(guān)鍵控制說(shuō)明;工作表單。
2018年為了加強(qiáng)單位科研項(xiàng)目管理,制定了本單位的科研資金財(cái)務(wù)監(jiān)督管理辦法,簡(jiǎn)稱科研資金N+1管理辦法,包括科研專項(xiàng)資金管理辦法、間接經(jīng)費(fèi)管理辦法、勞務(wù)費(fèi)管理辦法、科研專項(xiàng)資金調(diào)劑管理辦法、結(jié)余資金管理辦法等。
科研項(xiàng)目管理設(shè)立科研管理部,負(fù)責(zé)單位科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)簽訂、項(xiàng)目中期進(jìn)度匯報(bào)、項(xiàng)目結(jié)題相關(guān)事項(xiàng)辦理,同時(shí)承擔(dān)著科研項(xiàng)目日常監(jiān)督職責(zé)等管理工作??蒲袑m?xiàng)資金收入及支出管理,由本單位財(cái)務(wù)人員經(jīng)管,并進(jìn)行相關(guān)科技專項(xiàng)資金的日常管理。
科技專項(xiàng)資金需嚴(yán)格按照科研項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)中所列預(yù)算執(zhí)行。在預(yù)算執(zhí)行期內(nèi),在科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際需要對(duì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行調(diào)劑時(shí),可提出書(shū)面申請(qǐng),報(bào)給科研事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層審批同意后進(jìn)行相關(guān)預(yù)算調(diào)整。
管理辦法中規(guī)定,科技專項(xiàng)資金只能用于與本項(xiàng)目有關(guān)的科研活動(dòng),包括差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、文獻(xiàn)/出版/資料、專家咨詢費(fèi)等費(fèi)用,不得用于購(gòu)置本單位的辦公設(shè)備,不得將應(yīng)由本單位公用經(jīng)費(fèi)列支的辦公費(fèi)、印刷費(fèi)、維修費(fèi)等列入科研專項(xiàng)資金。
科研資金管理規(guī)定,科研項(xiàng)目結(jié)題后,結(jié)余資金留存需按照本辦法規(guī)定使用,不得私自處置。單位管理層將根據(jù)本單位科研項(xiàng)目的實(shí)際需要,作為內(nèi)部研究課題項(xiàng)目,由本單位統(tǒng)一使用。
本單位目前未設(shè)置內(nèi)審機(jī)構(gòu),科技專項(xiàng)資金的相關(guān)內(nèi)審也未明確由專人兼職。涉及科技專項(xiàng)資金的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督,由本單位上級(jí)主管單位負(fù)責(zé)。上級(jí)主管部門(mén)每年底實(shí)施專項(xiàng)審計(jì),審計(jì)范圍是本單位全部收入及支出項(xiàng)目,包括了每年度相關(guān)科技專項(xiàng)資金預(yù)算執(zhí)行情況。
下一步A單位將加強(qiáng)科技專項(xiàng)資金的日常內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督管理,保證科技專項(xiàng)資金預(yù)算執(zhí)行的科學(xué)性及合理性。根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部管理改革要求,原有科研專項(xiàng)資金管理的相關(guān)管理流程需要進(jìn)行流程再造。比如,舊業(yè)務(wù)部室取消,新業(yè)務(wù)部室增加,對(duì)應(yīng)科研專項(xiàng)資金管理模式也應(yīng)做出調(diào)整。
目前科技專項(xiàng)資金涉及的風(fēng)險(xiǎn)管理屬于A單位的空白點(diǎn)。A單位進(jìn)一步考察、論證是否需要聘請(qǐng)第三方中介機(jī)構(gòu)對(duì)本單位的科技專項(xiàng)資金進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,確定可接受的風(fēng)險(xiǎn)水平,并將本單位的科技專項(xiàng)資金涉及的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受的范圍內(nèi)或降低相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。
A科研事業(yè)單位科技專項(xiàng)資金相關(guān)管理中存在著以下問(wèn)題。
科研事業(yè)單位建立了比較科學(xué)可行的科技專項(xiàng)資金管理內(nèi)部控制制度,明確管理目標(biāo)、職責(zé)分工、業(yè)務(wù)流程等。在實(shí)際工作中,很多單位對(duì)已建立的科技專項(xiàng)資金內(nèi)控缺乏了解,而導(dǎo)致執(zhí)行中存在不到位的現(xiàn)象。科研事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位內(nèi)部控制的重視度高低,將直接影響著本單位內(nèi)部控制的執(zhí)行力度。
科研事業(yè)單位存在著對(duì)科技專項(xiàng)資金風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不夠的現(xiàn)象。近年來(lái),國(guó)家加大了對(duì)科技專項(xiàng)資金的管理力度??蒲许?xiàng)目承擔(dān)單位,一方面要用好科技專項(xiàng)資金,另一方面也要將承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)降低至一個(gè)可承受的合理范圍,做好風(fēng)險(xiǎn)管理,制訂風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略,是每一個(gè)科研事業(yè)單位不容忽視的問(wèn)題。
