新常態(tài)下探析人事檔案管理工作的新路徑

李 好

（株洲市教育局，株洲 412007）

引 言

從字面意義上對新常態(tài)進行分析，就是對原有狀態(tài)進行創(chuàng)新，使其產(chǎn)生一定的變化并形成新的形態(tài)。在新常態(tài)背景下，社會經(jīng)濟的發(fā)展思路和管理需求也發(fā)生了翻天覆地的變化。人事檔案管理工作作為帶動社會經(jīng)濟穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵要素，需要充分做到與時俱進，緊跟時代步伐，在新常態(tài)下檔案管理工作面臨的機遇和挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，進一步明確管理方向、創(chuàng)新管理思路、優(yōu)化管理方法，使人事檔案管理工作更好地適應新常態(tài)環(huán)境。為了實現(xiàn)這一目標，需要檔案管理部門牢牢把握機遇，敢于迎接挑戰(zhàn)，通過完善人事檔案的相關(guān)法規(guī)，建立高素質(zhì)管理隊伍等方式，有效提高人事檔案管理的水平，充分發(fā)揮人事檔案的作用和價值。

一、新常態(tài)下人事檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)

（一）人事檔案管理工作面臨的機遇

新常態(tài)是一種新環(huán)境和新趨勢。在這一背景下，各種新型的管理思想和管理理念應運而生，為人事檔案管理工作創(chuàng)造了廣闊的發(fā)展機遇。具體來說，新常態(tài)下我國社會經(jīng)濟發(fā)展迅速，各領(lǐng)域面臨的市場競爭壓力與日俱增。單位間的競爭，歸根結(jié)底是人才的競爭。而人事檔案作為人才人生經(jīng)歷的記錄，其重要性不言而喻。做好人事檔案管理工作，在優(yōu)化人才隊伍建設(shè)、合理調(diào)動崗位等方面發(fā)揮著重要作用。因此，為了更好地適應新常態(tài)環(huán)境，有效提高單位競爭實力，需要直面新環(huán)境和新趨勢，積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思想，有效提高人事檔案管理水平。近年來，國家提出諸多創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，為檔案管理工作指明了方向。加上互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛普及，使得人事檔案管理工作逐漸向信息化、數(shù)字化趨勢發(fā)展，為單位挖掘人才的潛在價值奠定了良好基礎(chǔ)。在新時代，單位人事檔案管理部門需要牢牢把握時代賦予的機遇，從創(chuàng)新角度重新審視和定位人事檔案管理工作，加大信息化建設(shè)力度，引入各種硬件設(shè)施，招收更多的專業(yè)人才，為檔案管理新常態(tài)奠定基礎(chǔ)。

（二）人事檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家、全面深化改革、全面依法治國、全面從嚴治黨是黨中央提出的全新發(fā)展戰(zhàn)略。在這一背景下，各單位也面臨著改革創(chuàng)新的需求，需要及時調(diào)整人事檔案管理思路。眾所周知，單位在改革的過程中，勢必會經(jīng)歷部門融合、崗位調(diào)整等一系列變動，導致內(nèi)部出現(xiàn)大量的“閑置人員”。為了降低現(xiàn)有資源的不必要消耗和浪費，應大力肅清“閑置人員”，在保證工作效率和質(zhì)量的同時，為單位現(xiàn)代化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。這也在一定程度上增加了人事檔案管理的難度，需要管理人員突破傳統(tǒng)管理模式的弊端，有效提高檔案管理水平。另外，在新常態(tài)下，社會主義市場經(jīng)濟體制打破了社會主義和市場經(jīng)濟之間的壁壘。在這一背景下，社會人力資源聘用制度也發(fā)生了巨大改變，強調(diào)維護人民群眾的個人利益。這也給各單位的人事檔案管理工作帶來了新挑戰(zhàn)，需要各單位及時了解全新的人事管理制度，提高崗位管理能力，嚴格落實合同制，從而為單位強化競爭實力提供保障。

二、新常態(tài)下對人事檔案管理的要求

要想更好地適應新常態(tài)環(huán)境，需要明確人事檔案管理的新要求。第一，提高對人事檔案管理的重視程度。高效性是新常態(tài)的主要特點，需要各單位在人事檔案管理工作中同時兼顧質(zhì)量與效率。這就需要領(lǐng)導層提高重視程度，將人事檔案管理工作上升到企業(yè)管理范疇，并將其作為員工崗位競爭、績效評價的主要依據(jù)。第二，更新管理理念。結(jié)構(gòu)性是新常態(tài)的又一特點，只有不斷創(chuàng)新結(jié)構(gòu)模式，才能更好地適應新常態(tài)環(huán)境。各單位在人事檔案管理過程中，要不斷創(chuàng)新管理理念、完善管理制度，同時加大力度建設(shè)檔案管理隊伍，提高管理人員的專業(yè)能力和責任意識，促進人事檔案管理工作向規(guī)范化、標準化的趨勢發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，還應及時更新人事檔案信息，保證檔案信息的準確、完整。除此之外，針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源，要加大保護力度，避免其受溫濕度、蟲害等因素影響而產(chǎn)生發(fā)霉、缺頁、損壞等一系列問題。第三，創(chuàng)新管理方法。動力是新常態(tài)的第三個特點，尋找全新的驅(qū)動方式是提高人事檔案管理水平的有效措施。各單位要充分做到與時俱進，積極引入現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)施設(shè)備，通過信息化管理提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率。同時，單位內(nèi)部要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，以此來提高提檔、轉(zhuǎn)檔的工作水平，同時減輕管理人員的工作負擔。