科技專項(xiàng)資金所面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)有三個(gè)方面,一是市級(jí)財(cái)政科技專項(xiàng)資金預(yù)算編制缺乏工作指引,預(yù)算編制責(zé)任分工不明確,預(yù)算編報(bào)工作組織不到位,未進(jìn)行有效的上傳下達(dá)和責(zé)任分解落實(shí)的風(fēng)險(xiǎn);二是科技專項(xiàng)資金預(yù)算編制過(guò)程中缺乏內(nèi)外部溝通,可能導(dǎo)致預(yù)算申報(bào)材料不完整、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、內(nèi)容填寫(xiě)不規(guī)范,預(yù)算建議數(shù)不夠細(xì)化、與具體工作安排不匹配,造成專項(xiàng)資金預(yù)算無(wú)法通過(guò)審核的風(fēng)險(xiǎn);三是未明確科技專項(xiàng)資金預(yù)算的內(nèi)部審批權(quán)限和程序,未在權(quán)限范圍內(nèi)審核項(xiàng)目預(yù)算建議數(shù),可能導(dǎo)致審核把關(guān)不嚴(yán),出現(xiàn)越權(quán)審批、越權(quán)報(bào)送的現(xiàn)象。
近年來(lái),科研事業(yè)單位管理層越來(lái)越重視科技專項(xiàng)資金的預(yù)算支出管理,對(duì)科技項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題過(guò)程中各環(huán)節(jié)預(yù)算支出控制均有明確要求。相比之下,事業(yè)單位管理層對(duì)預(yù)算支出績(jī)效評(píng)價(jià)重視不高。由于客觀原因,財(cái)政預(yù)算資金在下半年度下達(dá),在科技專項(xiàng)資金預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中,存在預(yù)期經(jīng)費(fèi)支出未完成的情況。例如,在特殊時(shí)期,調(diào)研活動(dòng)有所減少,科技專項(xiàng)資金中的差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)都未能執(zhí)行到位。在實(shí)際工作中,筆者發(fā)現(xiàn),科研事業(yè)單位管理層對(duì)績(jī)效評(píng)價(jià)重視度不高,未設(shè)置專職人員承擔(dān)績(jī)效評(píng)價(jià)工作,將相關(guān)工作交于財(cái)務(wù)人員承擔(dān),不利于科技項(xiàng)目的績(jī)效評(píng)價(jià)工作順利完成。
科研事業(yè)單位科技專項(xiàng)資金日常監(jiān)督是指科研事業(yè)單位對(duì)相關(guān)科技專項(xiàng)資金內(nèi)部控制的情況進(jìn)行經(jīng)常、連續(xù)的檢查督促活動(dòng)。當(dāng)前很多科研事業(yè)單位未設(shè)立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)或配備內(nèi)部審計(jì)人員。上級(jí)主管部門(mén)依據(jù)管理需求,會(huì)對(duì)下屬科研事業(yè)單位開(kāi)展專項(xiàng)審計(jì)監(jiān)督。然而科技專項(xiàng)資金專項(xiàng)監(jiān)督工作無(wú)法替代日常監(jiān)督工作。雖然科研事業(yè)單位設(shè)立科研項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)或科研項(xiàng)目管理崗,對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行管理,包括項(xiàng)目申報(bào)、課題匯報(bào)、結(jié)題、科研檔案管理等,但科技專項(xiàng)課題承擔(dān)人、負(fù)責(zé)人也無(wú)法對(duì)自己承擔(dān)的科技專項(xiàng)課題的各項(xiàng)開(kāi)支進(jìn)行日常監(jiān)督,科技專項(xiàng)資金日常監(jiān)督工作缺失現(xiàn)象比較普遍。
第一項(xiàng)措施是強(qiáng)化預(yù)算管理??蒲许?xiàng)目負(fù)責(zé)人編制項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí),應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的直接經(jīng)費(fèi)、間接經(jīng)費(fèi),結(jié)合預(yù)算執(zhí)行中的相關(guān)支出經(jīng)濟(jì)分類,據(jù)實(shí)做好項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算,并進(jìn)行預(yù)算細(xì)化,做好完成績(jī)效目標(biāo)編制工作。
第二項(xiàng)措施是建立科技專項(xiàng)資金財(cái)務(wù)助理制度。設(shè)立專職人員負(fù)責(zé)對(duì)科研資金從申報(bào)、立項(xiàng)、執(zhí)行、評(píng)審、到報(bào)告的全過(guò)程中的經(jīng)費(fèi)發(fā)生、報(bào)銷(xiāo)、分析等資金管理工作。依據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)中的預(yù)算,結(jié)合科研項(xiàng)目開(kāi)展工作的實(shí)際,科學(xué)合理對(duì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行調(diào)劑使用,避免人為、隨意調(diào)劑經(jīng)費(fèi)預(yù)算支出,其中應(yīng)當(dāng)列入公用費(fèi)用的辦公用品及辦公設(shè)備等不應(yīng)列為科技專項(xiàng)資金。
此外,對(duì)不相容職務(wù)嚴(yán)格分離??蒲袑m?xiàng)資金執(zhí)行人與經(jīng)費(fèi)使用批準(zhǔn)人應(yīng)當(dāng)由不同人員擔(dān)責(zé)。科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)照項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)中的科技專項(xiàng)資金列支范圍,認(rèn)真執(zhí)行。對(duì)直接經(jīng)費(fèi)可以依據(jù)科研項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用,自主進(jìn)行調(diào)劑。不應(yīng)將不屬于本項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支列入科技專項(xiàng)資金。經(jīng)費(fèi)審核人要保持必要的獨(dú)立性,經(jīng)費(fèi)審核人與科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不應(yīng)當(dāng)由同一人擔(dān)任。
科技專項(xiàng)資金的日常監(jiān)督需由科研事業(yè)單位的內(nèi)審機(jī)構(gòu)或內(nèi)審人員承擔(dān)。在實(shí)際工作中,科研事業(yè)單位也可根據(jù)本單位的實(shí)際情況設(shè)置科研管理機(jī)構(gòu),并指派一名科研管理人員承擔(dān)科技專項(xiàng)資金使用情況的日常監(jiān)督管理工作。
日常監(jiān)督管理的主要職責(zé)是監(jiān)督科技專項(xiàng)資金審批是否按照規(guī)定的權(quán)限審批,重大事項(xiàng)是否履行了本單位的重大事項(xiàng)決策流程。科技專項(xiàng)資金的預(yù)算執(zhí)行是否按照項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)中列明進(jìn)度按期實(shí)行,是否認(rèn)真按照經(jīng)費(fèi)開(kāi)支的范圍執(zhí)行。預(yù)算調(diào)整依據(jù)是否科學(xué),預(yù)算調(diào)整是否按規(guī)定的程序進(jìn)行了授權(quán)審批,是否存在隨意進(jìn)行預(yù)算調(diào)整的情況等。
監(jiān)督管理人員應(yīng)當(dāng)特別注重科技專項(xiàng)資金的大額經(jīng)費(fèi)開(kāi)支,如新增資產(chǎn),經(jīng)費(fèi)使用范圍是否恰當(dāng),是否存在將應(yīng)列入公用費(fèi)用的資產(chǎn)購(gòu)置列入了項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等。
科研事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)科研項(xiàng)目預(yù)算調(diào)劑管理??萍紝m?xiàng)資金試點(diǎn)項(xiàng)目中所涉及的直接費(fèi)用中各項(xiàng)目預(yù)算,科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可根據(jù)實(shí)際需要自主進(jìn)行調(diào)劑。項(xiàng)目組應(yīng)當(dāng)結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際情況,認(rèn)真執(zhí)行既定的科研項(xiàng)目預(yù)算。在實(shí)際運(yùn)行中發(fā)生了變化,需要對(duì)本項(xiàng)目預(yù)算做出調(diào)整,按照科研單位制定的程序進(jìn)行預(yù)算調(diào)劑,避免出現(xiàn)隨意調(diào)整項(xiàng)目預(yù)算的情況。
科研事業(yè)單位管理層要高度注視績(jī)效評(píng)價(jià)。由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按要求編制并報(bào)送職責(zé)范圍內(nèi)的項(xiàng)目預(yù)算績(jī)效申報(bào)材料。填寫(xiě)的績(jī)效目標(biāo)應(yīng)當(dāng)符合科研項(xiàng)目的特性,定量指標(biāo)能夠有效執(zhí)行,定性指標(biāo)符合項(xiàng)目特性??蒲惺聵I(yè)單位管理人員應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注績(jī)效指標(biāo)執(zhí)行進(jìn)度,對(duì)偏離績(jī)效指標(biāo)情況進(jìn)行分析,及時(shí)研究得出改進(jìn)措施,避免出現(xiàn)偏離績(jī)效指標(biāo)較大的情況。
科研事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分考慮科研項(xiàng)目在立項(xiàng)、執(zhí)行、結(jié)題過(guò)程中可能面臨的潛在風(fēng)險(xiǎn)。通常,外部因素有政策、地域、技術(shù)、市場(chǎng)等風(fēng)險(xiǎn),內(nèi)部因素有基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、人員、流程、信息系統(tǒng)等風(fēng)險(xiǎn)。在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上,采取有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略,以降低面臨的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。例如,科研事業(yè)單位原本計(jì)劃與省外某科研院所聯(lián)合研發(fā)項(xiàng)目,在特殊時(shí)期,雙方無(wú)法進(jìn)行實(shí)地調(diào)研,從而使科研項(xiàng)目無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果??蒲惺聵I(yè)單位考慮到了有可能產(chǎn)生的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn),采用雙方科研人員線上會(huì)議交流的方式,替代了原先計(jì)劃的實(shí)地調(diào)研活動(dòng)。聘請(qǐng)專家進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)評(píng)審,減少現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審人次等??傮w而言,科研事業(yè)單位對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的管理是要通過(guò)對(duì)不利事件的分析,選擇實(shí)施方案將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受度以內(nèi)。
綜上,科研事業(yè)單位管理層應(yīng)當(dāng)做好本單位的科技專項(xiàng)資金內(nèi)部控制管理相關(guān)工作,科學(xué)高效地利用科技專項(xiàng)資金,從而提高本單位的科技專項(xiàng)資金管理水平。