三、新常態(tài)下人事檔案管理的常見問題

（一）管理方法落后

檔案管理部門通常會從兩個渠道獲取人事檔案，其一是由人力資源部門提供，其二是由國家人事檔案管理機構(gòu)提供。結(jié)合實際情況來看，這兩個渠道普遍存在滯后性，人事檔案信息更新速度較慢，無法真實地反映人才的實際情況，不利于為企業(yè)選人用人提供準確依據(jù)，容易導致企業(yè)領(lǐng)導做出錯誤決策。也正是因為人事檔案管理方法落后，導致人事檔案利用率不高，無法充分發(fā)揮其作用和價值。

（二）檔案缺乏真實性

缺乏真實性是人事檔案管理工作普遍存在的問題。具體來說，在傳統(tǒng)人事檔案管理模式中，檔案填寫工作需要由管理人員手動完成，一名管理人員要完成多人份人事檔案的填寫工作。在此過程中，受人為因素影響，不可避免地會產(chǎn)生錯誤或失誤，加上很多管理人員輕視人事檔案管理的重要性，導致檔案錄入不規(guī)范，使得檔案內(nèi)容嚴重失真，不僅不利于發(fā)揮人事檔案的作用和價值，還會浪費大量的人力、物力和財力。另外，一些管理人員在填寫人事檔案的過程中，會著重突出人才的優(yōu)點，盡量掩蓋其缺點，導致人事檔案缺乏客觀性，無法為人才選拔、崗位調(diào)動提供準確依據(jù)。

（三）改革不到位

隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，各領(lǐng)域?qū)θ瞬艛?shù)量的需求也逐漸增多，使得人才流動越來越頻繁。在這一背景下，要想合理配置人才資源，就必須不斷加快人事檔案管理市場化改革的速度。當前，檔案管理市場改革還不到位，導致檔案管理缺乏市場競爭力，這也成為制約人才資源市場化配置的關(guān)鍵因素。

四、新常態(tài)下探析人事檔案管理工作的新路徑

（一）強化領(lǐng)導，提高對人事檔案管理的重視程度

單位領(lǐng)導及檔案負責人需要充分認識到人事檔案管理的重要性，應設(shè)置明確的管理目標，同時制定切實可行的檔案管理方案。在此基礎(chǔ)上，應明確人事檔案管理工作設(shè)施設(shè)備的需求情況，并制訂設(shè)施設(shè)備引進計劃和維護檢修計劃，協(xié)調(diào)好經(jīng)濟性和適應性之間的關(guān)系。同時，要做好現(xiàn)場指導、調(diào)研、檢查等工作，結(jié)合工作經(jīng)驗來總結(jié)人事檔案管理存在的問題，有針對性地采取措施防范。另外，各單位要將黨中央提出的全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家、全面深化改革、全面依法治國、全面從嚴治黨作為人事檔案管理思路創(chuàng)新的契機，對管理人員進行系統(tǒng)化培訓，以此來提高管理人員的責任意識，使其有意識地規(guī)范自身行為并安心工作。在此基礎(chǔ)上，引導管理人員認真研學相關(guān)法律法規(guī)，大膽創(chuàng)新管理方式，促進人事檔案管理工作更上一層樓。

（二）構(gòu)建信息化人事檔案管理系統(tǒng)

在新常態(tài)背景下，科學技術(shù)發(fā)展迅速，將信息技術(shù)引入人事檔案管理工作中，已經(jīng)成為單位創(chuàng)新改革的大勢所趨。通過構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)數(shù)字化管理目標，有利于及時更新人事檔案信息，同時滿足檔案資源實時共享的需求，從根源上解決信息報送不及時的問題。另外，信息化檔案管理還能夠使所有員工了解自己最新的檔案情況，同時可以對檔案資源進行合理分類，有利于為單位選人用人提供便利。除此之外，這些信息還具有重復利用的價值，能夠為單位發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。眾所周知，數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分類等工作具有復雜性的特點，需要相關(guān)部門發(fā)揮出自身的最大價值，真正實現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標。

（三）健全人事檔案管理的法律法規(guī)

任何工作的開展都離不開制度的支撐，因此完善人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)至關(guān)重要。這樣才能夠在保障員工權(quán)益的同時，為人事檔案管理工作的有序開展提供保障。合理管理檔案庫房是保證人事檔案安全性和完整性的有效措施。對此，需要管理部門做到“三室分離”。所謂“三室”，即檔案管理人員辦公室、閱檔室及庫房。同時，各單位要引入防火、防盜、防高溫等設(shè)施設(shè)備，為保證檔案資源的安全性奠定基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，還要嚴格履行國家保密制度，落實由上到下分級管理的原則。這就需要檔案管理人員在人事檔案收集、整理、統(tǒng)計、鑒別等環(huán)節(jié)中，嚴格按照規(guī)章制度操作，從根源上降低檔案資源破損、失真等隱患。

（四）完善人事檔案管理體系

在健全人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上，要進一步分析現(xiàn)有管理體系存在的問題和隱患，并結(jié)合管理經(jīng)驗和管理方案實施效果，找出影響人事檔案管理水平的因素。只有滿足以上需求，才能夠進一步優(yōu)化管理體系和管理機制。同時，管理人員要不斷創(chuàng)新管理觀念，在人事檔案管理中始終遵循“以人為本”的原則，建立相應的服務(wù)機制，為管理制度的優(yōu)化和完善奠定基礎(chǔ)。除此之外，還要定期對人事檔案管理制度的實施情況進行考察，促進管理工作有序進行。

（五）創(chuàng)新人事檔案管理模式

人事檔案管理工作主要為社會發(fā)展、國家建設(shè)提供服務(wù)。在新常態(tài)背景下，需要創(chuàng)新社會化管理模式，有效提高人事檔案的利用率，充分發(fā)揮其功能和價值。為了滿足這一需求，管理部門需要實施多樣化人事檔案管理模式，始終將社會化作為核心。通過制定健全的人事代理制度，為社會化管理模式的有效落實提供保障。另外，應明確人事檔案的公開對象和公開范圍，通過優(yōu)化服務(wù)方式，賦予個人一定的權(quán)力，包括檔案管理知情權(quán)和建議權(quán)，從而保證人事檔案的真實、完整。與此同時，還應進一步提高檔案資源的開發(fā)能力，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫及信用系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺為社會發(fā)展提供全面服務(wù)。

（六）鼓勵人事檔案管理機制的創(chuàng)新

管理機制的創(chuàng)新是保證人事檔案管理工作有序落實的前提和基礎(chǔ)。為了提高檔案資源的安全性和完整性，需要構(gòu)建檔案資源儲存、檢閱牽制機制，使二者能夠相互依存、相互制約，在分級授權(quán)簽署的情況下提高人事檔案的管理水平。眾所周知，人事檔案會隨著人才的變化而變化，這也使得人事檔案中的很多信息存在過期的現(xiàn)象。對此，需要管理人員及時銷毀過期檔案，保證檔案更新及時。除此之外，人事檔案詳細記錄了人才的人生經(jīng)歷，為了避免人才個人信息的泄露，需要提高檔案管理的保密性。這就需要管理人員在工作過程中不斷積累經(jīng)驗，積極創(chuàng)新管理方式，將潛在隱患杜絕在根源處。為了調(diào)動管理人員的創(chuàng)新性和積極性，可以推行獎懲機制或創(chuàng)新鼓勵機制，對創(chuàng)新能力強、專業(yè)水平高的管理人員給予一定的物質(zhì)獎勵和精神獎勵，從而在推動人事檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展的基礎(chǔ)上，使檔案管理工作更上一層樓。

（七）構(gòu)建專業(yè)的人事檔案管理隊伍

構(gòu)建專業(yè)人事檔案管理隊伍，需要從以下幾個方面入手。第一，落實公開招聘人才選拔模式，明確人事檔案管理工作要求，提高人才選拔門檻?？梢耘c高校強化合作，將相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)人才推薦給檔案管理部門，為檔案管理隊伍注入新鮮血液。第二，做好人才培訓工作。無論是新招聘的管理人員，還是具備一定工作經(jīng)驗的管理人員，都要進行系統(tǒng)化培訓。首先，要重視思想政治教育，以此來提高檔案管理人員的責任意識；其次，要重視專業(yè)教育，重點灌輸現(xiàn)代化檔案的管理理念、管理知識和方式方法；最后，要提高信息化水平，重點培訓信息化系統(tǒng)的操作方法。第三，實施獎懲機制，定期對管理人員進行績效考核，將考核結(jié)果與薪資待遇掛鉤，以此來提高管理人員對人事檔案的重視程度和工作積極性。

結(jié) 語

綜上所述，在新常態(tài)背景下，人事檔案管理工作面臨著機遇與挑戰(zhàn)并存的發(fā)展局面。要想提高管理水平，就必須牢牢把握機遇，積極應對挑戰(zhàn)。通過優(yōu)化管理模式、創(chuàng)新管理機制、健全管理體制、構(gòu)建專業(yè)人才隊伍等方式，全面提高人事檔案的管理水平。